王娟娟

（山東泉興能源集團(tuán)有限公司，山東 棗莊 277100）

人事檔案是應(yīng)人力資源管理的需求而產(chǎn)生的產(chǎn)物，人事檔案中部分材料也是在人力資源管理的過程中產(chǎn)生，因此，人事檔案是人力資源管理重要的組成部分。人事檔案是對一個人經(jīng)歷、學(xué)歷、能力、道德品質(zhì)和薪資水平等方面動態(tài)的、客觀的、真實的和綜合的記錄，對人力資源管理有著重要的參考和憑證作用。利用人事檔案可以提高人力資源管理的效率，降低成本。

1 企業(yè)人事檔案管理工作現(xiàn)狀

企業(yè)傳統(tǒng)的人事檔案管理的歸檔、統(tǒng)計、保存及交接等工作往往要消耗檔案管理工作人員大量時間和精力。尤其是很多企業(yè)涉及的員工數(shù)目龐大且層次復(fù)雜，各種檔案資料也相應(yīng)龐雜，僅靠人力進(jìn)行人事檔案管理，不但無法滿足當(dāng)前所需工作效率，還經(jīng)常出現(xiàn)檔案遺失或損壞情況。隨著網(wǎng)絡(luò)與計算機(jī)的迅速普及，信息科技水平不斷提升，信息傳遞速度越來越快，范圍越來越廣，這為企業(yè)人事檔案管理工作帶來新的機(jī)遇。企業(yè)要想保持在行業(yè)中的競爭能力和持續(xù)發(fā)展，就需要突破自我，變革傳統(tǒng)的人事檔案管理工作，將管理技術(shù)與信息科技緊密相連，實現(xiàn)人事檔案信息化、智能化管理。比如對于隨時可能產(chǎn)生的人事變動，企業(yè)可通過網(wǎng)絡(luò)追蹤進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計，再把這些數(shù)據(jù)在計算機(jī)或云端上標(biāo)記和存儲，日后若需要調(diào)用有關(guān)人員的檔案資料，直接從計算機(jī)或云端上獲取其檔案的數(shù)字信息即可。人力部門還可將其保存的大量歷史資料的實物檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，既有利于保護(hù)實物檔案，又便于檢索利用。當(dāng)然，時代的發(fā)展給人事檔案管理工作帶來機(jī)遇的同時也帶來挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段有些企業(yè)人事檔案管理模式并未積極做出轉(zhuǎn)變，特別是查閱檔案與信息檢索，目前仍是人工處理方式，與無紙化閱檔還有很大差距，企業(yè)人事檔案的管理工作還存在著很多問題需要解決。

2 人事檔案在人力資源管理中的作用

一方面，人事檔案是對個人身份、學(xué)歷、經(jīng)歷、能力、薪資水平、政治面貌、思想品德、健康狀況及社會關(guān)系等情形的原始記錄，它是在人力資源管理工作中產(chǎn)生的和經(jīng)人力資源管理相應(yīng)部門認(rèn)可的材料，是對一個人人生經(jīng)歷動態(tài)的、全面的、綜合的和客觀的記錄。因此，在人力資源管理部門選拔任用人才時，通過它能對相應(yīng)人員有一個綜合、全面和客觀的認(rèn)識和了解，有利于人力資源管理部門合理選人、用人，構(gòu)建用人單位良好的人才體系，為人力資源管理提供重要依據(jù)。另一方面，也為人力資源管理部門在用人的過程中提供監(jiān)督作用，及時對人力資源管理部門和其使用和服務(wù)對象作出警告和風(fēng)險提示，為人力資源管理部門規(guī)避不必要的法律糾紛和風(fēng)險，為選人和用人單位提供重要的資政和憑證作用。

3 創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的探索

3.1 提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)

基于很多管理人員對人事檔案管理工作的認(rèn)識不夠明確、管理水平和專業(yè)技能欠缺等情況，企業(yè)需要針對性的對其進(jìn)行教育培訓(xùn)工作。首先，要讓管理人員意識到人事檔案管理工作的重要性，從而讓管理人員的管理觀念得到轉(zhuǎn)變。為了達(dá)到這一目的，則需要加大宣傳教育工作的力度，從而端正管理人員的工作態(tài)度。其次，需要加強(qiáng)對管理人員專業(yè)技能方面的培訓(xùn)，如針對管理工作經(jīng)常出現(xiàn)的問題需要進(jìn)行重點講解，讓管理人員能夠以正確的方式對其進(jìn)行及時有效的處理，提升管理人員的辦事能力。企業(yè)需要不定期組織管理人員去一些大型的企業(yè)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)和管理手段，并將其應(yīng)用到實際的管理工作當(dāng)中，充分提升人事檔案管理水平。除此之外，人事檔案管理工作和人力資源管理工作本身就具有密切的聯(lián)系，所以企業(yè)需要加快兩者的高度融合，不僅能夠從一定程度上減少人員的使用情況和工作成本，也有利于對企業(yè)內(nèi)部等的人力資源進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)一的管理，通過對當(dāng)前的人力資源分布情況進(jìn)行合理化的分析，便于對其中存在不足的地方進(jìn)行及時地調(diào)整和改進(jìn)，從而提升人力資源的利用率。在人事檔案管理制度和管理模式的創(chuàng)新當(dāng)中，管理人員發(fā)揮著不可替代的作用，所以為了確保管理工作能夠取得更好的效果，需要管理人員能夠與時俱進(jìn)，不斷豐富自身的管理經(jīng)驗和管理技巧，使人事檔案管理工作能夠發(fā)揮出更加積極的作用。

3.2 強(qiáng)化人事檔案管理的信息化

“棄檔”現(xiàn)象是目前人事檔案管理工作中普遍存在的一個問題，究其根本則是管理模式比較落后，管理制度也缺乏科學(xué)性和合理性，其中的管理內(nèi)容無法為開展人事檔案管理工作提供依據(jù)，這樣就導(dǎo)致在管理工作中出現(xiàn)各種各樣的不良情況。隨著我國信息技術(shù)的高速發(fā)展，為開展人事檔案管理工作提供了有利的幫助，管理人員需要合理的將信息技術(shù)和人事檔案管理相融合，從而促進(jìn)人事檔案管理工作向更加現(xiàn)代化和信息化的方向發(fā)展。通過利用信息技術(shù)能夠加強(qiáng)對各項資源開發(fā)和高效應(yīng)用，使管理人員的工作質(zhì)量和工作效率大幅度提升。另外，企業(yè)需要借助信息技術(shù)的優(yōu)勢建立完整的人力資源管理系統(tǒng)，將人員的信息錄入到管理系統(tǒng)當(dāng)中，從而對工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的管理，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對人員信息的及時查找和修改，也能夠?qū)崿F(xiàn)跨地區(qū)的信息共享。紙質(zhì)版的人事檔案具有一些顯著的缺陷，如保存起來比較麻煩，不僅會占用較大的空間，也無法保證檔案的安全性，并且會為管理人員增加一部分工作量，而電子檔案則能夠避免以上這些情況的發(fā)生，有利于促進(jìn)人事檔案管理工作更加高效的開展。

3.3 加大對檔案數(shù)字化工作的投入

檔案數(shù)字化管理工作是一項需要投入很多資金的工作。因此，在開展工作時需要投入大量的人力和設(shè)備。因此，廣大事業(yè)單位需要通過加大這些資金的投入來引入先進(jìn)的現(xiàn)代化管理模式，最終不僅可以提升現(xiàn)代化的管理水平，更可以提升數(shù)字化檔案管理工作的效率。實踐中更可以通過加大資金投入來進(jìn)一步改善電子檔案管理的環(huán)境，最終讓事業(yè)單位內(nèi)部的電子檔案可以更好地和現(xiàn)代化管理的要求相互適應(yīng)，最終才能夠在統(tǒng)一規(guī)劃和設(shè)計的基礎(chǔ)上更好地提升檔案管理的水平，這實際也在無形中節(jié)約了電子檔案管理中的人力、物力和財力。

4 結(jié)語

綜上所述，只有在事業(yè)單位內(nèi)部提升數(shù)字化檔案管理的工作才能夠更好地提升管理的效率，并促進(jìn)事業(yè)單位更好地向前發(fā)展。而廣大事業(yè)單位內(nèi)部的管理人員實際應(yīng)該從開展數(shù)字化管理模式、提升管理人員素質(zhì)、加大資金投入和其他不同的方面來更好地完善數(shù)字化管理工作的流程，最終更好地提升事業(yè)單位運(yùn)作的效率。