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房地產(chǎn)檔案的收集管理與保護(hù)利用探討
——以浙江省寧??h房管中心為例

2021-04-14 22:30:19張淑妍
卷宗 2021年24期
關(guān)鍵詞:寧??h檔案資料紙質(zhì)

張淑妍

(浙江省寧海縣房管中心,浙江 寧海 315600)

1 引言

房地產(chǎn)檔案一直作為專門的檔案進(jìn)行專門的管理,專業(yè)程度很高。房地產(chǎn)在我國是一個非常特殊的行業(yè),具有重要意義,房地產(chǎn)檔案也是非常重要的民生檔案,做好房地產(chǎn)檔案管理工作,真正發(fā)揮出房地產(chǎn)檔案在城市建設(shè)、義務(wù)教育、社會保障、民眾需要等方面的作用。

2 房地產(chǎn)檔案的含義及作用

2.1 含義

房地產(chǎn)檔案本質(zhì)上是房地產(chǎn)或者說不動產(chǎn)發(fā)證登記、交易買賣、不動產(chǎn)拆遷、建設(shè)用地等活動當(dāng)中經(jīng)過收集整理鑒定而形成的反映不動產(chǎn)權(quán)人、不動產(chǎn)狀態(tài)以及使用土地狀態(tài)的文字、圖片、視頻等資料。簡而言之一套房子從立項(xiàng)開始就會形成檔案資料,一直到這套房子報(bào)廢的全生命周期內(nèi)所形成的所有信息都記錄在檔案之中。

2.2 作用

1)保證房地產(chǎn)物權(quán)公信力。房地產(chǎn)檔案記錄了房產(chǎn)登記信息、交易買賣信息等,這些信息代表了房地產(chǎn)的歸屬和變更情況,便于有關(guān)單位及部門,有關(guān)當(dāng)事人及利害關(guān)系人對相關(guān)的房地產(chǎn)信息查閱和利用。房地產(chǎn)檔案將是不動產(chǎn)物權(quán)溯源的根本保障,能夠有效保證房地產(chǎn)物權(quán)的公信力。

2)為房地產(chǎn)物權(quán)提供法律保障。房地產(chǎn)檔案的公信力是國家賦予的,其所記錄的內(nèi)容也是法律認(rèn)可的,只要是房地產(chǎn)檔案上所寫的內(nèi)容,都具備法律效應(yīng)。房地產(chǎn)檔案記錄房地產(chǎn)相關(guān)工作的真實(shí)記錄,不僅僅是業(yè)務(wù)辦理的依據(jù),包括轉(zhuǎn)移、抵押、拆遷、擴(kuò)建等也是物權(quán)登記公示的重要體現(xiàn),還是保障權(quán)利人證明權(quán)益的法律依據(jù)。

3)保障民生。房地產(chǎn)既是人民安居樂業(yè)的需要,也是社會安定和諧的需要,房地產(chǎn)檔案是民生工作的基礎(chǔ),最具有權(quán)威性。按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定,無論交易、租賃還是拆遷,都必須依照房地產(chǎn)檔案權(quán)威性和法律性來組織實(shí)施。對于住建部來講,房地產(chǎn)檔案可使其更為科學(xué)地進(jìn)行城鎮(zhèn)建筑規(guī)劃。

3 房地產(chǎn)檔案的收集管理

3.1 紙質(zhì)檔案的收集管理

1)證明文件及權(quán)屬材料的收集管理。房地產(chǎn)檔案中的證明文件及權(quán)屬材料是不動產(chǎn)登記當(dāng)中的重要材料,及房屋權(quán)利人依法向房屋權(quán)屬登記機(jī)關(guān)提交的取得房屋權(quán)屬的證明文件,包括對權(quán)利取得、放棄、義務(wù)承諾的書面文件。根據(jù)城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理辦法,新建房屋需要在房屋竣工后3個月內(nèi)向登記機(jī)關(guān)申請登記,并且要求當(dāng)事人提供用地證明文件(或土地使用權(quán)證)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、竣工驗(yàn)收資料以及其他證明文件。例如:浙江省寧海縣房管中心2019年度共收集房地產(chǎn)權(quán)屬檔案3700多件,2020年度共收集房地產(chǎn)權(quán)屬檔案4700多件。這些證明文件都是應(yīng)當(dāng)全面收集的,避免遺漏以及錯誤。

2)建筑施工文件、竣工資料及圖紙的收集管理。建筑施工文件、竣工資料以及圖紙是證明房屋建筑的關(guān)鍵資料,這些資料記錄了房屋建筑從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收全過程的詳細(xì)情況,也記錄房屋建筑的結(jié)構(gòu)類型、所用材料、造價(jià)、所用的技術(shù)等等所有信息,這些資料也是房地產(chǎn)檔案當(dāng)中不可或缺的部分。對于城鎮(zhèn)建筑規(guī)劃或者建筑工程設(shè)計(jì)建設(shè)都有非常巨大的利用價(jià)值,應(yīng)當(dāng)收集齊全,尤其是涉及后續(xù)拆遷、改造或擴(kuò)建等情況時,這些資料將發(fā)揮巨大作用。例如,很多工程中挖斷通信線纜、供水管道等等都是因?yàn)閳D紙缺失,施工方不知曉此處的情況所致。例如:浙江省寧??h房管中心2019年度收集房地產(chǎn)建筑施工、竣工等檔案資料800多件;2020年度收集房地產(chǎn)建筑施工、竣工等檔案資料900多件。這些圖紙、竣工驗(yàn)收等資料的收集非常關(guān)鍵。

3)房地產(chǎn)使用管理的資料收集管理。房地產(chǎn)包括房屋建筑和房屋建筑下的土地,房屋建筑交易過程中實(shí)際上交易的是房屋所有權(quán)和土地使用權(quán)。其中房屋所有權(quán)基本上是永久的,但土地使用權(quán)不是永久的,住宅用地的年限是70年。在這個年限中,取得房屋所有權(quán)的權(quán)利人可以利用房屋建筑做很多法律允許的事情,比如用來出租,當(dāng)然也包括改造、裝修等實(shí)際使用房屋時所產(chǎn)生的信息。如:浙江省寧海縣房管中心2019年度共收集房地產(chǎn)使用管理檔案資料1100多件;2020年度共收集房地產(chǎn)使用管理檔案資料1000多件。這些資料記錄了房地產(chǎn)權(quán)利人對房地產(chǎn)的使用過程,也是應(yīng)當(dāng)收集起來的重點(diǎn)。

4)其他有關(guān)房地產(chǎn)檔案資料的收集管理。凡是屬于歸檔范圍內(nèi)的其他形式的資料都應(yīng)當(dāng)進(jìn)行全面收集整理,這些資料也記錄了房地產(chǎn)的真實(shí)情況。比如反映和記錄房地產(chǎn)權(quán)屬狀況的信息資料,房地產(chǎn)權(quán)屬的凍結(jié)文件、代管文件、歷史形成的各種房地產(chǎn)權(quán)證、賬、冊、表、卡等。

3.2 數(shù)字化檔案資料的收集管理

1)電子文件的收集管理。電子檔案是過去和現(xiàn)在的業(yè)務(wù)、經(jīng)營、管理、宣傳、房地產(chǎn)開發(fā)全過程中所直接形成的具有保存價(jià)值的各種電腦盤片、照片、聲像、電子圖紙等不同形式的歷史記錄。隨著電子政務(wù)或者說智慧政務(wù)的深度應(yīng)用,房地產(chǎn)的檔案資料有很多是以電子文件的形式存在的,包括各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表,房屋建筑建設(shè)過程中形成的電子文件、報(bào)表、視頻等等,這些資料都應(yīng)當(dāng)歸檔。收集的電子文件應(yīng)交由檔案室統(tǒng)一保管,檔案室管理人員需要將收集起來的電子文件存放于指定計(jì)算機(jī)服務(wù)器,并可靠備份,應(yīng)制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法,確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤且能保證更新系統(tǒng)而不受破壞。

2)掃描件的收集管理。很多珍貴的紙質(zhì)文件是沒有電子文件的,這些紙質(zhì)文件應(yīng)當(dāng)全部轉(zhuǎn)變?yōu)閽呙杓靡岳茫瑧?yīng)當(dāng)研制完善的軟件系統(tǒng),方便掃描件的保管。由于房地產(chǎn)檔案的顯著特點(diǎn)是其異動性和海量化,房地產(chǎn)相關(guān)資料實(shí)在動態(tài)變化之中的,任何一次性掃描或者刻成光盤都無濟(jì)于事。應(yīng)當(dāng)在收集管理掃描件時制定計(jì)劃,可實(shí)施計(jì)件制,規(guī)定每天完成多少掃描件的收集整理,據(jù)此給予獎懲,并且要認(rèn)真細(xì)致地做好紙質(zhì)檔案的掃描工作。例如:浙江省寧??h房管中心2019年度收集完成房地產(chǎn)檔案掃描共41460多件,其中:住房保障檔案32560件,房產(chǎn)交易檔案3500件,白蟻防治檔案1500件,房屋安全管理檔案1800件,公房管理檔案2100件;2020年度收集完成房地產(chǎn)檔案掃描共86717件,其中:住房保障檔案78520件,房產(chǎn)交易檔案2902件,白蟻防治檔案1590件,房屋安全管理檔案1802件,公房管理檔案1903件。這些掃描件收集起來后必須進(jìn)行檢查,必須逐頁、逐項(xiàng)進(jìn)行檢查,若發(fā)現(xiàn)錯誤必須重新制作掃描件。然后將檢查無誤的掃描件并立卷歸檔。

3)錄音、錄像文件的收集管理。涉及房地產(chǎn)的相關(guān)錄音、錄像文件應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)收集,并且必須配套文字說明,包括錄制地點(diǎn)、時間、錄制者、錄制的內(nèi)容等,確保記錄內(nèi)容完整準(zhǔn)確,錄音錄像文件應(yīng)當(dāng)按照GB1989、GB7574、GB9416的相關(guān)要求轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式,一式兩份,交由檔案室歸檔。歸檔的錄音錄像文件必須是可讀文件,必須能夠在有關(guān)設(shè)備上演示或檢測,運(yùn)轉(zhuǎn)正常,無病毒。同類項(xiàng)目、同一類別的錄音錄像文件應(yīng)當(dāng)存儲于同種載體上。

4)其他數(shù)字化檔案資料的收集管理。對于處在房地產(chǎn)檔案歸檔范圍的其他數(shù)字化檔案資料也應(yīng)全面收集整理。采取人工錄入、掃描和數(shù)碼照相等技術(shù)方法,實(shí)現(xiàn)其他檔案資料的數(shù)字化并收集歸檔。

4 房地產(chǎn)檔案的保護(hù)與利用

4.1 房地產(chǎn)紙質(zhì)檔案的保護(hù)與利用

根據(jù)我國檔案法、檔案法實(shí)施辦法的相關(guān)規(guī)定,遵循及時建檔,確保檔案真實(shí)完整,系統(tǒng)有序,為確保房地產(chǎn)紙質(zhì)檔案永久保存,必須對檔案進(jìn)行長久保護(hù),換而言之就是要對檔案支撐材料進(jìn)行保護(hù),在一定范圍內(nèi)防止內(nèi)外原因引發(fā)破壞,或者采取措施延緩紙質(zhì)檔案材料損壞速度,并對已經(jīng)出現(xiàn)破壞的檔案進(jìn)行修復(fù)。紙質(zhì)檔案通常都是比較珍貴的檔案這些檔案可用作學(xué)術(shù)研究,可用作指導(dǎo)房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展,也可指導(dǎo)城鎮(zhèn)規(guī)劃建設(shè)、國土資源規(guī)劃等等,應(yīng)用范圍非常廣泛。但由于紙質(zhì)資料的特殊性,宜建立智能檔案柜專門存放,方便調(diào)閱。例如:浙江省寧??h房管中心2019年度紙質(zhì)檔案查閱利用數(shù)為220件;2020年度紙質(zhì)檔案查閱利用數(shù)為360件。在信息化、數(shù)據(jù)化時代下,當(dāng)然也可聯(lián)動數(shù)字檔案,在智能檔案柜上無需取出紙質(zhì)檔案,直接在顯示屏上顯示掃描件,不僅方便利用,也方便保護(hù)紙質(zhì)檔案。

4.2 房地產(chǎn)數(shù)字化檔案的保護(hù)與利用

數(shù)字化檔案由于存儲于服務(wù)器當(dāng)中,最關(guān)鍵的是保證信息安全,一方面要進(jìn)行數(shù)字檔案的必要備份,避免應(yīng)硬件故障而丟失。另一方面則要強(qiáng)化數(shù)據(jù)保密。應(yīng)采取屬性基加密技術(shù),針對檔案數(shù)據(jù)的身份、屬性等進(jìn)行擴(kuò)展式加密,當(dāng)用戶訪問數(shù)據(jù),提供映射關(guān)系中的密鑰來解密。這種加密技術(shù)不限制數(shù)據(jù)訪問用戶數(shù)量、身份以及數(shù)據(jù)用途,但凡訪問數(shù)據(jù)的用戶必須提供滿足要求的密鑰才能獲取數(shù)據(jù)。數(shù)字化房地產(chǎn)檔案的查閱利用,在安全管理的情況下,也能很好地為用戶提供服務(wù)。例如:浙江省寧??h房管中心2019年度數(shù)字化房地產(chǎn)檔案的查閱利用為850件;2020年度數(shù)字化房地產(chǎn)檔案的查閱利用為1100多件。數(shù)字化、信息化技術(shù)可以通過設(shè)計(jì)一個網(wǎng)站,有需求的用戶只需要在網(wǎng)站上注冊賬戶,獲取對應(yīng)權(quán)限,即可通過網(wǎng)站查閱相關(guān)檔案資料。例如:浙江省寧??h房管中心2019年度利用網(wǎng)絡(luò)平臺查閱利用房地產(chǎn)檔案為350件;2020年度利用網(wǎng)絡(luò)平臺查閱利用房地產(chǎn)檔案為460件,更加快捷、更加方便地為用戶提供了房地產(chǎn)檔案的查閱和利用。

5 結(jié)束語

綜上所述,房地產(chǎn)檔案資料的收集管理以及保護(hù)利用相對復(fù)雜,專業(yè)化程度高,應(yīng)通過流程化管理,基于相關(guān)法律法規(guī)、管理辦法進(jìn)行科學(xué)有效的管控,保證收集的房地產(chǎn)檔案資料齊全、準(zhǔn)確、連續(xù),并最終發(fā)揮建立房地產(chǎn)檔案的價(jià)值作用,更好地為房地產(chǎn)業(yè)務(wù)的創(chuàng)新和效率的提升服務(wù)。

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