管 霞

（青島市黃島區(qū)東部行政管理服務(wù)中心，山東 青島 266555）

隨著時(shí)代科技的發(fā)展，檔案的種類樣式都在不斷地發(fā)生著變化，很多的機(jī)關(guān)單位的檔案都已經(jīng)不再停留在文書類的簡單的檔案樣式，越來越多復(fù)雜的檔案出現(xiàn)在檔案管理工作人員的面前，這樣一來，他們在查找檔案信息的時(shí)候就會復(fù)雜很多，給工作帶來了很多的麻煩，因此檔案管理的模式與方法都需要進(jìn)行一個(gè)改革創(chuàng)新，綜合檔案管理人員再利用全新的檔案管理方式去查找信息的時(shí)候就會更加的快捷找到自己想要的信息。實(shí)際上在他們工作的日常生活當(dāng)中，不僅僅有紙質(zhì)的檔案種類繁雜難以查找信息，其中還會有大量的電子類檔案，電子類雖然比紙質(zhì)類易于管理，但是隨著對電子類檔案接收的越來越多后，大量的電子類檔案也會不容易管理與查找信息，所以新的檔案管理模式方法就要不斷地被研究出來。

1 當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題

1）缺乏實(shí)施力度。檔案管理工作的作用和意義的深遠(yuǎn)重大，雖然很多的機(jī)關(guān)單位都會加大對檔案管理工作的要求，但是很多單位機(jī)關(guān)始終沒有深刻認(rèn)識到其中蘊(yùn)含的意義。很多的檔案管理工作人員都認(rèn)為這是一項(xiàng)每天都要重復(fù)的簡單的日常工作，這樣的想法是錯(cuò)誤的，是從根本上沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，只是對其有個(gè)表面的了解而已。在工作人員實(shí)際工作當(dāng)中，他們隸屬于不同的層次部門，那么面對的檔案就種類數(shù)量就會不相同，所以工作的內(nèi)容也會出現(xiàn)一定的差異，這樣的情況下如果管理者和工作人員不能夠?qū)n案進(jìn)行很好的管理，檔案資料就沒有辦法被充分利用起來，就大大的浪費(fèi)了資源，降低了檔案的價(jià)值。所以，現(xiàn)在的檔案管理工作一定要明確地指出如何進(jìn)行檔案管理，加強(qiáng)對檔案管理的方式創(chuàng)新力度，促進(jìn)檔案管理工作更加有條不紊地進(jìn)行，更多的實(shí)現(xiàn)檔案資料的價(jià)值。

2）管理人員素質(zhì)比較低。檔案管理工作在整個(gè)部門的工作當(dāng)中的地位愈發(fā)的重要，但是重要的部門工作卻缺乏專業(yè)的檔案管理人員。目前很多的部門在對檔案管理工作人員的配備上還是要求太低，缺乏相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)與專業(yè)技能知識，大大降低了在對檔案搜集、分類、查找信息的時(shí)候的效率與準(zhǔn)確性，在一定程度上這些檔案管理工作人員的素養(yǎng)水平呈現(xiàn)一個(gè)很低的水平，嚴(yán)重影響到檔案資料的價(jià)值。

2 如何有效做好綜合檔案管理工作

1）提高綜合工作素質(zhì)。要想將綜合檔案管理工作做到最好，肯定是需要檔案管理工作人員對其有積極的態(tài)度，對檔案管理工作有充足的專業(yè)知識。但是最為重要的是需要領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視起來，領(lǐng)導(dǎo)要起帶頭作用，帶領(lǐng)檔案管理員工對檔案工作有新的認(rèn)識，加強(qiáng)對這份工作的重視程度。檔案管理工作人員更要積極主動(dòng)的全身心投入這份工作當(dāng)中去，提高辦事效率與工作質(zhì)量，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠直觀的感受到這份工作的重要性，引起領(lǐng)導(dǎo)更多的重視。在日常生活工作中還要注意：（1）綜合檔案管理工作人員面對這份工作時(shí)都要激情滿滿，愛崗敬業(yè)，一心投入提高工作質(zhì)量當(dāng)中去，讓領(lǐng)導(dǎo)從工作質(zhì)量，工作態(tài)度等方方面面都能對這份工作有深刻的印象。（2）檔案工作的重要性其實(shí)有很多人都不明白也不了解，尤其是領(lǐng)導(dǎo)層面跟檔案管理員工層面一定要加強(qiáng)對其重要性宣傳力度，讓他們明白知道檔案管理工作不是可有可無的，而是必須存在的。檔案管理工作人員可以將管理的有效成果通過文件資料信息的查找展示給領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，從而達(dá)到宣傳效果。檔案管理工作人員還可以互相進(jìn)行交流，共同感悟交流對這份工作的心得體會，更好地為檔案管理工作的建設(shè)提供建議，逐步凸顯檔案管理工作的重要性。

2）綜合利用各種資源，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。檔案工作已經(jīng)不在是簡單的一項(xiàng)工作了，隨著時(shí)代的發(fā)展，它也逐漸地變得復(fù)雜起來，種類數(shù)量都在不停地增加著，這對于檔案管理工作者也是一種挑戰(zhàn)。需要用更高的標(biāo)準(zhǔn)來要求檔案管理工作人員，并逐漸將現(xiàn)代科技技術(shù)融合進(jìn)工作中，利用現(xiàn)代管理技術(shù)手段，解決檔案管理中存在的各種各樣的問題。（1）加強(qiáng)職業(yè)素質(zhì)。檔案管理工作很重要，所以管理人員要有足夠的知識儲備應(yīng)對在管理工作中出現(xiàn)的各種問題。不僅如此管理工作人員要有很強(qiáng)的職業(yè)道德責(zé)任感，各方面都要體現(xiàn)出更高的專業(yè)素養(yǎng)。只要管理工作人員有著過硬的專業(yè)知識素養(yǎng)，并能積極投身其中，就能將這項(xiàng)工作的價(jià)值展現(xiàn)出來讓其在新時(shí)代中高效的發(fā)展起來。（2）提高綜合管理素質(zhì)。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般都是工作人員用手寫出來的，這個(gè)雖然操作起來很方便很簡單，但是大大降低了工作效率，根本不能體現(xiàn)出這份工作的高效性給領(lǐng)導(dǎo)帶來的方便，而且手工抄寫的話還跟容易寫錯(cuò)，這也給管理工作人員帶來了極大的不便?，F(xiàn)在時(shí)代的進(jìn)步，電子技術(shù)完全可以應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中去，提高工作效率與質(zhì)量。這就需要管理工作人員極力提高自己的使用電子技術(shù)能力，不斷地學(xué)習(xí)這些新的內(nèi)容知識，掌握新的技術(shù)，讓自己具備很高的綜合素質(zhì)檔案管理能力。（3）充分利用現(xiàn)有的資源?，F(xiàn)在檔案整理工作因?yàn)閿?shù)量與內(nèi)容逐漸地豐富化，所以工作的復(fù)雜程度與重復(fù)程度都在不停地增加。而員工在整理時(shí)利用計(jì)算機(jī)來完成合適的分類整理，即便是很難找的檔案信息只要被錄入計(jì)算機(jī)里都會變得很容易查找，大大地提高了工作效率，也使工作的復(fù)雜降到最簡單。這樣來看計(jì)算機(jī)為檔案工作帶來的方便是極大的，而且準(zhǔn)確性還很高，避免很多手工抄寫出現(xiàn)的錯(cuò)誤。

3）加強(qiáng)培訓(xùn)的工作力度。檔案管理工作人員迎合時(shí)代的要求要有很高的綜合素質(zhì)，所以要不斷地進(jìn)行知識的學(xué)習(xí)，汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，讓自己的文化知識提高的同時(shí)還能發(fā)揮出自己對檔案管理工作的積極主動(dòng)性，然后更好地投入到這份工作當(dāng)中并為其努力謀劃更好的發(fā)展策略。這也是提高檔案管理工作的質(zhì)量的最根本的因素。其次，還要加大員工對檔案管理工作中融入現(xiàn)代元素的觀念的轉(zhuǎn)變，將傳統(tǒng)的思想快速轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代思想，更好更快的掌握新的檔案管理方式與工具，讓工作變得越來越好。開展有關(guān)的培訓(xùn)工作是很多機(jī)關(guān)單位缺失的地方，讓檔案管理人員不斷地接受有關(guān)知識的教育學(xué)習(xí)，不斷的認(rèn)識新時(shí)代下檔案管理工作是如何的發(fā)展，應(yīng)該如何高效的發(fā)展，然后最大程度上將檔案管理人員對管理工作的認(rèn)知等都提升到一定的高度。從而更好地適應(yīng)新時(shí)代下的檔案管理運(yùn)營方法，提高工作的質(zhì)量與效率。

3 做好檔案管理工作的意義

企業(yè)或者機(jī)關(guān)單位工作環(huán)節(jié)眾多，都需要有相關(guān)的檔案記錄各個(gè)工作環(huán)節(jié)，所以檔案管理工作一定是必不可少且要極度重視的一項(xiàng)工作。就好比外人要了解這個(gè)單位的一些好的事跡或者成績，都需要檔案展現(xiàn)出來。高效的對檔案進(jìn)行管理，能夠讓一個(gè)單位持續(xù)發(fā)展建立很多很好的合作伙伴。檔案里記錄著的重要信息具有很強(qiáng)的借鑒參考作用，為以后的發(fā)展都提供了參考價(jià)值。

4 結(jié)束語

檔案記錄的重要內(nèi)容信息都與整個(gè)單位的發(fā)展息息相關(guān)，所以檔案管理工作者一定要不斷地學(xué)習(xí)與時(shí)代接軌的有關(guān)知識內(nèi)容，提高個(gè)人素質(zhì)，讓檔案管理工作發(fā)式方法得到創(chuàng)新改革，提高其綜合服務(wù)水平與工作效率，促進(jìn)檔案管理工作不斷的向好的方面發(fā)展。