艾紅葉

（四平市人大常委會(huì)辦公室信息中心，吉林 四平 136000）

檔案是記錄政府機(jī)關(guān)相關(guān)活動(dòng)的核心介質(zhì)，也是真實(shí)反映出政府機(jī)關(guān)發(fā)展軌跡的重要參照標(biāo)準(zhǔn)，在政府機(jī)關(guān)正常運(yùn)行中起到了不可代替的作用?，F(xiàn)如今，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的多元化和社會(huì)信息技術(shù)的發(fā)展都成功取得階段性勝利，在這種情況下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展，政府需要對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行完善和創(chuàng)新，增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)檔案管理的工作效率。因此，在新時(shí)期下，對(duì)于政府機(jī)關(guān)檔案管理工作的優(yōu)化是大勢(shì)所趨。

1 政府機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要性

政府相關(guān)工作從始至終都是服務(wù)于社會(huì)大眾，根本目的是維護(hù)社會(huì)秩序的穩(wěn)定，幫助社會(huì)大眾維護(hù)核心利益。而檔案作為反映政府機(jī)關(guān)工作的介質(zhì)，其有效的管理自然成為政府機(jī)關(guān)在大眾服務(wù)中的明確體現(xiàn)。檔案管理工作的有效開展，能夠及時(shí)讓社會(huì)群眾了解政府機(jī)關(guān)的相關(guān)訊息和情況，掌握事情發(fā)展的動(dòng)態(tài)，維護(hù)人民的信息知情權(quán)，還可以準(zhǔn)確反映出社會(huì)階段性的發(fā)展路程，體現(xiàn)各個(gè)城市及政府在國家建設(shè)中的作用，總結(jié)出歷史文化歷程，以自身城市建設(shè)相結(jié)合，形成不同的文化特色?？偠灾?，檔案管理工作的開展能夠使政府和城市的形象更具有特色化，代表國家的信念。此外，政府機(jī)關(guān)檔案管理工作的順利開展，可以促使領(lǐng)域相關(guān)制度和法律的完善，促進(jìn)檔案工作的更新和進(jìn)步，讓檔案資源更加豐富，使其價(jià)值得到更有效的發(fā)揮，獲得更多的支持與重視[1]。

2 現(xiàn)階段政府機(jī)關(guān)檔案管理工作的主要問題

1）意識(shí)淡薄。思想意識(shí)是對(duì)實(shí)際行動(dòng)的指導(dǎo)，我國政府機(jī)關(guān)之所以在檔案管理工作遇到問題，部分原因是機(jī)關(guān)單位上思想意識(shí)的淡薄。多數(shù)政府機(jī)關(guān)并沒有正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的意義和重要性，沒有積極完善和落實(shí)，導(dǎo)致在檔案管理工作的開展中受到阻礙。其次，部分機(jī)關(guān)單位僅是為了應(yīng)付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檢查，僅僅完成一些表面程序，并沒有將檔案管理工作作為日常工作組成予以重視。之所以存在思想上的忽略，主要原因是檔案管理工作并不能帶來較為明顯的經(jīng)濟(jì)效益，這也導(dǎo)致部分機(jī)關(guān)單位為了提升自身市場(chǎng)的經(jīng)濟(jì)效益，忽視檔案管理工作，將重心更側(cè)重于市場(chǎng)活動(dòng)，最終造成檔案管理工作問題頻發(fā)。

2）水平有限。盡管部分機(jī)關(guān)單位都安排了相應(yīng)的檔案管理人員，但該部分員工并沒有接受上崗前的系統(tǒng)培訓(xùn)，因此沒有熟練掌握檔案工作具體的操作步驟和程序，對(duì)于檔案管理信息流程并不明確。同時(shí)部分負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員往往是身兼數(shù)職，除了負(fù)責(zé)檔案管理工作，還負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)運(yùn)行的其他工作，導(dǎo)致工作人員在檔案管理中注意力被分散，許多細(xì)節(jié)被疏忽，最終導(dǎo)致檔案信息記錄的流失，也不能得到及時(shí)補(bǔ)充和更正，嚴(yán)重破壞了檔案信息的真實(shí)有效性。

3 解決政府機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題措施

1）引導(dǎo)管理人員深入政治素質(zhì)。想要提高政府機(jī)關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)，就需要引導(dǎo)管理人員明確地認(rèn)識(shí)到政治素養(yǎng)的重要性和價(jià)值意義，政府領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期組織管理人員學(xué)習(xí)黨的相關(guān)政策、路線以及方針，保證政治方向的正確性，以此確保管理人員在工作中更好地遵守相關(guān)規(guī)章制度，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)派達(dá)的任務(wù)也能準(zhǔn)時(shí)完成，避免出現(xiàn)管理人員泄密問題，從全方面提升管理人員思想政治的覺悟水平。

2）增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的支持力度。由于我國近些年來社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展迅速，檔案管理工作的難度和工作量普遍提升，為了能更順利地完成檔案管理工作，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，全方面了解檔案管理工作，并從多方面加大支持力度。首先，就資金方面，加強(qiáng)對(duì)資金的投入，采購新型設(shè)備。其次，就政策方面，建立科學(xué)合理的規(guī)章制度，并加強(qiáng)對(duì)管理人員的關(guān)心，通過提高薪資或幫助解決管理人員在現(xiàn)實(shí)生活中遇到的各種問題，調(diào)動(dòng)其工作的主動(dòng)性。最后，就人員方面，需要積極引進(jìn)高素質(zhì)管理人才，進(jìn)而從根本上提高檔案管理工作的專業(yè)程度。

3）加強(qiáng)彼此交流合作，提高工作效率。過去的紙質(zhì)檔案歸類和整理都是由人員手動(dòng)完成，存在著一些錯(cuò)誤歸檔的問題，從而面對(duì)部門一系列的連帶影響，導(dǎo)致錯(cuò)誤持續(xù)放大，不利于機(jī)關(guān)檔案管理工作效率的提高。在計(jì)算機(jī)廣泛的應(yīng)用下，可應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)會(huì)協(xié)助政府機(jī)關(guān)生成電子檔案平臺(tái)，并將這些數(shù)據(jù)上傳到互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)管理，以此保護(hù)了電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全，又強(qiáng)化部門之間的溝通交流，還能為人員的配置和調(diào)動(dòng)提供便利[2]。

4）優(yōu)化交接。想要保證一系列工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，實(shí)現(xiàn)程序上的嚴(yán)格管理，就要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，就政府機(jī)關(guān)而言，在具體落實(shí)的過程中，應(yīng)將政府資料進(jìn)行系統(tǒng)化清點(diǎn)，并與財(cái)務(wù)相統(tǒng)一。同時(shí)，在檔案資料被進(jìn)行借調(diào)時(shí)，將借調(diào)的數(shù)據(jù)及時(shí)做好記錄，并且也要對(duì)主體進(jìn)行催還，對(duì)于檔案交接的主體信息應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確記錄和標(biāo)明，必要時(shí)標(biāo)明時(shí)間地點(diǎn)，進(jìn)行蓋章。此外，對(duì)于部分較為復(fù)雜的資料來說，應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行排序，根據(jù)信息種類進(jìn)行分類，最后在有序歸檔，避免發(fā)生數(shù)據(jù)記錄混亂等問題[3]。

5）主體激勵(lì)。信息時(shí)代的飛速發(fā)展，使其各行各業(yè)都離不開現(xiàn)代化設(shè)備，機(jī)關(guān)檔案的管理更是如此，但這一系列的工作都需要依賴特定的管理人才才能順利完成。因此，機(jī)關(guān)單位應(yīng)重視對(duì)自身檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，建立高素質(zhì)、高業(yè)務(wù)水平的人才團(tuán)體，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率[4]。在實(shí)際建設(shè)的過程中，機(jī)關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)單位在錄用人才時(shí)的審核，保證相關(guān)管理人員具備熟練的計(jì)算機(jī)水平，并且要掌握相關(guān)檔案管理的理論知識(shí)。同時(shí)，機(jī)關(guān)單位也應(yīng)重視人才的培訓(xùn)和教育，在人才正式上崗前，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)和指導(dǎo)，保證人才的知識(shí)能夠及時(shí)更新，還要為管理人員提供更多的訓(xùn)練機(jī)會(huì)和實(shí)際演習(xí)，使人才積累充足的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，有效的處理各項(xiàng)問題。除此之外，機(jī)關(guān)單位要將人才績效的考核問題與檔案管理工作結(jié)合在一起，實(shí)施獎(jiǎng)懲機(jī)制，根據(jù)人才在檔案管理工作中的表現(xiàn)來評(píng)價(jià)，并與管理人員薪資相聯(lián)系，以此激發(fā)管理人員的積極性、主動(dòng)性，推動(dòng)管理人員自覺配合上級(jí)指示。

4 結(jié)語

綜上所述，堅(jiān)持推動(dòng)政府機(jī)關(guān)檔案管理工作的創(chuàng)新，是提升檔案管理工作質(zhì)量、完善機(jī)關(guān)工作的有效措施。在具體開展過程中，機(jī)關(guān)單位應(yīng)積極落實(shí)檔案管理的基本要求和規(guī)范，積極引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，保證自身檔案管理的先進(jìn)性。除此之外，機(jī)關(guān)單位應(yīng)重視加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)與建設(shè)，引進(jìn)高素質(zhì)專業(yè)人才，以促進(jìn)我國政府機(jī)關(guān)單位進(jìn)一步發(fā)展。