韓佳君

（天津市房信房產(chǎn)經(jīng)營有限公司，天津 300000）

工程檔案是建設(shè)項目在立項、設(shè)計、施工、使用、維修及改擴(kuò)建等活動中形成的具有保存價值的文件、圖紙和影像資料。它具有原始性、圖物相符性，是保證項目工程管理、維護(hù)、檢查、使用以及多年以后改擴(kuò)建的原始依據(jù)。因此，工程檔案的準(zhǔn)確性和完整性貫穿工程項目管理的全過程。

1 建筑工程檔案資料管理的重要性

運(yùn)用科學(xué)、有效的建筑檔案管理方法，能夠展現(xiàn)出企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量控制體系的管理水平，還顯現(xiàn)出企業(yè)管理人員對內(nèi)部檔案管理的重視程度。另外，國家對建筑工程檔案管理也作出了明確地要求。住建部提出建筑施工過程中，對建筑檔案必須嚴(yán)格管理，如果檔案資料管理不符合要求，則認(rèn)為工程質(zhì)量不合格，可見檔案資料管理在建筑工程中的重要性。國家住建部的嚴(yán)格要求，在一定程度上提高了施工單位對檔案資料管理的重視程度，從而保證在建筑工程項目施工時，認(rèn)識到建筑工程檔案資料管理的重要性與緊迫感。

2 建筑工程檔案資料管理中存在的問題與不足

2.1 工程檔案管理缺乏規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

工程檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化往往決定了整體檔案管理的質(zhì)量和水平，也是衡量質(zhì)量管理成效的重要標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前，各地方行業(yè)部門都發(fā)布了工程檔案的歸檔和整理標(biāo)準(zhǔn)，包括對歸檔、整理、分類、案卷編目等多個環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，但在實際工作中卻無法得到有力執(zhí)行。很多工程項目文件內(nèi)容填寫隨意、不全，如竣工圖中相關(guān)責(zé)任人審核簽署不全。另一方面，相對于其他類型的檔案，工程檔案多以實體檔案管理為主，其歸檔、整理和利用的各個環(huán)節(jié)都由人工進(jìn)行，受人為因素影響較大。部分檔案工作人員缺乏相關(guān)知識，對工程檔案的類別以及各個流程缺乏專業(yè)知識和實踐經(jīng)驗，也導(dǎo)致檔案在整理過程中出現(xiàn)編整不規(guī)范、歸檔質(zhì)量差的情況。此外，由于工程檔案中圖紙、圖表類的實體檔案較多，且多采用感光材料，對保管環(huán)境要求較高，質(zhì)量管理上的不足也導(dǎo)致圖紙使用壽命變短，不利于后續(xù)的移交和利用。

2.2 沒有健全相關(guān)的檔案管理制度

在實際的檔案管理過程中，尤其是重點(diǎn)工程的檔案管理，雖然建設(shè)單位投入了較多，同時做了許多工作，但是對于建設(shè)工程企業(yè)，最主要的工作內(nèi)容，還是圍繞著整個項目工程進(jìn)行的。所以很少重視管理建設(shè)單位的檔案資料，所以在資料管理和整編上，還缺少一定的重視。在重點(diǎn)建設(shè)工程中，工程項目資料在規(guī)范性上有一定的欠缺，管理不夠完善。由于在檔案管理過程中，缺少必備的資料移交程序和相關(guān)的管理制度，所以重點(diǎn)工程在建設(shè)項目上，進(jìn)行相關(guān)檔案交接時，經(jīng)常出現(xiàn)手續(xù)不到位的情況，造成部分重要的檔案丟失。

3 房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)策略探析

3.1 注重原始數(shù)據(jù)信息采集

檔案信息化建設(shè)，需要從源頭保障檔案數(shù)據(jù)信息質(zhì)量，檔案工作者要深入業(yè)務(wù)一線，多渠道、多形式地做好原始檔案信息數(shù)據(jù)采集。例如，針對不同建設(shè)工程項目要從建設(shè)時間、地點(diǎn)及規(guī)模等，因地制宜地做好業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)信息的主動收集，重點(diǎn)是要檢查工程項目資料是否齊全、圖紙簽章是否完備、案卷資料編排是否規(guī)范。做到“三同時”，檔案員要提前做好檔案信息收集業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保應(yīng)收盡收，數(shù)據(jù)信息符合信息化管理要求，從源頭保障檔案信息的完整性和規(guī)范化。

3.2 加強(qiáng)新時期房地產(chǎn)檔案的開發(fā)與利用

在新時期的要求下，房地產(chǎn)企業(yè)需要深度結(jié)合好“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的機(jī)制，構(gòu)建一個全新的房地產(chǎn)檔案查詢系統(tǒng)。針對原有的內(nèi)容要結(jié)合當(dāng)前信息化技術(shù)，做好技術(shù)上的升級和迭代，通過互聯(lián)網(wǎng)渠道將原有的房地產(chǎn)運(yùn)用維度進(jìn)一步深化拓展，摒棄傳統(tǒng)單一窗口化的運(yùn)用模式，打造智慧型的檔案查詢服務(wù)。例如，針對客戶的需求，企業(yè)需要構(gòu)建一個專屬的網(wǎng)上檔案查詢端口，結(jié)合移動互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展的情況，積極打造、推出手機(jī)App、微信公眾號等辦理窗口，實現(xiàn)由互聯(lián)網(wǎng)平臺而搭建的全媒體平臺運(yùn)作機(jī)制，使得房地產(chǎn)的檔案服務(wù)工作更科學(xué)化、智能化，實現(xiàn)多平臺、多角度的信息互通，達(dá)到最佳的使用體驗。在新時期的共享理念驅(qū)動下，針對房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理工作需要更為公開、透明，以更為便利的方式服務(wù)于社會人民群眾。但與此同時還需要注意的是，房地產(chǎn)檔案中會存在一定的不公開個人隱私信息，在做好社會化智能查詢的同時，也需要做好隱私等信息的保密工作，以免產(chǎn)生不必要的誤解和潛在經(jīng)濟(jì)損失

3.3 完善建筑工程檔案資料管理制度

在開展建筑工程檔案資料管理工作時，政府部門應(yīng)該牽頭建立一套科學(xué)、有效的管理制度與管理法規(guī)體系，這些規(guī)章制度應(yīng)符合當(dāng)前形勢，具有一定的可操作性，在建筑企業(yè)經(jīng)營過程中能夠提升其檔案資料管理水平。同時，建筑企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身情況建立、健全檔案資料管理制度，在檔案管理工作中，能夠指導(dǎo)企業(yè)向符合市場需求的方向發(fā)展，使建筑工程檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化。建筑工程檔案資料管理人員在工作過程中，還應(yīng)該經(jīng)常深入施工現(xiàn)場進(jìn)行實地勘察，了解現(xiàn)場施工情況，根據(jù)現(xiàn)場施工需求制定科學(xué)、合理的檔案管理計劃。在建筑工程施工完成后，檔案管理人員要更加重視檔案資料管理工作，并搜集施工過程中的相關(guān)資料，進(jìn)行整理分析，做好存檔工作，將其作為寶貴財富供其他工程項目參考。

3.4 強(qiáng)化責(zé)任，推動工程檔案管理規(guī)范化發(fā)展

工程檔案專業(yè)性強(qiáng)、管理環(huán)節(jié)多、參與管理的主體多，同時收集時間也較長，因此必須建立閉環(huán)的質(zhì)量管理機(jī)制，才能夠保證工程檔案管理各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量。第一，建立完善工程檔案管理組織機(jī)構(gòu)，根據(jù)工作需要和管理要求細(xì)分崗位職責(zé)，實行專崗專責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任落實。在管理層由分管行政的領(lǐng)導(dǎo)組織開展，在職能部門也要設(shè)置專人負(fù)責(zé)。第二，明確各個涉及單位的主體責(zé)任。其中，工程檔案資料收集、整理的質(zhì)量應(yīng)由承擔(dān)該環(huán)節(jié)的單位負(fù)責(zé)。參與單位應(yīng)對工程檔案上一環(huán)節(jié)歸檔資料進(jìn)行審核驗收，不符合規(guī)定的應(yīng)打回整改，符合要求后方可進(jìn)行移交。第三，構(gòu)建PDCA循環(huán)質(zhì)量管理機(jī)制，有針對性地對上一階段發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行整改。對各個管理流程的使用現(xiàn)狀進(jìn)行綜合分析，包括處理時間、響應(yīng)時間、管理流程的可視化展現(xiàn)等等，從全局工作的高度對每個流程進(jìn)行細(xì)致的數(shù)據(jù)分析，探索各個流程合理性，同時定期對管理流程和系統(tǒng)進(jìn)行更新，以保證管理始終能夠適應(yīng)實際工作的需求，進(jìn)而提高質(zhì)量管理效率。

4 結(jié)束語

總之，通過實踐研究，在進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理工作過程，應(yīng)該以提高檔案管理水平與利用效率為根本，有針對性地制定更加完善的檔案管理模式，不斷提高房地產(chǎn)檔案管理質(zhì)量，從而為房地產(chǎn)事業(yè)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。