曲 迪

（哈爾濱中潤房產(chǎn)經(jīng)營物業(yè)管理有限公司，黑龍江 哈爾濱 150000）

在當(dāng)前信息數(shù)據(jù)化環(huán)境下，信息資源的重要性越來越凸顯出來。對(duì)于企業(yè)而言，檔案作為重要的信息資源，企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，積極就用現(xiàn)代化技術(shù)來推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新，全面提高企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息的高效開發(fā)和利用，更好地發(fā)揮出企業(yè)檔案的實(shí)際價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展。

1 新時(shí)代信息數(shù)據(jù)化背景下企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理方式滯后

基于信息數(shù)據(jù)化背景下，企業(yè)檔案呈現(xiàn)出較強(qiáng)的數(shù)據(jù)化特點(diǎn)。企業(yè)在日常運(yùn)營過程中各種數(shù)據(jù)信息也不斷增多，但企業(yè)檔案管理數(shù)字化發(fā)展緩慢，無法與時(shí)代發(fā)展需求相適應(yīng)。部分企業(yè)雖然實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化辦公，但受制于傳統(tǒng)思想觀念的制約，為了避免檔案信息泄露，不僅檔案信息化建設(shè)滯后，而且缺乏專業(yè)的檔案管理信息化平臺(tái)，檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)化緩慢，這對(duì)檔案管理水平的提升帶來較大的影響。

1.2 檔案服務(wù)信息化程度低

企業(yè)通過做好檔案管理工作，可以為檔案信息的開發(fā)利用打下良好的基礎(chǔ)，為企業(yè)發(fā)展提供重要的信息數(shù)據(jù)支持。但當(dāng)前大部分檔案管理工作中過于側(cè)重保管及整理，檔案信息化程度處于較低水平。在信息數(shù)據(jù)化環(huán)境下，隨著檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，這也對(duì)企業(yè)檔案管理工作提出了更高的要求，因此企業(yè)在做好檔案保管和整理工作的同時(shí)，還需要加快對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合，并對(duì)檔案實(shí)施集中查閱，進(jìn)一步提高檔案信息檢索和查詢的水平。

1.3 電子檔案真實(shí)性問題

紙質(zhì)檔案以紙質(zhì)材料作為檔案載體，檔案信息記載和保存過程中能夠保證其真實(shí)性。但對(duì)于電子檔案而言，信息技術(shù)具有虛擬化的特點(diǎn)，這也導(dǎo)致檔案信息真實(shí)性備受質(zhì)疑。不僅檔案信息的原始性和真實(shí)性無法保證，而且信息保存過程中，一些相關(guān)問題的發(fā)生也會(huì)對(duì)檔案信息的真實(shí)性造成影響。甚至檔案信息被篡改后也無法及時(shí)察覺。

1.4 網(wǎng)絡(luò)安全問題

企業(yè)檔案管理工作中信息技術(shù)的應(yīng)用，在給檔案管理工作帶來諸多便利的同時(shí)，也對(duì)檔案的安全性造成較大的威脅。企業(yè)檔案信息泄漏問題時(shí)有發(fā)生，這對(duì)檔案信息的安全帶來較大的影響。

2 新時(shí)代信息數(shù)字化背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新策略

2.1 企業(yè)檔案管理理念的創(chuàng)新

為了能夠挖掘企業(yè)檔案信息的潛在價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展建設(shè)提供重要的依據(jù)。在當(dāng)前新時(shí)代背景下，企業(yè)需要加快推動(dòng)自身檔案管理理念的創(chuàng)新，樹立大數(shù)據(jù)思維和互聯(lián)網(wǎng)思維，積極運(yùn)用信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)以檔案信息的管理。在實(shí)際工作中，檔案管理人員要能夠靈活運(yùn)用信息技術(shù)，積極推進(jìn)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息的分類存儲(chǔ)，積極構(gòu)建檔案信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效開發(fā)和利用。

2.2 加強(qiáng)歸檔電子檔案

數(shù)字檔案是企業(yè)檔案信息重要發(fā)展趨勢(shì)，因此檔案管理人員需要加強(qiáng)收集和歸檔資源，滿足檔案管理部門電子檔案的工作要求，使企業(yè)檔案歸檔效率進(jìn)一步提高。企業(yè)需要注重歸檔電子公文，根據(jù)規(guī)范轉(zhuǎn)換電子公文，優(yōu)化歸檔模塊和接口，通過全面收集數(shù)據(jù)信息，保障企業(yè)檔案歸檔的全面性。企業(yè)還需合理歸檔多媒體檔案，多媒體檔案具有較多的類型，增加了歸檔工作的難度，因此企業(yè)需要分類歸檔檔案資源，根據(jù)規(guī)章制度，分類歸檔照片和視頻以及音頻等資源。

2.3 建立檔案管理服務(wù)平臺(tái)

基于信息數(shù)據(jù)化背景下，企業(yè)需要積極運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段構(gòu)建檔案管理服務(wù)平臺(tái)，提高企業(yè)檔案管理、信息發(fā)布及電子檔案存儲(chǔ)的便捷性。同時(shí)還要對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行改進(jìn)，進(jìn)一步強(qiáng)化電子檔案的完整性和安全性，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。企業(yè)還要將檔案管理服務(wù)平臺(tái)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行集成慶用，自動(dòng)對(duì)電子檔案信息進(jìn)行歸檔。并積極構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，針對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄，優(yōu)化配置檔案信息資源，并以數(shù)據(jù)分析形式，結(jié)合企業(yè)信息需求，積極對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行完善，提高企業(yè)檔案信息的數(shù)字化和智能化管理水平。

2.4 實(shí)現(xiàn)檔案信息的智能管理

為適應(yīng)新時(shí)代信息數(shù)據(jù)化發(fā)展趨勢(shì)，企業(yè)應(yīng)將數(shù)據(jù)化作為檔案管理的核心。在信息數(shù)據(jù)化背景下，企業(yè)需運(yùn)用大數(shù)據(jù)智能管理內(nèi)部檔案信息，使企業(yè)實(shí)體檔案、電子檔案管理、收集、存放、利用實(shí)現(xiàn)集中式的一體化管理。而在檔案信息運(yùn)用過程中可借助“條碼掃描槍”、PDA等信息技術(shù)手段，提高企業(yè)檔案管理的有序性。再者，現(xiàn)階段企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、業(yè)務(wù)開展多以數(shù)據(jù)為基本支撐，所以企業(yè)檔案管理工作在創(chuàng)新時(shí)還應(yīng)根據(jù)企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)生成的海量數(shù)據(jù)建立電子檔案系統(tǒng)，讓業(yè)務(wù)人員能夠在系統(tǒng)內(nèi)檢索定制自己所需的檔案信息，以及業(yè)務(wù)開展中的實(shí)時(shí)檔案數(shù)據(jù)。

2.5 建立電子檔案庫房集成管理檔案數(shù)據(jù)

為了實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案信息的集成管理，宜建立電子檔案庫房。企業(yè)要借助于信息技術(shù)對(duì)電子庫房進(jìn)行模型，并結(jié)合企業(yè)檔案特點(diǎn)，合理對(duì)庫房區(qū)域進(jìn)行規(guī)劃，并對(duì)電子化實(shí)體庫房進(jìn)行虛擬展示，借助于各類圖形，增強(qiáng)庫房的實(shí)用性。電子檔案庫房完成部署后，可以將企業(yè)檔案信息傳遞至智能化檔案管理系統(tǒng)。并在檔案正式入庫后，借助于檔案儲(chǔ)位重審板塊來完成檔案信息匹配，合理對(duì)檔案存放位置進(jìn)行分配。

2.6 完善電子檔案安全保障體系

企業(yè)應(yīng)用壓縮編碼加密技術(shù)，可以提高電子檔案讀取工作的針對(duì)性，同時(shí)可以保障電子信息內(nèi)容的保密性，企業(yè)需要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立電子信息檔案數(shù)據(jù)庫，有效共享信息內(nèi)容，但是因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)中存在漏洞，可能會(huì)泄漏檔案內(nèi)容。因此在企業(yè)檔案管理工作中，企業(yè)需要完善電子檔案安全保證體系，加強(qiáng)監(jiān)督和管理企業(yè)檔案管理工作，同時(shí)對(duì)于檔案實(shí)現(xiàn)安全備份，跟蹤監(jiān)控記錄檔案，及時(shí)處理發(fā)現(xiàn)的問題。

3 結(jié)束語

新時(shí)代信息數(shù)據(jù)化背景下，企業(yè)檔案管理工作中通過充分的運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)，積極推動(dòng)檔案管理模式的創(chuàng)新，進(jìn)一步提高檔案管理的信息化水平。同時(shí)還要對(duì)企業(yè)檔案管理形式進(jìn)行優(yōu)化，建立健全檔案管理服務(wù)平臺(tái)，并通過建立電子檔案庫房，全面提高檔案信息利用率，為企業(yè)經(jīng)營決策的制定提供科學(xué)的依據(jù)。