姜 琳

（青島大學(xué)綜合檔案館，山東 青島 266071）

在檔案事業(yè)發(fā)展的過程中，要以發(fā)揮干部人事檔案資源的作用為首要目標(biāo)，全面調(diào)動干部人事檔案管理人員的工作熱情，使他們得以全身心投入干部人事檔案管理工作中，目前，干部人事檔案管理職業(yè)，在我國已然出現(xiàn)了供應(yīng)與需求存在極大差距的問題。相關(guān)的檔案管理工作能否順利進(jìn)行，對人力資源管理及人力資源管理現(xiàn)代化進(jìn)程的發(fā)展有著不容小覷的重要意義，然而，面對當(dāng)前干部人事檔案管理存在的種種問題，應(yīng)當(dāng)從制度、人員隊伍建設(shè)及技術(shù)保障層面循序漸進(jìn)，優(yōu)化干部人事檔案管理工作，進(jìn)而將干部人事檔案管理效率提高。

1 干部人事檔案管理工作的關(guān)鍵性

干部人事檔案管理在我國檔案管理的發(fā)展進(jìn)程中，具有舉足輕重的推動作用，不僅是我國干部人事調(diào)動的主要參考依據(jù)，同時也是對干部工作的真實記錄，其中包括干部人員的學(xué)習(xí)情況、思想感悟及工作績效等，可以說是干部歷年經(jīng)歷的全面記錄，也是干部在各個階段具體表現(xiàn)的有效憑證，與此同時，也是當(dāng)今時代人力資源管理工作的首要內(nèi)容之一[1]。隨著社會進(jìn)程的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理方式已然不能滿足時代的需求，基于上級相關(guān)部門提出的更高要求，干部人事檔案管理的現(xiàn)代化、信息化與規(guī)范化，是檔案管理部門格外注重的發(fā)展方向，而在當(dāng)前形勢下，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)以推進(jìn)干部人事檔案管理工作為主要前提，對其工作的獨特性及關(guān)鍵性加以明確。干部人事檔案是個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力及工作表現(xiàn)等內(nèi)容的直接反映，是影響干部個人發(fā)展的主要因素，此檔案是干部成長經(jīng)歷的真實記錄，是不斷累積的成長經(jīng)歷，也是組織人事部門對干部進(jìn)行考核、任用的主要參考依據(jù)。從現(xiàn)實層面可以看出，要想對干部資源進(jìn)行挖掘和利用，必須要以做好干部檔案管理工作為前提，干部人事檔案管理工作不僅是一項以服務(wù)為主要職責(zé)的工作，同時也是一項圍繞政治、管理等特性開展的工作，因此干部人事檔案管理工作能否順利進(jìn)行，對推動黨及國家事務(wù)的發(fā)展有著極其重要的影響。在干部人事檔案管理過程中，檔案管理部門可以精確的了解干部的成長經(jīng)歷及工作業(yè)績，以此來準(zhǔn)確判斷干部在以往工作中的個人成績，除此之外，通過檔案管理工作的有效進(jìn)行，還能為國家及社會選拔出更為優(yōu)秀的干部資源，并且，黨和國家對于如何真正將干部人事檔案管理工作做實、做細(xì)、做好有著極高的要求，為了實現(xiàn)檔案工作為干部工作服務(wù)的終極目標(biāo)，在選舉過程中明確要求選舉人員保持公平公正原則，同時在對干部考核階段，要全面且客觀的了解其成長過程，在提拔重要前必須對干部的檔案進(jìn)行查閱、了解，進(jìn)一步挖掘干部在人力資源方面存在的潛藏價值，使干部人員在崗位上將自身價值發(fā)揮到最大，另外，在干部人事檔案管理工作中將干部人員進(jìn)行合理調(diào)整，不僅能促進(jìn)凝聚力的提升，使干部之間的交流增加以形成密切的合作關(guān)系，以達(dá)到提高工作效率的目的[2]。

2 我國當(dāng)前干部人事管理工作遇到的常見問題

2.1 干部人事檔案內(nèi)容缺失

黨和國家正確選拔并使用干部的重要依據(jù)來源于干部人事檔案，相較于普通檔案更為詳細(xì)具體，干部人事檔案管理主要含括了干部的基本履歷、自傳、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)歷證明、社會經(jīng)驗、干部任免和工資變動等各方面內(nèi)容，所以必須保證其內(nèi)容的真實性與完整性，這樣干部人事檔案才能作為選拔人才的參考憑證，但依照當(dāng)下的數(shù)據(jù)統(tǒng)計可知，很多干部人事檔案的內(nèi)容在經(jīng)歷不同層面的管理、保存之后，其檔案內(nèi)容與真實經(jīng)歷相差較大，一些需要新增的信息在檔案上沒有得到及時更新，導(dǎo)致相關(guān)部門無法準(zhǔn)確的掌握和了解干部的所有個人信息，所以在參與人才選拔過程中，部分干部可能會因此失去競選機(jī)會，除此同時，還嚴(yán)重影響了黨組織對人才的選拔及任用工作。

2.2 干部檔案管理供需差距明顯

受陳舊管理理念的約束，我國檔案管理部門對干部檔案資源并沒有高度重視，以致于干部檔案管理工作沒有得到深入發(fā)展，此外，國家在干部人事檔案管理政策和資金上的投入相對短缺，設(shè)施設(shè)備供應(yīng)不足，干部檔案管理人員短缺，基于此種背景下，干部檔案管理工作表現(xiàn)出了明顯的供需差距，檔案管理相關(guān)部門在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷滲透的基礎(chǔ)下，對干部人事檔案管理的要求也在不斷提高，比如完善軟件、硬件設(shè)施及規(guī)范管理人員等問題，亟待解決。

2.3 干部檔案資源利用不充分

干部人事檔案管理工作沒有受到高度重視，導(dǎo)致檔案部門技術(shù)與設(shè)施相對落后，同時存在管理人員配備不合理等問題，這一現(xiàn)狀得不到改善，對干部人事資源的開發(fā)及利用會造成極大的阻礙，而且對部分地區(qū)來說，即使開發(fā)利用的政策和資金到位，信息技術(shù)也得到了相應(yīng)的提升，但檔案管理人員沒有足夠的工作把控能力，即便在條件具備的基礎(chǔ)上，也可能因自身能力不足，無法在開發(fā)利用干部檔案信息資源上，充分應(yīng)用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計算技術(shù)將干部檔案信息的價值體現(xiàn)出來，無法滿足政府部門在干部人力資源配置上的需求，由此可見，干部檔案資源得到不到有效運用，會使政府部門在選拔人才時受到極大的影響。

2.4 干部檔案管理方法不科學(xué)

管理方法不科學(xué)，過分強(qiáng)調(diào)管理而忽視了服務(wù)的存在，這是目前檔案管理工作中出現(xiàn)的弊端之一，檔案管理工作極其復(fù)雜且十分繁瑣，同時對操作的要求相對偏高，所以必須使用先進(jìn)的科學(xué)手段進(jìn)行管理，以提升檔案管理的時效性，而干部人事管理是檔案管理工作的重中之重，假如管理方法不科學(xué)，將會導(dǎo)致各方面的問題層出不窮，例如干部人事檔案資料缺失，歸檔內(nèi)容不明確等，如果部分人干部人事檔案資料沒有嚴(yán)格審查，將會對檔案內(nèi)容的真實性產(chǎn)生極大的影響，另外，還將對人事部門了解人員造成極大的影響，由此可見，干部檔案管理方法不科學(xué)造成的弊端不一而足，應(yīng)當(dāng)盡快提升其科學(xué)性能。

2.5 干部人事檔案管理效率有待提高

目前我國的干部人事檔案主要由組織部門和人才管理中心保存管理，由于干部人事檔案管理還沒有形成相應(yīng)的管理體系，所以管理過程中復(fù)雜、吃力，目前在我國檔案管理中，干部人事檔案材料的收集部門相對較多，在統(tǒng)一的時間段內(nèi)對干部人事檔案材料進(jìn)行收集整理的實施政策有利有弊，畢竟各部門工作內(nèi)容不一致，材料生成的時間也不盡相同，這樣就導(dǎo)致了干部檔案材料缺失，并耽誤材料存檔時間等問題出現(xiàn)，此外，各部門工作人員不夠注重干部檔案材料的收集工作，從而導(dǎo)致干部人事檔案管理效率降低，在一定程度上造成了干部人事信息的缺失，影響了其準(zhǔn)確性，同時也使干部人事檔案管理工作的正常開展受到極大的沖擊。

3 人力資源視野下干部檔案管理工作的應(yīng)對策略

3.1 補(bǔ)充完善干部人事檔案內(nèi)容

干部人事檔案內(nèi)容或檔案材料的缺失，不僅對干部個人的前途有所影響，還給黨組織選拔人才造成一定的困擾，所以在干部人事檔案管理部門設(shè)置檔案內(nèi)容辨別機(jī)構(gòu)，是解決這一問題的最佳選擇，培養(yǎng)一批專業(yè)的管理人員，讓其具備辨別干部人事檔案資料內(nèi)容的能力，培養(yǎng)專業(yè)的人員、引進(jìn)專業(yè)的機(jī)構(gòu)，干部檔案材料的完整度及真實性也會得到相應(yīng)的保障。同時需要調(diào)整檔案管理人員的拖延心理，使干部人事檔案得到及時的更新、補(bǔ)充，防止檔案信息遺漏的問題出現(xiàn)，進(jìn)而提升干部人事檔案管理質(zhì)量[3]。

3.2 規(guī)范干部人事檔案管理制度

利用科學(xué)且規(guī)范的管理方式，使人力資源配置得以完善，同時構(gòu)建相關(guān)制度來約束干部人事檔案管理人員，是快速提升檔案管理工作效率的有效途徑之一[4]。在網(wǎng)絡(luò)時代背景下，干部人事檔案管理工作的方向應(yīng)當(dāng)與時代發(fā)展契合，以挖掘檔案信息資源的使用價值為首要目的，明確各部門的職責(zé)及權(quán)限，以此實現(xiàn)干部人事檔案資源的合理利用，為干部選拔奠定堅實的基礎(chǔ)。

3.3 提高檔案管理的信息化進(jìn)程

隨著信息技術(shù)的不斷滲透與推進(jìn)，檔案管理工作也迎來了全新的挑戰(zhàn)，也為其提供了發(fā)展機(jī)遇，在檔案管理過程中檔案的保存極其重要，而信息技術(shù)效率及準(zhǔn)確性都極高，能夠保證檔案信息不會缺失、丟失，同時計算機(jī)技術(shù)使檔案保存更為便捷。另外，將計算機(jī)信息及時應(yīng)用到檔案管理工作中，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影姹?，增?qiáng)了其保密性的同時，還能確保其完整度，因此干部人事檔案管理在工作中使用計算機(jī)介入是必然趨勢，這對提升干部人事檔案管理的工作效率有著極大的幫助[5]。

3.4 構(gòu)建科學(xué)的管理方法，提高管理效率

在干部人事檔案管理工作中建立一套科學(xué)的管理方法，能夠推動管理人員完成高質(zhì)量的工作，例如檔案材料的收集、歸納，需要管理人員嚴(yán)格的審查核實，將不符合要求的材料及時調(diào)整并退回，同時需要將檔案資源檢索方式和查詢方式進(jìn)行改良，提高干部人事檔案檢索的效率，以此保障工作可以有序且順利地進(jìn)行[6]。

4 結(jié)束語

在人力資源視野下改進(jìn)干部人事檔案管理制度，對管理人員做好綜合素質(zhì)的培訓(xùn)工作，提高管理人員的工作效率，是干部人事檔案管理工作得以順利進(jìn)行的基本要素，同時運用先進(jìn)的計算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，采用合理且規(guī)范的方式打造高效率的檔案管理工作，進(jìn)而為黨選拔人才提供有力的材料憑證。