朱方野

（天津市社會保險基金管理中心檔案館，天津 300000）

社會保險業(yè)務(wù)檔案是專門檔案的一種，是社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、生育、失業(yè)等社會保險業(yè)務(wù)過程中形成的檔案，包括參保單位在辦理參保登記、變更登記、注銷登記時填報的登記表單及相關(guān)審核材料，以及參保人員辦理社會保險關(guān)系變動、基本信息變更等登記手續(xù)時填報的登記表單及相關(guān)審核材料。做好社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作是實(shí)現(xiàn)社會保險事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)參保單位和參保個人“記錄一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的必要條件，更是實(shí)現(xiàn)社會保險經(jīng)辦管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的必然要求。

1 社會保險業(yè)務(wù)檔案特點(diǎn)

1.1 檔案生成量大

隨著我國社會保障體系的建立和完善，社會保險事業(yè)取得重大進(jìn)展，加之人們參保意識不斷增強(qiáng)以及社會保險征繳擴(kuò)面工作和全民參保計劃的扎實(shí)推進(jìn)，參保人數(shù)迅速增加，社會保險業(yè)務(wù)檔案生成量也在逐年增加，以天津?yàn)槔?dāng)前各類社會保險業(yè)務(wù)檔案年生成量約2萬余卷（紙質(zhì)案卷和電子檔案），且逐年遞增[1]。

1.2 檔案專業(yè)性強(qiáng)

根據(jù)《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》可知，社會保險業(yè)務(wù)檔案業(yè)務(wù)類別包含社會保險管理、社會保險征繳、養(yǎng)老保險待遇、醫(yī)療保險待遇、工傷保險待遇、生育保險待遇、社會保險業(yè)務(wù)統(tǒng)計、社會保險稽核，不同業(yè)務(wù)類別的檔案有著永久和定期兩種不同的保管期限，定期保管期限分為10年、30年、50年、100年。

1.3 服務(wù)民生

社會保險業(yè)務(wù)檔案是一項(xiàng)重要的民生檔案，社會保險業(yè)務(wù)檔案的服務(wù)對象是廣大參保群眾，社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的目的在于發(fā)揮利用服務(wù)職能作用，切實(shí)維護(hù)參保群眾切身利益，促進(jìn)社會保障事業(yè)發(fā)展。

2 社會保險業(yè)務(wù)檔案工作中存在的問題

2.1 經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對檔案工作重視程度不夠

在社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)中普遍存在重業(yè)務(wù)經(jīng)辦、輕檔案管理的現(xiàn)象。由于當(dāng)前參保人數(shù)的增加和經(jīng)辦人手的不足，各省市業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員和檔案專職、兼職人員工作繁忙，沒有充足時間做好檔案管理工作。

2.2 經(jīng)辦機(jī)構(gòu)庫房設(shè)備設(shè)施不夠完善

除別個省市建立了專業(yè)的檔案館外，大多省市社會保險業(yè)務(wù)檔案只能存放在檔案經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的庫房，《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》對社會保險業(yè)務(wù)檔案的管理作出了明確的要求，但個別社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)受經(jīng)費(fèi)和場地條件的限制，庫房設(shè)備設(shè)施不夠完善，不能完全做到“十防”（防火、防盜、防水、防潮、防光、防塵、防紫外線、防高溫、防污染、防有害生物），除此之外也存在檔案隨意放置的現(xiàn)象，在庫容有限的情況下，檔案庫房不能及時接收業(yè)務(wù)科室生成的檔案，檔案只能存放于業(yè)務(wù)科室，容易發(fā)生丟失現(xiàn)象，對檔案的安全保管存在隱患。

2.3 檔案人才隊(duì)伍力量薄弱

當(dāng)前社會保險業(yè)務(wù)檔案人才隊(duì)伍的力量稍顯薄弱，尤其在社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)中，缺少檔案專業(yè)科班出身人員，檔案管理人員均為業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員兼任，新知識和新理念匱乏，缺少充分的崗前培訓(xùn)[2]，檔案人才隊(duì)伍力量薄弱已成為檔案管理工作中不得不面臨的一項(xiàng)問題。

2.4 檔案工作意識的缺乏

當(dāng)前檔案信息化建設(shè)已全面展開，以天津?yàn)槔旖蛟?016年上線了社會保險金保二期信息系統(tǒng)，并為經(jīng)辦窗口配備的高拍儀和中速掃描儀等設(shè)備，大大方便了經(jīng)辦和電子檔案歸檔整理，但在實(shí)際效果上，影像模糊、影響缺失等問題越發(fā)常見，需要檔案管理人員及時進(jìn)行檔案自查。

3 完善社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的措施分析

3.1 進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識

在新形勢下，檔案管理部門和社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要重視檔案知識培訓(xùn)，增強(qiáng)各級領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員、業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)力度，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理意識，提升專業(yè)能力，強(qiáng)化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)成果，把檔案管理進(jìn)一步融入業(yè)務(wù)經(jīng)辦，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案的憑證參考作用。

3.2 進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理流程

在社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)持續(xù)推進(jìn)檔案管理與業(yè)務(wù)經(jīng)辦緊密契合，使檔案管理流程順應(yīng)“綜合柜員化、檔案電子化、網(wǎng)廳一體化”的建設(shè)目標(biāo)。將檔案收集整理工作前置，在受理申報和業(yè)務(wù)審核時，重點(diǎn)審核申報材料是否齊全規(guī)范。轉(zhuǎn)變檔案館對紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的舊模式，形成邊經(jīng)辦邊整理的新模式，即在社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對經(jīng)辦材料進(jìn)行掃描或高拍，直接生成電子影像檔案，通過檔案電子影像和版式電子文件的廣泛應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息在業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中的全程利用。

3.3 建立健全檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)體系

以當(dāng)前各公共服務(wù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)為藍(lán)本，建立健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，尤其是在社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，全力推動業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系落到實(shí)處。以歷年全國社會保險業(yè)務(wù)檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收“回頭看”工作為契機(jī)，持續(xù)開展以檔案庫房建設(shè)、檔案人才隊(duì)伍建設(shè)為主的檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作，建立經(jīng)辦機(jī)構(gòu)考核檔案，通過連續(xù)監(jiān)測和持續(xù)考核，形成考核評價結(jié)果。

3.4 完善檔案信息系統(tǒng)功能

隨著信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，一是檔案管理部門應(yīng)時刻與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行聯(lián)系對接，不斷提出新的系統(tǒng)建設(shè)需求。二是社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門、系統(tǒng)開發(fā)部門、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營部門之間加強(qiáng)合作，清楚了解到自身發(fā)展的需求，將信息化管理作為發(fā)展載體，開發(fā)出穩(wěn)定的信息管理系統(tǒng)[3]。三是將檔案信息化、數(shù)字化管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)納入業(yè)務(wù)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，通過檔案信息系統(tǒng)功能的完善提升，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)、基金、檔案的相互匹配和相互驗(yàn)證，進(jìn)而達(dá)到業(yè)務(wù)、財務(wù)、檔案一體化管理。

4 結(jié)語

社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)經(jīng)辦中形成的業(yè)務(wù)檔案記錄和反映了社會保險經(jīng)辦運(yùn)行軌跡，是社保事業(yè)發(fā)展的珍貴史料，是社會保險“記錄一生、保障一生、服務(wù)一生”的重要載體，反映基金安全管理、數(shù)據(jù)質(zhì)量管理的重要?dú)v史依據(jù)，對維護(hù)參保群眾的合法權(quán)益，構(gòu)建和諧社會關(guān)系意義重大。在新形勢下，不斷完善檔案管理流程，建立健全檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系，持續(xù)完善信息系統(tǒng)功能，檔案管理工作才能形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理新格局。