閆 敦

（濟(jì)寧市信訪局，山東 濟(jì)寧 272000）

對(duì)于檔案工作而言，信訪檔案工作是不可或缺的重要構(gòu)成部分之一，也是檔案部門服務(wù)于人民群眾的主要工作手段和途徑?，F(xiàn)階段，檔案工作的主要熱點(diǎn)是怎樣對(duì)信訪檔案進(jìn)行科學(xué)管理，更好地為信訪案件處理提供服務(wù)，不僅影響廣大人民群眾的切身利益，而且影響社會(huì)穩(wěn)定。因此，有關(guān)工作人員必須要做好新時(shí)期信訪檔案工作，否則就會(huì)阻礙我國(guó)社會(huì)發(fā)展進(jìn)程。

1 新時(shí)期建立信訪檔案的必要性

1）信訪檔案為黨的建設(shè)以及政權(quán)建設(shè)提供核心資料。信訪檔案，簡(jiǎn)單量來講，是由處理信訪問題中所形成的文件材料轉(zhuǎn)變來，這是不可改變的事實(shí)。其將各級(jí)黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)于信訪工作的指示以及對(duì)人民群眾來信來訪的所有批示都詳細(xì)記錄下來，而且將黨以及政府在所有時(shí)期處理信訪問題的法律法規(guī)政策等等都全面記錄[1]。其屬于核心信息資源，是黨以及政府聯(lián)系人民群眾、集中人民群眾聰明智慧，幫助人民群眾解決難題的關(guān)鍵依據(jù)。這些重要的史料信息，可以為黨的組織建設(shè)以及政權(quán)建設(shè)研究提供珍貴的原始材料。

2）信訪檔案為指導(dǎo)一切工作提供重要參考依據(jù)。信訪檔案中除了信訪人員寫的材料，也有調(diào)查處理的最終結(jié)論以及過程，可以借鑒和學(xué)習(xí)現(xiàn)實(shí)中類似的問題，在處理越級(jí)信訪以及重信重訪中都是必不可少的重要依據(jù)。尤其是對(duì)以前遺留的一些案例進(jìn)行分析時(shí)，因?yàn)闄C(jī)構(gòu)和人事不斷變化，只是依賴口頭介紹以及大致介紹，根本沒有任何意義，必須要合理利用信訪檔案對(duì)問題進(jìn)行有效處理，將信訪檔案當(dāng)做關(guān)鍵依據(jù)，才可以保證嚴(yán)謹(jǐn)性，避免或者降低失誤的出現(xiàn)概率。只有確保信訪檔案是全面的，才能使“死檔案”轉(zhuǎn)化為“活證據(jù)”，從本質(zhì)上將問題有效解決。若無信訪檔案，無原始憑證，除了二次取證會(huì)造成經(jīng)濟(jì)損失，也會(huì)導(dǎo)致一些不法之人有可鉆的漏洞，讓受冤枉的人長(zhǎng)時(shí)間身處在困難的境地，在政治方面和經(jīng)濟(jì)方面都容易對(duì)人民以及國(guó)家造成不可估計(jì)的重大損失。

2 做好新時(shí)期信訪檔案工作的有效措施

1）認(rèn)真把守關(guān)口，合理分類管理。第一，對(duì)收集關(guān)進(jìn)行認(rèn)真把守。根據(jù)文件材料對(duì)方案進(jìn)行分類以及收集歸檔范圍，將每種類型檔案的形成規(guī)律準(zhǔn)確把握，分類明確收集時(shí)間，其中，就照片類檔案以及聲像類檔案來講，必須要在活動(dòng)完成后兩個(gè)工作日以內(nèi)由責(zé)任部門認(rèn)真整理，然后向檔案管理部門進(jìn)行移交，實(shí)時(shí)收集人物以及設(shè)備檔案信息。采用多樣化的形式，比如：事前提醒，還有事中跟進(jìn)等等，保證可以全面收集信息。第二，對(duì)歸檔關(guān)進(jìn)行認(rèn)真把守[2]。嚴(yán)格遵循“誰形成、誰收集、誰整理、誰歸檔”的基本原則，確定四點(diǎn)要?jiǎng)?wù)，而這里提到的四點(diǎn)主要包括“量、質(zhì)、期、責(zé)”，認(rèn)真推行檔案收集制度，積極組織歸檔文件材料的移交以及整理等工作，不管是檔案完整率還是歸檔率，全部是100%。第三，對(duì)復(fù)核關(guān)進(jìn)行認(rèn)真把守。推行檔案管理員、分管領(lǐng)導(dǎo)抽檢二級(jí)負(fù)荷制，認(rèn)真檢查移交檔案資料的內(nèi)容以及數(shù)量等等，保證檔案收集一一齊全、歸檔科學(xué)、分類合理以及封面符合有關(guān)規(guī)定要求。

2）加強(qiáng)基礎(chǔ)，提高業(yè)務(wù)規(guī)范。第一，成為整個(gè)單位檔案收集管理的首要聯(lián)絡(luò)人，主動(dòng)參與上級(jí)檔案業(yè)務(wù)部門培訓(xùn)班，而且在具體工作中積極實(shí)踐，也主要在國(guó)家、省以及市級(jí)正式刊物上發(fā)表一些與檔案業(yè)務(wù)有關(guān)的文章。第二，將檔案整理以及檔案收集等程序列入節(jié)能管理等一系列業(yè)務(wù)工作流程中，真正實(shí)現(xiàn)檔案工作和其他工作制度之間的高效銜接，為保證檔案工作正常進(jìn)行打下良好的基礎(chǔ)。合理制定正負(fù)雙向激勵(lì)機(jī)制，積極出臺(tái)《檔案工作考評(píng)辦法》等等，全方位形成獎(jiǎng)優(yōu)懲劣的正確檔案工作導(dǎo)向。第三，加強(qiáng)檔案管理信息集中管理[3]。現(xiàn)如今，已經(jīng)建立完善的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，主要包括文字以及基建等等，通過對(duì)庫房管理模塊進(jìn)行合理運(yùn)用，能夠查找到庫房中每個(gè)年度每種類型入庫檔案的實(shí)際情況。結(jié)合數(shù)字檔案室建設(shè)的有關(guān)指南要求，積極配備多項(xiàng)設(shè)施，主要包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施以及基礎(chǔ)軟件等等，以真正滿足檔案工作實(shí)際需求。并且定期將檔案室保存的電子化元件做成硬盤且檢查光盤異質(zhì)，對(duì)于電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息以及辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息等等檔案，必須要嚴(yán)格執(zhí)行即時(shí)硬盤異地備份，而且合理制定相應(yīng)的數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制。

3）建立完善的信訪檔案信息數(shù)據(jù)庫。一般來說，信訪檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)內(nèi)容具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：檔案案卷級(jí)目錄、檔案文件級(jí)目錄以及檔案全宗級(jí)等等建設(shè)。為了可以構(gòu)建完善的信訪檔案信息數(shù)據(jù)庫，必須要確保檔案信息資源是非常全面的，將信訪檔案收集以及整理工作做到位[4]。利用檔案的重要基礎(chǔ)是收集整理，收集的根本目的是集中統(tǒng)一，對(duì)案件材料的完整性進(jìn)行有效維護(hù)，將整個(gè)歷史真實(shí)面貌都保持下來，進(jìn)而為促進(jìn)信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4）重視專業(yè)培訓(xùn)教育，提升專業(yè)素質(zhì)。其一，重視業(yè)務(wù)培訓(xùn)教育。利用將舉辦培訓(xùn)班與信訪員進(jìn)行有機(jī)結(jié)合的方法，積極提升信訪人員的檔案管理效率。其二，強(qiáng)化技能培訓(xùn)教育。根據(jù)全國(guó)信訪信息系統(tǒng)和政府專網(wǎng)，建立“三級(jí)”網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，達(dá)到資源共享的目的。第三，認(rèn)真完成服務(wù)利用。首先，對(duì)信訪工作的相關(guān)政策法律法規(guī)進(jìn)行搜集，使信訪工作人員解決矛盾有查詢工具。其次，充分利用先進(jìn)的現(xiàn)代化社會(huì)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，進(jìn)行檔案信息網(wǎng)上查詢以及直接提供利用。最后，重視宣傳報(bào)道的整理以及調(diào)查研究信訪熱點(diǎn)主要問題，使信訪檔案有更加多元化的內(nèi)容，將建設(shè)和諧社會(huì)中信訪工作的重要作用全面體現(xiàn)出來。

5）緊緊抓住重點(diǎn)，加強(qiáng)策略。第一，不斷健全相應(yīng)的管理制度。合理制定工作制度，認(rèn)真把關(guān)平時(shí)工作的各項(xiàng)工作，比如：收發(fā)文件、傳閱文件以及借閱文件等等。第二，重視資料搜集。作為信訪檔案工作人員，必須要加強(qiáng)文件資料管理，積極優(yōu)化信訪檔案臺(tái)賬，在最終辦結(jié)時(shí)全部推行集中統(tǒng)一化管理，形成全面的以及標(biāo)準(zhǔn)的資料，迅速歸檔。第三，做好立卷歸檔工作[5]。對(duì)信訪檔案資料信息進(jìn)行集中統(tǒng)一化管理，清楚列出歸檔范圍，對(duì)歸檔期限進(jìn)行合理劃分，真正做到編目正確以及分類合理。第四，優(yōu)化硬件設(shè)施。必須要加大資金投入，科學(xué)配備相應(yīng)的硬件設(shè)備，比如：專用檔案柜，還有電腦等等，保證信訪檔案保管的安全性以及全面搜集資料。

3 結(jié)語

總而言之，在新時(shí)期下，隨著社會(huì)的日益發(fā)展和技術(shù)的不斷進(jìn)步，對(duì)信訪檔案工作人員提出更高的要求，信訪檔案信息不僅復(fù)雜，而且特殊，所以在開展信訪檔案工作過程中不能只是采用傳統(tǒng)的工作方法，必須要具有創(chuàng)新意識(shí)，應(yīng)該結(jié)合目前我國(guó)信訪檔案工作存在的問題，比如：工作模式單一以及工作方法落后等等，采取有效的策略，需要認(rèn)真把守關(guān)口，合理分類管理，加強(qiáng)基礎(chǔ)，提高業(yè)務(wù)規(guī)范，建立完善的信訪檔案信息數(shù)據(jù)庫，重視專業(yè)培訓(xùn)教育，提升專業(yè)素質(zhì)，緊緊抓住重點(diǎn)，加強(qiáng)策略，只有這樣才可以真正做好信訪檔案工作，進(jìn)而更好地實(shí)現(xiàn)我國(guó)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展。