楊棕焱

（山東招金投資股份有限公司，山東 煙臺(tái) 265400）

檔案管理作為企業(yè)發(fā)展經(jīng)營管理的重要組成，是企業(yè)發(fā)展過程的清晰記錄。一般而言，檔案信息內(nèi)容主要包括決策檔案、人事檔案、銷售檔案以及貨源檔案等多方面內(nèi)容，特別是在現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)檔案管理涉及的內(nèi)容逐漸多樣，且檔案管理對(duì)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的價(jià)值亦凸顯而出。在此背景下，檔案管理應(yīng)當(dāng)隨著企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)而發(fā)展，摒棄傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式與目標(biāo)。對(duì)此，本文將從構(gòu)建原則、主要問題以及優(yōu)化出發(fā)，對(duì)現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理進(jìn)行探析，以促進(jìn)企業(yè)檔案管理價(jià)值的充分實(shí)現(xiàn)，為企業(yè)決策與管理有效性的提升提供數(shù)據(jù)信息保障。

1 現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理的基本原則

信息的可靠性是現(xiàn)代企業(yè)準(zhǔn)確經(jīng)營決策的重要前提，而企業(yè)檔案管理則是保障信息準(zhǔn)確性的重要路徑，若企業(yè)檔案管理存在欺詐行為或虛假信息，則會(huì)給企業(yè)決策與自身發(fā)展帶來嚴(yán)重危害。由此，在現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)數(shù)據(jù)核對(duì)工作的重視，用以保障檔案信息的可靠性與真實(shí)性，使虛假信息被準(zhǔn)確分離，為現(xiàn)代企業(yè)決策提供可靠信息保障，為現(xiàn)代企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展提供數(shù)據(jù)保障。一般而言，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理運(yùn)行以組織架構(gòu)為支撐，且企業(yè)檔案管理人員的權(quán)責(zé)范圍有所差異，其中資料與信息的收集與整理是現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理的核心構(gòu)成，企業(yè)檔案管理工作具有系統(tǒng)性特征，該特征是保障企業(yè)檔案管理工作效率的重要支撐，同時(shí)，還能促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作準(zhǔn)確性與清晰性的提高，為企業(yè)決策過程中，信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確查詢與使用創(chuàng)造條件，進(jìn)而達(dá)到提升企業(yè)決策工作效率的目標(biāo)。在市場經(jīng)濟(jì)的推動(dòng)下，企業(yè)貿(mào)易范圍逐漸拓寬，國家、區(qū)域等客觀條件的限制力逐漸降低，特別是在互聯(lián)網(wǎng)引入市場經(jīng)濟(jì)的背景下，企業(yè)貿(mào)易實(shí)現(xiàn)了世界化發(fā)展，經(jīng)營范圍的擴(kuò)寬，使得企業(yè)檔案管理涉及的信息內(nèi)容逐漸多樣，主要包括企業(yè)信用、知識(shí)產(chǎn)權(quán)以及企業(yè)文化等多方面信息，簡言之，在企業(yè)經(jīng)營范圍不斷擴(kuò)寬的背景下，全面性逐漸成為企業(yè)檔案管理的優(yōu)化方向之一。在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的推動(dòng)下，現(xiàn)代企業(yè)正式進(jìn)入信息時(shí)代，企業(yè)需求與招投標(biāo)工作皆會(huì)在信息平臺(tái)進(jìn)行發(fā)布。在此過程中，信息傳輸與傳播具有時(shí)效性特征，對(duì)此，現(xiàn)代企業(yè)在檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)信息收集整理及時(shí)性地把控，并及時(shí)向信息傳輸給銷售部門，并由銷售部門進(jìn)行信息吸收及時(shí)做出反應(yīng)，能夠有效提升銷售部門目標(biāo)客戶探尋的準(zhǔn)確性，為現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升創(chuàng)造條件。企業(yè)檔案管理中的收集信息工作，會(huì)將數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類篩選處理，用以提出無用信息，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理價(jià)值的充分發(fā)揮。整體而言，現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)檔案管理工作的復(fù)雜性顯著提升，在優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)以企業(yè)發(fā)現(xiàn)需要為依據(jù)，以全面性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性以及價(jià)值性為原則優(yōu)化企業(yè)檔案管理[1]。

2 現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理的主要問題

在現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)開始強(qiáng)化對(duì)檔案管理優(yōu)化的重視，但是，在實(shí)際的落實(shí)過程中，仍存在以下幾方面問題：

一是檔案管理重視度偏低，在現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)資料收集整理職能有所弱化，逐漸轉(zhuǎn)化為數(shù)學(xué)檔案使用管理等多方面工作。但是，在實(shí)際的檔案管理過程中，部分企業(yè)仍存在過度強(qiáng)調(diào)基礎(chǔ)信息管理的情況，對(duì)檔案管理及時(shí)性、價(jià)值化以及全面性等方面的重視偏弱，且針對(duì)性的檔案管理機(jī)制出去缺失的狀態(tài)，使得檔案管理相關(guān)工作被附加于兼職人員身上，工作負(fù)擔(dān)較大使得檔案管理工作人員流動(dòng)性較高，進(jìn)而對(duì)檔案管理質(zhì)量的提升產(chǎn)生影響[2]。

二是信息化落實(shí)滯后，在企業(yè)經(jīng)營管理改革的推動(dòng)下，企業(yè)檔案管理的內(nèi)容復(fù)雜性顯著提升，工作量的增加給檔案管理工作人員帶來較大的壓力，而信息化建設(shè)能夠有效緩解企業(yè)檔案管理人員的工作壓力，促進(jìn)企業(yè)檔案管理規(guī)范性與高效性的提升。但是，在實(shí)際的信息化檔案管理建設(shè)過程中，部分企業(yè)并未予以充足的資金支持，使得電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建存在一定的缺陷，具體表現(xiàn)在檔案安全管理等方面[3]。

3 現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理的優(yōu)化路徑

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展與企業(yè)改革的深入推動(dòng)下，企業(yè)生存環(huán)境變化巨大。在此背景下，企業(yè)為順應(yīng)環(huán)境變化開始轉(zhuǎn)變經(jīng)營方式，以探尋新發(fā)展道路。同時(shí)，外部生存環(huán)境變化，亦給企業(yè)檔案管理帶來新的考驗(yàn)與創(chuàng)新機(jī)遇，但是，在實(shí)際的優(yōu)化改革過程中，由于企業(yè)檔案管理并不能不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)價(jià)值，導(dǎo)致部分企業(yè)對(duì)企業(yè)檔案管理的重視度較低。再加上企業(yè)經(jīng)營發(fā)展模式逐漸多樣的影響下，企業(yè)檔案管理種類與內(nèi)容日漸豐富，當(dāng)前，企業(yè)檔案管理工作主要是指在設(shè)計(jì)、生產(chǎn)經(jīng)營以及銷售等等多個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的原始資料進(jìn)行識(shí)別收集與整理的過程，其集中反映著企業(yè)發(fā)展的全過程，是企業(yè)了解過去與總結(jié)企業(yè)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)重要資料參考，同時(shí)，其亦是企業(yè)預(yù)測未來發(fā)展模式的重要依據(jù)。在此背景下，企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理全面性與及時(shí)性偏低的問題逐漸顯露而出。在優(yōu)化企業(yè)檔案管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意以下幾方面：一是轉(zhuǎn)變檔案管理理念，在現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)管理重點(diǎn)不應(yīng)局限于經(jīng)濟(jì)效益提升上，應(yīng)當(dāng)明晰檔案管理在企業(yè)可持續(xù)發(fā)展與長線經(jīng)濟(jì)效益提升的作用。在實(shí)際的企業(yè)方案管理工作中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)秉持準(zhǔn)確觀念，對(duì)檔案信息來源進(jìn)行把控，并結(jié)合企業(yè)外在環(huán)境與內(nèi)部經(jīng)營管理變化，對(duì)管理模式與管理內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，以保證企業(yè)檔案管理與企業(yè)內(nèi)部發(fā)展相適應(yīng)；二是管理模式創(chuàng)新，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將信息技術(shù)引入到檔案管理工作之中，用以取代傳統(tǒng)手動(dòng)檔案管理模式，促進(jìn)檔案管理科學(xué)性與及時(shí)性的提升。在優(yōu)化電子檔案管理時(shí)，企業(yè)首先應(yīng)當(dāng)重視資金投入，用以優(yōu)化改進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施，為企業(yè)檔案管理的落實(shí)創(chuàng)造條件。其次企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的檢索功能進(jìn)行完善，用以促進(jìn)企業(yè)檔案信息使用率的提升。最后企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視檔案安全管理，通過優(yōu)化安全系統(tǒng)與安全管理機(jī)制的方式，為檔案數(shù)據(jù)安全性的提升提供保障；三是管理人員建設(shè)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，用以強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知，通過強(qiáng)化管理人員政治素養(yǎng)、法律觀念以及政治管理的方式，推動(dòng)檔案管理工作質(zhì)量的提升[4]。

4 結(jié)束語

綜上所述，在現(xiàn)代企業(yè)制度下，檔案管理在企業(yè)管理中的重要占比有所提升。在優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)以企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式為依據(jù)，通過優(yōu)化管理觀念、管理模式以及人員培養(yǎng)的方式，促進(jìn)企業(yè)檔案管理質(zhì)量的提升，為企業(yè)決策提供科學(xué)數(shù)據(jù)保障，提升決策科學(xué)性的同時(shí)，還能為企業(yè)的持續(xù)性發(fā)展提供內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)保障。