王會(huì)周

（山東省濰坊市諸城市濰河生態(tài)林場(chǎng)，山東 濰坊 262200）

檔案資源是事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)、管理過程中產(chǎn)生的真實(shí)信息，也是事業(yè)單位創(chuàng)新發(fā)展的無形資產(chǎn)，具有數(shù)量大、種類多等特點(diǎn)，其管理水平直接影響事業(yè)單位發(fā)展?fàn)顟B(tài)。所謂檔案管理工作，就是從檔案資源形成，到歸納整理、再到保管利用的一個(gè)過程。新時(shí)期背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作已經(jīng)關(guān)系到單位發(fā)展的方方面面[1]。例如：?jiǎn)挝缓炗喌母鞣N合同和協(xié)議、提供的多樣化服務(wù)，均在檔案資源中占據(jù)重要比重?？梢钥闯觯龊脵n案管理工作，是促進(jìn)事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的重要舉措，需要單位創(chuàng)新管理方式和方法，在保證檔案資源健全、完整的基礎(chǔ)上有效提高其利用率。

1 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案資源管理重要性

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，信息成為社會(huì)發(fā)展中的一種戰(zhàn)略資源，其重要性受到人們廣泛關(guān)注。檔案資源作為信息資源中的重要組成部分，也在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中占據(jù)重要地位。如何能夠?qū)⑷找嬖龆嗟臋n案資源整理歸檔、有效管理，并提高其利用率，成為檔案管理工作中的關(guān)鍵內(nèi)容。現(xiàn)如今，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為事業(yè)單位發(fā)展的重中之重，強(qiáng)化其管理力度，提高管理水平具有重要意義，具體可以從以下幾點(diǎn)分析：

第一，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位日常工作奠定基礎(chǔ)。事業(yè)單位在開展日常工作過程中，通常需要以檔案信息為主要依據(jù)。所以檔案資源管理狀況也關(guān)系到事業(yè)單位工作水平和決策狀況。另外，事業(yè)單位中一些檔案資源是通過實(shí)踐工作總結(jié)而來，能夠真實(shí)體現(xiàn)單位體制中存在的優(yōu)勢(shì)和缺陷，對(duì)單位優(yōu)化和改進(jìn)有參考價(jià)值。

第二，促進(jìn)單位內(nèi)控制度改革。事業(yè)單位想要保證自身發(fā)展順應(yīng)時(shí)代步伐，就要不斷改革內(nèi)控制度。檔案資源作為單位長(zhǎng)期發(fā)展中積累下來的真實(shí)信息，與內(nèi)控制度改革有直接聯(lián)系。具體來說，事業(yè)單位檔案資源內(nèi)容豐富，可以為單位內(nèi)控改革提供參考依據(jù)，并且檔案資源中記載著單位各項(xiàng)改革項(xiàng)目的成果，有利于單位從中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，制定科學(xué)、合理的改革措施。

第三，能夠?yàn)槲臅Y料管理創(chuàng)造條件。文書工作是事業(yè)單位管理工作中的關(guān)鍵內(nèi)容，其工作效果與檔案管理質(zhì)量息息相關(guān)。管理人員需要將單位工作信息有機(jī)整合，并形成文書資料，通過構(gòu)建檔案系統(tǒng)，開展文書檔案管理工作，以此來提高提文書管理效率和質(zhì)量[2]。

2 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1 管理觀念落后，沒有認(rèn)識(shí)到檔案資源的重要性

當(dāng)前，事業(yè)單位中的檔案管理人員普遍存在管理意識(shí)不足、管理觀念落后問題，導(dǎo)致單位檔案管理效果不盡如人意。主要原因在于管理人員對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)存在片面性，依然停留在“保證檔案完整、不丟失、不遺漏即可”層面，導(dǎo)致其在管理工作執(zhí)行過程中只關(guān)注檔案資源安全性，沒有認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)單位發(fā)展的作用和價(jià)值。尤其新形勢(shì)下，事業(yè)單位的檔案資源與日俱增，不僅包括紙質(zhì)檔案，還包括電子檔案。構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)成為事業(yè)單位檔案管理工作改革的必然趨勢(shì)。

2.2 檔案管理組織結(jié)構(gòu)不合理

新形勢(shì)下，事業(yè)單位面臨改革創(chuàng)新發(fā)展需求，一些單位為了能夠提高自身運(yùn)轉(zhuǎn)效率，不斷精簡(jiǎn)內(nèi)部結(jié)構(gòu)，將職能重復(fù)的部門整合到一起，這也使得部分事業(yè)單位將檔案管理部門與其他部門合并，在一定程度上削弱了檔案管理層次，導(dǎo)致管理組織結(jié)構(gòu)缺乏合理性[3]，無法充分發(fā)揮管理部門職能和作用。甚至一些單位直接撤銷檔案管理部門，導(dǎo)致檔案管理工作混亂，不利于為單位穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2.3 檔案管理信息化水平低

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，大部分事業(yè)單位都認(rèn)識(shí)到了信息化建設(shè)的重要性，并在單位內(nèi)部構(gòu)建了信息化管理系統(tǒng)，這也使得單位在發(fā)展過程中產(chǎn)生了大量信息化資源。為傳統(tǒng)以“實(shí)體保管”為主的檔案管理帶來全新困難和挑戰(zhàn)。由于單位沒有在檔案管理方面進(jìn)行信息化改革，導(dǎo)致電子檔案在管理過程中始終處于游離狀態(tài)，無法充分保證電子檔案的安全性和可靠性，不利于為單位發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

2.4 檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊

事業(yè)單位檔案管理工作具有系統(tǒng)性、繁雜性特點(diǎn)，對(duì)管理人員綜合素質(zhì)、專業(yè)能力要求較高，需要管理人員能夠盡快適應(yīng)工作環(huán)境，并認(rèn)真完成各項(xiàng)工作。但結(jié)合單位檔案管理實(shí)際情況來看，由于單位缺乏檔案管理重視程度，導(dǎo)致招聘的管理人員大多非專業(yè)出身，甚至一些單位直接從其它部門臨時(shí)調(diào)遣工作人員完成檔案管理工作，這些管理人員大多對(duì)檔案管理知識(shí)認(rèn)識(shí)不足，在檔案資源整理、歸檔等環(huán)節(jié)缺乏規(guī)范性，不僅降低了檔案管理效率，還不利于促進(jìn)單位穩(wěn)定運(yùn)行。

3 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理改革措施

3.1 向知識(shí)管理模式邁進(jìn)

當(dāng)前，我國(guó)正向著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代不斷進(jìn)步，所謂知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，就是在知識(shí)和信息基礎(chǔ)上開展各項(xiàng)活動(dòng)。在新經(jīng)濟(jì)體系背景下，事業(yè)單位也要充分做到與時(shí)俱進(jìn)，構(gòu)建一套與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)的管理體系?；谥R(shí)管理的檔案管理，就是通過收集和整理事業(yè)單位內(nèi)外部信息知識(shí)，提高單位檔案資源利用率，強(qiáng)化單位應(yīng)變能力。為滿足這一需求，需要從以下幾個(gè)方面入手進(jìn)行改革：第一，充分了解知識(shí)管理內(nèi)容[4]。知識(shí)管理涉及范圍較廣，包括資源、技術(shù)等諸多管理內(nèi)容，需要檔案管理人員能夠準(zhǔn)確識(shí)別、收集和整理與事業(yè)單位相關(guān)的知識(shí)信息，并提高其利用率。第二，利用知識(shí)挖掘技術(shù)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)為檔案管理工作奠定基礎(chǔ)，全面激發(fā)管理人員創(chuàng)造能力，從而提高檔案資源管理水平。

3.2 構(gòu)建信息化檔案資源管理平臺(tái)

新時(shí)期背景下，事業(yè)單位信息化水平不斷提高，構(gòu)建檔案資源信息化管理平臺(tái)成為單位未來發(fā)展的必要需求。通過構(gòu)建平臺(tái)，能夠?yàn)閱挝粰n案資源收集、整理、加工、利用奠定良好基礎(chǔ)。在這一背景下，檔案使用者能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下隨時(shí)隨地獲取所需檔案資源，有利于提高檔案資源綜合利用率。為了滿足這一需求，需要事業(yè)單位構(gòu)建科學(xué)的檔案信息化平臺(tái)結(jié)構(gòu)。具體來說，可以將該平臺(tái)分為三個(gè)結(jié)構(gòu)，分別為第一，檔案資源庫(kù)，主要以儲(chǔ)存事業(yè)單位檔案、信息為主，包括事業(yè)單位在發(fā)展過程中形成的各類文件、資料，或從外界收集、購(gòu)買而來的顯性信息?；蛘呤聵I(yè)單位工作人員在長(zhǎng)期工作中積累的經(jīng)驗(yàn)、技巧等隱性信息。這里提到的隱性信息，需要檔案管理人員利用專業(yè)技術(shù)將其轉(zhuǎn)換為檔案形式，使其形成顯性信息，并保存到檔案資源庫(kù)中[5]。第二，檔案資源整合系統(tǒng)，主要為事業(yè)單位收集信息提供保障，通過該系統(tǒng)能夠?qū)Ω鞣N信息資源進(jìn)行加工處理，使其形成格式一致的檔案資源，并保存到檔案資源庫(kù)中。第三，檔案資源服務(wù)系統(tǒng)，是指為事業(yè)單位各種信息資源利用提供便捷出口的服務(wù)系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)檔案使用者能夠及時(shí)獲取所需檔案資源，有利于提高檔案資源利用率。

3.3 設(shè)置專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)

由上文分析可以看出，檔案資源在事業(yè)單位創(chuàng)新改革中發(fā)揮重要作用，這也在一定程度上突出了檔案管理的重要性。所以，為了滿足事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展需求，需要單位在構(gòu)建信息化管理平臺(tái)的基礎(chǔ)上設(shè)置專業(yè)的管理機(jī)構(gòu)，專門負(fù)責(zé)檔案管理各項(xiàng)工作。具體來說，事業(yè)單位需要結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際情況、內(nèi)部管理機(jī)制體制以及單位服務(wù)類型等要素綜合分析，針對(duì)性構(gòu)建檔案管理機(jī)構(gòu)。具體來說：首先，構(gòu)建事業(yè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)。主要對(duì)單位日常經(jīng)營(yíng)和發(fā)展中產(chǎn)生的文件、信息、資料等進(jìn)行管理。第二，構(gòu)建圖書、檔案和情報(bào)管理機(jī)構(gòu)。主要對(duì)事業(yè)單位搜集的情報(bào)信息、圖書資源等進(jìn)行科學(xué)管理。第三，構(gòu)建單位知識(shí)資源管理機(jī)構(gòu)。該機(jī)構(gòu)是基于事業(yè)單位原有檔案管理機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)上演變而來的，可以作為事業(yè)單位下的單獨(dú)二級(jí)管理機(jī)構(gòu)，具有協(xié)調(diào)性、專業(yè)性特點(diǎn)，能夠?yàn)樘岣呤聵I(yè)單位管理水平奠定良好基礎(chǔ)。

3.4 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員

上文提到，新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作需要向知識(shí)管理層面不斷改革，這也使得單位檔案管理人員不再局限于管理人員身份，還增加了知識(shí)提供者身份。這也使得事業(yè)單位檔案管理工作在內(nèi)容和性質(zhì)方面發(fā)生了一定轉(zhuǎn)變。同時(shí)對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)提出更高需求。需要管理人員在具備管理經(jīng)驗(yàn)、責(zé)任意識(shí)、專業(yè)水平的同時(shí)，強(qiáng)化還信息化操作能力[6]。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，事業(yè)單位需要做好檔案管理人員培養(yǎng)工作。首先，拓展招聘渠道，提高人才選拔門檻，吸引更多高素質(zhì)、高水平人才，為單位人力資源管理隊(duì)伍注入新鮮血液。其次，無論針對(duì)單位新上任管理人員還是具備一定工作經(jīng)驗(yàn)的管理人員，都要強(qiáng)化培訓(xùn)力度，通過日常培訓(xùn)、定期培訓(xùn)等方式，面向全體管理人員灌輸現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)和方法，全面挺高其專業(yè)能力。其三，制定完善的考核計(jì)劃，對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行全面考核，保證管理人員考核通過即可上崗，同時(shí)落實(shí)責(zé)任機(jī)制和獎(jiǎng)懲機(jī)制，全面調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性，有效提高管理人員自我完善意識(shí)，使其能夠在工作中不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)和新技能，從而提高檔案管理效率。其四，事業(yè)單位需要定期或不定期總結(jié)檔案管理工作情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理工作中存在的不足之處，并采取措施改進(jìn)，從而為促進(jìn)事業(yè)單位健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)階段，事業(yè)單位在檔案管理工作中仍然存在一些問題，導(dǎo)致檔案管理效率不高，在一定程度上制約了事業(yè)單位健康發(fā)展。本文結(jié)合這些問題進(jìn)行深入分析，從而轉(zhuǎn)變檔案管理理念、構(gòu)建專業(yè)化檔案管理機(jī)構(gòu)、提高檔案信息化管理水平以及培養(yǎng)檔案管理人才等方面提出改進(jìn)策略，旨在為提高事業(yè)單位檔案管理水平奠定基礎(chǔ)，從而有效提高檔案資源利用率。