楊懷成

（湖南省永州市零陵區(qū)人社局下屬人力資源服務(wù)管理中心，湖南 永州 425000）

企事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容具有多樣性，可以為人才選拔等工作創(chuàng)造良好的條件。企事業(yè)單位檔案管理人員通過翻閱檔案信息，可以獲得所需的檔案信息，并科學(xué)合理安排后續(xù)的工作。隨著我國企事業(yè)單位的快速發(fā)展，檔案管理工作在不斷完善的同時(shí)，也存在著一定的問題。為此，結(jié)合具體問題，提出富有針對(duì)性的解決對(duì)策，就顯得尤為重要。

1 企事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1 對(duì)檔案管理存在認(rèn)知上的不足

在現(xiàn)實(shí)中，有些企事業(yè)單位的高層領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作是一項(xiàng)簡(jiǎn)單且基礎(chǔ)性的工作，無須投入大量的人力、物力與財(cái)力。此外，有些高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理內(nèi)容存在認(rèn)知上的不足，片面地認(rèn)為檔案管理工作是簡(jiǎn)單的抄寫裝訂工作，進(jìn)而降低了人才選聘標(biāo)準(zhǔn)，影響到檔案管理工作成效。由于高層領(lǐng)導(dǎo)未正確認(rèn)知檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏責(zé)任意識(shí)，影響到檔案管理工作質(zhì)量與效率。

1.2 企事業(yè)單位檔案管理信息化水平有待提升

快速發(fā)展的信息技術(shù)已被廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)。然而，從企事業(yè)單位檔案管理工作來看，整體的信息化水平仍待提升。比如，一些相對(duì)較老的機(jī)關(guān)單位仍然延續(xù)著過往傳統(tǒng)的書面記錄，影響到信息技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用。此外，有些企事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)中，僅僅將一些簡(jiǎn)單基礎(chǔ)性的信息內(nèi)容輸入到檔案信息化系統(tǒng)中，卻忽視了關(guān)鍵性繁瑣性內(nèi)容的輸入，進(jìn)而影響到檔案檢閱等工作的高效進(jìn)行。

1.3 檔案管理隊(duì)伍缺乏穩(wěn)定性

在企事業(yè)單位中，檔案管理人員流動(dòng)問題直接影響到檔案管理質(zhì)量與效率。檔案管理人員在離職時(shí)，未科學(xué)合理地進(jìn)行工作交接，亦或者交接雙方間的溝通不暢，影響到后續(xù)檔案管理工作的有序性。此外，檔案管理人員流失率較大時(shí)，極易出現(xiàn)檔案管理人員斷層問題。

1.4 檔案管理人員離職后的管理問題

1）現(xiàn)有檔案未得到科學(xué)合理地運(yùn)用。隨著企事業(yè)單位的快速發(fā)展，出現(xiàn)了眾多的檔案信息。然而，從整體利用率來看，很多的檔案信息的潛在價(jià)值并未被充分挖掘出來，導(dǎo)致檔案資料被閑置。此外，有些企事業(yè)單位，僅僅對(duì)檔案資料進(jìn)行基礎(chǔ)層面的開發(fā)，導(dǎo)致檔案資料未被科學(xué)合理地運(yùn)用。2）未制定完善的檔案信息安全管理策略。隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，檔案信息多以電子檔案方式進(jìn)行存儲(chǔ)。電子檔案信息極易受到黑客、系統(tǒng)漏洞等諸多安全隱患的威脅，進(jìn)而影響到電子檔案信息的安全性與完整性。然而，在現(xiàn)實(shí)中，有些企事業(yè)單位并未制定出富有針對(duì)性的安全管理方案，導(dǎo)致檔案信息的安全性大幅度降低。3）檔案管理工作缺乏規(guī)范性。完善的檔案管理規(guī)范可以保障企事業(yè)單位檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依。在實(shí)際工作中，由于部分企事業(yè)單位未結(jié)合現(xiàn)實(shí)工作需要，制定出切實(shí)可行的檔案管理規(guī)范，使得檔案管理工作雜亂無章。比如，在檔案資料查閱環(huán)節(jié)，往往工作人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間與精力進(jìn)行資料查閱，進(jìn)而大幅度降低了檔案信息查閱效率與質(zhì)量。

2 企事業(yè)單位檔案管理問題解決對(duì)策

2.1 加大檔案管理工作重視程度

首先，企事業(yè)單位高層領(lǐng)導(dǎo)需要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并將檔案管理工作納入企業(yè)內(nèi)部管理工作內(nèi)容。作為高層領(lǐng)導(dǎo)，可以在相關(guān)辦公會(huì)議上，與職工積極探討檔案管理方式方法，并結(jié)合檔案管理工作中的問題，提出相應(yīng)的解決對(duì)策。其次，企事業(yè)單位應(yīng)該組建一支高專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理監(jiān)察小組。通過定期不定期監(jiān)察檔案管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的問題，并制定出富有針對(duì)性的解決對(duì)策。最后，企事業(yè)單位應(yīng)加大資金投入，為檔案管理工作營(yíng)造良好的工作環(huán)境，并配置先進(jìn)的軟硬件設(shè)施。

2.2 加大檔案管理信息化建設(shè)力度

信息技術(shù)已被廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)的管理工作中。將信息技術(shù)引入檔案管理工作中，則是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。新時(shí)期的企事業(yè)單位應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性，并加大檔案信息化管理力度。首先，要加大資金投入，為企事業(yè)單位搭建先進(jìn)的檔案信息化管理系統(tǒng)，并采購或者開發(fā)先進(jìn)的軟硬件設(shè)備。其次，要制定完善的檔案信息化管理規(guī)范。結(jié)合檔案信息化管理各個(gè)環(huán)節(jié)，制定出相對(duì)應(yīng)的信息采集規(guī)范、信息錄入規(guī)范、信息保存規(guī)范等，以此保證各個(gè)環(huán)節(jié)的信息化管理工作有序、高效進(jìn)行。最后，加大檔案信息安全管理力度。企事業(yè)單位應(yīng)該憑借防火墻技術(shù)、殺毒軟件、訪問權(quán)限設(shè)置等，全面保障電子檔案信息的安全性與完整性。

2.3 強(qiáng)化檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

檔案管理人員的綜合素養(yǎng)直接影響到檔案管理工作成效。因此，新時(shí)期的企事業(yè)單位應(yīng)注重檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)。首先，企事業(yè)單位應(yīng)該制定完善的人才選聘策略。在人才選聘環(huán)節(jié)，全面考察應(yīng)聘人員的知識(shí)儲(chǔ)備、管理技能、職業(yè)素養(yǎng)等，并擇優(yōu)錄用，組建一支高專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。其次，注重崗前培訓(xùn)、在職培訓(xùn)等工作。在正式上崗前，企事業(yè)單位應(yīng)通過崗前培訓(xùn)，將檔案管理注重事項(xiàng)等告知給工作人員，以此保障工作人員能夠科學(xué)合理地應(yīng)對(duì)工作中的問題。在職期間，企事業(yè)單位應(yīng)為檔案管理人員組織在職培訓(xùn)。通過及時(shí)更新與優(yōu)化檔案管理知識(shí)、管理技能等，來提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，進(jìn)而保障檔案管理成效。

2.4 加大宣傳力度，增強(qiáng)企事業(yè)單位的檔案管理意識(shí)

檔案信息較為完整地記錄了企事業(yè)單位的發(fā)展歷程，其重要性不可言喻。企事業(yè)單位必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并通過宣傳活動(dòng)，將其重要性告知給企事業(yè)單位內(nèi)的每個(gè)工作人員。首先，企事業(yè)單位可以依托單位微信公眾號(hào)、微博等信息化平臺(tái)，將檔案信息的重要性宣講給每個(gè)工作人員。其次，要注重調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，激勵(lì)著員工在日常工作中，嚴(yán)格遵循檔案管理工作規(guī)范，并防止個(gè)人失誤等問題影響到檔案信息的安全性與精準(zhǔn)性。

2.5 做好檔案管理人員離職后的管理問題

首先，企事業(yè)單位應(yīng)該制定出完備的檔案信息交接規(guī)范。在檔案管理人呢元離職時(shí)，應(yīng)明確所需交接的工作內(nèi)容，并做好檔案信息的備份等工作，防止交接過程中丟失相關(guān)數(shù)據(jù)。其次，提升檔案資料整體利用率。信息化時(shí)代背景下，企事業(yè)單位應(yīng)該結(jié)合自身發(fā)展需要，深度挖掘檔案信息的潛在價(jià)值。通過加大對(duì)檔案信息的重視程度，及時(shí)檢查檔案信息，并對(duì)檔案信息實(shí)施動(dòng)態(tài)化管理，使得檔案信息更好地服務(wù)于企事業(yè)單位發(fā)展。

3 結(jié)束語

總之，隨著我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，企事業(yè)單位也面臨著較大的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力。檔案管理是企事業(yè)單位內(nèi)部管理工作的重要構(gòu)成部分。在實(shí)際工作中，因檔案管理人員的綜合素養(yǎng)欠佳、檔案管理信息化水平低等諸多因素，導(dǎo)致檔案管理成效受到較大程度地影響。以上內(nèi)容結(jié)合企事業(yè)單位檔案管理中的普遍性問題，提出了相應(yīng)的管理策略。希望可以給相關(guān)工作者帶來一定的參考，并促進(jìn)企事業(yè)單位檔案管理工作高效進(jìn)行。