溫德超

（平昌縣審計(jì)綜合信息中心，四川 巴中 636400）

1 認(rèn)知存在不足，是做好審計(jì)檔案工作的前提

1）重“審計(jì)“輕”檔案管理。新時(shí)期，隨著經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，建設(shè)項(xiàng)目逐漸增多，基礎(chǔ)建設(shè)力度不斷加大，各級(jí)審計(jì)部門按照要求也相應(yīng)增加了審計(jì)頻率和內(nèi)容，擴(kuò)大了審計(jì)范圍，自然也就產(chǎn)生了大量的審計(jì)檔案資料。由于一些縣級(jí)審計(jì)部門和具體審計(jì)人員缺乏檔案意識(shí)，因此出現(xiàn)了一些重審計(jì)過(guò)程，輕審計(jì)過(guò)后的檔案資料收集、整理和后期利用。導(dǎo)致我國(guó)當(dāng)前階段的審計(jì)檔案管理存在著一定的疏漏；相關(guān)審計(jì)人員對(duì)檔案管理的原則以及政策法規(guī)缺乏應(yīng)有的了解，對(duì)檔案管理重視程度較低。因此，一些縣級(jí)審計(jì)部門的審計(jì)人員在審計(jì)工作中對(duì)產(chǎn)生的審計(jì)資料，難以判斷起重要價(jià)值，對(duì)于檔案信息的掌握不夠及時(shí)，檔案資料的收集就會(huì)出現(xiàn)遺漏，內(nèi)容不夠全面；歸類就會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，整理不規(guī)范，所收集的檔案資料不能真實(shí)反映審計(jì)的全過(guò)程和審計(jì)的結(jié)果，這也就直接影響到審計(jì)工作的質(zhì)量。

2）“重”用老辦法“輕”創(chuàng)新管理。首先，觀念老化?？h級(jí)尤其是欠發(fā)達(dá)縣的審計(jì)部門收集審計(jì)檔案資料時(shí)，拘泥于過(guò)去的舊要求，注重收集紙質(zhì)審計(jì)資料，不太注重收集現(xiàn)代辦公條件下的電子、光盤或其他影像資料的收集。其次，方法原始。有的工作人員還用老式檔案盒，手動(dòng)打孔用線裝訂檔案，一定程度上不但影響工作的效率，還讓檔案管理工作落后于新時(shí)代的要求。再次，設(shè)備簡(jiǎn)陋。一些貧困山區(qū)縣級(jí)審計(jì)部門，在資金投入上欠缺，檔案裝訂和儲(chǔ)藏設(shè)備落后且不齊備，專用檔案室面積不夠，儲(chǔ)藏柜也不規(guī)范。

3）“重”常規(guī)管理“輕”制度建設(shè)。山區(qū)縣的審計(jì)檔案專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理工作起步較晚，因此工作中習(xí)慣于“人管人”，不注重“制度管人”，審計(jì)署印發(fā)的“審計(jì)檔案管理”系列規(guī)章制度，執(zhí)行落實(shí)到位做得不夠，單位自身出臺(tái)的審計(jì)檔案管理制度不夠健全，內(nèi)容過(guò)于寬泛，缺乏實(shí)際操作性，難免審計(jì)檔案工作中會(huì)產(chǎn)生或多或少的漏洞。

4）“重”工作“輕”檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。貧困山區(qū)從事審計(jì)檔案管理的工作人員缺乏檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺少相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，業(yè)務(wù)能力低下，自身素養(yǎng)不足，造成了審計(jì)檔案工作的整體水平偏低。一般從事該項(xiàng)工作的人員大都是從教育、農(nóng)業(yè)等事業(yè)單位選調(diào)的，因此本身沒(méi)有接觸多少檔案管理知識(shí)和技能。對(duì)它們?nèi)狈?yīng)有的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和技能培訓(xùn)，導(dǎo)致他們檔案業(yè)務(wù)水平偏低，檔案管理規(guī)范意識(shí)缺乏，工作效率不高。

2 重視理念創(chuàng)新，是做好審計(jì)檔案工作的基礎(chǔ)

1）創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的需要。檔案工作數(shù)量繁多，內(nèi)容冗雜，收集時(shí)間較長(zhǎng)，并且伴隨著傳統(tǒng)操作復(fù)雜的多重壓力，在收集整理和保存的過(guò)程當(dāng)中，有很大的困難，迫切需要進(jìn)行創(chuàng)新。為了保證審計(jì)事項(xiàng)的準(zhǔn)確性、完整性和時(shí)效性，需要開(kāi)展跟蹤審計(jì)。在跟蹤審計(jì)中，要定期進(jìn)行審計(jì)資料歸檔，詢問(wèn)相關(guān)人員的審計(jì)意見(jiàn)。可以結(jié)合圖像影視、電子記賬、紙質(zhì)憑證復(fù)印件等資料，運(yùn)用現(xiàn)代科技手段將復(fù)雜的審計(jì)檔案工作高效化、簡(jiǎn)單化，以計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)代替手工傳統(tǒng)操作，從而適應(yīng)新時(shí)代審計(jì)工作發(fā)展的要求。

2）創(chuàng)新是信息技術(shù)發(fā)展的需要。信息技術(shù)的發(fā)展給新時(shí)期的檔案審計(jì)工作帶來(lái)了一定的便利條件。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，計(jì)算機(jī)已經(jīng)逐漸應(yīng)用到了審計(jì)過(guò)程中，提高了審計(jì)工作的效率，通過(guò)自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)，自然也就產(chǎn)生了信息化的審計(jì)檔案資料，使得審計(jì)檔案工作在存儲(chǔ)時(shí)實(shí)現(xiàn)多樣化的介質(zhì)，檔案審計(jì)的信息化含量組建增加。

3 創(chuàng)新工作方式，提升新時(shí)期審計(jì)檔案管理效率

1）重視審計(jì)檔案工作。任何工作離開(kāi)了單位的領(lǐng)導(dǎo)的重視好支持，是難以順利完成的。首先，審計(jì)部門要嚴(yán)格審計(jì)署、國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布的第10號(hào)令，即《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》，高度重視審計(jì)檔案管理，樹(shù)立“審計(jì)檔案是國(guó)家檔案的組成部分”和“審計(jì)文件材料歸檔工作實(shí)行審計(jì)組組長(zhǎng)負(fù)責(zé)制”的理念，進(jìn)一步端正審計(jì)工作人員和檔案管理人員的工作觀念，每個(gè)財(cái)務(wù)審計(jì)人員既是審計(jì)工作工作地參與者，同時(shí)也是審計(jì)乎檔案資料的收集者。其次，強(qiáng)化認(rèn)識(shí)審計(jì)檔案工作的重要性。審計(jì)部門主要通過(guò)日常政策宣傳以及日常工作要求，讓審計(jì)人員和檔案管理者都能夠理解審計(jì)檔案工作的重要性。例如，通過(guò)集中培訓(xùn)、每次職工會(huì)實(shí)行“會(huì)前學(xué)法”制度，加強(qiáng)對(duì)審計(jì)檔案工作重要性宣傳，讓審計(jì)人員時(shí)刻把審計(jì)檔案資料的收集記在心中、做在手上，讓檔案工作把俺歲審計(jì)全過(guò)程。第三，審計(jì)部門要加大審計(jì)檔案工作的投入。分期分批安排相關(guān)人員到四川省檔案培訓(xùn)機(jī)構(gòu)參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，購(gòu)置檔案管理修的設(shè)備，建好標(biāo)準(zhǔn)的檔案室，購(gòu)置標(biāo)準(zhǔn)的密集架檔案柜，促進(jìn)審計(jì)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

2）創(chuàng)新檔案工作形式。由于傳統(tǒng)的檔案工作都是依靠人力整理、裝訂、查閱等行，費(fèi)力費(fèi)時(shí)效率低，使得審計(jì)檔案工作的質(zhì)量不高，也難以確保檔案工作的準(zhǔn)確性。因此，審計(jì)部門要舍得投入購(gòu)買現(xiàn)代檔案管理軟件，購(gòu)買專用檔案管理電腦，實(shí)現(xiàn)檔案管理計(jì)算機(jī)化、信息化，購(gòu)買必須的現(xiàn)代化的檔案整理集結(jié)設(shè)備，可以減少審計(jì)檔案管理中投入大量人力、物力、財(cái)力，同時(shí)也能大大提高審計(jì)檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，特別是利用檔案管理軟件系統(tǒng)等現(xiàn)代化管理技術(shù)，編制適用參考材料和檢索工具，便利查詢利用審計(jì)檔案。建立標(biāo)準(zhǔn)化的分類體系，將審計(jì)文件材料按照“備查類、立項(xiàng)類、證明類和結(jié)論類等”4個(gè)單元的順序進(jìn)行分類排列歸檔。

3）建立健全審計(jì)檔案管理相關(guān)制度。審計(jì)部門要嚴(yán)格按照第10號(hào)令規(guī)定，建立健全審計(jì)檔案的《歸檔制度》《利用制度》《查閱審批制度》《保管制度》《銷毀制度》《保密制度》等。方便審計(jì)過(guò)程中明確需要收集哪些資料，如何整理及保存等，確保審計(jì)檔案工作有序進(jìn)行，提高檔案工作的準(zhǔn)確性、保密性和安全性。

4）提升山區(qū)審計(jì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)技能。在當(dāng)今信息技術(shù)快速發(fā)展新時(shí)代，很多新技術(shù)已經(jīng)廣泛運(yùn)用與各行各業(yè)中，也給審計(jì)工作帶來(lái)很大的便利，但是審計(jì)檔案的管理依然需要人力去做大量的工作，因此檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和思想政治素養(yǎng)是確保檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的重要保障。因此，新時(shí)代要重視提升審計(jì)部門檔案工作人員的水平與素質(zhì)。首先，在招聘或調(diào)入審計(jì)人員時(shí)，要把檔案管理能力作為一個(gè)重要方面考核，同時(shí)挑選1-2個(gè)檔案管理專業(yè)人員進(jìn)入到審計(jì)部門，以帶動(dòng)高審計(jì)檔案工作人員的整體素質(zhì)提高。其次，定期對(duì)審計(jì)檔案工作人員培訓(xùn)，采取“送出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的辦法，培訓(xùn)檔案業(yè)務(wù)，培養(yǎng)更多的審計(jì)檔案管理的行家里手。第三，加強(qiáng)年度目標(biāo)檔案考核。審計(jì)部門進(jìn)行年度工作總結(jié)中，檔案管理人員要專項(xiàng)進(jìn)行工作述職外，其余審計(jì)人員要把審計(jì)檔案工作列為述職內(nèi)容，進(jìn)一步規(guī)范提高審計(jì)檔案工作的自覺(jué)性。同時(shí)，可以積極地與其他檔案審計(jì)工作部門進(jìn)行交流合作，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案工作的進(jìn)步，并且也可以加大審計(jì)案工作的硬件設(shè)施，加大投資力度，確保工作人員在實(shí)施工作時(shí)有較好的基礎(chǔ)。

4 結(jié)論

總之，創(chuàng)新必須結(jié)合實(shí)際的工作情況，做出及時(shí)的改變，創(chuàng)新管理模式與方，式從整體上提高審計(jì)檔案工作的效率和質(zhì)量，以促進(jìn)審計(jì)檔案管理工作長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。