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新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的思考

2021-04-14 22:30:19孟曉宏
卷宗 2021年24期
關(guān)鍵詞:檔案管理醫(yī)院管理

孟曉宏

(河北省張家口市婦幼保健院,河北 張家口 075000)

1 新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.1 醫(yī)院檔案管理體制落后

在現(xiàn)有的管理模式下,缺乏完善的檔案管理制度。但是,現(xiàn)階段許多醫(yī)院還沒有創(chuàng)建科學(xué)的、完善的檔案管理制度,檔案管理還存在資源缺乏連貫性,管理不夠細(xì)致、檔案管理分散等問題,致使檔案無法發(fā)揮其作用。在醫(yī)院日常的經(jīng)營管理過程中,醫(yī)療檔案比較繁多,如果不能做好檔案管理工作,會導(dǎo)致各部門配合問題,由于質(zhì)量問題影響存在安全隱患,導(dǎo)致管理不達(dá)標(biāo)。構(gòu)建醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò),通過簡化搜索分析流程,醫(yī)院發(fā)展中沒有充分利用信息化技術(shù),大部分醫(yī)院檔案管理,利用傳統(tǒng)工作模式,不能夠有效地解決檔案管理存在的問題。

1.2 檔案管理工作過于傳統(tǒng),沒有創(chuàng)新意識

醫(yī)院檔案管理工作人員應(yīng)加強(qiáng)專業(yè)知識的培訓(xùn),不斷提升檔案管理技能水平,在現(xiàn)有基礎(chǔ)上積極創(chuàng)新,但就目前的醫(yī)院檔案管理來看,管檔人員缺乏專業(yè)性,使其在新形勢下,醫(yī)院方面沒有認(rèn)識到檔案管理工作中存在的不足,醫(yī)院檔案管理中存在問題工作人員不能及時(shí)解決,還有一些工作人員根據(jù)個人經(jīng)驗(yàn)處理問題,導(dǎo)致日常檔案管理創(chuàng)新意識缺乏,阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新。

1.3 未擁有專業(yè)化的檔案管理手段

很多醫(yī)院適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展,進(jìn)行醫(yī)療手段改革,在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上聘請專業(yè)的醫(yī)務(wù)人員、加大投入力度購買先進(jìn)的醫(yī)療器械,但是卻忽視了積極引入先進(jìn)的管理技術(shù),導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)展比較落后,使醫(yī)院整體發(fā)展水平不能向前推進(jìn)。還有些醫(yī)院嘗試?yán)矛F(xiàn)代科技手段強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理,但是在具體應(yīng)用過程中,檔案管理工作者并沒有運(yùn)用專業(yè)的管理知識,導(dǎo)致各項(xiàng)新技術(shù)手段在醫(yī)院檔案管理工作中流于形式,不僅影響了檔案管理工作的日常工作效率,而且還影響醫(yī)院的長期穩(wěn)定發(fā)展。

1.4 不夠重視檔案的管理

目前很多醫(yī)院發(fā)展與管理的重心都是在臨床一線,對于檔案的管理,做不到足夠的重視,也沒有意識到檔案管理的重要性,無論是檔案管理的硬件和軟件設(shè)施都不夠到位,做不到檔案資料的合理利用。同時(shí),醫(yī)院的工作人員多為醫(yī)護(hù)人員,他們一般會認(rèn)為檔案管理是應(yīng)由專職的人員去管理的,從而缺少了檔案歸檔管理的責(zé)任心。所以,臨床工作中所形成的檔案沒有辦法做到完整的歸檔與保存,加之對檔案的管理工作不夠重視,所以致使檔案中的數(shù)據(jù)無法對日后的醫(yī)教研以及醫(yī)院的發(fā)展中發(fā)揮本身的作用。

1.5 醫(yī)院意識不到檔案信息中的風(fēng)險(xiǎn)

醫(yī)院的檔案中記錄的是病人的病例資料,其中不缺乏一些病人較為隱私的資料,還有一些醫(yī)院研究和醫(yī)學(xué)科學(xué)項(xiàng)目的研究成果。所以,在對檔案進(jìn)行保管時(shí),應(yīng)特別注意檔案的安全存放,另外,在這個大數(shù)據(jù)信息時(shí)代,信息本身的交流有所增加,這樣雖然有助于各個醫(yī)院信息的交流,促進(jìn)醫(yī)院的共同發(fā)展,為我國醫(yī)學(xué)的進(jìn)步起到帶動作用。但是,需要注意的是,大數(shù)據(jù)信息時(shí)代,既方便了信息的交流,同時(shí)也增加了信息數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)性,醫(yī)院對于檔案的管理也沒有過高的安全重視,所以,檔案的泄露是醫(yī)院檔案管理值得重視的一個問題。如果檔案泄露,病人的隱私信息落到一些不法分子手中,那無論是對病人還是對醫(yī)院都是一種損失,醫(yī)院會逐漸失去病人對其的信任,對于醫(yī)院的研究數(shù)據(jù),如果信息泄露,被人惡意竊取其所研究的數(shù)據(jù),這對醫(yī)院來說,損失是無法估量的,想要讓醫(yī)院對檔案有一個規(guī)范的管理,就要首先讓醫(yī)院意識到,檔案對于醫(yī)院發(fā)展的重要性。

2 新形勢加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的措施

2.1 逐步的完善檔案管理機(jī)制

先進(jìn)的管理模式需要完善的管理規(guī)則來執(zhí)行,醫(yī)院檔案管理的一個重要環(huán)節(jié)是建立健全的檔案管理機(jī)制,從而達(dá)到檔案管理的規(guī)范化和有序化。為了能夠更好地適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要,滿足現(xiàn)代化社會對醫(yī)院檔案管理提出的要求,需要對檔案管理工作的機(jī)制進(jìn)行科學(xué)化的規(guī)范,并且強(qiáng)調(diào)管理人員的責(zé)任,使他們嚴(yán)格的規(guī)范自身的行為。在制定檔案管理制度的過程中要統(tǒng)籌安排,協(xié)調(diào)各方利益,按實(shí)際需求與現(xiàn)實(shí)可能性制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)尼t(yī)院檔案管理制度。第一,檔案管理制度要對檔案管理工作做出明確分工,制定檔案管理的具體工作細(xì)則。第二,參照相關(guān)的工作法規(guī),制定科學(xué)合理、規(guī)范化的管理制度,從體系化的角度認(rèn)知檔案管理工作的重要性。第三,嚴(yán)格按照規(guī)范制度完成標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式,并有針對性的總結(jié)檔案管理,檔案數(shù)據(jù)分析,檔案整理,檔案保存及使用的一系列細(xì)則,形成違規(guī)操作的評價(jià)機(jī)制。此外,醫(yī)院應(yīng)該適當(dāng)?shù)慕⑵皙剳椭贫?,通過合理的獎懲與考核機(jī)制監(jiān)督管理人員的行為,對醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作者實(shí)行定期的考核與評價(jià),根據(jù)其日常的表現(xiàn),適當(dāng)?shù)慕o予優(yōu)秀人員鼓勵,并且嚴(yán)懲消極怠慢的工作人員,及時(shí)督促管理人員的進(jìn)步與發(fā)展。

2.2 利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)管理方式的創(chuàng)新

在信息飛速發(fā)展的今天,檔案管理現(xiàn)代化已成為不容置疑的事實(shí),作為新時(shí)代的檔案管理者必須具備超前的意識,要熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用的基本知識,學(xué)會運(yùn)用信息技術(shù)開展醫(yī)院各類檔案文件管理,這對檔案工作人員而言是一種機(jī)遇,也是一種考驗(yàn)。有部分醫(yī)院開始嘗試著運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段展開醫(yī)院的檔案管理工作,但是因?yàn)闄n案管理工作者并沒有及時(shí)學(xué)習(xí)相關(guān)知識領(lǐng)域,使其難以科學(xué)地運(yùn)用,這樣會導(dǎo)致工作效率的低下,阻礙了醫(yī)院的穩(wěn)步發(fā)展。首先,檔案管理人員需要充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),積極地為病歷檔案等檔案文件管理創(chuàng)造條件,在有限的空間內(nèi)提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量,從而達(dá)到檔案科學(xué)化、規(guī)范化的管理要求。然后,采用現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù),降低醫(yī)院檔案管理的財(cái)力、物力以及人力等成本。其次,醫(yī)院要在加強(qiáng)對檔案資料大數(shù)據(jù)的積累,多搜集各個醫(yī)院對檔案管理的有效信息,在實(shí)踐中逐步發(fā)現(xiàn)自身適合的方式,并且以大數(shù)據(jù)的形式存在這個建檔的系統(tǒng)之內(nèi)。同時(shí),分析醫(yī)院對檔案文件收集、整理、保存工作重點(diǎn)數(shù)據(jù),以數(shù)據(jù)的形式體現(xiàn)出各類方式的優(yōu)勢和功能,最終滿足對市場的總體需求。根據(jù)這些實(shí)際情況,對比傳統(tǒng)的檔案管理方式,為醫(yī)院檔案管理提供更多,更好的解決方案。

2.3 加強(qiáng)對檔案管理人員能力的考察

在信息化時(shí)代高速發(fā)展的今天,人才的培養(yǎng)至關(guān)重要,人才的培養(yǎng)能夠?yàn)獒t(yī)院各個方面發(fā)展提供一定的資源優(yōu)勢。這就要求醫(yī)院工作者遵循一定的工作理念,貫徹新時(shí)代的政策實(shí)施,進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和水平。在對檔案文件管理方面也要不斷創(chuàng)新發(fā)展,促進(jìn)每位檔案管理人員對管理模式的創(chuàng)新和應(yīng)用。建議醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際狀況和檔案管理崗位技能需求,制定科學(xué)、合理以及可行的人才培養(yǎng)計(jì)劃,采用繼續(xù)教育以及專業(yè)培訓(xùn)等方式,提高檔案管理工作人員的技能水平和專業(yè)素質(zhì),創(chuàng)建合理的人才選聘制度、考核制度以及晉升制度等,于此之外,對檔案管理人員的專業(yè)知識和能力水平進(jìn)行不同程度的檢測,這樣才能充分地調(diào)動檔案管理工作人員的積極性和主動性不斷地提高其綜合素質(zhì)水平。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層和管理層應(yīng)重視檔案管理工作,強(qiáng)化管理意識,將檔案管理工作納入醫(yī)院的日??己酥校扇】茖W(xué)有效的措施,及時(shí)的將管理工作落實(shí)到每一位工作人員的責(zé)任中,這樣就能確保檔案管理工作可以充分地發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。與此同時(shí),醫(yī)院文件檔案的管理人員需要強(qiáng)大的耐心與細(xì)心,每個工作人員都會多多少少都會遇到一些管理問題,在遇到問題時(shí)就需要敏銳的思維能力和靈活的應(yīng)變能力,才能做到臨危不亂,快速做出應(yīng)變,我們應(yīng)提倡在檔案管理崗位上兢兢業(yè)業(yè)、對檔案管理作出貢獻(xiàn)的人員給予獎勵。

2.4 健全專業(yè)化檔案管理模式

醫(yī)院檔案工作管理機(jī)制需要逐漸向科學(xué)化過渡,進(jìn)而滿足當(dāng)前社會對醫(yī)院檔案管理提出的新要求,適應(yīng)當(dāng)前社會形勢。相關(guān)工作人員必須要認(rèn)清自己的職責(zé),醫(yī)院方面建立相應(yīng)的制度強(qiáng)化考核,根據(jù)工作人員日常表現(xiàn)進(jìn)行有效獎懲。在醫(yī)院檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)專業(yè)化發(fā)展,有效調(diào)整檔案管理工作的各項(xiàng)任務(wù),實(shí)現(xiàn)檔案管理流程優(yōu)化。在現(xiàn)代化發(fā)展過程中,通過各項(xiàng)新技術(shù)影響醫(yī)院檔案管理,讓醫(yī)院檔案管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。同時(shí)辦案管理工作人員要提升自己的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ),掌握基本的操作技能,并且要把管理流程明確,利用新技術(shù)提升工作效率,使得醫(yī)院的檔案管理逐步專業(yè)化發(fā)展。結(jié)合當(dāng)前國家發(fā)展形勢,保證各項(xiàng)先進(jìn)措施落實(shí)到位,滿足現(xiàn)有條件下對醫(yī)院檔案管理工作的要求,確保醫(yī)院檔案管理工作落實(shí)在實(shí)踐中,為醫(yī)院發(fā)展打下基礎(chǔ),促進(jìn)醫(yī)院長期穩(wěn)定發(fā)展。

2.5 做好檔案的數(shù)據(jù)防護(hù),確保檔案的安全

隨著檔案管理方式的與時(shí)俱進(jìn),對于檔案管理工作人員的意識,也應(yīng)做一個專門的培訓(xùn)。檔案數(shù)字化存檔管理的過程中,其安全性主要是依賴檔案管理人員的意識問題,首先,應(yīng)讓管理人員了解檔案管理這一工作的重要性,還要告知檔案管理人員檔案泄露會對醫(yī)院所造成的不利影響,只有深刻地認(rèn)識到自己工作的重要性,才能做好檔案的保密工作。另外,在對檔案進(jìn)行數(shù)字信息化時(shí),應(yīng)嚴(yán)格的做好移交工作,必須遵守移交手續(xù),明確相關(guān)人員的責(zé)任,仔細(xì)地檢查檔案原件,以免造成發(fā)生檔案文件丟失、錯亂等情況,保證檔案的準(zhǔn)確性。已經(jīng)成功完成數(shù)字信息化的檔案應(yīng)加強(qiáng)防護(hù),對于需要保密和不需要保密的檔案,應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的區(qū)分管理,并按照規(guī)定定期檢查與記錄,確保檔案存放的安全性和保密性。一些重要的檔案資料,應(yīng)根據(jù)存放系統(tǒng)的安全性進(jìn)行備份,保證檔案存放的安全性。對于檔案的借閱,應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱手續(xù),核實(shí)借閱人的身份信息,明確檔案借閱的用途,防止檔案信息泄露。

3 結(jié)語

綜上所述,是本人對新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的全部分析與思考,醫(yī)院檔案管理工作是整體工作的核心,因此需要重視對管檔人員的技能培訓(xùn),使他們的工作能力得到提升,并且提高他們的綜合素質(zhì),認(rèn)真地投入到檔案管理工作中,尤其是在具體的實(shí)踐中積極探索與創(chuàng)新,勇于跳出傳統(tǒng)管理的框架,突破模式化管理的局限性。醫(yī)院檔案管理還有更大改革創(chuàng)新空間,只有不斷的完善檔案工作機(jī)制,才能不斷激發(fā)檔案工作生機(jī)與活力,促進(jìn)醫(yī)院檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。

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