詹羅成 夏 雨

（重慶交通大學檔案館，重慶 400074）

高校教學檔案是學校教學活動的內容、方法、途徑和效果的真實記錄，反映了學校教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料，其材料的詳細和管理的規(guī)范無疑決定著其保存和利用價值的大小。作為學校教學水平和質量的重要衡量依據(jù)，教學檔案能夠全方位地展現(xiàn)本校的辦學方針和特色，治學能力和實力。伴隨著新《中華人民共和國檔案法》對檔案信息化的要求，加速推進檔案信息化建設，推動檔案服務的質量成為高校檔案館的重要任務。

1 面臨的問題

教學檔案是高校檔案門類中的一個重要組成部分，其形成的歸檔材料多，利用率高，基本上每一個工作日都有不在少數(shù)的應屆或往屆畢業(yè)生因升學，就業(yè)，出國深造等各個方面的需求來查詢和利用教學檔案。雖然各地高校檔案館根據(jù)自身的發(fā)展情況，正在向信息化、網(wǎng)絡化、現(xiàn)代化、規(guī)范化方向發(fā)展，但隨著教學檔案的數(shù)量和門類的增多，在近幾年的教學檔案歸檔、整理及利用中存在著一些問題。

1.1 歸檔材料形成不規(guī)范

除教育部規(guī)定的材料格式不變以外，其他諸如學生成績單、入學登記表、政審表、招生錄取名冊等材料沒有統(tǒng)一的格式，有的年份學生成績單是A4橫版，有的年份是A4豎版，而有些是A3橫版；有些成績單上包含了身份證號碼，有些卻只有出生年月，材料的格式不一導致有時無法滿足廣大師生和校友利用教學檔案的需求。歸檔材料盡顯雜亂，時常會發(fā)現(xiàn)學籍材料中的出生日期與本人身份證號碼不一致、入學登記表材料填寫五花八門，照片尺寸不符合規(guī)范、粘貼不符合要求，需要加蓋公章的材料漏蓋或蓋印不清晰等現(xiàn)象。

1.2 檔案自動化歸檔有待提升

以重慶交通大學為例，教學檔案材料仍舊維持手工歸檔模式，電子歸檔和線上歸檔暫未實現(xiàn)。一方面，暫未建立專業(yè)的電子文件管理系統(tǒng)，電子文件管理基礎薄弱，檔案管理系統(tǒng)也不具有完備的電子文件管理功能，因此，一旦實行檔案自動化歸檔，電子文件有被篡改和丟失的風險，難以實現(xiàn)保障電子文件“四性”的目標。另一方面，教務管理系統(tǒng)，OA系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)等相互之間暫未建立物理上或邏輯上的聯(lián)系，檔案的自動化歸檔暫未開啟。

1.3 檔案數(shù)字化工作存在漏洞。

一般高校檔案館都采取外包的形式對檔案進行數(shù)字化加工，雖然國家檔案局于2020年5月發(fā)布了《檔案服務外包工作規(guī)范》系列標準，但在對檔案進行數(shù)字化掃描與錄入的實際操作過程中存在著一些問題，比如：檔案材料因疏忽遺漏未掃描、電子目錄與紙質目錄信息不一致、圖片掛接錯誤、數(shù)字化資源與庫存資源信息不匹配，服務器數(shù)據(jù)掉包等問題。

1.4 檔案利用工作有待升級

傳統(tǒng)查詢利用檔案模式不再滿足于當前現(xiàn)實需要，尤其在智慧校園環(huán)境下，檔案的查詢利用理應是更加方便、快捷和智能?，F(xiàn)今學籍檔案查詢利用依然需要到現(xiàn)場來辦理，一方面增添了校友查詢學籍材料的成本和負擔，一方面增加了檔案工作人員的工作量。針對查詢量、查詢目的、查詢內容等，若能夠通過大數(shù)據(jù)來進行有效分析和決策，并實現(xiàn)異地查閱，將更加便捷地為廣大師生及校友提供服務，提高查詢利用效率。

2 實際工作中的思考

2.1 重視檔案工作，提高檔案意識

首先，高校的領導層對檔案的了解和重視程度決定著檔案工作的開展程度，主要表現(xiàn)在檔案經(jīng)費投入與人才力量儲備等方面。其次，各學院的檔案工作一般都由教學秘書、輔導員等工作人員負責，其檔案意識的強與弱對本學院學籍檔案材料的形成質量具有重要的影響，檔案意識強，學籍檔案材料的形成規(guī)范，歸檔質量高。再者，學生本人對檔案方面的知識了解不多，甚至不太重視自己的檔案材料。筆者曾咨詢過不少在校生和畢業(yè)生，基本上對檔案知之甚少，更有甚者連自己需要查詢何種材料都表達不清。鑒于此，學校應提高全校師生的檔案意識，加強檔案宣傳，適時地組織檔案培訓、檔案教育等活動，加強檔案工作的經(jīng)費、人力、物力的投入，夯實本校檔案基礎。檔案館應利用各種渠道加強檔案自身的宣傳，在做好基礎檔案工作的同時，更好地發(fā)揮存史、資政、育人的作用。

2.2 創(chuàng)新管理模式，提升服務質量

高速發(fā)展的信息化時代要求創(chuàng)新檔案管理模式。以往教學檔案的歸檔和查詢利用主要是以人工為主，費時費力，且容易因疲勞和疏忽而出現(xiàn)錯誤和偏差，同時，隨著檔案數(shù)量的增多，檔案工作人員的工作量也逐漸增大。面對這種逆境，改革和創(chuàng)新檔案管理模式勢在必行。首先，在學校智慧校園平臺上搭建檔案管理模塊系統(tǒng)，使檔案信息化坐上全校信息化發(fā)展的快車，融入全校信息化建設浪潮中，將檔案管理系統(tǒng)納入智慧校園建設不僅為教學檔案數(shù)字資源的開發(fā)和利用提供新路徑，還為教學類電子文件的在線收集、整理、利用、移交創(chuàng)造有利條件。其次，運用新興技術構建包括大數(shù)據(jù)、5G、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能在內的一體化云平臺，推進檔案管理和利用的信息化進程，以“存量數(shù)字化、增量電子化”為戰(zhàn)略目標，實現(xiàn)檔案全業(yè)務流程的電子化管理。最后，將教學檔案中利用率最高的材料設立專題檔案數(shù)據(jù)庫，使檔案查詢檢索變得更加精準，提高查檔效率。

2.3 規(guī)范材料形成，創(chuàng)新服務方式

在日常的檔案查詢和利用工作中，學生學籍檔案材料的利用率最高，尤其是學生成績單、入學登記表、學歷學位認證、學位論文評閱意見等材料，以重慶交通大學檔案館的教學檔案利用統(tǒng)計為例，每一年的查詢人次保持在2500左右，其中學生成績單的查詢約占63%，入學登記表約占11%，學歷學位認證約占15%，學位論文評閱意見約占10%，其他如學籍異動材料占1%。隨著利用需求和要求越來越高，學生學籍檔案的材料所囊括的信息也逐漸地增多，如學生成績單除了體現(xiàn)姓名、學號、學院、專業(yè)等基礎信息以外，還體現(xiàn)身份證號、學歷學位證書編號、GPA（Grade Point Average，即平均學分績點）等信息。服務方式與檔案利用的行為息息相關，信息時代，創(chuàng)新檔案服務方式是互聯(lián)網(wǎng)+服務融合發(fā)展的必然結果，其主要體現(xiàn)在服務的交互性、技術性、智能化等方面。服務的交互性表現(xiàn)在建立檔案館與利用者的溝通渠道，便于用戶分享經(jīng)驗和感受，提出愿望與建議等；技術性表現(xiàn)在利用大數(shù)據(jù)、RFID射頻識別、物聯(lián)網(wǎng)等先進技術對檔案進行管理，對檔案信息資源進行挖掘和存儲；智能化提供個性定制服務，遠程利用服務，為智慧化的服務奠定基礎。

3 新時期的新舉措

新時期的檔案工作目前正處在由信息環(huán)境過渡到智慧環(huán)境的情形下，檔案工作也不再是由幾個人守著幾座庫房來依托簡單的系統(tǒng)來進行管理和查詢，而是在充分利用新興技術的情況下，思索如何挖掘沉睡的檔案信息資源，讓檔案說話；如何使檔案管理者和利用者之間更好地銜接，方便彼此的交流與互動。

3.1 增強檔案意識，重視檔案工作

高校檔案工作歷來所受重視程度不夠。要解決此類問題，首先，加強檔案工作人員自身的檔案意識和素質，積極更新知識結構，學習先進的檔案管理手段，立足于檔案管理工作的價值，構建檔案智能化與智慧化信息中心。另一方面，對于領導層面而言，同樣需要增強自身的檔案意識，重視本校的檔案工作，改變過去“一串鑰匙管理庫房”的過時的、守舊的檔案管理觀念，積極了解檔案信息化工作對高校發(fā)展的意義、作用和優(yōu)勢。另外，還應提升全體師生的檔案意識，加強檔案宣傳工作，利用校園網(wǎng)，微博、微信公眾號等媒體使其了解檔案的概念，意義和作用，一改師生只重視戶口，而不重視檔案的想法。

3.2 注重創(chuàng)新，提升服務水平

創(chuàng)新是一個事物發(fā)展的必然趨勢，也是檔案工作不斷向前發(fā)展的動力和方向。首先，創(chuàng)新檔案查閱利用方式，將以往被動地等待查閱轉向7*24小時的遠程利用和異地查閱，將區(qū)塊鏈技術結合教學檔案的管理和利用，提高服務的臺階和檔次。其次，創(chuàng)新檔案歸檔方式，當前仍以線下人工歸檔為主，如何在未完全實行線上歸檔的情形下，將線上和線下歸檔相結合，是檔案歸檔工作當下發(fā)展的一個難題。其次，創(chuàng)新檔案管理模式，改變以往檔案永久沉睡在庫房的情形，將人—檔案—系統(tǒng)三者通過物聯(lián)網(wǎng)、RFID射頻識別等技術相結合，讓檔案通過系統(tǒng)與人之間展開交流，變成“活檔案”。

3.3 加強標準化建設，提高管理水平

教學檔案標準化建設，從教學檔案形成、整理、歸檔運用標準化來管理，確保高校檔案管理工作順利進行，同時也能促進高校檔案管理水平。教學檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作，同時教學檔案歸檔材料涉及相關的部門也最多。首先，在教學檔案的形成之初規(guī)定哪些材料需要歸檔，比如：入學登記表、成績單、畢業(yè)生登記表、新生花名冊、招生錄取名冊、優(yōu)秀畢業(yè)論文等等；其次，針對歸檔材料，哪些內容和元素必須體現(xiàn)，同時還應考慮檔案信息化發(fā)展對檔案一鍵查詢的要求，例如學生的成績單，應當包括姓名、學號、學院、專業(yè)、身份證號、畢業(yè)證書編號、學位證書編號、平均學分績點等基本信息，還應包括中英文版的成績單，方便今后畢業(yè)生出國留學之用。

隨著新興技術層出不窮，高校教學檔案的管理應當適時進行改革與創(chuàng)新，為新時期高校檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展提供動力。如果一貫維持現(xiàn)狀，仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式管理現(xiàn)今高校生成的多樣化文件，高校檔案部門將不堪重負，另外，教學檔案只是高校檔案管理工作中的一種類別，還有其他諸如黨群、行政、基建、外事、聲像等類別，仍然存在著一些問題等待著發(fā)掘和解決。在新時期的背景下，機遇與挑戰(zhàn)并存，高校檔案館能否在管理與服務方面有更多的舉措，值得學界和公眾期待。