何秋蘭

（廣州市增城區(qū)河湖庫(kù)管理所，廣東 廣州 511300）

水利工程檔案，主要是水利工程建設(shè)前期的策劃，以及項(xiàng)目建設(shè)、竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的重要記錄。項(xiàng)目檔案之中包含大量的數(shù)據(jù)信息、文本信息，這一類信息的收藏價(jià)值相對(duì)較高，是后期分析項(xiàng)目具體情況的歷史資料，對(duì)其他的項(xiàng)目工程建設(shè)也有積極借鑒作用。水利工程項(xiàng)目建設(shè)階段，做好項(xiàng)目建設(shè)檔案的管理，對(duì)水利工程事業(yè)發(fā)展有關(guān)鍵影響，需要單位在實(shí)踐工作階段保持積極的態(tài)度，做好技術(shù)優(yōu)化，提升工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量。

1 水利工程建設(shè)檔案管理實(shí)際情況分析

1.1 缺乏專業(yè)化的管理

水利工程項(xiàng)目建設(shè)階段，多數(shù)是工程技術(shù)人員或者參與項(xiàng)目施工的人員，擔(dān)任項(xiàng)目建設(shè)檔案管理工作。這部分工作人員對(duì)檔案管理不夠熟悉。目前在水利工程相關(guān)行業(yè)之中，有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的工作人員數(shù)量有限，從事檔案管理工作的人員知識(shí)文化水平有限。因此在檔案電腦操作管理的過(guò)程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)可能會(huì)存在問(wèn)題，這種情形下想要實(shí)現(xiàn)檔案管理精準(zhǔn)化、制度化面臨諸多困難。

1.2 不重視檔案管理工作

從現(xiàn)階段的水利工程建設(shè)階段，認(rèn)為項(xiàng)目檔案管理是項(xiàng)目工程建設(shè)之外的工作，因此對(duì)項(xiàng)目檔案管理不夠重視。尤其是大部分工程建設(shè)，都是在項(xiàng)目建設(shè)結(jié)束之后，即將進(jìn)行驗(yàn)收處理，隨后再整理項(xiàng)目檔案。但是由于施工隊(duì)伍的人員流動(dòng)性較大，項(xiàng)目資料未能及時(shí)整理，由此一來(lái)后期檔案管理工作很難落實(shí)，在檔案管理階段面臨諸多的困難[1]。

1.3 檔案信息不完整

在水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理期間，檔案管理人員搜集資料，做好建設(shè)項(xiàng)目管理是基礎(chǔ)工作。而目前水利工程建設(shè)單位，在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的過(guò)程中，未能及時(shí)搜集或整理資料，最后進(jìn)行檔案驗(yàn)收工作，才開(kāi)始搜集各種信息資料。這種情形之下，后期的項(xiàng)目工程建設(shè)檔案資料搜集不夠精準(zhǔn)有效，很多重要的信息資料，因?yàn)槲茨茏龊盟鸭驼?，存在信息資源的缺失，這種情形之下建設(shè)項(xiàng)目檔案搜集工作的整體質(zhì)量不能得到保障。

2 提升水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平的有效措施

水利建設(shè)單位在檔案管理階段存在認(rèn)知問(wèn)題，對(duì)檔案管理工作不夠重視，且崗位工作人員的工作能力有限，就會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目建設(shè)不能完成精準(zhǔn)、有效的管理。因此檔案部門(mén)，需要做好檔案宣傳管理，對(duì)檔案管理專業(yè)人員，進(jìn)行綜合性的知識(shí)培訓(xùn)與引導(dǎo)，定期開(kāi)展檔案檢查與監(jiān)督管理工作，不斷提升檔案管理的專業(yè)性，具體的管理措施如下：

2.1 強(qiáng)化指導(dǎo)，保障項(xiàng)目工程質(zhì)量

參與項(xiàng)目建設(shè)的單位，對(duì)項(xiàng)目工程文件材料的收集以及歸檔工作要及時(shí)進(jìn)行。為確保檔案工作以及項(xiàng)目建設(shè)能如期開(kāi)展，需要將前期指導(dǎo)以及中間檢查的工作有效落實(shí)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題能及時(shí)處理，保障各類檔案都能符合規(guī)范要求進(jìn)行。根據(jù)國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求，以及水利水電工程檔案管理要求，明確檔案管理工作的核心，并將各個(gè)參與項(xiàng)目建設(shè)企業(yè)單位的職責(zé)有效劃分，能有效提升檔案文件的整體質(zhì)量[2]。項(xiàng)目建設(shè)完成之后，申請(qǐng)相關(guān)的管理部門(mén)，進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，確保項(xiàng)目工程在竣工之后能順利通過(guò)驗(yàn)收管理，保障項(xiàng)目工程整體質(zhì)量。

2.2 應(yīng)用檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)安全管理

項(xiàng)目施工建設(shè)結(jié)束后，各個(gè)部門(mén)要根據(jù)合同要求，及時(shí)進(jìn)行檔案資料的移交處理，完善檔案管理工作之前，監(jiān)理單位需要對(duì)檔案收集、整理，及時(shí)進(jìn)行檔案審核，提升檔案管理的精準(zhǔn)性、可靠性，經(jīng)過(guò)確認(rèn)之后與監(jiān)理工作一并移交管理。建設(shè)單位要及時(shí)向單位的檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，完成專項(xiàng)驗(yàn)收工作，并整理檔案驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，模擬具備可行性的檔案信息應(yīng)用與管理制度，確定檔案安全管理的基本職責(zé)。

通常情況下項(xiàng)目建設(shè)檔案合同、設(shè)計(jì)圖、施工方案等，有很多是紙質(zhì)材料，因此在檔案管理的過(guò)程中，要保障存放環(huán)境，檢測(cè)檔案室的濕度、溫度，確保檔案管理工作能如期進(jìn)行。紙質(zhì)檔案要注意防火、防蟲(chóng)、防霉等的管理，非紙質(zhì)檔案要購(gòu)置專門(mén)的存放器具，檔案庫(kù)房要達(dá)到防護(hù)管理工作的基本要求和安全問(wèn)題。安全利用檔案，要建立檔案應(yīng)用流程，從檔案的登記、借閱手續(xù)等各個(gè)環(huán)節(jié)開(kāi)始，加強(qiáng)防控管理，有效落實(shí)水利工程，以及檔案管理相關(guān)部門(mén)的保密要求。

2.3 提升管理意識(shí)，做好管理指導(dǎo)

水利工程項(xiàng)目建設(shè)之前，項(xiàng)目法人需要做好對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案工作的基本職責(zé)。項(xiàng)目檔案搜集或整理的過(guò)程中，找到生成檔案的主要人員，及時(shí)進(jìn)行有效信息的搜集與整理，做好各個(gè)環(huán)節(jié)的權(quán)責(zé)劃分。將項(xiàng)目檔案收集與整理這項(xiàng)基礎(chǔ)工作，納入合同協(xié)議之中，為檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展奠定良好條件。按照行業(yè)規(guī)范要求，將資料歸檔保證金合理設(shè)置，具體的項(xiàng)目建設(shè)要求不同，按照比例設(shè)定金額[3]。通常保證金在驗(yàn)收之后可以退還，由專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，且參加項(xiàng)目建設(shè)的單位，在檔案資料搜集的過(guò)程中，也有一定的要求，需要做好現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)督管理工作。

2.4 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

配置檔案數(shù)字化設(shè)備條件，在檔案管理的過(guò)程中，有相應(yīng)的軟件條件支持，能大大提升檔案管理技術(shù)性。構(gòu)建目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)為電子版的文件，完成相應(yīng)資料的數(shù)字掃描與處理的工作。檔案信息化管理，能夠?qū)⑺こ添?xiàng)目檔案利用率以及利用效果提升，以便于項(xiàng)目檔案資料的妥善保管。

現(xiàn)代社會(huì)進(jìn)入科技化、信息化發(fā)展階段，要想實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展或轉(zhuǎn)型發(fā)展的目標(biāo)，要順應(yīng)行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，優(yōu)化應(yīng)用檔案管理策略。水利建設(shè)項(xiàng)目檔案，利用科學(xué)有效的技術(shù)管理方式，加大對(duì)電子檔案、磁介質(zhì)檔案管理方式的應(yīng)用。在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的過(guò)程中，充分展現(xiàn)技術(shù)手段的影響力，最終實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、科學(xué)化的管理目標(biāo)。

3 結(jié)束語(yǔ)

水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，對(duì)水利水電項(xiàng)目發(fā)展有關(guān)鍵作用，是水利行業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必要條件。分析現(xiàn)階段的檔案資料管理情況，會(huì)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，不少建設(shè)單位有關(guān)于信息化管理、先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用、人員素養(yǎng)等方面，還存在認(rèn)知問(wèn)題。水利工程建設(shè)單位，需要加強(qiáng)檔案專業(yè)人員的綜合管理，完成水利工程建設(shè)檔案檢查的工作，將全體員工參與水利項(xiàng)目檔案管理的意識(shí)不斷提升，員工能認(rèn)識(shí)到檔案管理與水利工程項(xiàng)目建設(shè)的緊密聯(lián)系，必然能在實(shí)踐工作階段不斷完善自我、改進(jìn)自我，提升專業(yè)技術(shù)水平，獲得更多的發(fā)展機(jī)遇。