曹瑩瑩

（伊春市兒童福利院，黑龍江 伊春 153000）

現(xiàn)如今，有效的做好孤殘兒童檔案管理工作是必要的，工作人員要重視提高檔案收集與整理水平，在實踐工作開展過程，要結合孤殘兒童檔案的建檔形式，有效的開展檔案收集與整理工作，進一步提高檔案管理水平，從而為孤殘兒童檔案管理工作開展提供有效保證，具體分析如下。

1 孤殘兒童檔案的建檔形式

首先，設立孤殘兒童的檔案信息，需以兒童戶籍所在地是否歸屬于福利院為建檔的首要原則。只有孤兒接受福利院的管理后，其戶籍所在地才能將其相關的戶籍和信息內容移交至福利院，以此作為福利院建檔的基礎。

其次，在建立檔案信息的初始階段，孤殘兒童的相關材料需由福利院的專屬部門進行管理。由于兒童在接受福利院的管理時，均會獲得個人的編號，業(yè)務部門僅需依據(jù)具體的編號信息便可為該兒童進行建檔，而初期的檔案材料主要以兒童體檢、既往病史等信息為主要內容。

最后，如果孤殘兒童離開福利院后，該兒童在福利院內的檔案信息便需被注銷，業(yè)務部門可依據(jù)兒童的去向、離院時間等作為編號依據(jù)，再將兒童檔案編號及具體內容送到檔案室進行保存。所有檔案均需在檔案盒內有序保存，便于后續(xù)隨時對檔案信息進行完善。此時需尤為注意，孤殘兒童在離開福利院后的信息也需及時整理歸檔，從而保證兒童的檔案信息能夠持續(xù)記錄其成長情況。

通過長期工作實踐可知，針對兒童個人建立單獨的檔案信息能夠為后續(xù)完善信息資料提供必要的條件，為檔案管理、統(tǒng)計和查詢等工作提供便捷條件。此外歸檔形式不但能夠準確記錄兒童檔案的整理時間，同時還可明確業(yè)務部門對檔案的存放情況，因此提升檔案管理工作的安全性和完善性。

2 做好孤殘兒童檔案收集與整理的措施

2.1 明確孤殘兒童檔案的歸檔范圍

規(guī)范管理孤殘兒童的檔案內容，需明確歸檔信息的范圍。通常孤殘兒童的檔案整理內容有：第一，入院記錄。結合兒童的類型，主要可將收養(yǎng)兒童分為棄嬰和孤兒兩種。其中棄嬰信息主要包括公安簽發(fā)的移送單、撿拾報案證明、照片等材料。孤兒的相關檔案內容包括地方政府提供的證明、孤兒情況說明等材料。第二，健康檢查相關信息。主要為棄嬰的救治和體檢信息、入院時體檢記錄等。第三，家庭收養(yǎng)信息。針對部分被收養(yǎng)的兒童，福利院需對后續(xù)的信息進行跟蹤記錄，如各類照片或者文字信息，收養(yǎng)父母的基本情況及監(jiān)護人證明等。第四，康復治療信息。主要指兒童在院期間所受到的治療情況。第五，受教育情況。兒童在福利院期間所受到的教育情況。第六，離院情況。對于死亡、回原籍等孤殘兒童的離院情況進行詳細記錄。

2.2 重視孤殘兒童檔案收集系統(tǒng)化管理

當前我國的社會和經(jīng)濟等制度已經(jīng)相對健全，但仍存在較多的待完善方面。因此國家福利部門及社保機構需聯(lián)合福利院，結合兒童的檔案管理水平更有針對性地完善檔案管理制度體系。此外，相關醫(yī)療機構也需配合福利院的檔案管理工作，盡量提供輔助，為提升孤殘兒童的檔案管理效果提供助力。

兒童福利機構形成的檔案，應保持其固有的內在聯(lián)系，能夠反映出工作全貌。第一，平時收集與年終收集相結合。根據(jù)公文承辦和形成的具體情況，把已印制成文的紙質文件、底稿隨時收集起來，年終再根據(jù)具體情況，把其他體現(xiàn)當年度工作的材料全部收齊。第二，重點收集與一般收集相結合。檔案材料的保存和利用價值是不同的，收集時應抓住絕密和機密材料、涉外類資料、批示材料等重點材料，其他能反映機構發(fā)展的材料也應保證齊全完整，使整個檔案系統(tǒng)有機統(tǒng)一。第三，專職文書收集與兼職文書收集相結合。以機構辦公室文秘人員為主，各科室再確定一名兼職文書人員，形成文書工作網(wǎng)絡。

2.3 建立健全孤殘兒童檔案社會信息體系

當前福利院在檔案管理方面的工作效果與時代發(fā)展相比逐漸顯現(xiàn)出不協(xié)調之處。因此在信息技術不斷發(fā)展的背景下，福利院也需緊隨時代發(fā)展的步伐，將網(wǎng)絡技術作為開展檔案管理工作的重要輔助措施，構建高效的檔案管理機制，從而優(yōu)化福利院孤殘兒童的檔案信息管理效果，便于領養(yǎng)家庭能夠順利查詢和篩選兒童信息。在創(chuàng)設了孤殘兒童福利檔案信息數(shù)據(jù)庫的背景之下，應建立健全孤殘兒童檔案社會信息體系，進而實現(xiàn)一體化的管理模式，最終最大限度上發(fā)揮整體優(yōu)勢。其中，創(chuàng)設聯(lián)合目錄進而達到資源共享，是基礎條件以及核心的內容之一。檔案管理人員一方面需要積極地去收集散存在檔案科室與個人手中的兒童檔案資料，避免出現(xiàn)嚴重的資料疏漏，另一方面還需要常常和福利院的業(yè)務部門加強溝通，不僅要對業(yè)務部門進行相應的工作指導，在具體的環(huán)節(jié)上也要主動參與。同時，一體化檔案管理工作還要重視信息反饋。檔案管理人員應注重收集有保存價值的文字、原始數(shù)據(jù)、合同、協(xié)議書、圖紙等為載體的孤殘兒童材料，將最有價值的檔案資源收集并歸檔保存，進而有效地在兒童福利檔案信息資源開發(fā)中發(fā)揮其重要意義和信息反饋。

2.4 為孤殘兒童檔案工作提供必要的保障

隨著新時期發(fā)展，有效地在孤殘兒童檔案管理過程提供必要的保障措施是必要的，作為檔案管理人員，應提高工作認識，要明確福利院不僅需在檔案管理制度方面加強創(chuàng)新力度，同時還需優(yōu)化管理方法，加大對檔案管理機構提供支持，依據(jù)具體需求提供財政等資源投入，為福利院的孤殘兒童檔案管理工作提供必要的保障，如運用大數(shù)據(jù)技術，加強實踐管理，從而提高檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與整理能力。從實際分析，只有在基礎設施方面加大優(yōu)化力度，才能進一步提升孤殘兒童的檔案管理工作水平，促使檔案管理部門和人員均可發(fā)揮最大的價值，全面促進該項工作的質量。此外，相關部門和兒童福利院要對管理人員的能力和素質引起足夠的重視，為其提供更多培訓和外出學習和提高檔案管理能力的機會，加強檔案管理人員對本職工作的定位和重視，著力于提高管理人員的綜合和專業(yè)能力水平，同時還要與時俱進地掌握現(xiàn)代化信息管理技術和方法。通過全面落實保障工作的開展，進一步為孤殘兒童檔案管理工作開展奠定基礎，以便更好地提高孤殘兒童檔案管理效率。

3 結束語

總之，在實踐分析過程中，孤殘兒童檔案管理人員應提高工作認識，要積極學習先進的管理理念，加強實踐管理能力，從而運用高效的管理方式，進一步保證孤殘兒童檔案的收集與整理效率，希望通過以上闡述，能全面制定更加科學的孤殘兒童檔案管理體系，從而推進社會穩(wěn)定發(fā)展。