李喜梅

（單縣人力資源和社會(huì)保障局，山東 菏澤 274300）

1 前言

對(duì)于檔案管理信息化與倫理化建設(shè)工作來說也不例外，相關(guān)單位要加強(qiáng)對(duì)機(jī)遇的把控，創(chuàng)新檔案管理信息化管理方式，以此來促進(jìn)我國(guó)檔案信息化建設(shè)以及檔案管理工作的迅速發(fā)展。

2 檔案管理信息化與倫理化概念及影響因素

1）概念內(nèi)涵。檔案是各項(xiàng)工作的最為原始記錄，此種記錄便是一種信息，但在進(jìn)行檔案管理之前，首先要弄清的關(guān)鍵之處便是相關(guān)信息，該信息不僅限于整個(gè)檔案本身記錄的各種工作信息，與此同時(shí)，還包括將最為原始的信息進(jìn)行更加高效的處理后，從而可以與社會(huì)的其他信息的不同形式，實(shí)現(xiàn)一個(gè)更加有效的融合，從而可以得到更加廣泛的信息庫，可見，檔案信息化的內(nèi)容主要包括兩方面，首先是一個(gè)比較狹隘的信息，主要是檔案內(nèi)容本身所包含的各類信息，第二種是比較廣義的信息，也就是將該檔案的相關(guān)信息與目前社會(huì)的各方面的發(fā)展情況相結(jié)合起來，所以檔案管理信息化建設(shè)的工作目標(biāo)便是進(jìn)一步的促進(jìn)整個(gè)信息進(jìn)入目前社會(huì)傳播系統(tǒng)當(dāng)中，并且能夠被廣泛的應(yīng)用與社會(huì)當(dāng)中，促進(jìn)社會(huì)的建設(shè)發(fā)展，與此同時(shí)，將檔案信息與其他的社會(huì)信息更加方便地結(jié)合起來，這樣可以為社會(huì)的各方面的建設(shè)發(fā)展提供更為高效的服務(wù)。當(dāng)然，兩方面的發(fā)展目標(biāo)并不是一個(gè)孤立靜止的，而是雙方之間存在著相互關(guān)聯(lián)的情況，二者相輔相成，如車之兩輪、鳥之兩翼，相互配合，相互加強(qiáng)，因?yàn)闄n案信息管理工作，一旦能夠?yàn)閺V大的社會(huì)大眾所利用，原先較為狹義的檔案資源變得更加廣闊，能夠與社會(huì)發(fā)生更為普遍聯(lián)系，與社會(huì)中的信息相互交融而更為廣泛的交流以及傳播，這樣可以形成其他各種各樣形式的信息，也即廣泛意義上的檔案信息化工作。

2）影響因素。具體結(jié)合當(dāng)前檔案管理信息化與倫理化建設(shè)工作的情況來看，影響該方面工作質(zhì)量水平的提升的因素較為多元化，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于受各類技術(shù)條件等多方面因素的限制，大多數(shù)的管理工作主是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)版本的管理形式，在目前的發(fā)展時(shí)代，該管理方式是比較罕見的，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)不斷提升，技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行業(yè)的發(fā)展建設(shè)中，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作來說也不例外。目前，大多數(shù)的管理工作使用更為先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理工作，也就是說，當(dāng)前檔案的存儲(chǔ)以及流程的方式發(fā)生了較大的變化，然而，由于網(wǎng)絡(luò)極為復(fù)雜，因此，當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)量非常多，而且形式也各種各樣，所以網(wǎng)絡(luò)信息混雜在一起，一些較為重要的信息文件，混雜著一些不太重要的信息，這對(duì)于整個(gè)信息管理檔案管理工作來說是不利的，對(duì)整個(gè)檔案信息管理工作效率的提升也產(chǎn)生了不利的影響。與此同時(shí)，大多數(shù)的管理工作人員對(duì)于各種新技術(shù)的掌握力度不足，缺乏必要的技術(shù)支持，導(dǎo)致他們難以應(yīng)用更為先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)資源來進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展。

3 加強(qiáng)該項(xiàng)工作進(jìn)一步發(fā)展的方案措施

1）加快數(shù)字化建設(shè)步伐，提升管理效率。一方面，可以利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行各種電子檔案信息的編輯工作，當(dāng)前各類檔案管理工作側(cè)重于對(duì)文件以及技術(shù)數(shù)據(jù)或者是人員數(shù)據(jù)的管理，為了進(jìn)一步提升檔案的價(jià)值為以及整個(gè)管理工作的效率，檔案可以由計(jì)算機(jī)進(jìn)行的管理，傳統(tǒng)的檔案管理工作，由于是通過人工的方式，通過此種方式，不僅在一定程度上會(huì)拖慢整個(gè)管理工作的效率，而且人為因素的影響，在長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行同樣的操作時(shí)，難免會(huì)產(chǎn)生一定的疏忽，導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)差錯(cuò)，對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量也會(huì)產(chǎn)生不利的影響，那么通過對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)管理方式的創(chuàng)新性發(fā)展，企業(yè)就可以對(duì)檔案按照一定的規(guī)則進(jìn)行制作以及保存工作。另一方面，企業(yè)要進(jìn)一步的規(guī)范檔案管理工作的系統(tǒng)，只有對(duì)最為原始的信息進(jìn)行一個(gè)更加信息化的管理及對(duì)相應(yīng)的管理工作建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)章制度，才能夠確保整個(gè)信息的準(zhǔn)確性及有效性，從而為日后的檔案管理工作的改進(jìn)升級(jí)提供有效的數(shù)據(jù)支持，該項(xiàng)工作也才能夠發(fā)揮其必有的價(jià)值以及作用。

2）加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，創(chuàng)新檔案管理方式。各單位要加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)技術(shù)有效應(yīng)用，不斷創(chuàng)新的管理方式來提升該項(xiàng)管理工作的質(zhì)量水平以及工作效率，與此同時(shí)，根據(jù)本單位管理工作情況進(jìn)行一定的研究分析，推動(dòng)信息技術(shù)與單位管理情況的結(jié)合力度，才能夠發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)對(duì)檔案管理工作質(zhì)量效率提升的幫助作用。當(dāng)前我國(guó)大數(shù)據(jù)，云計(jì)算，人工智能被廣泛用于各行業(yè)的發(fā)展建設(shè)中，在今后的檔案管理工作中，各單位可以通過對(duì)大數(shù)據(jù)，云計(jì)算的有效應(yīng)用來總結(jié)以往管理工作的經(jīng)驗(yàn)，并且對(duì)以往的工作情況進(jìn)行系統(tǒng)化的整合，建立高效的數(shù)據(jù)庫，這樣可以為日后當(dāng)管理工作的改進(jìn)升級(jí)提供數(shù)據(jù)支持。并且通過引進(jìn)人工智能的管理方式，可以降低管理工作的出錯(cuò)頻率，避免因人工管理而出現(xiàn)的疲倦等不良因素的影響的發(fā)生。除此之外，在進(jìn)行檔案的歸納以及整理過程中，必須采用更加統(tǒng)一的錄入以及嚴(yán)格篩選的方式，否則將會(huì)使得原本就比較繁瑣復(fù)雜的工作會(huì)變得更加繁忙。在進(jìn)行檔案信息共享的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意對(duì)該類資源信息的訪問權(quán)的建立健全，對(duì)于一些涉及內(nèi)容較為機(jī)密的文件，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格控制讀者的身份以及范圍，就通過該種方式才能夠使得到管理系統(tǒng)得到進(jìn)一步的改進(jìn)，更好的契合當(dāng)前時(shí)代對(duì)檔案管理新化建設(shè)的要求，提升單位的管理工作質(zhì)量。

3）提升管理人員技術(shù)水平，建設(shè)專業(yè)化管理團(tuán)隊(duì)。在當(dāng)前國(guó)家大力強(qiáng)調(diào)人才強(qiáng)國(guó)的時(shí)代背景下，加強(qiáng)對(duì)管理工作人員的培訓(xùn)，建設(shè)專業(yè)化的管理隊(duì)伍，對(duì)整個(gè)管理工作水平的提升來說起著事半功倍的作用，單位對(duì)人員方面的培訓(xùn)與引進(jìn)要引起足夠的重視。一方面單位可以聘請(qǐng)管理方面的專家，采用定期開展講座的方式來豐富管理人員的理論知識(shí)，使其進(jìn)一步了解當(dāng)前時(shí)代對(duì)財(cái)務(wù)管理的各項(xiàng)要求，以及做好管理工作方式方法，與此同時(shí)，加強(qiáng)工作人員的實(shí)踐培訓(xùn)力度，豐富工作人員的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，這樣才能進(jìn)一步的帶動(dòng)工作人員將已有的理論知識(shí)轉(zhuǎn)化為實(shí)踐輸出，理論知識(shí)與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的高效結(jié)合，可以創(chuàng)造出更加符合行政事業(yè)單位自身的管理方案。另一方面，單位可以加強(qiáng)與科研院校和高等院校合作，通過與高等院校的交流，與可以為專業(yè)化管理團(tuán)隊(duì)的擴(kuò)建提供人才保障，通過這種方式，不僅可以在一定程度上緩解高校就業(yè)壓力，而且也可以降低單位在人才培養(yǎng)與引進(jìn)方面的資金投入，最大化的提升單位的經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)單位引進(jìn)更加高素質(zhì)、高水平的人才的同時(shí)增加經(jīng)濟(jì)效益大有裨益。

4 結(jié)束語

總而言之，目前檔案管理信息化建設(shè)過程中仍存在著各種各樣的問題，多方面因素阻礙了該項(xiàng)工作質(zhì)量水平的提升，對(duì)大管理工作質(zhì)量的提高也產(chǎn)生了不利影響，在今后工作中，相關(guān)單位要加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的研究分析，不斷解決工作中的問題，以此來提高信息管理的效率及質(zhì)量，保障大工作者的信息安全，以及我國(guó)的工作的迅速發(fā)展。