陳維俐

（湖南省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局四一三隊(duì)，湖南 常德 415000）

1 文書檔案收集與歸檔原則

1.1 真實(shí)性

真實(shí)性是檔案工作的底線，收集與歸檔的文書檔案不能有絲毫篡改或編造，應(yīng)保持歷史本真和原貌。這就要求廣大檔案從業(yè)者守好入口的真實(shí)關(guān)，從內(nèi)容這一實(shí)體上做好認(rèn)真審查，確保收集與歸檔工作的質(zhì)量。

1.2 專業(yè)性

文書檔案收集與歸檔有其專業(yè)性要求，即，文書檔案歸檔文件整理流程為組件、修整、裝訂、分類、排列、編號(hào)、編頁、編目、裝盒、排架，都應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》的整理原則和方法。

1.3 安全性

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在日常行政管理中的應(yīng)用，電子文件日益成為文書檔案的主要形態(tài)，電子文件具有易篡改、非結(jié)構(gòu)化等特點(diǎn)，使文書檔案面臨著諸多的非傳統(tǒng)因素威脅。因此，要在思想上高度重視文書檔案，尤其是電子文書檔案收集與歸檔的安全性，既要重視文書檔案的實(shí)體安全，也要把握文書檔案信息安全，嚴(yán)格執(zhí)行《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)定》的具體標(biāo)準(zhǔn)和要求，強(qiáng)化物防、技防和人防，切實(shí)筑牢文書檔案收集與歸檔安全根基。

1.4 完整性

文書檔案的收集重在完整性，應(yīng)根據(jù)國家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，要做到應(yīng)歸盡歸。在日常工作中，隨著文件材料電子化的普及，很多部門發(fā)布通知、收集材料都通過電子形式進(jìn)行，如果工作人員對(duì)文書檔案的歸檔范圍理解不到位，在日常工作中不注意收集和整理，很多重要的往來文件不能按要求歸檔，將對(duì)以后的查找和使用造成被動(dòng)。這就要求檔案從業(yè)者在認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)法規(guī)文件的基礎(chǔ)上，機(jī)關(guān)重點(diǎn)做好各部門兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，切實(shí)把好部門關(guān)。

2 文書檔案收集與歸檔依據(jù)

2.1 時(shí)間上，事項(xiàng)應(yīng)處理完畢

納入文書檔案收集與歸檔范圍的，應(yīng)是已經(jīng)貫徹落實(shí)了的日常行政管理的決策、決議和決定，即，文書檔案中所記載的各個(gè)事項(xiàng)均已處理完結(jié)，由辦公室等行政管理部門按照相關(guān)規(guī)定和時(shí)限要求，將其移交至檔案室。尚未辦結(jié)或尚處于執(zhí)行中的文書檔案資料，因其記載事項(xiàng)上處于落實(shí)狀態(tài)，待事項(xiàng)完結(jié)后，將資料整理好納入收集、歸檔范圍。

2.2 形式上，文件應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)整理

系統(tǒng)整理文件，是指文書檔案收集與歸檔的文書資料，在文書檔案資料收集后，具體歸檔業(yè)務(wù)開展之前，應(yīng)遵循系統(tǒng)性原則和標(biāo)準(zhǔn)，按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，對(duì)收集起來的文書檔案進(jìn)行整理。

2.3 內(nèi)容上，應(yīng)具有存檔價(jià)值

價(jià)值性是文書檔案收集的首要判斷標(biāo)準(zhǔn)和因素。機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常行政管理過程中會(huì)產(chǎn)生大量文書資料，全部收集不現(xiàn)實(shí)，也無必要，收集與歸檔應(yīng)是對(duì)其內(nèi)容上作出是否有存檔價(jià)值審核、判斷后，根據(jù)國家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，及時(shí)作出是否予以收集的結(jié)論，并根據(jù)文書檔案的相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，做好歸檔環(huán)節(jié)的相關(guān)工作。

3 強(qiáng)化文書檔案收集與歸檔的舉措

3.1 有序健全文書檔案管理工作相關(guān)的制度條例

目前，在文書檔案收集與整理的過程中之所以會(huì)出現(xiàn)諸多問題，最為直接的因素就是在落實(shí)工作的時(shí)候態(tài)度不認(rèn)真，工作方式不嚴(yán)謹(jǐn)，所以出現(xiàn)不同工作者使用不同工作方式，相同的文書檔案內(nèi)容被區(qū)分對(duì)待。對(duì)于這樣的狀況，一定要有針對(duì)性地創(chuàng)建對(duì)應(yīng)的文書檔案管理制度，明確文書檔案內(nèi)容的收集范圍與時(shí)間等等，并且還要把文書檔案實(shí)際收集時(shí)的注意事項(xiàng)一一進(jìn)行羅列，只有這樣，才能夠使文書檔案收集與歸檔工作更加有序地落實(shí)下去。

3.2 使用符合時(shí)代發(fā)展要求的工作方式

現(xiàn)今社會(huì)正在不斷進(jìn)步和發(fā)展，企業(yè)的運(yùn)營趨于多元化，工作人員的數(shù)量也在持續(xù)增加，文書檔案管理工作變得愈加復(fù)雜，倘若單位依然使用從前的管理方式進(jìn)行文書檔案管理，無法取得良好的工作成效。文書檔案傳統(tǒng)的收集與歸檔依然存在于表面上，只是把文書與檔案內(nèi)容進(jìn)行簡單地整理，并沒有明確的目標(biāo)性管理，所以，才導(dǎo)致這項(xiàng)工作一直沒有辦法發(fā)揮其應(yīng)有的作用與價(jià)值。同時(shí)，會(huì)有非常多且重要的信息內(nèi)容在不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼磉^程中遺失，企業(yè)在未來發(fā)展中無法更好地對(duì)文書檔案內(nèi)容進(jìn)行利用。也就是說，作為現(xiàn)代企業(yè)，一定要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的文書檔案管理工作方式，要使用符合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的工作方式對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行有效收集與歸檔。要轉(zhuǎn)變收集與歸檔時(shí)的意識(shí)，將以前被動(dòng)收集文書檔案的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)收集，化被動(dòng)為主動(dòng)?，F(xiàn)實(shí)工作當(dāng)中，不是需要什么樣的資源內(nèi)容才去收集什么樣的資料內(nèi)容，要針對(duì)那些具備潛在價(jià)值的文書檔案內(nèi)容進(jìn)行收集與歸檔。并且，在實(shí)際工作當(dāng)中，還要有意識(shí)地強(qiáng)化文書檔案管理部門以及其他各個(gè)部門之間的聯(lián)系，以強(qiáng)化文書檔案資料內(nèi)容的連續(xù)性以及完整性，只有將基礎(chǔ)性工作做得更加全面而具體，才能規(guī)避檔案資料搜集不全面和欠精準(zhǔn)的現(xiàn)象。

3.3 明晰收集與歸檔主體

企業(yè)文書檔案資料來源廣泛，內(nèi)容龐雜，要進(jìn)一步明確企業(yè)文書檔案收集歸檔的參與者主體責(zé)任，要從傳統(tǒng)的重整理、保管向參與、質(zhì)量管控并重，變傳統(tǒng)的被動(dòng)接收向主動(dòng)上門收集為主，由等待歸檔向前端控制轉(zhuǎn)變，從而明晰各個(gè)參與主體的責(zé)任和范圍。堅(jiān)持以檔案管理部門收集歸檔為主的基礎(chǔ)上，充分調(diào)動(dòng)各部門兼職檔案管理人員的職責(zé)范圍。

3.4 強(qiáng)化對(duì)內(nèi)部檔案管理工作者的培訓(xùn)

內(nèi)部的文書檔案管理工作者，其自身具備的管理能力與文書檔案收集、歸檔的成效與質(zhì)量具有極為密切的關(guān)聯(lián)。所以，為了能夠強(qiáng)化文書檔案相關(guān)內(nèi)容的收集與歸檔，首要工作就是有針對(duì)性地對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行培訓(xùn)，一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理工作者，一定要具備過硬的監(jiān)管能力及與檔案內(nèi)容相關(guān)的知識(shí)儲(chǔ)備。所以，企業(yè)一定要積極予以鼓勵(lì)，并且對(duì)相關(guān)工作者進(jìn)行監(jiān)督管理，敦促其及時(shí)提升自身的業(yè)務(wù)工作能力，及時(shí)給予有效的培訓(xùn)，讓其有機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)文書檔案管理工作的最新知識(shí)，把握文書檔案管理工作的先進(jìn)技術(shù)。此外，作為現(xiàn)代企業(yè)，應(yīng)該及時(shí)組織相關(guān)工作者到其他企業(yè)或者進(jìn)修部門去參加培訓(xùn)，學(xué)習(xí)更多文書檔案收集與歸檔的知識(shí)與技能，熟悉文書檔案收集與歸檔工作的范圍和流程，并且嚴(yán)格遵照相關(guān)流程開展工作。在實(shí)際工作中，在對(duì)文書檔案內(nèi)容進(jìn)行整理、類別劃分、號(hào)碼編制與保管時(shí)，都要盡量使用最為合理的方式，這樣才能切實(shí)提升文書檔案管理工作的整體標(biāo)準(zhǔn)。在針對(duì)文書檔案進(jìn)行收集與歸檔時(shí)，倘若發(fā)現(xiàn)工作落實(shí)過程中存在問題，那么，一定要及時(shí)提出并且修正，最終處理好文書檔案的收集與歸檔工作。