卿宰香

（四川省隆昌市界市鎮(zhèn)人民政府，四川 隆昌 642155）

人事檔案管理是企業(yè)管理工作中的一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，在調(diào)節(jié)企業(yè)內(nèi)部員工之間的關(guān)系和人員變動(dòng)的過程中起到極為關(guān)鍵的作用，確保管理工作的質(zhì)量才能為企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展提供源源不斷的人力支持，而人事檔案管理制度和管理模式則是保證人事檔案管理工作規(guī)范進(jìn)行的重要前提條件。結(jié)合我國人事檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，管理制度和管理模式方面依然存在著一些問題，其最主要的原因就是人事檔案管理制度與模式相對(duì)落后，無法和社會(huì)發(fā)展接軌，自然也難以為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)利益和發(fā)展空間。所以針對(duì)這一問題，加快人事檔案管理制度的創(chuàng)新具有重要意義，能夠有效提升企業(yè)人事檔案的管理水平和管理效率，強(qiáng)化高水平專業(yè)人才的輸送和培養(yǎng)，進(jìn)而有利于企業(yè)在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

1 人事檔案管理中存在的不足

1）對(duì)人事檔案管理重視程度不足。首先，是個(gè)人對(duì)人事檔案重視程度不足，在填寫相關(guān)材料時(shí)具有隨意性，填寫的信息有誤或者故意填寫虛假信息，導(dǎo)致檔案信息失真，給后續(xù)一系列工作造成了影響；其次，是材料形成機(jī)構(gòu)缺乏對(duì)材料重視力度，造成檔案材料缺失或遺失，現(xiàn)階段，勞動(dòng)人口流動(dòng)性較強(qiáng)，參與的社會(huì)活動(dòng)類型多樣化，這導(dǎo)致人事檔案的材料收集難度增加，并且相關(guān)材料形成部門缺乏材料意識(shí)，在填寫材料時(shí)不規(guī)范或者審核不嚴(yán)格，給人事檔案管理造成了一定的困難；最后，是領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)人事檔案管理缺乏重視，沒有充分認(rèn)識(shí)到人事檔案在人員選拔、任用以及崗位調(diào)整等方面的作用，對(duì)人事檔案管理工作缺乏關(guān)注，對(duì)于實(shí)際工作狀況缺乏了解，導(dǎo)致人事檔案管理工作沒有發(fā)揮出相應(yīng)的作用。

2）人事檔案管理模式的信息化程度較低。很多企業(yè)的人事檔案依舊是紙質(zhì)版的，這樣在對(duì)人事檔案進(jìn)行查閱的時(shí)候就會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，導(dǎo)致人事檔案管理工作的效率低下。尤其是在對(duì)人事檔案進(jìn)行記錄和整理的過程中，人工的方式會(huì)為管理人員帶來較大的工作壓力，并且工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率也會(huì)有所提升。所以為了解決這一問題，則需要管理人員對(duì)人事檔案的管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和管理手段提升管理工作的信息化水平。但其中有需要注意的一點(diǎn)，對(duì)于一些需要進(jìn)行重點(diǎn)保存的檔案應(yīng)該采用紙質(zhì)版和電子版兩種保管方式進(jìn)行管理。

3）人事檔案管理模式落后。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，強(qiáng)調(diào)檔案信息的封閉性和隱秘性，企事業(yè)單位將人事檔案作為機(jī)密進(jìn)行管理，因此存在流動(dòng)不合理的情況，大多數(shù)企事業(yè)單位對(duì)于人事檔案的管理僅僅體現(xiàn)在將人事檔案進(jìn)行封存保管，這樣的管理模式使得企業(yè)在進(jìn)行人力資源調(diào)配的過程中，無法通過人事檔案做出相應(yīng)的決策支持。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，企業(yè)和單位自身的發(fā)展越來越離不開人才的支持，人事檔案資料在企事業(yè)單位發(fā)展的過程中提供了基礎(chǔ)信息，只有及時(shí)掌握這些資料才能夠更好地發(fā)掘人才。

2 對(duì)人事檔案管理制度與模式進(jìn)行創(chuàng)新的意義

人事檔案管理制度和管理模式的落后難以為企業(yè)發(fā)展提供更大的幫助。眾所周知，人才是推動(dòng)企業(yè)更穩(wěn)定發(fā)展的重要前提，能夠在企業(yè)經(jīng)營和建設(shè)的過程中提供極具價(jià)值的建議和實(shí)質(zhì)上的助力，如果人事檔案管理制度和管理模式缺乏合理性和適用性就會(huì)使企業(yè)的人力資源管理工作面臨較大的難題，無法對(duì)工作人員進(jìn)行科學(xué)化和統(tǒng)一化的管理，人力資源的利用率也會(huì)大大降低，導(dǎo)致企業(yè)喪失了很多高水平的專業(yè)人才。所以說對(duì)人事檔案管理制度和模式進(jìn)行創(chuàng)新是非常有必要的，能夠保證企業(yè)的人事檔案管理模式和企業(yè)的發(fā)展需求高度契合，從而促進(jìn)企業(yè)管理水平的提升，對(duì)推進(jìn)企業(yè)核心競爭力的提升具有重要意義。

3 創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的探索

1）提高對(duì)人事檔案管理的重視程度。人事檔案涉及組織領(lǐng)導(dǎo)者、檔案管理機(jī)構(gòu)以及本人三方主體，因此，要重點(diǎn)強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)者、檔案管理機(jī)構(gòu)以及本人的檔案意識(shí)，提高其對(duì)于人事檔案的重視程度，全面認(rèn)識(shí)檔案的作用與價(jià)值。首先，組織領(lǐng)導(dǎo)要高度關(guān)注人事檔案管理工作，適時(shí)了解人事檔案管理工作的現(xiàn)狀，積極指導(dǎo)相關(guān)工作人員履行自身職責(zé)，切實(shí)有效落實(shí)人事檔案管理的各項(xiàng)工作。同時(shí)組織領(lǐng)導(dǎo)者要為人事檔案管理工作提供基本保障，包括人員培訓(xùn)、資金投入、設(shè)施完善等，為人事檔案管理工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)；其次，檔案管理機(jī)構(gòu)要轉(zhuǎn)變思想觀念，高度重視人事檔案管理工作，平時(shí)要加強(qiáng)對(duì)工作人員業(yè)務(wù)能力、思想政治素養(yǎng)的培訓(xùn)，建立一支具有責(zé)任心、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、政治思想素質(zhì)過硬的人事檔案管理隊(duì)伍；最后，人事檔案所有者要摒棄舊思想，深刻認(rèn)識(shí)人事檔案對(duì)于個(gè)人前途以及發(fā)展的影響，積極了解相關(guān)政策以及規(guī)定，支持配合檔案管理人員的工作，提供真實(shí)有效的個(gè)人信息。

2）強(qiáng)化人事檔案管理的信息化。隨著我國信息技術(shù)的高速發(fā)展，為開展人事檔案管理工作提供了有利的幫助，管理人員需要合理的將信息技術(shù)和人事檔案管理相融合，從而促進(jìn)人事檔案管理工作向更加現(xiàn)代化和信息化的方向發(fā)展。通過利用信息技術(shù)能夠加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)資源開發(fā)和高效應(yīng)用，使管理人員的工作質(zhì)量和工作效率大幅度提升。另外，企業(yè)需要借助信息技術(shù)的優(yōu)勢建立完整的人力資源管理系統(tǒng)，將人員的信息錄入到管理系統(tǒng)當(dāng)中，從而對(duì)工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的管理，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)人員信息的及時(shí)查找和修改，也能夠?qū)崿F(xiàn)跨地區(qū)的信息共享。紙質(zhì)版的人事檔案具有一些顯著的缺陷，如保存起來比較麻煩，不僅會(huì)占用較大的空間，也無法保證檔案的安全性，并且會(huì)為管理人員增加一部分工作量，而電子檔案則能夠避免以上這些情況的發(fā)生，有利于促進(jìn)人事檔案管理工作更加高效的開展。

3）完善人事檔案管理機(jī)制。針對(duì)人事檔案材料質(zhì)量不高的問題，檔案管理機(jī)構(gòu)要深入分析背后的原因，從而完善人事檔案管理制度，以保障人事檔案的真實(shí)性。首先，在人事檔案材料收集方面，要制定明確的工作流程，除了本人提交以及其他部門轉(zhuǎn)遞以外，檔案管理機(jī)構(gòu)在平時(shí)工作中要及時(shí)了解檔案材料歸檔情況，對(duì)于缺少的材料要及時(shí)督促本人或者相關(guān)部門提交，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性，避免事到臨頭才倉促收集相關(guān)材料；其次，要建立嚴(yán)格的歸檔制度，接收到相關(guān)材料后要及時(shí)做好歸檔工作，避免材料積壓，導(dǎo)致材料丟失，要及時(shí)將相關(guān)材料補(bǔ)充到人事檔案中，以確保人事檔案的完整性。

4 結(jié)束語

綜上所述，人事檔案管理工作在企業(yè)管理和企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著不可忽視的作用，管理人員對(duì)此應(yīng)該引起重視。為了和時(shí)代的發(fā)展趨勢保持一致，對(duì)人事檔案和管理制度和管理模式進(jìn)行創(chuàng)新是非常有必要的，不僅能夠提升企業(yè)的人事檔案管理水平，對(duì)企業(yè)的健康發(fā)展也具有積極的推進(jìn)作用。