周 麗

（海南工商職業(yè)學(xué)院，海南 ?？?570203）

隨著我國經(jīng)濟社會的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案的管理工作越來越受到公眾們的重視?，F(xiàn)階段，我國對于檔案信息的利用已經(jīng)逐漸趨于開放性，但是這一發(fā)展現(xiàn)象卻使一些檔案信息的保密工作難以有效地進(jìn)行。而為了有效地解決這一問題，首先就應(yīng)該先形成相應(yīng)的檔案信息保密意識。其次，在根據(jù)相關(guān)企業(yè)的實際運行情況制定相應(yīng)的檔案管理保密方案，使其能夠在一定程度上提升檔案信息的安全性。最后，應(yīng)該加強技術(shù)的引進(jìn)。

1 檔案管理保密工作的重要性

由于檔案記錄了許多信息和資料的內(nèi)容，所以相關(guān)工作人員在實際的工作過程中應(yīng)該加強對檔案管理的保密工作。為此，首先就應(yīng)該為檔案管理保密工作的實施創(chuàng)設(shè)一個相對公平的環(huán)境，因為只有這樣才能夠有效地提升檔案管理保密工作的效率。

1）檔案的保密工作是檔案管理的基礎(chǔ)性工作。檔案作為信息、資料的管理方式，其中包含了許多豐富的信息資源，其中的信息內(nèi)容可能會涉及國家的機密文件，所以這些資料的保密管理工作需要真正地落到實處。這是因為這些信息中可能包含著之前的歷史發(fā)展過程，而這些歷史信息有些是不應(yīng)該被公開的。另外，有些檔案中的信息可能包含了我國未來發(fā)展的方向，這對我國進(jìn)一步發(fā)展具有非常重大的意義，不僅會影響到社會秩序的穩(wěn)定和廣大人民群眾的安全問題，而且還會影響到社會主義的現(xiàn)代化建設(shè)，所以這些檔案信息不應(yīng)該被公開，相關(guān)工作人員應(yīng)該做好檔案信息的保密工作。由此可見，檔案的保密工作是檔案管理的基礎(chǔ)性工作。

2）做好檔案的保密工作，可以營造一個公平的競爭環(huán)境。檔案管理工作就是指不僅科學(xué)合理地整合檔案中所有的信息、資料，而且還要采取合適的方法保存檔案，增強檔案的保密性。由于檔案中包含著許多非常重要的信息材料，而這些材料不僅能夠直觀地反映出一家公司實際的經(jīng)營情況和未來發(fā)展趨勢，而且還能夠體現(xiàn)公司中優(yōu)秀員工的就業(yè)情況和實際工作情況，所以如果檔案中的這些材料信息被泄漏了，那么就會被競爭公司或不法分子所利用，最終給公司帶來不可預(yù)估的重大消極影響。而公司內(nèi)收集管理的檔案信息也失去了實際的作用。而這一點對社會市場秩序的穩(wěn)定是非常不利的，同時也會在一定程度上影響到社會的安定。因此，相關(guān)工作人員就應(yīng)該在日常工作中加強對檔案信息的保密管理，使其不會被他人竊取[1]。

2 檔案保密具體工作的策略分析

檔案保密的工作要點就是保障檔案信息的安全，所以高效地完成檔案的保密工作在當(dāng)前社會是非常重要的事情，為此，就需要從以下幾個方面展開相應(yīng)的論述，使其能夠在一定程度上提升相關(guān)工作人員檔案保密管理工作的成效。

1）要提高檔案工作的從業(yè)人員素質(zhì)。由于能夠接觸到檔案信息的工作人員就是進(jìn)行檔案的管理者，所以這就對檔案管理從業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)提出了更高的要求，因為這些從事檔案管理工作的員工自身的素質(zhì)會在一定程度上影響到檔案保密工作的實施。而檔案工作的從業(yè)人員如果具有良好的職業(yè)素養(yǎng)和道德品質(zhì)，那么不僅能夠有效地保證檔案保密工作的順利進(jìn)行，而且還能夠在一定程度上提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。如果檔案工作的從業(yè)人員自身素質(zhì)存在一定的問題，那么會必然會影響到檔案保密工作的執(zhí)行[2]。因此，首先，就需要讓檔案管理工作人員定期接受相應(yīng)的測評和考核，同時還應(yīng)該讓檔案管理工作人員定期接受相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)，使其能夠在一定程度上提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和道德品質(zhì)，從而有效地保證檔案保密工作的順利完成。其次，應(yīng)該在日常工作過程中，增強檔案管理工作人員對檔案保密工作的關(guān)注度， 使其能夠形成相應(yīng)的檔案管理保密意識，在實際的工作過程中按照相應(yīng)的規(guī)章制度辦事，從而形成嚴(yán)格規(guī)范的工作作風(fēng)。其中讓檔案管理工作人員形成相應(yīng)的檔案管理保密意識是非常必要的，因為只有這樣才能夠有效地保證檔案管理者在任何條件下都能夠明確自己的職責(zé)，守口如瓶。最后，還應(yīng)該讓檔案管理工作人員形成規(guī)范的工作意識。這是因為檔案管理工作人員的工作性質(zhì)比較特殊，具有知秘多、知秘早、知秘深的特點，所以相比企業(yè)內(nèi)的普通工作人員他們所知道的秘密意味著他們的職責(zé)更大。因此，只有形成規(guī)范的工作意識，清楚地認(rèn)識到自己的職責(zé)，具有較高的責(zé)任感和較強的保密意識才能夠按照相關(guān)的檔案管理步驟展開相應(yīng)的保密管理工作，從而有效地避免檔案信息泄漏。另外，由于我國對外開放政策的推進(jìn)和現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，盜密和反盜密的矛盾關(guān)系逐漸尖銳起來，再加上當(dāng)前我國有些檔案管理工作者在日常生活中往往會接觸到許多機密的檔案文件信息。而這些機密的信息會隨著檔案管理工作人員參與社會活動被帶到不同的場所，所以往往只需要一句話就能泄漏相應(yīng)的機密信息，所以檔案管理工作人員在任何場所都應(yīng)該做到秘而不宣[3]。

2）加強技術(shù)支持，提高保密的技術(shù)手段。隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，當(dāng)前我們已經(jīng)實現(xiàn)了現(xiàn)代化的檔案信息管理，先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用在檔案管理過程中受到了廣大群眾的一致好評，所以該技術(shù)在現(xiàn)實生活中得到了許多公司的廣泛應(yīng)用?，F(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用不僅在一定程度上提升了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，而且還提升了檔案的利用率。但是由于當(dāng)前現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用是在資源共享下進(jìn)行的資源信息交換，所以這就意味著如果一家企業(yè)連上了網(wǎng)絡(luò)，那么企業(yè)內(nèi)的信息就實現(xiàn)了共享和交換。而這一點對企業(yè)內(nèi)的檔案信息管理是非常不利的。雖然信息化技術(shù)的應(yīng)用在一定程度上使檔案的信息管理更加方便，提升了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，但是卻增加了檔案信息的危險性，阻礙了檔案保密工作的有效落實。因此，在實際生活中，為了促進(jìn)企業(yè)更好的發(fā)展，就應(yīng)該加強檔案管理工作的技術(shù)支持，提高檔案管理保密工作的技術(shù)手段。同時相關(guān)工作人員還應(yīng)該加強對自身專業(yè)素養(yǎng)的提升，不斷地跟隨時代的發(fā)展增強自己的計算機應(yīng)用水平。但是由于當(dāng)前許多公司內(nèi)部從事檔案管理工作的員工都是年齡較大的，或是文化素養(yǎng)較低，他們都不能自主地提升自己的計算機應(yīng)用能力。為了有效解決這一問題，企業(yè)應(yīng)該讓相關(guān)工作人員接受培訓(xùn)，提升他們的計算機實操能力[4]。

3）加強檔案的庫房管理工作。由于檔案信息的存放是一件比較保密的事情，所以對于檔案信息存放的位置——庫房來說，對檔案庫房進(jìn)行科學(xué)合理的管理是有效地完成檔案保密工作的必要條件。為此，首先，就需要在企業(yè)內(nèi)構(gòu)建獨立于其他部門的檔案庫房，在此過程需要按照我國檔案庫房建設(shè)和管理的相關(guān)規(guī)定，來進(jìn)行檔案的存放。在檔案存放過程中必須要保證檔案信息存放的合理性和安全性，所以在日常生活中需要加強對庫房檔案的管理，保證庫房內(nèi)檔案信息的管理都有專業(yè)人員負(fù)責(zé)。但是當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)和公司都不具備獨立建設(shè)的條件，而且通常情況下為了借閱方便會選擇建設(shè)在辦公樓內(nèi)，但是并不是任何一間辦公房間都可以當(dāng)做檔案庫房的。其一，檔案庫房不能建設(shè)在辦公樓最底層和最高層，這是因為檔案庫房存在了許多檔案文件需要避光、防潮，同時還需要做到防火、防水、防盜、防蟲等等。其二，檔案庫房的建設(shè)需要盡量遠(yuǎn)離辦公室，與公司的閱讀室分開，因為只有這樣才能有效地避免檔案信息泄露的情況出現(xiàn)。其三，檔案室應(yīng)該嚴(yán)格禁煙，嚴(yán)禁攜帶易燃、易爆物品進(jìn)入，同時還應(yīng)該在下班之前，關(guān)好門窗，切斷檔案室的電源。其次，應(yīng)該規(guī)范企業(yè)內(nèi)檔案信息的管理步驟，因為這種方式能夠增強檔案管理工作的規(guī)范性和安全性，從而有效地避免檔案信息的泄露[5]。

4）加強對檔案的日常管理。檔案的管理是為了相關(guān)工作人員更好地借閱，但是為了防止檔案在借閱過程中不被不法分子利用，那么就應(yīng)該加強對檔案信息的日常管理，嚴(yán)格地按照相應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行檔案的調(diào)閱、轉(zhuǎn)移和銷毀等過程。為此，首先就需要規(guī)范檔案信息的調(diào)閱過程，檔案的調(diào)閱需要先向相應(yīng)的工作人員申請，在工作人員批閱之后才能夠查看。其次，應(yīng)該嚴(yán)格地記錄檔案的實際運用情況，每次查看、借閱都需要簽名登記。最后，在檔案使用完成之后就需要進(jìn)行及時的檢查。如果在此過程中發(fā)現(xiàn)了檔案具有部分丟失、泄漏的情況，那么就應(yīng)該及時地查清導(dǎo)致問題出現(xiàn)的原因，然后進(jìn)行及時地補救[6]。

5）做好檔案的審查和解密工作。檔案管理工作人員在日常的工作過程中，應(yīng)該合理地看待檔案的保密性和開放性。檔案具有一定的開放性是為了能夠方便社會各界人士的合理利用，而檔案具有的保密性是由于檔案中的信息所決定的。

在進(jìn)行檔案開放之后，首先需要做的就是檔案的審查工作，而在此過程中需要檔案管理工作人員合理地區(qū)分、確定檔案的開放區(qū)域。為此，首先就需要進(jìn)行初審。在初審過程中需要檔案管理工作人員按照相應(yīng)的審查標(biāo)準(zhǔn)，對在開放時限內(nèi)的檔案進(jìn)行逐一審查，并初步確認(rèn)檔案的開放范圍。其次，進(jìn)行中審。在此過錯中，需要具有一定專業(yè)素養(yǎng)檔案管理工作人員重點審查初審沒有通過的檔案，最終確認(rèn)其是否進(jìn)行開放。最后，就是進(jìn)行終審。在終審的過程中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要結(jié)合初審和中審的情況來綜合分析、審查最后確認(rèn)開放的范圍[7]。

由于具有保密性質(zhì)的方案是分等級的，一般情況下，都會將其劃分為“絕密”、“機密”和“秘密”這三個等級。而這三個等級所采用的保密措施也是不同的，因為這樣方式能夠在一定程度上提升檔案的利用率。但是檔案的保密性并不是一成不變的，檔案的保密年限期滿之后就失去了它的保密性，所以在這時檔案管理工作者不應(yīng)該按照保密檔案來管理，而是應(yīng)該按照開放檔案來管理。而能夠向廣大社會群眾開放的檔案，那么必然是已經(jīng)到達(dá)了相應(yīng)的期限，所以在開發(fā)曾經(jīng)是保密性質(zhì)的檔案文件，需要先劃定解密的范圍，然后在進(jìn)行解密處理[8]。

3 結(jié)語

檔案管理工作者在實際的工作過程中，為了能夠有效地完成相應(yīng)的保密管理工作，首先就需要形成相應(yīng)的檔案管理保密意識，規(guī)范檔案管理的流程步驟，然后在日常工作過程中不斷提升自己的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德，按照相應(yīng)的規(guī)章制度來展開相應(yīng)的保密管理工作。其次，應(yīng)該加大監(jiān)督執(zhí)法的力度。如果發(fā)現(xiàn)有人違反了相應(yīng)的檔案保密工作法律條例就應(yīng)該依法進(jìn)行處理，因為只有這樣才能夠真正地發(fā)揮檔案保密管理工作的作用。