謝文文

（中國神華煤制油化工有限公司，北京 100011）

現(xiàn)代化，是隨著時(shí)間而不斷變化內(nèi)涵的最新發(fā)展水平，是對當(dāng)時(shí)所處時(shí)代創(chuàng)新智慧成就的系統(tǒng)、規(guī)范、科學(xué)的使用，容含著社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)所能夠提供的一切先進(jìn)理論、模式、方法與設(shè)施、裝備技術(shù)手段?，F(xiàn)代化本身是一個(gè)發(fā)展的概念，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的趕超先進(jìn)的過程，是一個(gè)社會(huì)全面進(jìn)步的歷史進(jìn)程。學(xué)者瓦爾馬認(rèn)為：現(xiàn)代化就是帶著方向性的變革過程。

所謂檔案管理現(xiàn)代化，是指用科學(xué)的思想、組織、方法和手段，對檔案工作進(jìn)行有效的管理，使之獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。檔案管理現(xiàn)代化至少包含三個(gè)要素，即檔案管理中使用了現(xiàn)代化的技術(shù)、檔案管理者掌握了現(xiàn)代科技知識(shí)以及建立起科學(xué)的管理機(jī)制。

1 檔案管理存在的問題

進(jìn)入新世紀(jì)以來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫及多媒體技術(shù)的飛速發(fā)展，我國長期以來傳統(tǒng)的檔案管理工作受到一定程度的沖擊。國家檔案局、中央檔案館早在2000年底就把“加快檔案信息化建設(shè)”“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入我國檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃。由此可見，信息化成為當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的趨勢，越來越多的要求檔案管理工作不能簡單的停留在過去，而應(yīng)加快現(xiàn)代化的步伐以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求。雖然檔案管理工作也在逐步向現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變，但是其在管理方面仍然存在著若干問題。

1.1 管理內(nèi)容的單一化，對檔案信息資源深層次開發(fā)能力欠缺。

由于歷史的諸多因素，我國檔案館的信息收集主要來源于機(jī)關(guān)單位，收集渠道的單一性導(dǎo)致了館藏結(jié)構(gòu)的單一，從而使得文書檔案和財(cái)務(wù)檔案在各級(jí)檔案館的館藏結(jié)構(gòu)中長期占據(jù)主導(dǎo)地位，而其他價(jià)值較高的實(shí)物檔案、科技檔案、名人檔案、特色檔案所占比例甚微。另外，對于所收藏的檔案，檔案部門對其的加工整理也只是注重外表特征的揭示，沒有注意到對信息資源內(nèi)蘊(yùn)藏的待傳遞知識(shí)、情報(bào)的充分揭示，以及通過深層次加工、處理和重組，有針對性地提供，因此導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案信息資源處于半封閉狀態(tài)，沒有被檔案系統(tǒng)外的用戶所了解，影響其開發(fā)利用的效果。

1.2 管理觀念陳舊，對檔案信息資源的利用意識(shí)不強(qiáng)

檔案部門受傳統(tǒng)觀念的影響，只重視檔案信息資源的收藏，沒有將信息開發(fā)利用提高到應(yīng)有的高度去認(rèn)識(shí)，對文獻(xiàn)信息的開發(fā)僅限于滿足系統(tǒng)內(nèi)部用戶需求的一般性服務(wù)，缺乏“以需求為導(dǎo)向，以用戶為核心”的市場經(jīng)濟(jì)觀念，加上服務(wù)手段落后，缺少現(xiàn)代化的服務(wù)設(shè)施，信息的開發(fā)利用在相當(dāng)一部分單位仍以手工操作、館藏紙介質(zhì)文獻(xiàn)為主。

1.3 管理手段相對落后，在檔案部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中“重硬輕軟”現(xiàn)象普遍存在

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理手段相對于當(dāng)前的信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃發(fā)展成滯后狀態(tài)，依舊是以手工管理為主，缺乏硬件設(shè)備的引進(jìn)與使用。有些相對發(fā)展較快的檔案館（室），雖然引進(jìn)了大量先進(jìn)設(shè)備，但是只重視“硬件”——先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)，卻忽視了對檔案信息資源本身內(nèi)容的豐富，使檔案信息資源大幅度減少，從而導(dǎo)致了“有路車少，有車貨少”的現(xiàn)象。

1.4 管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，缺乏檔案管理的高素質(zhì)人才

檔案管理人員長期從事文獻(xiàn)管理，知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，缺乏外語、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用知識(shí)和技術(shù)，面對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案的管理越來越依賴于現(xiàn)代化信息技術(shù)的現(xiàn)狀，一時(shí)難以適應(yīng)。另外，檔案人員老化，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，總體業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，這與檔案管理現(xiàn)代化所需的功能社會(huì)化、結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)化、手段現(xiàn)代化極不適應(yīng)。

2 檔案管理現(xiàn)代化對策

以上種種問題的存在，嚴(yán)重制約著檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。由此可見，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)信息化發(fā)展的步伐，迫切需要一種新的現(xiàn)代化管理模式的出現(xiàn)，以建立新的管理體制為核心，以轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念為先決條件，以更新設(shè)備和技術(shù)為物質(zhì)基礎(chǔ)，以培養(yǎng)高素質(zhì)檔案工作人員為必要途徑，以構(gòu)建檔案信息資源數(shù)據(jù)庫為平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

2.1 建立新的管理體制，包括轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念、更新設(shè)備與技術(shù)、培養(yǎng)高素質(zhì)檔案工作人員

1）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的先決條件。為加速實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，每一個(gè)檔案管理人員，尤其是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都必須轉(zhuǎn)變觀念，更新思想，努力從傳統(tǒng)落后的檔案管理思維模式中解脫出來，強(qiáng)化檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)，以科技興檔為指導(dǎo)思想，加大扶持用電腦等現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)管理檔案的力度，充分發(fā)揮電腦等科學(xué)技術(shù)在檔案現(xiàn)代化化管理中的作用，明確實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理不僅是檔案管理的迫切需要，更是一場管理革命，是檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展的必由之路。另外，幾乎所有檔案部門都習(xí)慣“你要我查”的被動(dòng)工作方式，比較注重檔案硬件的投入和改善，相對地缺少市場意識(shí)，缺少對經(jīng)濟(jì)發(fā)展的關(guān)注，缺少“超前服務(wù)”的主動(dòng)性，缺少對檔案資源“軟件”的開發(fā)。要解決這些問題，一定要把檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用各個(gè)環(huán)節(jié)，統(tǒng)一到開發(fā)檔案信息，適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的需要，走向市場，但并不是把檔案資料直接變?yōu)樯唐?，而是要?qiáng)化服務(wù)功能。檔案工作必須轉(zhuǎn)變重管理輕服務(wù)的思想觀念，樹立服務(wù)意識(shí)和產(chǎn)業(yè)意識(shí)，從管理型向管理開發(fā)型轉(zhuǎn)變，由重檢索向重編研工作轉(zhuǎn)變，由知識(shí)信息庫管理向高價(jià)值知識(shí)信息服務(wù)轉(zhuǎn)變。

2）更新設(shè)備與技術(shù)，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)。隨著科學(xué)技術(shù)日新月異的進(jìn)步，一些較為先進(jìn)的適用于檔案保護(hù)、檔案管理的技術(shù)設(shè)備陸續(xù)進(jìn)入檔案室，如縮微技術(shù)使檔案資料體積縮小，便于收藏、查找、復(fù)制，微型計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，使工作效率提高、檢索渠道增多，通過通信線路和終端機(jī)能實(shí)現(xiàn)大范圍的資源共享。因此，檔案館要及時(shí)更新設(shè)備條件，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，為現(xiàn)代化、信息化打下基礎(chǔ)。同時(shí)也應(yīng)不失時(shí)機(jī)地選派人員參加各種現(xiàn)代技術(shù)培訓(xùn)，掌握現(xiàn)代化技術(shù)，使現(xiàn)有的設(shè)備盡可能在檔案管理中發(fā)揮作用。

3）培養(yǎng)高素質(zhì)檔案工作人員，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必要途徑。隨著辦公自動(dòng)化、文檔一體化程度的提高，檔案電子文件的產(chǎn)生、傳遞、存儲(chǔ)、歸檔、著錄、保管、利用，都將由計(jì)算機(jī)輔助管理。因此，必須大力加強(qiáng)對檔案工作者的培訓(xùn)和再教育，努力提高在職人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)水平，一方面使在崗人員盡快了解和掌握新知識(shí)、新理論和新技術(shù)，不斷擴(kuò)大知識(shí)面，及時(shí)調(diào)整和完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。另一方面要積極引進(jìn)各層次、多類型的人才，既注重引進(jìn)中高級(jí)人才，又注意引進(jìn)相關(guān)學(xué)科特別是理工科專門人才，合理調(diào)整檔案工作者隊(duì)伍的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)。此外，還應(yīng)當(dāng)組織檔案人員外出參觀學(xué)習(xí)，開闊視野，增長知識(shí)，取長補(bǔ)短，努力造就一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。

2.2 加強(qiáng)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)共享與社會(huì)共享

我國檔案信息資源數(shù)據(jù)庫尚需健全與完善，不能充分滿足社會(huì)需要，這樣勢必影響到檔案信息資源的推廣和使用。因此，必須重視數(shù)據(jù)庫建設(shè)的質(zhì)量，增加數(shù)據(jù)庫的數(shù)量和品種，大力開發(fā)和研制適合檔案信息網(wǎng)上使用的資源共享公共數(shù)據(jù)庫，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)文件收集、整理、保管、利用手段的電子化、網(wǎng)絡(luò)化。利用數(shù)據(jù)庫管理形成具有一定規(guī)模的信息產(chǎn)品“裝車上路”，使檔案信息資源從半封閉狀態(tài)變?yōu)橐粋€(gè)開放系統(tǒng)，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案資源的共享化。

3 結(jié)束語

正所謂“千里之行始于足下”，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，就要從基礎(chǔ)工作做起，建立新的管理體制，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，更新舊有設(shè)備與技術(shù)，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才，加強(qiáng)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。同時(shí)，我們也必須意識(shí)到，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化是一個(gè)綜合性系統(tǒng)工程，檔案管理要從過去的手工操作中完全擺脫出來，需要有一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，任重而道遠(yuǎn)。