王秀芳

（浙江越秀外國語學(xué)院，浙江 紹興 312000）

1 前言

隨著經(jīng)濟全球化發(fā)展的不斷推進(jìn)，以科學(xué)信息技術(shù)為主導(dǎo)的新媒體技術(shù)也得到了快速發(fā)展，新媒體技術(shù)的普及使得我國諸多企業(yè)在日常管理和辦公方面出現(xiàn)了質(zhì)的變化，企業(yè)運用新媒體環(huán)境進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)辦公自動化，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)版突破到電子文件無紙化辦公，不但有效地提升了工作效率，而且還大大地節(jié)約了人工成本。可以說新媒體環(huán)境已經(jīng)成為當(dāng)前高校檔案管理的重要手段，然而新媒體在檔案管理的應(yīng)用是一項復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，在科學(xué)發(fā)展日新月異的今天，如何有效地推動新媒體環(huán)境下檔案管理工作，是一個值得研討的重要話題[1]。

2 新媒體環(huán)境對高校檔案管理的影響

2.1 工作方式以及用戶工作思路發(fā)生變化

傳統(tǒng)高校檔案管理的方式，其工作內(nèi)容具有一定的“模塊性”，工作內(nèi)容重復(fù)單調(diào)，久而久之工作人員就會感到乏味枯燥，同時在檔案管理上再也無法進(jìn)行有效的查詢和信息的分享，管理方式與實際需求不能做到同步進(jìn)行。新媒體環(huán)境下的檔案管理，其檔案管理方式發(fā)生了有效的轉(zhuǎn)變，新媒體能夠有效地強化檔案管理工作效率，降低檔案管理工作人員的工作壓力，同時在檔案管理上還能夠有效地實現(xiàn)資源信息的分享，讓檔案信息在收集、分享變得更加地及時有效。新媒體環(huán)境下的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比較而言，其智能化、便捷化以及高效性方面，都有效地降低了檔案工作人員的工作壓力，在提高工作效率的基礎(chǔ)上，讓檔案管理工作更加地高效便捷[2]。

2.2 管理工作中的宣傳方式發(fā)生改變

相對而言，傳統(tǒng)的檔案管理在方式上、宣傳上、傳播上，由于范圍輻射的不足，導(dǎo)致檔案信息的發(fā)布以及傳播的連續(xù)性受到了很大影響，致使宣傳存有著一定的局限性。在檔案管理工作中探討應(yīng)用新媒體環(huán)境，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與傳統(tǒng)實體信息相結(jié)合的方法，以此實現(xiàn)拓寬檔案管理信息的宣傳廣度和傳播效率，如此既降低了檔案工作人員的工作壓力，也使得相關(guān)信息得以有效傳播。另外，由于新媒體信息傳播的快速性，檔案管理工作人員能夠及時有效地與其服務(wù)對象進(jìn)行溝通聯(lián)系，更加全面的把握服務(wù)對象的實際需求，從而在檔案服務(wù)的基礎(chǔ)上大大地強化了檔案工作的宣傳效果。

2.3 檔案管理中的安全性發(fā)生改變

安全性工作是檔案管理體系的關(guān)鍵內(nèi)容，相對于傳統(tǒng)檔案管理工作而言，其安全問題依然存在，然而在新媒體環(huán)境下，由于信息傳播的便捷性以及高效性，致使檔案管理的信息風(fēng)險系數(shù)要得以進(jìn)一步加強，安全問題變得更加的明顯。因此一旦檔案管理出現(xiàn)問題，新媒體環(huán)境下相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)信息更容易丟失和泄漏，例如新媒體應(yīng)用設(shè)備的損壞以及不法信息的侵害，為此在新媒體環(huán)境下，檔案管理工作對其安全性需要更進(jìn)一步地加以重視，做到嚴(yán)格把握相關(guān)信息的審核及發(fā)布，以此來保證檔案信息管理工作的安全性[3]。

3 新媒體環(huán)境對高校檔案管理的策略

3.1 完善相應(yīng)的工作管理制度

一方面是要在檔案管理上做到合理有效地掌握新媒體公共環(huán)境的相關(guān)特點，并在此基礎(chǔ)上形成科學(xué)有效的檔案管理工作體系，并做好檔案管理各部門的協(xié)調(diào)銜接與交流，做到信息傳播的有效性，相關(guān)信息分享的及時性以及信息發(fā)布的有效性，做到在管理的整體上嚴(yán)把信息的入口關(guān)。另一方面是在管理上要嚴(yán)格落實檔案管理的分層次管理，從根本上杜絕不合理檔案信息的流出，禁止在新媒體互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布重要的檔案文件。例如工作人員不能隨意使用個人移動傳輸設(shè)備進(jìn)行信息交叉使用，分享共用。同時對于信息瀏覽還需要做到必要的權(quán)限設(shè)置，避免他人盜用，把握好信息瀏覽數(shù)據(jù)的跟蹤，以便發(fā)生問題能夠及時有效地加以解決，各部門之間要經(jīng)常性的對相關(guān)信息問題加以考核，以此形成嚴(yán)格的工作管理體制。

3.2 強化檔案管理工作人員的從業(yè)素養(yǎng)

一方面要加強檔案管理工作人員從業(yè)技能的培訓(xùn)，使其工作能力得到有效加強，使得在技能培訓(xùn)的背景下，讓新媒體融入到工作當(dāng)中，讓其充分的了解新媒體的相關(guān)優(yōu)勢，在嚴(yán)格掌控相關(guān)技術(shù)的同時，最大限度地降低新媒體環(huán)境的弊端影響日常檔案管理工作。另一方面是檔案管理工作人員要做到理解和把握新媒體應(yīng)用的基礎(chǔ)上，做到充分地發(fā)揮好新媒體的各項優(yōu)勢，做到高校檔案管理工作的高效性與專業(yè)性，通過創(chuàng)建新媒體隊伍的管理方法來實現(xiàn)高校檔案管理的工作的有效性。

3.3 在理解新媒體的基礎(chǔ)上重視新媒體的應(yīng)用

在高校檔案管理工作中，不論是管理領(lǐng)導(dǎo)者還是基層一線工作人員，都需要對新媒體在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢有明顯認(rèn)識，因為信息化發(fā)展和應(yīng)用的潮流是不可阻擋的，是無法回避的，因此檔案在新媒體環(huán)境下，高校的檔案管理要在其應(yīng)用的基礎(chǔ)上，不斷地加以創(chuàng)新，通過對新媒體不斷地學(xué)習(xí)和應(yīng)用，以此來強化檔案管理工作的效果。一方面是檔案管理工作人員要把握好新媒體的管理工作方式，不斷地學(xué)習(xí)和應(yīng)用新媒體來提升自我的從業(yè)素養(yǎng)，另一方面是檔案管理工作人員要制定相關(guān)的檔案管理激勵制度，以此來提升工作人員的重視度以及從業(yè)人員的積極性。

4 結(jié)束語

新媒體是科學(xué)信息技術(shù)發(fā)展的必然，在高校檔案管理工作中，探討新媒體的應(yīng)用是社會發(fā)展的必然趨勢，同時也是有效提高檔案管理工作的有效途徑，但是新媒體環(huán)境在高校檔案管理工作中依然存有一定的局限性，如檔案管理工作人員應(yīng)用新媒體的從業(yè)素養(yǎng)不高，在工作中的創(chuàng)新意識不強，沒有做到有效地將新媒體與檔案管理進(jìn)行有效結(jié)合。因此高校檔案管理工作中，要建立科學(xué)有效的規(guī)章管理制度，做到充分利用新媒體的優(yōu)勢來強化檔案管理的工作，讓高校檔案工作的管理和發(fā)展緊跟時代的腳步。