楊少芹

（山東省臨沂市蘭陵縣自來水公司，山東 臨沂 277700）

1 企業(yè)檔案管理的重要性分析

在企業(yè)改革工作中，檔案管理創(chuàng)新是內(nèi)容之一，也是必然的趨勢。通過加強管理創(chuàng)新，能為促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展打下堅實基礎，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

1）促進管理現(xiàn)代化。在企業(yè)深化改革發(fā)展背景下，企業(yè)在檔案管理創(chuàng)新方面要給予充分重視，從整體上提升現(xiàn)代化管理的質量水平。檔案管理作為企業(yè)管理中的重要組成部分，對企業(yè)可持續(xù)發(fā)展有著很大的影響。為能真正促進檔案管理的質量提升，需要企業(yè)管理者能從創(chuàng)新的角度出發(fā)，融入新管理理念和高新技術，與時代發(fā)展的要求相契合，從整體上提升企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展進程，在這一基礎工作方面得以強化，才能真正提升檔案管理的質量水平。企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展是企業(yè)現(xiàn)代化管理發(fā)展的重要體現(xiàn)，通過實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新目標，也能影響和促進企業(yè)其他業(yè)務的管理發(fā)展。

2）提高企業(yè)競爭力。企業(yè)的檔案是企業(yè)生存發(fā)展的重要資源，將檔案管理工作按照相關要求進行落實完善，才能真正促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，為企業(yè)市場競爭力的提升起到積極作用。企業(yè)檔案記錄著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中各項重大活動的原始情況，也是企業(yè)發(fā)展中積累管理經(jīng)驗和創(chuàng)新發(fā)展歷程的珍貴資料。通過做好這些記錄性資源的管理，能從整體上提升企業(yè)發(fā)展的質量，促進企業(yè)競爭力有效提高。同時，企業(yè)檔案也是企業(yè)深化改革的重要證明，能夠對提高企業(yè)管理水平起到參考作用。所以，創(chuàng)新檔案管理機制，能夠為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下堅實基礎。

3）提高檔案管理規(guī)范化。檔案管理是企業(yè)管理工作中重要內(nèi)容之一，現(xiàn)代市場經(jīng)濟對企業(yè)發(fā)展的要求愈來愈高，企業(yè)在實際發(fā)展過程中，應從不同的角度出發(fā)，設計更優(yōu)化的管理方案，從而促進檔案管理的質量提升。結合現(xiàn)代化的技術以及新的管理思維，創(chuàng)新檔案管理的模式，能促進企業(yè)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下堅持基礎。

2 當前企業(yè)檔案管理工作存在的問題

隨著企業(yè)改革的不斷深化，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理理念、制度、方式等已經(jīng)與現(xiàn)代企業(yè)管理水平不相匹配，與現(xiàn)代化檔案管理的要求不相適應，這主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1）企業(yè)檔案管理理念較封閉。在現(xiàn)階段企業(yè)管理過程中，對檔案管理工作缺乏認識、思考和探索。許多企業(yè)不能正確認識到檔案的價值以及檔案管理對生產(chǎn)經(jīng)營的重要性，沒有把檔案管理列為企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，沒有專門的檔案管理機構，沒有明確的檔案管理計劃，沒有配備基礎的硬件設施，這導致檔案管理在思想上和工作上缺乏必要的引導、支持和幫助，大大影響了檔案的有效管理，嚴重限制了檔案發(fā)揮其獨特的價值和作用。

2）企業(yè)檔案管理制度不完善?，F(xiàn)代企業(yè)制度的不斷發(fā)展需要對企業(yè)檔案工作進行更加科學的規(guī)范，這主要體現(xiàn)在公司檔案管理體制的逐步建立和完善上。但在企業(yè)改革實踐中，普遍沒有對檔案管理給予足夠的重視，有的還未建立與自身企業(yè)發(fā)展相適應的檔案管理程序，有的制定檔案管理制度后不能根據(jù)國家政策的變化、企業(yè)管理的需要，及時對檔案管理制度進行調整和優(yōu)化。檔案作為現(xiàn)代企業(yè)的一種重要資產(chǎn)，是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動等基礎性管理工作的重要內(nèi)容，如果不能建立并及時完善檔案管理制度，就會導致檔案管理工作缺乏科學、系統(tǒng)、嚴謹?shù)墓ぷ髁鞒獭?/p>

3）企業(yè)檔案信息化進程緩慢。隨著現(xiàn)代社會的快速發(fā)展，各級各類檔案機構都在如火如荼地開展檔案信息化建設，但與此同時也存在相當一部分企業(yè)仍然沒有將檔案信息化納入企業(yè)信息化建設整體規(guī)劃中去，對檔案管理方面投入的資源較少，檔案管理信息化建設進程緩慢，文件管理方式仍然選擇采取傳統(tǒng)的手工整理方式，檔案管理服務質量和工作效率受到制約。與電子檔案的高效相比，傳統(tǒng)的手工收集模式，容易出現(xiàn)文件缺失和時間滯后等情況，同時這也導致檔案利用人員因為不能夠及時找到所需要的文件對工作的正常運營產(chǎn)生消極的影響，從而降低企業(yè)經(jīng)濟效益。除此之外，公司需要通過大量的資源來查找丟失的文件，不僅增加了文件管理成本，還增加了管理人員的壓力和難度。

3 強化檔案管理的措施

1）注重檔案管理人才建設。近年來，我公司緊密和縣檔案局聯(lián)系，積極參加縣檔案局組織的檔案業(yè)務培訓，多次邀請檔案局領導和專家到我公司指導檔案工作。注重檔案管理創(chuàng)新人才的建設發(fā)展，保障人才戰(zhàn)略在實踐中有效發(fā)揮作用，才能為企業(yè)檔案管理目標實現(xiàn)打下堅實基礎。人才是企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的動力，也是企業(yè)生存的關鍵力量。因此，在檔案管理創(chuàng)新工作的落實過程中，需要有相應的創(chuàng)新人才作為支撐，不僅要能對檔案管理工作有充分的認識了解，熟悉各種工作業(yè)務，還要有創(chuàng)新的觀念，對檔案管理工作的創(chuàng)新提供新的思路和方案檔案管理創(chuàng)新人才的建設要采用多樣化的途徑來實現(xiàn)。通過企業(yè)培養(yǎng)以及招聘引進等方式，為企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展儲備人才，從整體上提升企業(yè)檔案管理的質量水平。

2）積極探索新的檔案管理模式。面對復雜的發(fā)展環(huán)境，企業(yè)在檔案管理方面面臨的挑戰(zhàn)也較大，為促進企業(yè)檔案管理工作質量的有效提升，需要從檔案管理模式的創(chuàng)新應用方面加強重視。企業(yè)的領導層以及檔案管理人員，要樹立現(xiàn)代化的發(fā)展思維，將現(xiàn)代化的理念融入檔案管理工作當中，探索新的檔案管理模式。隨著當前大數(shù)據(jù)技術的快速發(fā)展和廣泛應用，檔案管理模式的創(chuàng)新應與大數(shù)據(jù)進行緊密結合，通過融入大數(shù)據(jù)技術，改變傳統(tǒng)檔案管理的模式，實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理服務新模式，提高管理的成效。比如，將云數(shù)據(jù)庫加以科學運用，優(yōu)化檔案管理過程，創(chuàng)新檔案存儲方式，通過電子化檔案管理的方式，為企業(yè)的檔案管理工作質量提升起到促進作用，有助于提升檔案信息的傳播速度以及推廣效率，將檔案的價值充分發(fā)揮出來。

3）充分運用現(xiàn)代化技術。檔案室中也包含著很多紙質資料，因此檔案室需要切實做好“八防”工作。檔案管理人員需要對消防設備及檢測設備定期檢查，及時更換老舊設備及故障設施，從而將影響檔案安全的危險因素扼殺在萌芽中。隨著時間的推移，檔案會越來越多，為了優(yōu)化人力資源，方便利用者查閱資料，檔案室可以使用電動密集架，并同時配備電子標簽系統(tǒng)，當利用者查閱檔案時，只需要打開電腦系統(tǒng)即可找到檔案及其所在位置。此外，檔案室需要配備恒溫、恒濕以及集消毒于一體的設備，從而使檔案室處于一個相對穩(wěn)定的環(huán)境中，從而延長紙質檔案以及電子設備的壽命。檔案室還需配備攝像頭、傳感器等設備，檔案管理人員可以隨時通過監(jiān)控器觀察到檔案室內(nèi)的情況，如果檔案室內(nèi)發(fā)生意外也可以及時采取措施。最后，檔案室需要做好防盜工作。可以利用監(jiān)控、門禁等設備做好相關工作，要對可以進入檔案室的人員給予相應的權限。還需做好出入人員記錄，從而可以隨時了解檔案室的實時狀況以及人員進出記錄。

4 總結

隨著社會的不斷發(fā)展、信息技術的不斷完善、企業(yè)改革的不斷深入，企業(yè)檔案管理也需要可持續(xù)發(fā)展和創(chuàng)新。我們要進一步探索企業(yè)檔案管理工作的開展方向和技術創(chuàng)新需要，不斷加強和優(yōu)化檔案管理技術水平，提高企業(yè)檔案管理效率，從而提高企業(yè)檔案管理的重要性和社會價值。