鄧 海

（旺蒼縣政務(wù)服務(wù)和公共資源交易中心，四川 廣元 628200）

1 公共資源交易檔案管理現(xiàn)狀

近年，我國公共資源交易市場發(fā)展良好，交易范圍不斷拓展，交易活動也越加規(guī)范，對提高政府投資效率、推動經(jīng)濟社會發(fā)展起著關(guān)鍵作用。如何對公共資源交易檔案管理進行精細化管理，讓交易檔案的完整性、真實性與安全性得到保障，從而讓交易檔案在優(yōu)化公共資源市場化配置中的作用充分發(fā)揮出來，使檔案的價值得以體現(xiàn)。

1）檔案管理政治站位不夠。做好檔案管理工作可以提高公共資源交易中心的效率和質(zhì)量，檔案管理工作是否精細科學，是衡量公共資源交易中心管理水平與業(yè)務(wù)業(yè)績的重要尺碼。由于存在對檔案工作重要性認識不夠的問題，公共資源交易中心對檔案管理工作投入較少，導致檔案管理缺乏制度上的保障和支持。

2）現(xiàn)行制度規(guī)定過余粗泛?！墩袠送稑朔ā贰墩袠送稑朔▽嵤l例》等招投標領(lǐng)域的法律法規(guī)是公共資源交易檔案管理工作的主要依據(jù)。《招標投標法》第三十六條規(guī)定：“由投標人或者其推選的代表檢查投標文件的密封情況......招標人在招標文件要求提交投標文件的截止時間前收到的所有投標文件，開標時都應(yīng)當當眾予以拆封、宣讀。開標過程應(yīng)當記錄，并存檔備查?！薄墩袠送稑朔▽嵤l例》第三十六條規(guī)定：“未通過資格預審的申請人提交的投標文件，以及逾期送達或者不按照招標文件要求密封的投標文件，招標人應(yīng)當拒收。招標人應(yīng)當如實記載投標文件的送達時間和密封情況，并存檔備查。”《政府采購法》第四十二條規(guī)定：“采購人、采購代理機構(gòu)對政府采購項目每項采購活動的采購文件應(yīng)當妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存十五年。明確規(guī)定了采購文件和采購活動記錄的范圍。”上述招投標領(lǐng)域的主要法律法規(guī)對公共資源交易檔案管理提出了要求。公共資源交易檔案管理是有法可依的，法律法規(guī)的要求成為該工作開展的必然要求。

3）項目歸檔范圍參差不齊。項目檔案明確了歸檔范圍和檔案保管的期限，在規(guī)范檔案資料整理編號辦法、鑒定規(guī)則、統(tǒng)計方法和借閱制度方面并沒有做出明確要求?！皼]有規(guī)矩不成方圓”，如何保障項目檔案管理工作順利開展，必須有一套嚴格的工作制度來約束和指導。按照“誰代理，誰立卷，誰移交”的原則，確定立檔資料的收集范圍，包括采購活動記錄、采購預算、招標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質(zhì)疑答復、投訴處理及其他有關(guān)文件、資料等凡能記錄采購活動的文本都要納入歸檔范圍。

4）檔案專員業(yè)務(wù)水平不高。全國統(tǒng)一成立公共資源交易才接近十年時間，新成立的單位人員都是從各個部門抽調(diào)，對交易項目檔案的接觸不多，大多單位沒有設(shè)置檔案專員崗位，也沒有招考檔案專業(yè)人員，基本上是兼職人員，沒有通過系統(tǒng)培訓就上崗，導致檔案工作人員業(yè)務(wù)水平不高，缺乏專業(yè)的檔案工作專業(yè)背景，工作缺乏積極性和主動性，服務(wù)意識不高，檔案泄密的風險較高。這些問題的存在給檔案管理部門敲響了警鐘。

2 精細化檔案管理探究要略

1）提高政治定力提升檔案管理覺悟?！盀辄h管檔、為國守史、為民服務(wù)”是檔案工作的神圣職責，堅持檔案工作的政治定位，也是檔案工作性黨的政治屬性所在。公共資源交易業(yè)務(wù)發(fā)展過程中形成的文字、圖片、影像等重要資料，在一定程度上決定著公共資源交易的完善和發(fā)展。公共資源交易要對檔案管理工作進行重新調(diào)整和重新定位，成立專門的檔案管理工作機構(gòu)，將檔案管理工作當做核心任務(wù)來抓，結(jié)合單位實際制定完善的獎懲和考核制度，對檔案管理工作進行定期、定量和定性的考核，提高檔案管理的科學化、規(guī)范化以及制度化建設(shè)。

2）健全檔案制度確保管理有章可循。按照黨管檔案工作，科學立法、民主立法、依法立法的原則，堅持不懈地推進檔案法規(guī)制度建設(shè)，構(gòu)建起系統(tǒng)完備、科學規(guī)范、可操作性強的檔案法規(guī)體系。一是結(jié)合本單位實際制定歸檔制度，組織本單位職工學習檔案法，樹立檔案意識，讓每位職工明確檔案移交時間。二是必須明確整理檔案收集的范圍。反查歷年整理的檔案資料發(fā)現(xiàn)許多材料都需要完整。如果檔案的真實性、完整性、有效性不充分，檔案資料的實證性就存在疑問。例如開標中規(guī)定必須為原件的資料，招標代理合同、中標人投標文件、中標通知書不能以復印或掃描件代替，項目驗收檔案，必須有單位蓋章、負責人簽字、日期填寫等。交易項目立檔責任人負有收集、整理、立卷、裝訂、移交的責任，代理招標或采購的機構(gòu)在檔案工作中出現(xiàn)問題，應(yīng)該按照相關(guān)規(guī)定進行處理。

3）完善檔案管理強化檔案保質(zhì)保密。檔案管理的保密工作包括保管和保密兩個方面。一是檔案資源的保管。公共資源交易中心應(yīng)該建設(shè)符合標準的、設(shè)施齊全的檔案室，檔案室應(yīng)當具有防盜、防火、防光、防塵、防潮、防霉、防有害生物等安全設(shè)施，檔案室的門窗應(yīng)比-般的門窗要牢固，且要與辦公場所隔開-段距離。要安排專人對檔案室進行定期管理和維護，對意外情況造成的霉變、破損等檔案，要進行及時修復和補救，盡量保持檔案資源的完整性。對失去保存價值或者已經(jīng)達到保存年限的檔案資料要進行及時銷毀，嚴禁工作人員不上報就擅自銷毀檔案。檔案室的人員進出要嚴格規(guī)定，不相干人員嚴禁進入檔案室。二是檔案的保密工作。公共資源交易中心檔案資料很多涉及投標人商業(yè)秘密和國家秘密等，這些信息-旦被泄露出去，對招投標企業(yè)和國家的利益將造成較大損害。因此，檔案管理人員要嚴格執(zhí)行保密制度，除公檢法和監(jiān)察機關(guān)處理投訴和辦理案件外，任何單位和個人不得查閱。

4）提升業(yè)務(wù)技能打造專業(yè)檔案隊伍 檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作。具有高度責任心和專業(yè)水平的檔案管理隊伍是公共資源交易中心檔案管理工作的保障：一是提高檔案管理人員的觀念和意識。通過培訓讓檔案管理人員知曉檔案管理工作的重要性，提高他們的責任心，有條件的單位檔案管理者的政治素質(zhì)就作為考核條件之一。在檔案管理思路上有創(chuàng)新有突破。在知識經(jīng)濟時代，各種檔案管理的新知識和新手段不斷涌現(xiàn)，檔案管理者要更新觀念，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題。二是培訓檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。檔案工作人員要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，培訓可以幫助現(xiàn)有檔案管理人員學握計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)通訊技術(shù)知識，幫助他們更快地適應(yīng)信息化檔案管理的發(fā)展。

3 結(jié)束語

總之，檔案管理工作是公共資源交易中心發(fā)揮職能、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的保證。在知識經(jīng)濟時代，公共資源交易中心檔案管理越來越呈現(xiàn)信息化和技術(shù)化的特征，給檔案管理人員提出了新的要求和挑戰(zhàn)。需要檔案管理部門和人員轉(zhuǎn)變思維，提高檔案管理的質(zhì)量的水平，促進公共交易中心業(yè)務(wù)的順利開展。