曹川江

（黑龍江省大慶市龍鳳區(qū)人大代表聯(lián)絡服務中心，黑龍江 大慶 163711）

大數(shù)據(jù)時代，信息和數(shù)據(jù)越來越多樣化，人們的日常生活和工作中會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，如何高效的管理這些數(shù)據(jù)成為目前檔案管理的挑戰(zhàn)。信息技術的發(fā)展為檔案管理的數(shù)字化發(fā)展提供了可能，數(shù)字化檔案成為檔案管理的未來趨勢，檔案管理工作也依托大數(shù)據(jù)技術逐漸向自動化和信息化方向發(fā)展。因此，檔案管理人員要轉變工作思維，改變過去傳統(tǒng)的檔案管理模式，借助大數(shù)據(jù)和信息技術提高檔案管理水平。檔案管理數(shù)字化發(fā)展過程中面臨的巨大的挑戰(zhàn)就是數(shù)據(jù)的可靠性和準確性，因此數(shù)據(jù)治理成為大數(shù)據(jù)時代檔案管理面對的新視角和新職能。

1 大數(shù)據(jù)時代檔案管理的新視角

1）全局視角。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，大數(shù)據(jù)時代檔案管理需要收集更多的數(shù)據(jù)信息，提交數(shù)字化檔案的各個部門要在數(shù)據(jù)提交前保證數(shù)據(jù)的準確性。大數(shù)據(jù)時代檔案管理已不再是檔案室一個部門的職責，需要從全局著眼多個部門共同協(xié)調完成。大數(shù)據(jù)時代檔案的形式也更加的多樣化，由過去的紙質檔案拓展為數(shù)據(jù)檔案、音頻、視頻等等，各部門在收集和提交檔案是要從企業(yè)和社會層面出發(fā)，促進檔案管理工作向多學科發(fā)展，借助互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術為用戶提供優(yōu)質的檔案服務，讓檔案管理工作發(fā)揮出更大的價值。

2）資產(chǎn)視角。大數(shù)據(jù)時代，檔案的資產(chǎn)價值體現(xiàn)的更加突出。數(shù)字化的檔案查詢和分析更加方便，檔案數(shù)據(jù)可以借助互聯(lián)網(wǎng)進行流動和共享，檔案管理的效率與傳統(tǒng)的紙質管理相比有了極大的提升，檔案數(shù)據(jù)的利用率也逐漸提高。借助大數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘技術能從檔案數(shù)據(jù)中挖掘出有價值的信息，檔案數(shù)據(jù)已經(jīng)成為一種重要的數(shù)據(jù)生產(chǎn)要素。但是檔案數(shù)據(jù)在使用和流動的過程中面對的安全問題和隱私保護等問題成為大數(shù)據(jù)時代急需解決問題。檔案數(shù)據(jù)一旦發(fā)生丟失或者泄露將會對個人或者企業(yè)都造成極大的傷害。

3）融入視角。大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作已經(jīng)融入到日常的信息化工作當中。當前很多業(yè)務的開展都需要進行數(shù)據(jù)的管理，而這些數(shù)據(jù)當中很多都是需要存檔的，與檔案管理工作之間會產(chǎn)生大量的交叉和滲透?？梢姍n案管理工作已經(jīng)融入到信息化工作流程的方方面面，檔案管理部門和其他的數(shù)據(jù)使用部門要加強合作，共同承擔檔案管理的職責，保證檔案數(shù)據(jù)的準確性和安全性。大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作者要順應時代潮流和環(huán)境變化，推動檔案管理工作高效有序開展。

4）生態(tài)視角。大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作者要樹立數(shù)據(jù)生態(tài)共同體意識。建立檔案數(shù)據(jù)管理的生態(tài)系統(tǒng)，利用目前多樣化的數(shù)據(jù)管理手段有效管理日益豐富的檔案內容和多樣化的檔案形式。數(shù)據(jù)生產(chǎn)者、數(shù)據(jù)管理者、數(shù)據(jù)使用者都是這一生態(tài)系統(tǒng)當中的一部分，而且不同的群體之間不再是簡單的服務和被服務或者互相競爭的關系，而是互相支撐在同一生態(tài)系統(tǒng)中“共生演化”的關系。數(shù)據(jù)生產(chǎn)者很可能會轉化為數(shù)據(jù)使用者，因此檔案管理者要加強與其他部門的合作，構建數(shù)據(jù)管理的生態(tài)系統(tǒng)，提高檔案管理工作的質量。

2 大數(shù)據(jù)時代檔案管理的新職能

大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)據(jù)的種類和數(shù)量巨量增長，為檔案管理工作帶來極大的挑戰(zhàn)，檔案管理部門要加強數(shù)據(jù)治理工作，發(fā)掘檔案管理的新職能。

1）明確檔案數(shù)據(jù)治理的權責。檔案管理權責不清楚導致檔案部門在信息共享和數(shù)據(jù)治理過程中常常陷于被動，不利于檔案管理工作的開展。檔案管理部門要完善檔案管理的規(guī)章制度，明確不同層級檔案管理部門的權利和責任。檔案管理部門要建立與圖書館、博物館等其他公共文化和旅游部門的合作，共同管理相關的檔案數(shù)據(jù)?；鶎訖n案管理機構要建立數(shù)據(jù)檔案管理部門和網(wǎng)絡維護部門，保證不同類型的檔案數(shù)據(jù)都能夠及時入庫管理。利用規(guī)范的的檔案管理制度從宏觀到微觀落實檔案管理的具體業(yè)務。

2）提高檔案管理中數(shù)據(jù)的安全性。大數(shù)據(jù)時代為檔案管理數(shù)據(jù)的安全性帶來極大的挑戰(zhàn)。檔案管理者要采取成熟高效地數(shù)據(jù)管理模式保證數(shù)據(jù)的安全性。特別是一些重要的檔案和數(shù)據(jù)要進行加密處理，對訪問和下載設置必要的權限管理，提高檔案數(shù)據(jù)流動和使用的安全性。另外檔案管理部門要加強對網(wǎng)絡的維護，及時升級網(wǎng)絡的防火墻，避免黑客對檔案管理系統(tǒng)的惡意攻擊。檔案管理部門要對檔案數(shù)據(jù)資源進行定期的備份，防止數(shù)據(jù)檔案的意外丟失或者損壞造成不可估量的損失，保證檔案數(shù)據(jù)安全性。

3）提高檔案管理人員素質，拓展檔案管理新職能。傳統(tǒng)的檔案管理職能主要是對紙質檔案的保存和積累，同時為社會各方面的檔案使用提供服務。大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)據(jù)類型種類多、數(shù)量大，需要借助計算機和檔案管理系統(tǒng)對檔案進行錄入和管理，這就要求檔案管理人員具備檔案管理的專業(yè)知識和計算機信息技術，而很多檔案管理人員年齡偏大無法適應新時代的檔案管理工作。因此，大數(shù)據(jù)時代要全面提高檔案管理者的綜合素質，借助信息技術拓寬檔案管理的新職能。計算機的使用大大提高了檔案管理工作的效率，檔案管理人員可以節(jié)省出更多的實踐用于檔案的編研工作，深入挖掘檔案數(shù)據(jù)中潛在價值，讓檔案數(shù)據(jù)發(fā)揮更大的作用。

4）大數(shù)據(jù)時代檔案管理部門還要發(fā)揮好對社會的宣傳教育職能。大數(shù)據(jù)時代檔案管理部門要加強與圖書館、博物館的合作，通過檔案服務提高社會各界對檔案的重視程度，提高全民的檔案收集、整理和保管工作的意識，將珍貴的文獻和數(shù)據(jù)保存下來，為相關部門或個人的研究提供有價值的檔案信息和高質量的檔案服務。檔案管理部門可以定期組織宣傳教育活動，加強對合作單位的檔案管理的培訓教育工作，提高檔案從業(yè)人員的專業(yè)能力。過去檔案服務大部分都是紙質文書檔案的查閱，大數(shù)據(jù)時代檔案管理者可以利用現(xiàn)代化的手段，為用戶提供聲像檔案、科技檔案等更加全面的檔案服務。檔案管理工作者要不斷創(chuàng)新工作模式，應用計算機信息系統(tǒng)對檔案進行收集和歸檔和分類?？茖W的管理方法使得檔案查詢更加方便快捷，為檔案使用者提供高效的服務，改變過去檔案只能躺在檔案館中的局面，讓檔案數(shù)據(jù)活動起來，提高檔案的使用效率，發(fā)揮好檔案的作用。

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代為檔案管理工作帶來巨大的挑戰(zhàn)和良好的發(fā)展機遇。檔案管理工作者要利用好信息技術將大數(shù)據(jù)和檔案管理工作有效結合起來，不斷創(chuàng)新檔案管理工作方法，拓寬檔案管理工作的職能，為社會各界提供優(yōu)質的檔案服務。