周桐妃

（烏魯木齊市紅山公園，新疆 烏魯木齊 830092）

事業(yè)單位是政府組織機構，主要從事公益事業(yè)，包括科技、衛(wèi)生、藝術、文化、教育等工作，具有服務民生、轉化政府民生政策社會職能。檔案是記錄社會發(fā)展、機構演變和個人成長的重要歷史資料，將檔案資料維護好，對社會發(fā)展具有重要的意義，為了實現這一目標，還需要進行改革和創(chuàng)新以實現對檔案的科學化管理。事業(yè)單位的檔案管理也同樣重要，在當前的社會形勢下，事業(yè)單位的發(fā)展離不開與社會的接軌和人才策略，必須要及時優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理制度，對人事檔案實施有價值的管理手段，以信息化和智能化的手段提高管理水平，實現檔案管理與人才策略的緊密結合。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的不足之處

1）缺乏對檔案管理工作的正確認識。在檔案工作影響力增大的同時，事業(yè)單位的檔案管理工作日益受到相關領導的重視，一些單位已經針對檔案管理工作的不足進行優(yōu)化，但多數事業(yè)單位對檔案管理的認識依舊不是很充分，甚至僅僅改善了基礎的檔案管理形式，添加了一些檔案管理信息設備，并未對檔案管理方法和機制進行全面性改革。這使得事業(yè)單位檔案管理的工作效率處于較低水平，給檔案的開發(fā)利用形成了不小的阻力。

2）管理制度需要與時俱進的改革。我國基層事業(yè)單位從工作原理上分析，是屬于一項服務于社會大眾的工作類型，在諸多工作內容中，不但對工作效率有著嚴格的要求，同時工作質量也是至關重要的一項任務。當前我國諸多基層事業(yè)單位的檔案管理工作制度不很完善，而且也缺少規(guī)范化與現代化的管理手段，管理過程中通常會發(fā)生疏漏或遺失的現象，這對于檔案管理信息化建設產生了一定的負面影響，制約了檔案管理現代化的發(fā)展進程。由于管理制度在基層事業(yè)單位的檔案管理部門占據著非常重要的位置，對于檔案事業(yè)的發(fā)展起到了著決定性的作用，因此，管理制度必須要與時俱進的進行革新與完善，不斷探索新的管理模式來順應信息化時代的發(fā)展流程。

3）信息化程度不足。隨著信息技術的發(fā)展和應用，加強信息技術在事業(yè)單位工作中的應用是必然的發(fā)展趨勢。但是一些事業(yè)單位在開展檔案管理工作中，缺乏對信息技術的應用，導致檔案管理的信息化程度不足，不利于提高檔案的管理效率和利用效率。在借助信息技術開展檔案管理工作時，有些單位只是進行部分文件的傳輸，在提取檔案信息時依舊采用紙質版的資料，導致許多檔案資料未形成電子資料，不利于促進檔案的信息化發(fā)展，也不利于提高檔案利用效率。

4）缺乏高層次檔案管理專業(yè)人才。人才是事業(yè)單位各項專業(yè)工作開展的基礎，事業(yè)單位的檔案管理工作也需要高層次的人才，實現管理工作的不斷升級。但實際上，事業(yè)單位檔案管理工作人員，大多數缺乏檔案專業(yè)的學習和系統(tǒng)化培訓，而是從其他崗位轉型而來，在缺乏專業(yè)知識的前提下，完全不具備檔案管理的基本常識和手段，系統(tǒng)化管理無法發(fā)揮應有的價值。專業(yè)程度不夠的檔案管理人員，只能完成資料的收集和裝訂等工作，無法挖掘出一份檔案資料背后的歷史價值和重要意義。目前，在檔案管理行業(yè)中，雖然也有一部分水平較高的專業(yè)人才，但他們往往身兼數職，無法實現檔案管理的轉移性和系統(tǒng)化。

2 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理質量的主要措施

1）加強對檔案管理工作的重視。事業(yè)單位檔案管理工作之所以一直難以取得較高的管理成效，與領導的重視程度有著直接關系，因為單位領導對待檔案管理工作的態(tài)度將會直接影響檔案管理人員的工作狀態(tài)。為此，事業(yè)單位領導應當加強對檔案管理工作的重視，加大人力、物力以及財力的投入，為檔案管理部門配置相關的設施設備，并做好安全防護工作，使得檔案管理部門的工作開展能夠得到基礎性支持。同時，事業(yè)單位應當嚴格按照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》等相關要求，認真貫徹落實上級檔案管理部門對檔案管理工作的全新要求，認真做好相關的督促檢查工作，對不合理、不合規(guī)的檔案管理操作應當加以改進，督促檔案管理人員嚴格按照規(guī)定進行管理。

2）優(yōu)化網絡數據，提升歸檔質量。事業(yè)單位檔案管理工作如何充分保障網絡數據的歸檔質量是當前需面臨的一個巨大挑戰(zhàn)。事業(yè)單位檔案管理人員應該充分結合“互聯網+”時代發(fā)展的步伐，以用戶、新媒體、檔案管理為基本出發(fā)點，充分利用網絡數據的進一步優(yōu)化，逐步構建事業(yè)單位的歸檔創(chuàng)新模式，通過這種方式來實現歸檔質量的有效提升。從具體的角度來看，檔案管理人員需要積極實現與新媒體運用方式的融合，對網絡數據獲取和分析后，對用戶下載網絡數據的下載行為以及數據應用特征進行準確把握，在此基礎上實現檔案的批量歸檔。

3）加強電子檔案的建設。要提高檔案管理的工作質量，促進其規(guī)范化發(fā)展，事業(yè)單位要重視實現檔案管理的信息化發(fā)展，加強電子檔案的建設。只有實現了電子化檔案，才能對檔案信息進行批量處理，保證檔案信息的傳遞效率。結合當前信息技術的應用水平制定新的管理目標，重新構建內部組織結構，從而更好地提高檔案的標準化和信息化水平。在進行電子檔案管理過程中，事業(yè)單位要重視對管理方法和理念的引入，加強對專業(yè)軟件的應用，完善內部檔案管理系統(tǒng)，保證檔案信息的共享效果。此外，事業(yè)單位要重視辦公自動化系統(tǒng)的構建，結合當前檔案管理工作的需求，加強對辦公軟件的調整，加強對系統(tǒng)功能的拓展，進而提高電子檔案的處理效率，為建立電子檔案奠定堅實的信息基礎。

4）創(chuàng)新人才培育機制，加強檔案管理專業(yè)培訓。要實現事業(yè)單位檔案管理工作的有效優(yōu)化，就不能忽視對檔案管理人員的培訓。事業(yè)單位要加強對檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，通過開展定期或者不定期的培訓，來提高他們的檔案管理技能和專業(yè)性，使其能夠熟練掌握和運用傳統(tǒng)與現代兩種檔案管理方式。與此同時，還要注重檔案管理人員素質的提升，可以嘗試人員輪崗制，或提供外出培訓的機會，提高工作人員檔案管理知識和技能，使其明確自身職責，以此促進檔案管理工作科學、順利地開展。

5）拓展事業(yè)單位檔案管理服務能力。第一，拓展服務能力。事業(yè)單位以往的檔案管理服務職能是檢索、查閱，在信息化技術的支持下，事業(yè)單位檔案管理要注重借助強大的信息技術功能來拓展檔案管理功能，積極開展檔案管理功能模塊，借助先進的信息技術實現對檔案信息的自動化歸檔管理、自動化篩選、自動化比對、自動化分析。第二，拓展服務內容。以往的檔案管理服務內容更多的是被動等待，而在檔案信息化管理模式下，檔案管理人員需要積極利用先進的技術形式來拓展檔案服務內容，將檔案內容從被動等待拓展到主動提供，將檔案信息從單純的指導轉變?yōu)榻虒?，從普通的服務拓展到專業(yè)化、個性化的服務。在技術的支持下，還可以不斷拓展檔案的服務功能，在檔案應用的時候和其他信息打造出一個清晰的對比模型，并在檔案服務過程中增加其他服務功能，比如根據所查找數據信息提供對應的檔案信息、在檢索中設置高級檢索，從而讓檔案信息使用者能夠根據數據出現的年份和使用方向找到同類檔案信息。

3 結語

綜上所述，檔案管理工作對事業(yè)單位的發(fā)展有著非常重要的意義，事業(yè)單位應當主動加強對檔案管理工作的重視，不斷完善檔案管理機制，為檔案管理配備相關的設施設備，加強電子檔案管理，提高檔案管理人員綜合素質水平，拓寬檔案利用渠道，為事業(yè)單位發(fā)展奠定基礎。