王麗芳

（黑龍江省齊齊哈爾市龍江縣白山鎮(zhèn)中心學(xué)校，黑龍江 齊齊哈爾 161100）

中學(xué)檔案作為一種信息載體，記錄了學(xué)校教學(xué)管理中的重要信息，對(duì)教學(xué)活動(dòng)的開展和學(xué)校自身的發(fā)展都具有重要意義。然而，目前中學(xué)檔案管理工作仍存在一些問題，制約了檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此，必須改進(jìn)中學(xué)檔案管理工作，提高檔案管理水平，充分挖掘檔案的價(jià)值。

1 中學(xué)檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 檔案意識(shí)不夠強(qiáng)，思想認(rèn)識(shí)不到位

中學(xué)在進(jìn)行檔案管理的過程中，學(xué)校管理者對(duì)檔案管理缺少了足夠的認(rèn)知與重視，特別在對(duì)人員的配置上。大部分中學(xué)并未能夠配備專業(yè)的檔案管理工作人員，即使是安排了專門的管理人員，也是兼職管理工作，還要負(fù)責(zé)學(xué)校其他各項(xiàng)事務(wù)，沒有足夠精力來開展檔案管理工作，更不能對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)的研究。

1.2 工作機(jī)制不夠健全，制度落實(shí)不到位

檔案工作機(jī)制不健全。如今大多數(shù)中學(xué)尚未建立起完整的檔案管理機(jī)制，檔案管理較為松散，沒有實(shí)行統(tǒng)一的檔案管理方式，甚至有部分檔案，分散在學(xué)校其他部門，缺乏專門的管理。從長期來看，這樣的管理制度很容易丟失一些重要的資料。此外，管理不夠嚴(yán)格。在檔案存取過程中由于檔案管理制度執(zhí)行不夠嚴(yán)格，沒有認(rèn)真記錄檔案的存放情況，也沒有記錄檔案的出庫情況，從而導(dǎo)致檔案丟失的情況時(shí)有發(fā)生。

1.3 現(xiàn)代服務(wù)理念不強(qiáng)，服務(wù)手段落后

隨著信息技術(shù)時(shí)代的到來，中學(xué)的檔案管理工作也必須邁上一個(gè)嶄新的階梯，跟上新時(shí)代發(fā)展的腳步。大部分中學(xué)對(duì)于檔案管理仍采取傳統(tǒng)的人工操作模式，沒有很好地發(fā)揮信息技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)上的作用，影響了檔案資料查閱工作的效率，也影響了檔案的實(shí)用性。

2 如何提高學(xué)校檔案管理工作水平

2.1 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

為了使檔案價(jià)值最大化，中學(xué)管理者和檔案管理工作人員需要及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案管理工作。管理人員必須收集分散在不同部門的檔案。同時(shí)，中學(xué)管理者要積極配合檔案管理工作，加大資金投入，完善檔案管理制度，為檔案管理提供有效保障。為了加強(qiáng)和改進(jìn)中學(xué)檔案管理，管理者應(yīng)更加注重檔案管理工作的專業(yè)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化、執(zhí)行化和服務(wù)化。加強(qiáng)檔案管理有利于教學(xué)和整個(gè)教育事業(yè)的發(fā)展。管理者必須轉(zhuǎn)變觀念，只有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，才能有效提高檔案管理工作水平。以檔案收集為例，在現(xiàn)代管理手段還不完全具備的情況下，為保證信息收集的充分準(zhǔn)確，管理者應(yīng)指導(dǎo)教研組，教研組指導(dǎo)各學(xué)科，將任務(wù)逐層分布，并層層實(shí)施。管理者將檔案網(wǎng)絡(luò)應(yīng)覆蓋學(xué)校的各個(gè)角落，不留任何空白和死角，應(yīng)做到實(shí)現(xiàn)時(shí)時(shí)管理、處處見檔案、處處留信息從而將檔案管理工作滲透到教育教學(xué)管理的全過程，提高檔案管理工作水平。

2.2 加強(qiáng)制度建設(shè)

完善的檔案制度是檔案管理工作正常運(yùn)行的基本前提。中學(xué)管理者首先要考察學(xué)校的實(shí)際情況，結(jié)合檔案法的有關(guān)規(guī)定，制定科學(xué)合理的規(guī)章制度，妥善管理檔案。在制定規(guī)章制度時(shí)應(yīng)堅(jiān)持一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)：檔案信息的收集、鑒定、整理等方面必須按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。該標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)貫穿于整個(gè)檔案存放過程，以便對(duì)檔案進(jìn)行分類和編目。如果移交和接收檔案，必須對(duì)其進(jìn)行分類。所有工作必須按照規(guī)定的流程進(jìn)行，并應(yīng)做好記錄。完美檢索是查看檔案的重要工具，可以大大提高檔案查詢的效率。學(xué)校應(yīng)結(jié)合實(shí)踐實(shí)際情況，根據(jù)《中小學(xué)檔案管理暫行辦法》等相關(guān)的法律、法規(guī)和行政規(guī)定，制定詳細(xì)的檔案管理規(guī)章制度，保證將檔案管理質(zhì)量與工作評(píng)價(jià)相結(jié)合，調(diào)動(dòng)中學(xué)檔案管理人員的積極性，加強(qiáng)中學(xué)檔案管理工作人員的法治意識(shí)，實(shí)行依法管理檔案。

2.3 加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)

學(xué)校應(yīng)當(dāng)定期組織對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，或者派遣檔案管理人員參加相關(guān)考試。培訓(xùn)學(xué)習(xí)的內(nèi)容包括檔案管理方面的理論知識(shí)和實(shí)踐技能，幫助檔案管理人員提高其檔案管理水平，并利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)資料的收集與管理，適應(yīng)現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)的進(jìn)步發(fā)展及新時(shí)代下對(duì)檔案管理的要求。學(xué)校組織職業(yè)培訓(xùn)，建立有效的激勵(lì)機(jī)制，定期進(jìn)行考核，可以培養(yǎng)和提高現(xiàn)有的檔案管理人員的綜合素質(zhì)，管理人員可以提高其學(xué)習(xí)意識(shí)和工作積極性，提高專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫管理能力。擁有檔案學(xué)的文憑的管理人員不僅擁有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，而且對(duì)檔案工作有著更大的熱情。學(xué)校從根本上改善人員結(jié)構(gòu)，可以有效提高學(xué)校檔案管理工作水平。

2.4 紙質(zhì)檔案與電子檔案并存

現(xiàn)代信息社會(huì)對(duì)信息資源的需求日益增長，開發(fā)和利用檔案資源變得必不可少，對(duì)檔案資源進(jìn)行有效地管理也顯得尤為重要。各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的競(jìng)爭更加激烈。隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展以及現(xiàn)代社會(huì)的迅速進(jìn)步，信息已經(jīng)逐漸成為我國社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)中必須不可或缺的一種基礎(chǔ)性資源，是推動(dòng)社會(huì)信息化管理工作蓬勃發(fā)展的根本前提。

隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代到來，檔案管理工作的信息化程度也必須得到提高。傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理觀念、管理手段和機(jī)制已不能夠很好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)和要求，因此學(xué)校對(duì)檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)造性的改進(jìn)，優(yōu)化學(xué)校檔案信息的發(fā)展，完善相應(yīng)的發(fā)展機(jī)制，建立一個(gè)相對(duì)暢通的信息溝通渠道，運(yùn)用新的管理技術(shù)，如：紙質(zhì)檔案與電子檔案并存、圖文資料采集等傳統(tǒng)歸檔方式相結(jié)合，以豐富的形式滿足現(xiàn)代信息需求。

中學(xué)檔案的管理要與校園文化的發(fā)展緊密聯(lián)系，使檔案成為校園文化的特色，成為學(xué)校形象的支撐者，中學(xué)對(duì)于檔案管理工作需要著眼于校園文化建設(shè)的實(shí)際需要，使得檔案資料能夠充分地體現(xiàn)中學(xué)歷史文化特色。此外，中學(xué)也需要不斷加強(qiáng)自身的檔案信息管理工作，使得檔案的信息資源作為校園文化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，讓檔案館成為中學(xué)重要的文化組織機(jī)構(gòu)，為實(shí)現(xiàn)校園的宣傳、教育、信息服務(wù)以及學(xué)術(shù)溝通等一體化做出更大的貢獻(xiàn)。

3 結(jié)論

檔案管理是中學(xué)工作的重要內(nèi)容，檔案能夠真實(shí)反映教學(xué)管理工作和活動(dòng)，有利于學(xué)校根據(jù)檔案內(nèi)容合理安排教學(xué)事宜、提高教學(xué)管理質(zhì)量。因此需要對(duì)中學(xué)檔案進(jìn)行有效管理，使檔案管理工作更準(zhǔn)確、更快、更可靠地為學(xué)校、學(xué)生、教育教學(xué)服務(wù)，中學(xué)檔案管理是中學(xué)管理工作之一，是學(xué)校管理的重要任務(wù)，它可以為學(xué)校發(fā)展提供全面的信息支持，發(fā)揮重要作用。