張麗華

（山東省鄄城縣衛(wèi)生健康局，山東 菏澤 274600）

在社會(huì)管理中，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案的地位相當(dāng)重要，基于各種各樣不同類型病例的研究，對(duì)有針對(duì)性的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，對(duì)相關(guān)部門自身運(yùn)行狀況進(jìn)行詳細(xì)記錄的同時(shí)，將衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案的主要功能全面發(fā)揮出來(lái)，使衛(wèi)生監(jiān)督部門進(jìn)一步完善化、系統(tǒng)化，發(fā)揮檔案管理工作具備長(zhǎng)效性與階段性相融合的優(yōu)勢(shì)。在我國(guó)公共衛(wèi)生醫(yī)療體制持續(xù)變革的過(guò)程中，對(duì)于衛(wèi)生醫(yī)療機(jī)構(gòu)的科學(xué)研究活動(dòng)，衛(wèi)生監(jiān)督檔案的實(shí)施可以對(duì)其進(jìn)行高效執(zhí)行，在執(zhí)行期間，對(duì)于內(nèi)部檔案管理工作，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的要求偏高，制定合理的措施，有效融合理論與實(shí)踐，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行持續(xù)創(chuàng)新。

1 優(yōu)化衛(wèi)生計(jì)生檔案管理工作的重要性

近年來(lái)，保健專業(yè)人員的工作有所增加和擴(kuò)大，傳統(tǒng)的檔案管理模式的使用效率較低，更容易出錯(cuò)，從而損害了一線工作人員的日常工作。因此，采取適當(dāng)措施優(yōu)化檔案管理，利用現(xiàn)代在線技術(shù)更快、更方便地記錄和整理大規(guī)模檔案內(nèi)容，以及利用數(shù)據(jù)庫(kù)和相關(guān)軟件實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化和可視化 這有助于衛(wèi)生規(guī)劃部的工作，使社會(huì)各階層能夠及時(shí)了解動(dòng)態(tài)的衛(wèi)生規(guī)劃信息，從而實(shí)現(xiàn)政府與人民之間的和諧溝通和減少矛盾。 例如，記錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和透明度提高了工作人員支付保健費(fèi)用（如社會(huì)養(yǎng)恤金）和更準(zhǔn)確、更有針對(duì)性地管理不同社會(huì)群體的能力。歸根結(jié)底，這是一個(gè)持續(xù)不斷的探索和補(bǔ)救過(guò)程的一部分。

2 明確檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容

為解決衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理人員對(duì)信息化建設(shè)認(rèn)知不足的問(wèn)題以及在信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的一系列問(wèn)題，衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理部門必須明確檔案信息化處理的具體內(nèi)容、范圍，并且確定各類檔案的優(yōu)先級(jí)，具體可以從以下幾方面著手：1）從現(xiàn)實(shí)需求出發(fā)，確定檔案信息化化處理的優(yōu)先級(jí)，優(yōu)先處理查詢率、使用頻率較高的檔案資料，優(yōu)先滿足衛(wèi)生系統(tǒng)現(xiàn)實(shí)需求。2）著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)，充分考慮衛(wèi)生系統(tǒng)相關(guān)部門的長(zhǎng)遠(yuǎn)需求，即優(yōu)先對(duì)具有珍貴歷史價(jià)值的檔案資料以及對(duì)后續(xù)工作具有重要指導(dǎo)和參考價(jià)值的檔案做信息化處理，如機(jī)構(gòu)設(shè)立、合并或者變更的文件等相關(guān)檔案資料，從而使這些檔案資料的憑證價(jià)值得以發(fā)揮。3）從衛(wèi)生系統(tǒng)的具體職能出發(fā)，優(yōu)先對(duì)本地區(qū)的相關(guān)檔案做信息化處理，以充分發(fā)揮這些檔案資料參考價(jià)值。4）考慮到衛(wèi)生系統(tǒng)檔案的動(dòng)態(tài)性以及保密性要求，針對(duì)一些短期存儲(chǔ)的檔案資料可不做信息化處理，僅錄入目錄即可；對(duì)于一些專業(yè)性檔案以及保密性要求較高的檔案，若無(wú)法充分保障檔案安全，也可不做數(shù)字化處理，僅錄入檔案即可。

3 增加衛(wèi)生計(jì)生檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入

籌資問(wèn)題在保健和計(jì)劃生育記錄管理方面也發(fā)揮著關(guān)鍵作用。如果資金得不到保障，將嚴(yán)重影響檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備采購(gòu)和檔案準(zhǔn)備。例如，在一些偏遠(yuǎn)地區(qū)，缺乏基本條件妨礙了醫(yī)療記錄的管理。出于所有這些原因，有關(guān)部門必須建立一個(gè)專業(yè)的衛(wèi)生規(guī)劃?rùn)n案管理基金，以全面解決在促進(jìn)衛(wèi)生規(guī)劃?rùn)n案管理計(jì)算機(jī)化方面的問(wèn)題，并使衛(wèi)生規(guī)劃?rùn)n案的管理更加專業(yè)化。

4 使用針對(duì)性的檔案管理軟件，提升管理效率

在采用檔案管理軟件時(shí)，必須能夠根據(jù)本保健規(guī)劃中心的具體情況提高檔案管理效率，從而能夠開(kāi)發(fā)一個(gè)與衛(wèi)生規(guī)劃委員會(huì)的應(yīng)用程序完全兼容的簡(jiǎn)單、重點(diǎn)突出的檔案管理軟件模塊 在該中心的辦公室系統(tǒng)和經(jīng)常使用的直接報(bào)告系統(tǒng)之間建立有效地聯(lián)系，將大大提高檔案管理的效率，大大避免信息孤島，并大大提高管理效率。

5 全面提高相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)水平，增強(qiáng)文件歸檔意識(shí)

文件管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平直接影響文件管理的有效性。對(duì)于基層檔案管理人員，各級(jí)基層主管部門應(yīng)開(kāi)展相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，促使檔案管理相關(guān)工作人員掌握相關(guān)的知識(shí)，提升自身的專業(yè)素質(zhì)水平，掌握相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，提高他們的業(yè)務(wù)水平，最終成為高專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人才。現(xiàn)今，辦公自動(dòng)化的不斷深入促使電子文件相繼出現(xiàn)，這就要求相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)相關(guān)的電子檔案管理知識(shí)，順應(yīng)時(shí)代潮流，為單位樹(shù)立良好形象打下基礎(chǔ)，同時(shí)保障單位競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力有效提升。除此之外，還應(yīng)重視文件歸檔的控制工作，重視電子文件的鑒定，其中文件的完善性及真實(shí)性的鑒定以及媒體文件的密級(jí)與電子文件的鑒定均有關(guān)，對(duì)文件的背景信息和內(nèi)容是否與原始狀態(tài)一致的檢查，即進(jìn)行真實(shí)性驗(yàn)證；對(duì)電子文件的背景信息和內(nèi)容是否完整的檢查，即鑒定的完整性。

6 做好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)以及信息檢索系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)

在建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，我們應(yīng)該從自身特點(diǎn)出發(fā)，特別是在建立個(gè)人信息檔案時(shí)，注意建設(shè)基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)和衛(wèi)生信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為醫(yī)療保障制度提供支持。與此同時(shí)，我們應(yīng)充分重視信息檢索，并可在其中引進(jìn)成熟的云計(jì)算技術(shù)，使各部委能夠在不同的時(shí)間和地點(diǎn)及時(shí)、方便和準(zhǔn)確地獲取云數(shù)據(jù)。系統(tǒng)存檔信息存儲(chǔ)在云數(shù)據(jù)中，以查詢方式提交給恢復(fù)代理，并由恢復(fù)代理分發(fā)到每臺(tái)服務(wù)器。每臺(tái)服務(wù)器組織和分析每個(gè)數(shù)據(jù)，并直接將信息檢索到云存儲(chǔ)中，而不是檢索到數(shù)據(jù)庫(kù)中。在管理Internet plus上的檔案之前，我們必須重視建立一個(gè)完善的數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案數(shù)字化是建立完善數(shù)據(jù)庫(kù)的必要條件。檔案數(shù)字化的重要性不僅在于傳統(tǒng)文本檔案的數(shù)字化，而且在于改變檔案的工作方式和存儲(chǔ)方式。它使管理模式更加數(shù)字化，并將傳統(tǒng)文件介質(zhì)管理表單更改為數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)。對(duì)于管理人員來(lái)說(shuō)，它不僅提高了管理效率，而且更快、更方便地進(jìn)行管理。在保健和計(jì)劃生育檔案管理方面，不僅需要加強(qiáng)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化，增加對(duì)設(shè)備的投資，加快數(shù)字化進(jìn)程，而且還需要建立一個(gè)綜合管理系統(tǒng)，從收集、分類、儲(chǔ)存等方面進(jìn)行管理。檔案數(shù)字化后，為了便利檔案調(diào)查和提高檔案管理水平，可以根據(jù)檔案建立一個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫(kù)。有關(guān)各州政府計(jì)劃生育檔案的資料已全部輸入數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，將檔案分類到數(shù)據(jù)庫(kù)中，填充數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)庫(kù)，并將完整數(shù)據(jù)輸入數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于查找檔案。逐步完善數(shù)據(jù)庫(kù)不僅可以儲(chǔ)存大量數(shù)據(jù)，而且可以分析和排序某些數(shù)據(jù)，使管理人員和用戶在管理和使用過(guò)程中更方便快捷地查找所需信息。管理人員還必須注意數(shù)據(jù)庫(kù)的更新和轉(zhuǎn)換，以確保數(shù)據(jù)庫(kù)的安全，確保數(shù)據(jù)的安全，并避免因數(shù)據(jù)丟失而造成不必要的損失。

7 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前信息化的大背景下，各行各業(yè)都呈現(xiàn)出信息化發(fā)展的趨勢(shì)，這是時(shí)代以及行業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求，同時(shí)也是各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域積極適應(yīng)社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀的重要舉措。衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)也是大環(huán)境下的必然選擇，衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)部必須高度重視信息化建設(shè)工作，為其提供制度、資源以及人才等多方面的保障，切實(shí)推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程。