張吉超

（湖北省棗陽市邢川水庫(kù)管理處，湖北 棗陽 441204）

水利工程檔案是水利工程施工過程完整記錄的載體，能為后續(xù)同類水利工程項(xiàng)目的管理工作提供參考。因此，施工單位要確保工程檔案的完整性和準(zhǔn)確性，從而提高水利工程項(xiàng)目管理工作的成效?；诖耍疚囊约訌?qiáng)水利工程檔案管理工作的實(shí)踐路徑為主線提出了對(duì)檔案管理工作的思考。

1 檔案管理工作在水利工程施工管理中的地位

1.1 水利工程施工安全管理工作的重要依據(jù)

近年來，業(yè)內(nèi)對(duì)水利工程施工的安全管理工作格外關(guān)注，不再局限于單純地做好施工人員安全管理，也要做好工程建設(shè)主體的安全管理工作。不同的水利工程在安全隱患和風(fēng)險(xiǎn)方面存在差別，施工單位應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況制定管理制度和施工方案等。而開展這些工作需要參考水利工程檔案中的相關(guān)數(shù)據(jù)，可以從工程檔案中獲取科學(xué)的依據(jù)。施工單位也可借鑒其它同類工程的安全管理檔案資料，從而吸取其中有益經(jīng)驗(yàn)，提升項(xiàng)目的安全管理水平。

1.2 水利工程施工進(jìn)度管理工作的重要依據(jù)

水利工程的施工進(jìn)度決定著項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益，施工單位只有合理安排工程施工進(jìn)度，才能從根本上提高項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益。水利工程施工進(jìn)度的編排工作需要參照同類工程項(xiàng)目的檔案資料，查閱工程檔案資料是對(duì)施工環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)致分析的首要工作。其最終目的在于實(shí)現(xiàn)科學(xué)安排施工進(jìn)度、提高施工效率并降低工程施工成本，全面提高水電工程建設(shè)質(zhì)量和企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益[1]。

1.3 水利工程成本控制的重要憑據(jù)

水利工程成本管理對(duì)于提高項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)收益具有決定性作用，而對(duì)工程成本的審計(jì)憑據(jù)則是工程檔案。水利工程的施工過程成本核算、總成本目標(biāo)申報(bào)、施工作業(yè)成本管控、成本控制制度的細(xì)則與執(zhí)行情況、內(nèi)部成本控制辦法獎(jiǎng)懲以及成本管理數(shù)據(jù)分析與上報(bào)等，這一系列關(guān)于成本審核、批準(zhǔn)、考核和數(shù)據(jù)匯總的信息與資料都將以工程檔案的形式歸檔，成為日后審計(jì)工作的重要依據(jù)。

2 當(dāng)前水利工程檔案管理工作的實(shí)施現(xiàn)狀

2.1 水利工程項(xiàng)目管理人員缺乏檔案管理意識(shí)

水利施工企業(yè)經(jīng)常查閱的工程檔案主要包括竣工驗(yàn)收證書和竣工圖等資料，而其它工程檔案的利用率較低，導(dǎo)致項(xiàng)目管理人員對(duì)檔案管理工作不夠重視。隨著水利工程施工規(guī)模和工程量的增大，多數(shù)施工單位將工作重心集中在施工進(jìn)度和質(zhì)量管理上，而對(duì)檔案管理的重視程度不夠，往往安排技術(shù)管理人員兼做檔案管理工作[2]。水利工程項(xiàng)目在整個(gè)施工過程中會(huì)形成大量的文件和圖紙，而部分施工單位卻在工程竣工時(shí)才著手收集資料，這樣就很難完整地收集檔案資料。

2.2 檔案管理滯后于工程項(xiàng)目建設(shè)

大型水利工程往往包含多個(gè)單位工程，完整的工程檔案資料由這些單位工程檔案組成。整套工程檔案資料除了包含傳統(tǒng)的文件和圖紙外，還包含照片以及音視頻資料等。部分施工單位未將檔案管理工作納入項(xiàng)目管理計(jì)劃，導(dǎo)致檔案管理工作滯后于工程項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)程。此外，相關(guān)單位和各部門往往自行保管各種工作范疇內(nèi)的檔案資料。而在工程竣工驗(yàn)收和備案時(shí)，施工單位整理和收集檔案資料的工作量會(huì)很大，存在檔案資料收集不全的現(xiàn)象。

2.3 水利工程檔案質(zhì)量管控不嚴(yán)

盡管部分項(xiàng)目能確保檔案收集齊全，但對(duì)于檔案質(zhì)量管控和精細(xì)化管理不夠嚴(yán)格。往往存在檔案資料簽字和存檔不合規(guī)范、各種印章手續(xù)缺失和竣工圖未按新藍(lán)圖繪制等情況，與工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范相悖[3]。另外，部分水利工程項(xiàng)目部對(duì)檔案資料收集范圍的認(rèn)識(shí)不周全，在收集檔案資料時(shí)不加選擇，導(dǎo)致一些保存價(jià)值不大的資料也進(jìn)入工程檔案庫(kù)，給后續(xù)檔案管理和查詢工作帶來困難。

2.4 水利工程檔案歸檔工作不及時(shí)

部分水利工程施工項(xiàng)目部對(duì)內(nèi)業(yè)資料整理工作不夠重視，往往未安排專職資料員來處理此項(xiàng)工作。而在工程收尾階段，大部分技術(shù)和管理人員離開施工項(xiàng)目部后會(huì)導(dǎo)致內(nèi)業(yè)資料被分散。由于部分資料簽字不規(guī)范且留下的人員對(duì)資料不熟悉，需要相關(guān)單位的簽章或簽字，而相關(guān)人員已奔赴新崗位，這給及時(shí)歸檔工程檔案的工作增加了難度，也對(duì)檔案資料的完整性帶來很大的影響。

3 加強(qiáng)水利工程檔案管理工作的實(shí)踐路徑

3.1 完善水利工程檔案管理體系

水利工程施工單位要重視健全工程檔案管理體系在項(xiàng)目管理工作中的重要作用，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須及時(shí)將工程資料歸檔，經(jīng)過審核后將其移交給檔案室。此外，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)人員收集、整理檔案資料并存檔，并在過程中予以指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題需要及時(shí)糾正，提高檔案管理工作的質(zhì)量[4]。

3.2 加強(qiáng)檔案管理指導(dǎo)工作的力度

檔案管理部門要加大主動(dòng)指導(dǎo)工作的力度，在項(xiàng)目啟動(dòng)前就應(yīng)使建設(shè)單位熟悉竣工檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，在工程建設(shè)過程中要對(duì)施工和監(jiān)理單位的檔案編制工作進(jìn)行指導(dǎo)，并擴(kuò)展指導(dǎo)的對(duì)象和指導(dǎo)方式。例如采取集中舉辦工程竣工檔案培訓(xùn)的方式，或采用網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議等途徑提供有針對(duì)性的工作指導(dǎo)。

3.3 落實(shí)檔案歸檔過程控制工作

水利工程施工單位必須重視對(duì)檔案歸檔的過程控制，務(wù)必要杜絕檔案資料代簽行為，確保檔案資料真實(shí)有效。檔案形成過程中若出現(xiàn)文字或數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等情況，必須要求相關(guān)負(fù)責(zé)人及時(shí)修改并加蓋個(gè)人印章，以確保工程檔案具備保存價(jià)值[5]。為確保檔案管理的時(shí)效性，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)要求施工單位在工程竣工驗(yàn)收之后三月內(nèi)移交整套工程檔案，并對(duì)其歸檔內(nèi)容以及范圍進(jìn)行對(duì)照審核。

4 結(jié)語

水利工程檔案管理工作能為工程施工安全管理、進(jìn)度管理和成本控制等工作提供重要依據(jù)。因此，施工單位和相關(guān)部門應(yīng)通過完善水利工程檔案管理體系并落實(shí)具體舉措、加強(qiáng)檔案管理指導(dǎo)工作的力度、落實(shí)檔案歸檔過程控制工作等途徑，有針對(duì)性地解決當(dāng)前水利工程檔案管理工作中存在的問題。