張麗麗

（高碑店市檔案館，河北 高碑店 074000）

檔案管理工作是復(fù)雜多樣的，包含檔案的收集、整理、保管、鑒定等多個內(nèi)容，收集和整理作為檔案管理工作的首要，其重要性自然不言而喻，細致具體地講，檔案收集管理就是將現(xiàn)有檔案進行系統(tǒng)分類和整理的措施，通過這一措施，可以使原本雜亂多樣的檔案變得集中統(tǒng)一，便于后續(xù)的查詢等工作，行之有效的檔案收集整理辦法，不僅可以使檔案分類變得更加精細，更有助于后續(xù)的全部檔案管理工作，因此，如何快速有效地進行檔案收集整理，提升檔案的使用價值，成為檔案管理工作人員首要解決的問題。

1 檔案收集整理的重要意義

收集和整理工作是整個檔案管理的前提，關(guān)乎著檔案管理工作的成功與否，影響著檔案的利用價值。這一步驟是檔案管理工作的基礎(chǔ)，從根本意義上講，有檔案收集工作才會有后續(xù)的整理工作，所以，檔案收集的完整度，不僅會影響后續(xù)的檔案管理工作，還會給檔案的價值帶來一定的影響；整理的意義在于有效區(qū)分檔案，是指運用方法將原本種類繁多、樣式各異的檔案進行科學(xué)分類的工作，是保證后續(xù)調(diào)查檔案、核實檔案的重要基礎(chǔ)。檔案收集整理可以最大化的反饋信息，涵蓋了個人或單位的品德素質(zhì)、過往經(jīng)歷、成長期望等，具有較高的價值和意義，是現(xiàn)階段企業(yè)選錄和單位好評的重要參考數(shù)據(jù)，因此，檔案必須要具有全面、真實的信息，并且信息的內(nèi)容應(yīng)跟隨時間、地點、環(huán)境等進行變化，要具有較高的動態(tài)性。

2 現(xiàn)階段檔案收集整理存在的問題

隨著現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用得到了各行各業(yè)的肯定，但是，由于電子檔案的特殊性，需要借助于互聯(lián)網(wǎng)、存儲載體等性質(zhì)，導(dǎo)致檔案的安全性降低，檔案的保密性得不到保障，極易造成信息丟失或泄露問題。

1）檔案數(shù)量龐大。隨著現(xiàn)代科技的逐步發(fā)展，檔案管理工作變得更加復(fù)雜，社會各界各部門對檔案的重視度也越來越高，檔案的形式發(fā)生了翻天覆地的變化，計算機電子數(shù)據(jù)檔案正逐步取代紙質(zhì)版檔案，但是，由于需求的增長和供應(yīng)的發(fā)展，檔案的數(shù)量也正在以倍數(shù)增加，這就使得檔案管理人員不得不采用手工的方式進行工作，工作強度大幅度上升，面對大量的檔案，采取人工收集整理的方法，還會使得查找效率降低，工作失誤率增加，除此之外，由于人工的方法，還會引發(fā)檔案錄入不完整，信息缺失，信息不足，信息混亂的錯誤，導(dǎo)致整個檔案失效。

2）檔案種類繁多。在收集整理時，工作人員除文字檔案外，還有可能會遇見其他種類的檔案，這類檔案通常類別較為特殊，形式較為復(fù)雜，且保存相對困難，比如：圖紙、照片、相冊等。具備上述特點的檔案，通常情況下，無法應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)手段進行整理，因此，不得不使用人工手段，以照片為例，照片檔案的整理應(yīng)遵循利于保持照片檔案的有機聯(lián)系、利于保管、利于提供、利于利用的原則，并且，照片檔案的底片和照片本身還要分開存放，但是，在實際操作時，由于工作人員更換、變更等因素，很多單位在照片檔案收集整理時，都不可避免的存在管理滯后、時效缺失等問題。

3）檔案管理制度流于表面。大部分管理部門在建立制度時，涵蓋的方面和領(lǐng)域都足夠全面，但是在制度落實上卻極度缺乏力度，制度流于表面、運行不嚴(yán)格、末端落實不徹底的問題層出不窮，個別檔案在遇有未按時歸檔情況時，沒有合適的應(yīng)對方法，找不到正確的解決措施，使得檔案丟失的問題更加嚴(yán)重，給部門帶來嚴(yán)重損失。另外，工作人員的業(yè)務(wù)能力也是影響檔案收集整理的關(guān)鍵因素，有的單位和企業(yè)在招聘檔案收集整理人員時，對人員的要求標(biāo)準(zhǔn)把握不夠，招聘條件寬松簡單，并且沒有對工作人員的技能進行專業(yè)培訓(xùn)，以至于工作人員專業(yè)知識不夠，技術(shù)水平偏低，無法準(zhǔn)確判斷信息的正誤，對檔案的類別區(qū)分不徹底，收集整理時出現(xiàn)檔案混亂、檔案缺失、檔案不準(zhǔn)確等問題，從而導(dǎo)致后續(xù)的檔案利用工作無法正常 開展。

3 解決問題的幾種應(yīng)對措施

1）完善檔案管理制度。收集整理檔案是很繁瑣的工作，因此，必須要建立完整的管理制度，通過科學(xué)合理的方式方法，將原本復(fù)雜繁瑣的收集整理工作，劃分為簡單易懂的多個步驟，在建立制度時，單位或部門可以先將檔案進行大分類，而后根據(jù)時間、類型等進行不同的分類，進行多樣化的、重疊式的分類，促進檔案收集和整理工作的高效運行，加大教育宣傳的力度，確保每名工作人員都能明確自己的職責(zé)使命，同時，不僅要規(guī)范檔案收集整理的進行，還要確保檔案收集整理工作的整體進度，應(yīng)進行嚴(yán)格的檢查，制定恰當(dāng)?shù)莫剳蜋C制，提升各部門間的工作配合，確保各部門的工作可以平穩(wěn)的開展。交接檔案的過程中，應(yīng)保證人員的相同，提高文檔的安全系數(shù)，強化工作人員的工作品德，使用教育手段，提升工作人員的工作態(tài)度及意識，培養(yǎng)工作人員的集體榮譽感。

2）加強專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)。檔案的形式在發(fā)展變化，收集整理的工作也在發(fā)生著變化，一味地沿用傳統(tǒng)技術(shù)，采用傳統(tǒng)理念和知識開展工作，只會使得整個收集整理工作停滯不前，所以，在檔案管理時，收集整理檔案人員還需要不斷更新自己的專業(yè)知識，要根據(jù)檔案發(fā)展的具體情況，進行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，而作為招聘企業(yè)和單位，則需要定時定期對工作人員進行專業(yè)技術(shù)考核，在人才招聘時，必須要經(jīng)過嚴(yán)格的信息審核、面試、技術(shù)考驗等程序，遵循擇優(yōu)錄取的原則，優(yōu)先錄取專業(yè)知識豐富、專業(yè)技術(shù)過硬的人員，關(guān)注檔案管理工作的開展趨勢，不斷更新完善收集整理技術(shù)，確保整體工作與時俱進。

3）引進高新科學(xué)技術(shù)。在收集整理檔案時，許多涉及專業(yè)技術(shù)，并且附帶照片的檔案資料，會在一定程度上加大收集整理工作的難度，針對這一特殊的檔案，如果單純采用人工紙質(zhì)版錄入的收集整理方式，不僅不能有效管理檔案，還會影響后續(xù)的檢索時間，降低檢索質(zhì)量。因此，需要采用較為先進的高新科學(xué)技術(shù)，進行科技化的收集整理。利用先進的科學(xué)技術(shù)，化繁為簡，使得檔案的錄入更加便捷，同時，也會使得資料查詢工作更加簡單，對查找相關(guān)問題或者需要采用同樣的解決方案時有意想不到的效果，真正實現(xiàn)科學(xué)化管理。除此之外，采用科學(xué)技術(shù)進行檔案收集整理的方法，還有利于檔案的保密性，紙質(zhì)版的檔案因為其紙質(zhì)的形態(tài)和保存條件的特殊性，保密性嚴(yán)重不足，稍有不慎就會導(dǎo)致檔案丟失。采用科學(xué)技術(shù)的方法，利用現(xiàn)代化管理設(shè)備，可以有效消除隱患，提升檔案的使用價值，減少檔案泄露事件的發(fā)生概率。

4 結(jié)束語

檔案的重要性不言而喻，對各部門都有著非常重要的作用和意義，有效的檔案收集整理，是減少工作數(shù)量、提升工作質(zhì)量的必然要素，同時也是提升檔案利用價值的必要條件，只有與時俱進的強化檔案收集整理效率，才能更好地服務(wù)社會。希望本文的以上內(nèi)容能夠為相關(guān)工作者提供有效的指導(dǎo)幫助，從而促進我國檔案收集管理工作水平的不斷提升。