李增敏

（山東高速臨沂發(fā)展有限公司，山東 臨沂 276000）

現(xiàn)階段，人事檔案作為企業(yè)人事部對(duì)個(gè)人管理的基礎(chǔ)與憑證，對(duì)于識(shí)別干部、選拔人才、干部隊(duì)伍建設(shè)意義重大。然而許多人事管理工作依然停留于紙質(zhì)檔案的管理，從某種程度上降低了檔案管理的效率，也造成了資源浪費(fèi)。因此為適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展和數(shù)字化時(shí)代的要求，建立完善的人事檔案信息化管理體系是必由之路。

1 人事檔案管理的目的及利用方式

人事檔案管理的目的是高效有序的利用檔案資料，在利用的過程中遵循相應(yīng)的程序和手續(xù)，確保人事檔案的相關(guān)內(nèi)容更好地服務(wù)于人才本身和企事業(yè)單位發(fā)展。通過人事檔案管理制度的建立，能夠?yàn)闄n案管理活動(dòng)提供具體的規(guī)章制度，確保人事檔案管理工作人員按照規(guī)章制度進(jìn)行管理。對(duì)人事檔案利用的方式有多種途徑，首先，可以設(shè)立人事檔案閱覽室，便于對(duì)人事資料的查閱，通過資料查閱關(guān)注人才在各個(gè)階段的發(fā)展情況，為企事業(yè)單位分配人力資源提供基礎(chǔ)信息。其次，人事檔案資料進(jìn)行外借使用。例如，各機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案時(shí)，需要借閱人事檔案。在借閱人事檔案的過程中，還需要出具相應(yīng)的證明材料。在利用人事檔案的過程中還需要遵循相應(yīng)的手續(xù)，這樣才能夠維護(hù)人事檔案完整性和安全性。

2 存在的問題

1）對(duì)人事檔案管理重視程度不足。首先，是個(gè)人對(duì)人事檔案重視程度不足，在填寫相關(guān)材料時(shí)具有隨意性，填寫的信息有誤或者故意填寫虛假信息，導(dǎo)致檔案信息失真，給后續(xù)一系列工作造成了影響；其次，是材料形成機(jī)構(gòu)缺乏對(duì)材料重視力度，造成檔案材料缺失或遺失?，F(xiàn)階段，勞動(dòng)人口流動(dòng)性較強(qiáng)，參與的社會(huì)活動(dòng)類型多樣化，這導(dǎo)致人事檔案的材料收集難度增加，并且相關(guān)材料形成部門缺乏材料意識(shí)，在填寫材料時(shí)不規(guī)范或者審核不嚴(yán)格，給人事檔案管理造成了一定的困難；再次，是負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員管理意識(shí)薄弱，認(rèn)為只要確保人事檔案不損壞、不丟失、不泄密即可，在實(shí)際工作過程中敷衍了事，對(duì)于如何科學(xué)管理人事檔案以及充分發(fā)揮人事檔案作用缺乏關(guān)注與了解；最后，是領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)人事檔案管理缺乏重視，沒有充分認(rèn)識(shí)到人事檔案在人員選拔、任用以及崗位調(diào)整等方面的作用，對(duì)人事檔案管理工作缺乏關(guān)注，對(duì)于實(shí)際工作狀況缺乏了解，導(dǎo)致人事檔案管理工作沒有發(fā)揮出相應(yīng)的作用。

2）人事檔案審核不嚴(yán)格。要充分確保人事檔案的真實(shí)性，就必須要在材料歸檔時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行審核程序，剔除其中虛假的材料，尤其是年齡、工齡、入黨時(shí)間、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、職稱以及任職情況等重要信息，對(duì)于原始材料依據(jù)必須要加強(qiáng)審核。然而現(xiàn)實(shí)情況是人事檔案管理工作人員在工作過程中敷衍了事，審核檔案材料時(shí)違反審核程序或者簡(jiǎn)化審核程序，對(duì)于疑似虛假的材料沒有進(jìn)行嚴(yán)格審核，導(dǎo)致人事檔案的真實(shí)性難以得到有效保障，對(duì)于后續(xù)人員選拔、崗位、待遇調(diào)整等工作造成了嚴(yán)重影響。

3）信息化水平程度較低。當(dāng)前時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)飛速發(fā)展，各個(gè)行業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)結(jié)合的過程中極大提高了生產(chǎn)力，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的生產(chǎn)模式。對(duì)于人事檔案管理工作而言，通過信息化建設(shè)能夠建立有效的資源共享平臺(tái)，提高人事檔案的利用效率，進(jìn)而深入挖掘人事檔案的價(jià)值。但從實(shí)際情況來看大多數(shù)企事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理工作依然僅靠人工管理，未能實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。由于人事檔案內(nèi)容繁瑣、數(shù)據(jù)信息龐雜，人工管理工作效率低，不利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)和用人單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

3 優(yōu)化國(guó)企人事檔案管理工作的策略

1）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全保護(hù)。企業(yè)人事檔案是企業(yè)發(fā)展中各種人事資源的集中體現(xiàn)，信息化管理時(shí)需要使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行，數(shù)據(jù)信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播保證安全性是重要問題。企業(yè)要構(gòu)建科學(xué)完善的網(wǎng)絡(luò)安全防御機(jī)制，以此來保障企業(yè)人事信息的保密性，防止人事檔案數(shù)據(jù)信息的丟失、人為泄漏。可以安裝防火墻和殺毒軟件，并定期進(jìn)行檢查，從源頭上扼殺網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。

2）多個(gè)環(huán)節(jié)把控進(jìn)檔，確保審核工作成效。干部人事檔案專項(xiàng)審核工作有專門的工作流程，需要從多個(gè)環(huán)節(jié)入手把控檔案信息的準(zhǔn)確真實(shí)，特別是要把控好審核時(shí)期進(jìn)檔資料的準(zhǔn)確度，還原干部信息的真實(shí)情況。國(guó)企在響應(yīng)上級(jí)要求、開展專審工作之初，需要先讓干部按照要求填寫干部履歷表，履歷表的內(nèi)容十分豐富，要求干部按照自己的真實(shí)情況詳細(xì)填寫，干部履歷表將成為對(duì)比干部檔案信息準(zhǔn)確性的重要依據(jù)。另外，國(guó)企應(yīng)對(duì)干部人事檔案專項(xiàng)審核問題提交情況說明或者是相關(guān)證明材料，這些材料都必須進(jìn)行嚴(yán)格審核，以確保這些進(jìn)檔資料文件的真實(shí)有效性。因此，為了確保干部人事檔案專審工作的成效，對(duì)每份檔案所開展的審核工作都至少要有2名以上的審核員，并且按照專審要求來進(jìn)行登記，登記時(shí)說明檔案中是否存疑，并對(duì)不同問題的檔案進(jìn)行歸類。如果干部人事檔案中存在問題，需要給干部提供說明解釋的機(jī)會(huì)，再開展調(diào)查工作，不能隨意將錯(cuò)誤歸結(jié)到干部個(gè)人身上。

3）加大企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)力度。企業(yè)要加大人事檔案管理信息化建設(shè)力度，一方面積極引入人事檔案管理信息系統(tǒng)，利用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，將信息的采集、導(dǎo)入、分類、整合等融為一體，搭建全面、動(dòng)態(tài)、安全的信息化平臺(tái)，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)據(jù)化、智能化；另一方面要派專業(yè)技術(shù)人員定期維護(hù)、優(yōu)化人事檔案管理信息系統(tǒng)，避免計(jì)算機(jī)遭受攻擊、系統(tǒng)破壞、數(shù)據(jù)丟失等事件的發(fā)生，確保人事檔案管理信息系統(tǒng)正常穩(wěn)定運(yùn)行。

4）增強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理工作意識(shí)。首先，企業(yè)多由管理層進(jìn)行工作規(guī)劃和指導(dǎo)，管理層人事檔案管理工作意識(shí)的提升是做好人事檔案管理工作的前提。企業(yè)要從提升管理層人事檔案管理意識(shí)入手，加大人、財(cái)、物在人事檔案管理工作中的投入，其他部門積極配合支持人事檔案管理工作，提高人事檔案部門的管理效率。其次，企業(yè)要提升人事檔案管理人員的工作意識(shí)，調(diào)動(dòng)其積極性，提高其責(zé)任意識(shí)，最大限度發(fā)揮其潛能，讓其更加認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好各項(xiàng)人事檔案工作，主動(dòng)及時(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作計(jì)劃、進(jìn)展情況、遇到的問題、利用效果等，以促進(jìn)人事檔案管理工作更加高效有序地開展。再次，企業(yè)要提高普通員工對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，加大人事檔案宣傳工作。定期或不定期開展檔案知識(shí)講座，在宣傳欄張貼人事檔案歸檔材料的要求，利用國(guó)際檔案日制作短視頻或舉行人事檔案知識(shí)競(jìng)賽等，在單位內(nèi)部宣傳人事檔案的重要性，提升全員的歸檔意識(shí)。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著信息化管理水平不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式已不適用現(xiàn)在企業(yè)管理，必須進(jìn)一步轉(zhuǎn)變思想觀念，并落實(shí)于行動(dòng)，確保人事檔案服務(wù)于個(gè)人，服務(wù)于企業(yè)，充分發(fā)揮人事檔案的利用價(jià)值。