崔 燕

（山東省青島市膠州市心理康復(fù)醫(yī)院，山東 青島 266308）

檔案管理的科學(xué)化改進(jìn)，是目前企事業(yè)單位信息記錄和整理工作都亟需改進(jìn)的內(nèi)容。企業(yè)合理利用現(xiàn)代科技手段，從硬件、軟件、意識(shí)培養(yǎng)、制度建設(shè)等方面對(duì)檔案管理進(jìn)行改進(jìn)，讓科學(xué)化管理在檔案管理中發(fā)揮越來(lái)越重要的作用，才能滿足人們對(duì)于科學(xué)化檔案管理的工作質(zhì)量方面和工作效率方面的要求。

1 提高檔案管理科學(xué)化水平的作用

1.1 提高檔案管理的科學(xué)性

檔案管理是一個(gè)注重信息整合和配置的工作，任何一個(gè)工作環(huán)節(jié)都不能離開(kāi)科學(xué)的控制和調(diào)節(jié)，管理人員在每個(gè)工作環(huán)節(jié)都要以科學(xué)性作為指導(dǎo)思想，將提高效率和科學(xué)化作為工作的最終目的，提高檔案管理的科學(xué)水平[1]。

1.2 提高檔案管理的高效性

提高工作效率是管理工作科學(xué)化的一個(gè)直接有顯著的作用。傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)形成了一套固定的存儲(chǔ)模式，較為注重信息收集、存儲(chǔ)的功能而缺乏信息提取、調(diào)用的功能，科學(xué)化的檔案管理充分利用現(xiàn)代科技檢索手段，利用人性化的信息篩選功能，不僅可以有效提高信息存儲(chǔ)效率，更能提高信息提取和查詢的能力，提高管理工作的科學(xué)性。

1.3 提高檔案管理的針對(duì)性

在不同的企事業(yè)單位中，檔案管理部門的工作屬性和特點(diǎn)各有不同，雖然都是對(duì)數(shù)據(jù)的整合和優(yōu)化以及再利用，但不同單位的檔案管理具有不同的針對(duì)性，一個(gè)企業(yè)的檔案所記錄的都是該企業(yè)相關(guān)的業(yè)務(wù)和發(fā)展軌跡等重要信息，因此做好檔案的專業(yè)化處理和信息針對(duì)性優(yōu)化是十分必要的，也是提升檔案信息利用率的重要因素[2]。

2 提高檔案管理科學(xué)化水平的策略

2.1 提升領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)

檔案管理效率的提升離不開(kāi)組織內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)的保駕護(hù)航，相對(duì)于基層檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，相應(yīng)組織的領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)素質(zhì)的培養(yǎng)和正確認(rèn)識(shí)。企業(yè)可定期組織單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與工作人員進(jìn)行相關(guān)的學(xué)習(xí)，就其所管理的檔案內(nèi)容和屬性進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，讓他們對(duì)企業(yè)檔案內(nèi)容有一個(gè)更深度的理解，對(duì)科學(xué)化檔案管理的意義和方法有一個(gè)全面的學(xué)習(xí)過(guò)程。

2.2 更新檔案管理軟、硬件設(shè)施

現(xiàn)代信息化的檔案管理需要相關(guān)的硬件更新和軟實(shí)力的提升。這需要檔案管理部門在經(jīng)濟(jì)上的支持，以實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的更新和發(fā)展，促進(jìn)檔案管理工作人員對(duì)新型業(yè)務(wù)操作的適應(yīng)和能力提升，這其中就包括電子檔案信息庫(kù)的建立和完善、對(duì)檔案管理系統(tǒng)的更新?lián)Q代、擴(kuò)充檔案容量、更新檔案儲(chǔ)存方式、開(kāi)辟網(wǎng)絡(luò)云盤儲(chǔ)存功能、建立檔案管理網(wǎng)站并開(kāi)放使用權(quán)等等，讓檔案管理進(jìn)入一個(gè)高效、信息化、快捷、人性化的新時(shí)代，讓檔案信息不再是“塵封的記憶”，而是可以活躍、利用起來(lái)的數(shù)據(jù)，更好地為企業(yè)發(fā)展提供有利的支持[3]。

其中對(duì)于紙質(zhì)化檔案向電子化檔案轉(zhuǎn)換的工作中，企業(yè)應(yīng)合理利用網(wǎng)絡(luò)完善相關(guān)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)信息化管理，建立健全信息平臺(tái)的設(shè)施，規(guī)避傳統(tǒng)弊端、突顯信息時(shí)代的優(yōu)勢(shì)，具體措施如下：1）通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將原本很容易受損的紙質(zhì)檔案中的相關(guān)信息如圖片、指紋、簽名等通過(guò)拓印、拍照、打印的方式進(jìn)行永久的保存，防止有效信息在時(shí)間流逝和使用的磨損中出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象；2）通過(guò)整合信息，將紙質(zhì)內(nèi)容、手寫資料進(jìn)行文字輸入和編輯整理，提取出關(guān)鍵字、詞、句，將傳統(tǒng)文字檔案進(jìn)行信息化處理的方式，提高信息檢索的能力，方便人員在檢索時(shí)的精準(zhǔn)查找，摒棄傳統(tǒng)檔案室里“挨個(gè)翻，逐頁(yè)查”的現(xiàn)象，只一個(gè)回車就可以解決一切信息的檢索工作；3）對(duì)標(biāo)信息查詢?nèi)藛T，對(duì)于不同信息的私密程度進(jìn)行一個(gè)標(biāo)識(shí)和加密，對(duì)于非公開(kāi)和私密程度較高的信息，可以采取查詢?nèi)藛T信息跟蹤或拒絕查詢的設(shè)置，加強(qiáng)企業(yè)信息管理和調(diào)查的能力，在遇到信息泄露和錯(cuò)亂的情況下，通過(guò)追蹤、檢索系統(tǒng)可以輕松準(zhǔn)確地找到相關(guān)人員并進(jìn)行較快的甄別，避免更大錯(cuò)誤的發(fā)生。

2.3 制定健全的檔案管理制度

建立完善的、規(guī)范的檔案管理制度，是順利開(kāi)展檔案管理工作的重要保證，也是有序進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)。在實(shí)際工作中，檔案管理對(duì)相關(guān)工作人員的管理水平有很高的要求，既要求其具有守口如瓶、嚴(yán)守秘密的素質(zhì)，又要有很高的業(yè)務(wù)能力，具備檔案管理學(xué)、文書(shū)學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、檔案文獻(xiàn)編輯學(xué)等相關(guān)知識(shí)。而要實(shí)現(xiàn)對(duì)工作人員的有效約束和管理，必須建立健全檔案管理制度。例如：建立檔案管理考核評(píng)估體系，針對(duì)不同時(shí)期、不同部門的檔案管理進(jìn)行定期考核評(píng)估，以此督促檔案管理人員的工作能力提升；按照不同的行業(yè)、地域要求，將檔案管理工作進(jìn)行量化、細(xì)化，把檔案管理科學(xué)化水平作為評(píng)級(jí)考核的重要依據(jù)，以此激發(fā)管理人員的業(yè)務(wù)能力提升；定期組織人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，加強(qiáng)其業(yè)務(wù)能力和履職能力，并培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新能力和服務(wù)意識(shí)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，提高檔案的科學(xué)化管理水平，是一個(gè)復(fù)雜又多維的工作，隨著科技信息化不斷普及的今天，檔案管理工作也面臨著重大的轉(zhuǎn)變和革新，信息化的引進(jìn)為檔案管理工作帶來(lái)便捷的同時(shí)，也對(duì)管理人員的素質(zhì)和能力提出了更高的要求，因此相關(guān)工作人員在落實(shí)科學(xué)化檔案管理的工作中，更應(yīng)不斷加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)能力的提升，為檔案管理工作帶來(lái)新的發(fā)展機(jī)遇和進(jìn)步，也為企業(yè)和國(guó)家的發(fā)展帶來(lái)新的動(dòng)力。