蔣碧蓉

（海南大學檔案館，海南 ?？?570228）

1 高校檔案的特點及管理意義

高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成地對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。高校檔案館藏十分豐富，包含大學成立以來的與學校成長有關的全部檔案史料，具體包括黨群類、行政類、教學類（主要是學籍檔案）、基建類、財會類、科研類等十一大類。高校檔案不僅能為學校行政、教學、科學研究和編纂校史服務，還能為社會公眾查閱和利用檔案服務，具體如下：

1）為科學研究服務，促進科學技術的發(fā)展。科研檔案是科研、生產活動中直接形成的真實的歷史記錄。在社會現代化建設中，充分發(fā)揮科研檔案信息的作用；推廣產學研合作，加快成果轉讓或技術轉讓，讓該科研檔案所記述的科學技術轉化為直接社會生產力，造福社會，造福人們。

2）為領導決策，為制定計劃提供科學依據。檔案館利用館藏檔案中各方面數據信息進行開發(fā)利用，匯編階段性資金分析表、科研投入與產出分析表、歷史重要數據匯集等資料，為領導做決策、制定計劃提供科學的依據和參考。

3）維護社會公平公正，提高社會文化水平。第一，通過向社會公眾開放的校史館和不定期舉辦各類專題檔案展覽，社會公眾可以生動、直觀、系統(tǒng)參觀本校珍貴的歷史檔案，有助于他們塑造正確的人生觀和價值觀[4]，培養(yǎng)他們對美好生活的向往、對事業(yè)的執(zhí)著追求。第二，高校永久保存的學籍檔案，可以滿足國家人力資源管理、司法機關開具檔案證明的需要，更好維護公民權益。維護社會以公平公正等方面發(fā)揮重要作用。

2 高校檔案的管理現狀及原因分析

1）檔案人員素養(yǎng)不夠高。因為單位領導不夠重視，投入經費不足，無法引進高層次人才，也無法讓在職人員繼續(xù)再教育工作及時跟上。檔案部門的工作人員真正科班出身得太少，大部分是由其他崗位調入或者是學校安排的家屬。管理人員大部分未經過系統(tǒng)專業(yè)的培訓就上崗。因此檔案館人才隊伍建設水平整體是偏下的。

2）檔案工作者思想的片面性。檔案收集工作仍停留在“看攤守業(yè)，等檔上門”的落后模式。檔案工作人員不管歸檔文件是否符合歸檔標準，你交我就收，你不交我也不問，文件重復歸檔，沒有價值的檔案也統(tǒng)統(tǒng)入庫，有社會保存價值的檔案反而流露在外，導致檔案庫房的館藏檔案不齊全、歸檔率低下、時效性太差、案卷質量不高，影響了社會公眾的利用需求的質量，也浪費非常有限的檔案庫房資源。

3）檔案工作者對檔案的作用認識不足。檔案人員仍然保留“重藏輕用”思想，認為安全保管檔案就是自己的主要工作職責。為了規(guī)避風險，把許多有價值的檔案束之高閣，不敢或不愿向外界傳輸檔案信息，使檔案的價值和作用無法充分利用發(fā)揮[3]。

4）檔案信息化、網各化過低。由于建設經費投入不足，檔案數字化程度不高，檔案管理系統(tǒng)和網絡服務平臺建設還處于初級階段。比如，使用的計算機資源配置過低，所建的檔案信息數據庫容量太小，檔案數量不齊全，缺乏時效性較強的檔案信息。

5）因檔案館對外宣傳遠遠不夠，檔案部門長期被籠罩在神秘的“面紗”中，人們對檔案的價值與作用知之基少，再加上檔案部門自身工作不夠主動，讓社會公眾對檔案信息需求興趣不大。檔案與各部門檔案形成單位之間缺乏有效的溝通協(xié)調機制，再加上管理制度的不完善，制度的約束力也無法發(fā)揮。

3 營造高校檔案文化資源充分利用的環(huán)境

1）堅持以人為本。檔案館應把培養(yǎng)人才、建設人才隊伍、提高人員素質放在第一位。提高檔案工作者的工資福利待遇，引進本專業(yè)領域高層次人才，加強對在職檔案人員繼續(xù)再教育，提升檔案人才隊伍的質量，培養(yǎng)一批不僅擁有較高專業(yè)文化知識、較高政治素質的，還要懂法律和現代管理知識、現代信息技術的新時代復合型檔案人才。

2）建立和完善科學合理的管理制度，對檔案形成源頭加以規(guī)范。文件的質量好壞決定檔案質量的好壞。檔案工作人員應積極主動與立檔單位保持順暢溝通協(xié)調機制，對形成的結構、文件的用紙以及開本尺寸，打印材料（書寫材料）質量，字體大小等標準進行指導、監(jiān)督，促使文件形成者嚴格按照檔案標準化流程操作，提高組卷和初步鑒定的質量，形成高質量的現行文件。

3）檔案工作者觀念的改變。檔案館應樹立“利用者至上”的觀念。首先，應給綜合檔案室配備業(yè)務熟練、責任心強、有較高職業(yè)道德，熟悉館藏的檔案的工作人員負責閱覽室的日常工作[5]。

4）加強檔案知識的宣傳教育，增強社會公眾的檔案意識和自我權益的保護意識，提升檔案館在社會上的影響力。首先，檔案館主動配合黨和國家以及單位的紀念活動，舉辦各種類型的展覽。讓枯燥無味的檔案鮮活起來，使得展出效果更加生動、有趣。其次，檔案館要主動走出去，與校宣傳部、團委和學生會聯手，加強新聞工作和輿論導向，利用黑板報、校內廣播、校園網、校報、學校公眾平臺等一切媒體形式進行檔案知識宣傳教育，努力擴大檔案文化資源與社會公眾的接觸面[2]，讓人們了解檔案，增強檔案意識，擴大檔案工作的社會影響力，促進檔案信息的社會利用。

5）檔案館應充分利用信息技術手段和高新技術開發(fā)檔案資源，實現數字化信息共享，充分發(fā)揮檔案信息資源的價值。首先，應用計算機數據庫技術，加快紙質檔案數字化進程、電子文件接收和整理歸檔及開發(fā)利用工作，形成高質量、統(tǒng)一的便于使用的信息資源數據庫，實現數據共享，實現檔案工作人員和社會公眾可以跨時空、跨區(qū)域、大規(guī)模的綜合性查找，準確、系統(tǒng)、快速地檢索出來自己需求的檔案信息。其次，檔案館應用計算機技術、多媒體技術和現代化的傳播設備等先進技術，舉辦網上展覽，主動將本館的歷史珍貴文件和各種類型的檔案材料展現在檔案館網絡平臺上，讓檔案走進普通老百姓的生活中，記憶中。再次，檔案館應用網絡技術服務于信息傳輸中，在網絡平臺中建立超鏈接、超媒體等不同方式訪問途徑，檔案工作人員可以為用戶提供網絡咨詢服務和在線解答服務，利用者自己通過網絡來瀏覽本館館藏和兄弟單位館藏、搜索自己需求檔案信息、下載已批準并授權的檔案信息，使檔案信息得到充分利用。

總之，在當前的大好形勢下，檔案館應抓住，并抓好這個良好的發(fā)展契機，充分運用現代科學技術，全面提高檔案管理水平，加大檔案信息資源的開發(fā)利用，讓檔案事業(yè)為中國特色社會主義建設事業(yè)提供更加優(yōu)質的文化信息服務。