王 強(qiáng)

（德陽市羅江區(qū)人力資源和社會保障局，四川 德陽 618500）

人事檔案是個人經(jīng)驗、政治思想、道德風(fēng)格、社交能力、業(yè)績能力以及其他信息的記錄，是對人才進(jìn)行歷史全面認(rèn)識和識別，它是人才能正確被選擇的基礎(chǔ)，它是人才培養(yǎng)的基礎(chǔ)性工作，最終直接影響人才使用的效率和質(zhì)量。隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，人事檔案對基層人事工作有著不可或缺的作用，人事檔案管理的價值也得到了體現(xiàn)，同時，人事檔案管理在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。但是，基層員工的基礎(chǔ)人事檔案管理還有改進(jìn)的余地，這是在檔案管理中值得探討和思索的問題。

1 人事檔案的意義

1）工作層面。對于服務(wù)中心工作和基層發(fā)展來說，人事檔案管理工作是重點中的重點，不容忽視。首先，在選擇干部時，根據(jù)基層人事檔案中記錄的相關(guān)內(nèi)容和特性，可以看出一個干部在德、才能、才能、績效方面的表現(xiàn)，是選拔人才的重要依據(jù)。第二，在干部任用中，根據(jù)人事檔案中的個人經(jīng)驗、工作能力和家庭情況，為干部提供合適的工作崗位，充分發(fā)揮其才能，充分發(fā)揮其價值和優(yōu)勢。三是能夠通過微觀統(tǒng)計為領(lǐng)導(dǎo)做出相應(yīng)決策提供科學(xué)依據(jù)，有助于不斷提高干部隊伍的管理水平和活力，有利于全縣的整體進(jìn)步和發(fā)展。

2）個人層面。對于干部個人來說，人事檔案起著重要的證據(jù)作用。人事檔案記錄的是與基層干部自身重要利益密切相關(guān)的人生及社會經(jīng)歷軌跡。如干部職工職稱申報、工資調(diào)整、提供家庭身份證明、檔案確定退休年齡、為外來務(wù)工人員提供身份證明和社會保險、出具人事檔案相關(guān)證明材料等，都需要干部備案、確認(rèn)。同時，由于其真實有效，每個人的人事檔案具有其他人事資料所不能替代的法律效力。近年來，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和法律的逐步完善，領(lǐng)導(dǎo)干部也需要越來越多的干部人事檔案在涉及購車、售房、繼承、財產(chǎn)公證等經(jīng)濟(jì)法律問題上發(fā)揮作用。

2 當(dāng)前基層人事檔案管理中存在的問題

1）對基層人事檔案工作重視不夠?；鶎尤耸聶n案管理是干部工作的重要組成部分，其重要性是毋庸置疑的。但是，在具體的實施過程中，一些基層單位有諸如文件工作是墻角工作、簡單重復(fù)、沒有任何技術(shù)要求等。誤區(qū)、檔案管理意識相對薄弱、重視程度不高等問題。首先，從檔案管理中心投資的人力資源、材料、資金的角度來看，全職的檔案管理崗位沒有配備足夠的人員，投資的資金比較少，管理設(shè)施比較不足。其次，從檔案管理部門和管理人員的來源來看，他們都是被其他工作人員兼職的。最后，就自身而言，他們對自己的人事檔案不夠重視。一方面，他們不注意及時提供資料。另一方面，當(dāng)涉及個人利益時，忽視了人事檔案的法律效力，存在舞弊等問題。

2）目前的管理模式和方法比較落后。在電子信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，主要依靠人工分散管理干部人事檔案，工作量大，速度慢，效率低，錯誤率高，表現(xiàn)出明顯的不兼容性和缺點。首先，人事檔案動用或使用越來越頻繁，紙質(zhì)檔案在使用過程中存在易損壞、易丟失、易修改等缺點。二是人事檔案利用率過低。除了工作變動、任免或政治審查,深入挖掘現(xiàn)有的干部人事檔案信息如統(tǒng)計歸納分析遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,使得單位人事干部和人事檔案進(jìn)行了優(yōu)化。第三，每個單位都有自己的人事檔案，人才信息不能共享，阻礙了人才的合理使用和有效配置。

3）人事檔案的軟硬件建設(shè)亟待加強(qiáng)。目前，一些基層單位缺乏資金、設(shè)備和專職檔案管理人員，是人事檔案工作發(fā)展的瓶頸。硬件的限制是人事檔案長期安全保存的前提。人事檔案管理人員的專業(yè)知識、技能和責(zé)任感在很大程度上決定了干部人事檔案管理的水平。因此，以下三個突出問題亟待解決。首先，要推進(jìn)部分單位的檔案倉庫、“六防”裝備和信息化建設(shè)。隨著發(fā)展，他們逐漸落后于先進(jìn)水平，甚至不能有效地保證檔案的安全。其次，檔案工作有很多規(guī)章制度和專業(yè)性，一個合格的檔案管理人員的培訓(xùn)周期是半年甚至更長。工作量大，要求細(xì)致，責(zé)任重，不重視檔案管理，很多人不愿意從事這方面的工作。最后，人事檔案管理人員人事經(jīng)常變動，使得更多的基層管理者缺乏歸屬感和穩(wěn)定性，不愿意投入太多的精力。

3 基層人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)的對策

1）提高檔案管理的重要性。提高檔案管理的重要性。提高檔案管理水平的關(guān)鍵是要增強(qiáng)檔案管理意識，使有關(guān)單位各級領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作。具體來說,法律法規(guī)對人事檔案工作應(yīng)及時修訂，根據(jù)新時代實際情況的變化和相關(guān)需求,和檔案行業(yè)的發(fā)展目標(biāo)以及實現(xiàn)方法應(yīng)該以法律的形式呈現(xiàn)。進(jìn)一步規(guī)范基層人事檔案工作，從頂層設(shè)計和剛性要求的角度保證基層檔案工作不走過場、不妥協(xié)。同時，要加強(qiáng)對基層單位檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，加強(qiáng)對具體行業(yè)、事業(yè)單位檔案工作總體要求落實情況的監(jiān)督指導(dǎo)。要求各級單位和領(lǐng)導(dǎo)在思想上重視檔案管理。目前，在相關(guān)工作安排、人事調(diào)動、薪酬調(diào)整等相關(guān)決策成為硬性要求之前，他們必須充分了解和了解自己的人事檔案信息，充分利用人事檔案信息。在投資方面，更新檔案管理必要的基礎(chǔ)設(shè)施和電子設(shè)備，在檔案管理部門配備專業(yè)且高素質(zhì)負(fù)責(zé)的人員，提高本單位人事檔案管理的水平和效率。

2）建立科學(xué)高效的人事檔案管理制度。對于人事檔案管理來說，完善高效的管理制度和規(guī)范的工作制度是非常重要的。封閉式的文件管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時代發(fā)展的需要。為了進(jìn)一步充分發(fā)揮人事檔案在服務(wù)基層方面中的重要作用，必須進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，節(jié)約管理成本，加大人事信息化建設(shè)。提高檔案工作的比重，才能促進(jìn)檔案工作的正常發(fā)展。在日常工作中，進(jìn)一步規(guī)范日常管理。針對人事檔案管理的特點，首先規(guī)范人事檔案信息的內(nèi)容；干部檔案信息必須保存全面、完整的相關(guān)文件和資料，防止遺漏或信息丟失。二是嚴(yán)格規(guī)范人事檔案資料的收集范圍和歸檔要求。收集的檔案材料必須仔細(xì)鑒別。材料應(yīng)完整、真實、文字清晰、對象明確。提高檔案資料的質(zhì)量，保證信息的真實性，對明顯錯誤或前后信息不一致的情況進(jìn)行檢查核實，按文件作出研判。規(guī)范文件組織工作，確保文件排列有序，分類明確，目錄清晰。

3）加快人事檔案管理信息化建設(shè)。信息化建設(shè)已成為當(dāng)前人事檔案管理的有效手段。因此，必須從人員、投入、制度、標(biāo)準(zhǔn)等方面推動基層檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化、信息化發(fā)展。同時,為了加快人事檔案管理的信息化建設(shè),第一，開發(fā)和應(yīng)用人事檔案信息化管理系統(tǒng)，購置大容量載體實現(xiàn)檔案材料電子化、人員信息標(biāo)準(zhǔn)化、管理工作現(xiàn)代化，滿足快速增長的業(yè)務(wù)要求和利用需求，通過工作穩(wěn)定和專業(yè)技術(shù)職稱評定等有效保障檔案管理人員的積極性。第二，單位需要建立一個全面的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，以確保數(shù)據(jù)錄入和動態(tài)信息收集的效率。此外，檔案管理部門要加強(qiáng)檔案信息的安全性和保密性，引入先進(jìn)的計算機(jī)信息保密性技術(shù)，建立保密性保護(hù)系統(tǒng)。

4 結(jié)語

人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化配置越來越受到各行業(yè)的關(guān)注，在推進(jìn)社會主義現(xiàn)代化進(jìn)程中發(fā)揮著不可替代的重要作用。它是人才培養(yǎng)的基本工作，直接影響人才使用的效率和質(zhì)量。但是，在基層人事檔案管理中，仍然存在著內(nèi)容失真、信息容量不足、文件分散、索引復(fù)雜等影響標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的突出問題。在標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案制作中，為了確保信息內(nèi)容的可靠性和妥當(dāng)性，需要注意對檔案的信息審查和評價。在檔案管理工作中，需要強(qiáng)調(diào)檔案的個別檔案管理制度構(gòu)建，建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的開放格式。創(chuàng)新的檔案管理模式，有力地保證了人才的培養(yǎng)和使用。