崔 彥

（河北省人才交流服務(wù)中心，河北 石家莊 050000）

人事檔案對(duì)人才挑選和任用很重要，人事檔案包括個(gè)人的相關(guān)信息，對(duì)于人事檔案的收集整理是一項(xiàng)重要的工作，所以要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理，運(yùn)用科學(xué)的方法，快速有效管理人事檔案，本文從三個(gè)方面進(jìn)行探索，來研究人事檔案的管理方法，增強(qiáng)對(duì)人事檔案重要性進(jìn)行普及，提高對(duì)人事檔案專業(yè)化管理水平，構(gòu)建對(duì)人事檔案先進(jìn)性管理系統(tǒng)。傳統(tǒng)的人事管理可能是通過紙質(zhì)媒介，現(xiàn)在可以用電子媒介對(duì)原有的紙質(zhì)媒介進(jìn)行更新，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)，使人事檔案更容易查找和調(diào)用，現(xiàn)代化的改革，使人事檔案的管理也更加人性化，同時(shí)也對(duì)管理人事檔案的人員提出了一些技術(shù)水平要求。通過本文方法的闡述，也希望對(duì)相關(guān)方面的人士提供些許幫助。

1 增強(qiáng)對(duì)人事檔案重要性進(jìn)行普及

人事檔案管理也是重要的工作環(huán)節(jié)，需要安排專門的人員進(jìn)行管理，單位的領(lǐng)導(dǎo)需要重視人事檔案的管理工作，對(duì)之有正確的高度的認(rèn)識(shí)，要對(duì)人事檔案的管理人員進(jìn)行定期詢問，查看管理情況和人員調(diào)動(dòng)信息是否更新，管理中若遇到問題要及時(shí)上報(bào)并提出合理的解決方案，單位的其他部門也要配合人事檔案管理部門的工作，及時(shí)上交新人的檔案。單位也要對(duì)人事管理的工作人員提供專業(yè)培訓(xùn)，合理整理檔案很關(guān)鍵。單位要加大對(duì)人事部門的檔案管理資金投入和人員投入，深刻認(rèn)識(shí)到人事管理的重要性，保證人事檔案信息的及時(shí)錄入、及時(shí)更新，做到信息一致性。

人事檔案在現(xiàn)今社會(huì)中的重要性不言而喻，根據(jù)有關(guān)社會(huì)學(xué)科的調(diào)查研究顯示，自改革開放以來，社會(huì)活動(dòng)生產(chǎn)中對(duì)于單個(gè)社會(huì)人員的個(gè)人事檔案完整性越來越重視，特別是在經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，一份準(zhǔn)確且完整的個(gè)人人事檔案是必不可缺的。人事檔案代表著個(gè)人自誕生于世間以來，個(gè)人有關(guān)的重大世間的記錄報(bào)告，并且因?yàn)楝F(xiàn)今的人事檔案管理的完整性，人事檔案一般是由我們所從事的相關(guān)工作的有關(guān)部門進(jìn)行有序而統(tǒng)一的管理。根據(jù)上述我們所提到的相關(guān)情況，人事檔案也可謂是我們個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中一份最直觀且最佳完整的一封社會(huì)簡歷，也能夠直觀的體現(xiàn)出個(gè)人的大部分性格品行以及個(gè)人的能力。

2 提高對(duì)人事檔案專業(yè)化管理水平

對(duì)于人事檔案管理這種相對(duì)枯燥的工作而言，工作人員極易出現(xiàn)消極怠工心理，，而且人事檔案管理這種工作又與別的工作的工作性質(zhì)區(qū)別很大，對(duì)于工作人員的要求也有很大的不同。比如，工作人員必須具備精益求精、認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，工作內(nèi)容十分枯燥，但也要工作人員能夠一遍遍不厭其煩地重復(fù)那些枯燥的工作內(nèi)容，這樣才可以保證工作不出現(xiàn)紕漏。同時(shí)，完善的制度也十分重要，無規(guī)矩不成方圓，管理上的漏洞多半源于制度的不完善。建立健全人事檔案管理制度十分重要。對(duì)于新員工，應(yīng)給予專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，確保員工能夠高效率高品質(zhì)完成工作。對(duì)此，有兩種辦法可以實(shí)施，首先可以采取師徒制，給老員工分配帶新人任務(wù)，讓新員工邊工作邊學(xué)習(xí)，定期師傅們互相給對(duì)方徒弟考核打分，新人能力提高快，可以由老員工代為提出提前轉(zhuǎn)正申請(qǐng)，師傅帶的好也有對(duì)應(yīng)獎(jiǎng)金鼓勵(lì)，這樣既可以鞭策新員工進(jìn)步，也可以督促老員工繼續(xù)學(xué)習(xí)進(jìn)步。還可以建立監(jiān)督小組定期檢查打分，有明確的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)努力工作的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)懈怠，不積極，不負(fù)責(zé)任的員工進(jìn)行追責(zé)。

在組織人事管理體系中，人事檔案占有相當(dāng)重要的地位，這就要求工作人員對(duì)檔案要逐頁逐項(xiàng)的核對(duì)材料內(nèi)容，要確保信息準(zhǔn)確無誤，這也要求工作人員在招新員工時(shí)，選擇思想正直，專業(yè)對(duì)口，理論知識(shí)豐富的人員，并且在新員工入職時(shí)對(duì)員工進(jìn)行完整的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括了對(duì)材料審查時(shí)要本著實(shí)事求是的原則，對(duì)于檔案的信息，查看時(shí)要有側(cè)重點(diǎn)，要收集那些能夠反映人員思想政治品德作風(fēng)的，以及學(xué)業(yè)水平，業(yè)務(wù)能力和工作實(shí)績方面的材料，材料的文字要清楚，完整真實(shí)，具有保存價(jià)值。

3 構(gòu)建對(duì)人事檔案先進(jìn)性管理系統(tǒng)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的更新?lián)Q代，人們的生活的不斷提高，人們對(duì)于記敘個(gè)人信息的方式也在不斷地發(fā)展，從最早的遠(yuǎn)古時(shí)期的人們對(duì)于社會(huì)的認(rèn)識(shí)只是停留在淺顯的表面，對(duì)于信息的記錄也依舊停留在一個(gè)非常淺顯的表面，當(dāng)時(shí)的人們對(duì)于信息的記錄，最為普遍的一個(gè)方式就是結(jié)繩記事，然而，隨著科技的發(fā)展，技術(shù)越來越成熟，造紙技術(shù)，的出現(xiàn)取代了，以往繁瑣，而且復(fù)雜的結(jié)繩記事，并且用，文字在紙上，記錄信息一直延續(xù)到了現(xiàn)今為止，依舊在廣泛的使用，但是隨著科技革命的進(jìn)展，電腦計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)，帶來了一個(gè)全新的紀(jì)錄信息的形式。因?yàn)橛?jì)算機(jī)技術(shù)能夠在極小的空間里面記錄龐大的信息，正是因?yàn)檫@種特性，能夠大大的減少成本的使用的記錄，大量的信息，所以通過計(jì)算機(jī)來記錄信息的形式，逐漸被人們所廣泛的應(yīng)用。同樣的人事檔案管理也是在隨著現(xiàn)代化的不斷地發(fā)展，從以往的對(duì)于信息系統(tǒng)只要能夠完成簡單的記錄即可，到現(xiàn)金發(fā)展到了需要能夠進(jìn)行更加智能，更加快速的處理和完善信息的功能。

為了能夠更加有效地利用信息，因此要對(duì)信息系統(tǒng)的構(gòu)建提出了更高的要求，所以我們要對(duì)相應(yīng)的信息系統(tǒng)進(jìn)行更加有效的改革以及優(yōu)化。首先，信息數(shù)據(jù)庫要為人事部門的保存職工完整的基本信息，這也是作為信息儲(chǔ)存一個(gè)最基本的功能。其次，有限的信息目錄建設(shè)是不可缺失的，方便且快捷的信息系統(tǒng)專業(yè)查詢?nèi)肟冢軌蚋颖憬萸铱焖俚哪軌虿樵兊接嘘P(guān)的相關(guān)檔案信息，這也是對(duì)于先進(jìn)的信息系統(tǒng)建設(shè)的一個(gè)重大方向，并且關(guān)于查詢?nèi)肟诘脑O(shè)置，最好能讓相關(guān)的人事檔案工作人員在查詢過程，以及相關(guān)部門的檢查過程都能夠快速便捷的能尋找到對(duì)應(yīng)的人事檔案。還有關(guān)于信息系統(tǒng)的構(gòu)建的另一個(gè)優(yōu)化方向就是在單位領(lǐng)導(dǎo)需要下發(fā)工作指示的時(shí)間，讓各個(gè)部門都能積極配合檔案的錄入工作時(shí)，能夠快速的提供相關(guān)電子檔案的整理，共同建設(shè)現(xiàn)代化信息的數(shù)據(jù)庫。最后，也是信息系統(tǒng)優(yōu)化構(gòu)建過程中一個(gè)非常重要的部分，利用數(shù)字化的手段，將各種重要的材料及時(shí)進(jìn)行保存，例如相關(guān)的個(gè)人著作學(xué)術(shù)論文，科研的有關(guān)成果技能證書等進(jìn)行一個(gè)電子的備份保存，然后再有必要的時(shí)間段能夠及時(shí)地進(jìn)行，再次取出進(jìn)行備用。對(duì)于員工的突出貢獻(xiàn)和工作成果都能夠及時(shí)登記在冊，病情進(jìn)行有關(guān)的數(shù)據(jù)保存，保證后期進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)，或者是嘉獎(jiǎng)時(shí)候能夠得到有關(guān)的完整信息，達(dá)到公平公正的進(jìn)行相關(guān)的變動(dòng)與處理。現(xiàn)今為止在信息數(shù)字化的儲(chǔ)存方面的未來趨勢就是我們說的云技術(shù)，相信在不久以后有關(guān)于人事檔案信息管理數(shù)字處理系統(tǒng)也能夠得到更加有效的優(yōu)化和運(yùn)用。關(guān)于構(gòu)建先進(jìn)的人事檔管理信息系統(tǒng)，也是未來人事檔管理發(fā)展中，一個(gè)不可繞過的大趨勢。

總而言之，無論怎么說推動(dòng)人事大信息化的發(fā)展，提高人事檔案工作管理的效率和檔案的利用率，是當(dāng)今最急迫需要面對(duì)的話題。在實(shí)際中，人事工作發(fā)揮著不可磨滅的作用，有關(guān)的負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)和負(fù)責(zé)人要全面認(rèn)識(shí)到目前人事當(dāng)管理存在的問題，建立起有效的監(jiān)管機(jī)制，能夠盡力完善人事檔案管理制度，對(duì)于有關(guān)的工作人員，進(jìn)行業(yè)務(wù)能力和思想方面的培訓(xùn)，對(duì)于當(dāng)管理的技術(shù)也要不斷地創(chuàng)新，才能使得人事檔管理的工作更好地服務(wù)于人們，保證人事信息的高效率用，從而提高整體的工作效率。