黃慧穎

（河北省軍隊離退休干部第一休養(yǎng)所，河北 石家莊 050021）

人事檔案伴隨著個人的成長經(jīng)歷和工作經(jīng)歷得以豐富和完善對于人才培養(yǎng)和規(guī)范管理發(fā)揮了舉足輕重的作用，作為新時期的核心資料必須在網(wǎng)絡(luò)信息化的不斷普及背景下進行創(chuàng)新，更新管理理念引入先進的技術(shù)來建立健全企事業(yè)單位的人事檔案管理，從而達到提升企事業(yè)單位人事檔案管理的工作效率構(gòu)建信息化的管理體系。

1 人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展和計算機設(shè)備的普及廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，在人事檔案管理工作中有效應(yīng)用信息技術(shù)真正提高了人事檔案管理水平，結(jié)合實際情況加強人事檔案的信息化管理和建設(shè)重要性包括以下幾點：第一，滿足人事檔案記錄、更新和查找的基本需求，構(gòu)建人事檔案信息庫和檔案查詢檢索系統(tǒng)便捷了工作人員的日常檔案管理，結(jié)合實際的企事業(yè)單位人事檔案管理情況必須合理開發(fā)信息化資源，構(gòu)建全體工作人員的檔案信息庫實現(xiàn)了專業(yè)化管理；第二，提高了人事檔案的利用效率必須確保檔案的安全性和私密性，借助信息技術(shù)可以把紙質(zhì)的、呆板的檔案轉(zhuǎn)化為靈活的信息，逐步完善個人的檔案信息加快信息更新速率真正發(fā)揮人事檔案的價值；第三，人事檔案的信息化建設(shè)可以實現(xiàn)資源共享優(yōu)化管理模式，企事業(yè)單位需要成立專門的信息中心提供信息化建設(shè)的指導(dǎo)，結(jié)合人事檔案管理的信息量大、動態(tài)變化過程繁瑣和信息面光的特點進行管理，真正發(fā)揮出信息化建設(shè)的重要作用提升企事業(yè)單位人事檔案信息化管理的建設(shè)水平。

2 現(xiàn)階段人事檔案管理的現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的人事檔案記錄和保管一直以紙質(zhì)材料為主體需要相關(guān)的工作人員手動記錄和收集整理，巨大的工作量使得工作人員容易出現(xiàn)差錯而是工作效率極其低下，建設(shè)信息化的人事管理檔案可以從根本上改變這一情況，換言之在一定程度上降低了人事檔案的管理成本建立健全人力資源管理制度?，F(xiàn)階段我國企事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀如下：1）人事檔案管理制度和人才培養(yǎng)制度脫軌，在人事管理制度創(chuàng)新發(fā)展的過程中人才的流動性得以增強，個別企事業(yè)單位扣留個體的檔案在人員錄用和檔案轉(zhuǎn)移方面出現(xiàn)了諸多不必要的麻煩；2）企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)沒有注意到人事檔案管理工作的重要性，在實際的管理工作中真正把人事檔案管理作為一項集政治性、專業(yè)性和高度保密性為一體的重要工作，聘請專業(yè)人才來優(yōu)化管理達到提升檔案管理效率的目的。3）過去的人事檔案管理工作僅僅靠手工制作就可以完成，素質(zhì)教育改革的背景下我國大多數(shù)企業(yè)的人事管理能力和信息技術(shù)水平得以全面進步，提升人事檔案管理人員的工作能力和素質(zhì)真正凸顯了信息化管理體系建設(shè)的必要性。

3 人事檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

1）轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念，高度重視信息化建設(shè)。人事檔案信息化建設(shè)打破了傳統(tǒng)檔案管理方式的不足集合了現(xiàn)代計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的優(yōu)勢，改變了低效、呆板的管理模式引導(dǎo)新時期的人事檔案管理朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化的方向發(fā)展，基于人事檔案的接收、采集、整理、更改和儲存等過程進行處理提升了信息化建設(shè)的力度。提高人事檔案信息化管理水平的第一步就是更新領(lǐng)導(dǎo)干部和管理人員的理念發(fā)展信息化管理模式，深度聯(lián)系實際的人事檔案管理情況進行研究分析和改革完善有利于激發(fā)相關(guān)人員的信息化管理意識，營造輕松、自由的人事檔案管理氛圍為進行信息化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。新時期企事業(yè)單位對人事檔案信息化建設(shè)的關(guān)注程度逐漸提高，充分融入信息化建設(shè)和管理需要從開發(fā)和運用新型信息系統(tǒng)入手，發(fā)揮信息化管理的動態(tài)性、快捷性和操作簡便性等優(yōu)勢達到優(yōu)化人事檔案管理的目的。無論是相關(guān)的責任人還是檔案管理工作人員必須真正理解進行信息化建設(shè)的初衷，明確實際價值和未來的發(fā)展方向在積極學(xué)習(xí)和上進的過程中增強個人的檔案信息化管理意識，在工作的統(tǒng)一安排過程中進行全局掌控調(diào)動管理人員的工作積極性和創(chuàng)造性。

2）優(yōu)化人事檔案管理模式，構(gòu)建科學(xué)完善的體系。信息化建設(shè)環(huán)節(jié)中需要加強科學(xué)管控來優(yōu)化人事檔案管理，結(jié)合企事業(yè)單位的檔案管理實際情況對安全系數(shù)、完整程度以及科學(xué)合理性進行評估，合理構(gòu)建高效、新型的一體化和信息化管理體系滿足新時期人事檔案管理的基本要求。整個信息化建設(shè)過程中需要營造輕松和諧的工作氛圍，使得工作人員可以調(diào)整心態(tài)調(diào)動參與檔案管理工作的積極性，以目前需求和未來發(fā)展為依據(jù)充分融入信息化建設(shè)過程之中，營造民主、創(chuàng)新的企業(yè)文化提高工作人員的人性化服務(wù)意識。為加快人事檔案信息化建設(shè)進程需要開發(fā)軟件和建立合理的操作平臺，對系統(tǒng)進行升級和定期維護真正實現(xiàn)查詢、傳輸處理工作的有效進行，快速提高企事業(yè)單位的檔案信息化管理水平。國家和政府部門需要統(tǒng)籌兼顧來指導(dǎo)企事業(yè)單位的人事檔案信息化建筑，加大資金投入、完善基礎(chǔ)設(shè)施和開發(fā)軟硬件系統(tǒng)不斷優(yōu)化人事檔案的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，真正提升信息化建設(shè)的速率對于我國人事檔案工作質(zhì)量的提升具有積極作用。在思想基礎(chǔ)、物質(zhì)準備和專業(yè)技術(shù)兼?zhèn)涞那闆r下對于人事檔案管理需要形成信息化的數(shù)據(jù)，在全體工作人員的共同努力下實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息的共享在全國范圍內(nèi)建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，真正提升我國的人事檔案管理質(zhì)量進一步拔高信息化管理和建設(shè)的水平和高度。

3）提高管理人員服務(wù)水平，增強檔案管理的意識。衡量人事檔案管理效率的關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)人員和工作人員，作為檔案管理的主要負責人工作人員必須提高專業(yè)素質(zhì)和信息素養(yǎng)，在理論水平提升的過程中增強計算機操作能力、信息水平對人事檔案管理不斷進行創(chuàng)新，打造專業(yè)化、高效率的人事檔案管理模式加快檔案管理的信息化進程。人事檔案管理工作的目標在于為人們提供相應(yīng)的檔案信息和基本資料，大力提升人事檔案管理工作人員的素養(yǎng)是增強服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵所在，對于工作人員需要展開定期培養(yǎng)和考核來增強信息技能和服務(wù)技巧，規(guī)范操作和總結(jié)管理經(jīng)驗從而熟練應(yīng)用計算機技術(shù)對于文字、聲音、圖片和視頻進行分類整理和加工儲存起來方便日后的調(diào)用，只有拓展信息化建設(shè)的進度方可以全面推進企業(yè)人事檔案的建設(shè)進程。

以信息化建設(shè)為導(dǎo)向進行人事檔案管理是一個持續(xù)的過程需要貫穿于整個管理工作中，借助互聯(lián)網(wǎng)對所有的檔案資料進行連接可以總結(jié)為全面完備的體系，在處理信息的過程中有一個標準化、高效化的參考依據(jù)，提升檔案信息管理的效率必須及時更新技術(shù)保證整個管理工作可以正常運行。提升工作人員的專業(yè)管理水平必須以最新型的技術(shù)作為支持，彌補檔案信息化專業(yè)管理的差距在創(chuàng)新和發(fā)展的過程中保證了檔案信息化建設(shè)的成效，提升人事檔案的信息化管理水平有利于實現(xiàn)檔案資源的共享。

4 結(jié)語

總而言之，新時期社會的進步和科學(xué)技術(shù)的日新月異發(fā)展對于企事業(yè)單位的人事檔案管理產(chǎn)生了一定程度的影響，融入信息技術(shù)進行綜合管理和建設(shè)可以保證檔案的實效性、真實性、準確性，對于人事調(diào)動、資源配置或者職稱變化提供第一手數(shù)據(jù)進一步提升了人事檔案管理效率，全面推進企事業(yè)單位的信息化建設(shè)的對于增強企業(yè)的競爭力起到了很大的助益。