吳雨珊

（湖南琴海數(shù)碼股份有限公司，湖南 長沙 410000）

整個社會信息化發(fā)展背景下與檔案管理有關(guān)的行業(yè)所共同面對的一個課題就是如何基于大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)為核心構(gòu)建檔案信息資源共享平臺。該平臺的構(gòu)建實現(xiàn)了檔案工作從“面向資源”到“面向服務(wù)”模式的轉(zhuǎn)變，主要依賴于“資源、管理、服務(wù)”三位一體架構(gòu)和數(shù)據(jù)處理與相應(yīng)機制。社會各領(lǐng)域事業(yè)在檔案信息資源共享平臺的構(gòu)建過程中獲得了更具層次、更為精細和更加全面的信息服務(wù)。

1 檔案信息資源及共享平臺

有關(guān)部門在很長一段時間內(nèi)逐步積累起來的豐富信息就是檔案信息資源，是構(gòu)建資源共享平臺的重要內(nèi)容。通常情況下人們將檔案信息資源共享分為三類，分別為內(nèi)部模式、系統(tǒng)間和全社會共享模式，相對而言應(yīng)用更為廣泛的是前兩類，不過當下最為重要的就是如何借助大數(shù)據(jù)優(yōu)勢實現(xiàn)資源共享[1]。支撐資源共享平臺價值所在的因素有以下幾點：一是最為重要的滿足客戶需求，這也是檔案資源必備的服務(wù)職能，給社會不同領(lǐng)域提供有價值的信息；二是合理有效的分類、整合信息資料，為后期信息資源的使用提供便利條件；三是在不同區(qū)域之間實現(xiàn)檔案信息共享，基于各種網(wǎng)絡(luò)社交渠道建立關(guān)聯(lián)性，形成一個具有統(tǒng)一性的共享平臺；四是做好事前應(yīng)急措施和安全防護，避免安全隱患的出現(xiàn)。

2 檔案信息資源共享平臺建設(shè)的意義

1）確保電子文檔信息使用價值。整個社會信息化建設(shè)進度的加快推動了各領(lǐng)域企業(yè)單位檔案管理的發(fā)展。檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為諸多企事業(yè)單位適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展節(jié)奏的一種方式，這既是企事業(yè)單位業(yè)務(wù)開展的客觀需求，也是實現(xiàn)檔案信息資源管理質(zhì)量提升的必要措施。所以現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)需要基于大數(shù)據(jù)背景進行系統(tǒng)性的全面規(guī)劃，通過提升檔案信息資源共享性來保證電子信息資源的使用價值。

2）提升檔案信息資源服務(wù)質(zhì)量。各大企事業(yè)單位在信息技術(shù)和計算機技術(shù)實現(xiàn)廣泛應(yīng)用的過程中紛紛進入了檔案管理信息化建設(shè)的過程。要想提升檔案信息服務(wù)水平，就需要從檔案信息資源管理載體這一基礎(chǔ)入手，推動檔案資源管理有序開展。與此同時，通過建立檔案信息資源共享平臺最大化地發(fā)揮管理系統(tǒng)功能，讓檔案使用者的需求得以更好地滿足，優(yōu)化檔案服務(wù)質(zhì)量。

3 大數(shù)據(jù)背景下構(gòu)建檔案信息管理共享平臺的建議

1）有序整合數(shù)據(jù)，共享信息資源。當下現(xiàn)有的檔案信息系統(tǒng)相對獨立且種類繁多，圍繞原有業(yè)務(wù)管理部門需求構(gòu)建的檔案信息資源平臺，不具有很好的兼容性，且數(shù)據(jù)格式設(shè)置主觀性太強，這對檔案信息資源共享平臺的管理應(yīng)用造成了很大的限制，復雜性提升，共享度加難。編寫平臺的信息系統(tǒng)對編程語言的使用并未做到規(guī)范和統(tǒng)一，種類繁多的編程語言直接增加了信息共享難度[2]。針對建成的信息資源平臺，需要盡量找到其與其他平臺兼容的搭接點，基于共識和統(tǒng)一的規(guī)范保證已有檔案信息使用價值，且避免出現(xiàn)浪費資源反復建設(shè)問題出現(xiàn)。不管是軟件還是硬件，構(gòu)建檔案信息資源共享平臺要高度重視平臺的兼容性和擴展性，這是確保信息資源有效整合共享的關(guān)鍵。

2）全局合理規(guī)劃，完善標準體系。構(gòu)建檔案信息資源管理平臺進程中最需要避免的一個問題就是各自為政，在缺乏整體性規(guī)劃和統(tǒng)一設(shè)計的情況下圍繞自我認定的標準和代碼進行分類、編寫，這就直接導致大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源管理平臺的運行出現(xiàn)無法共享的情況，資源共享用戶理解不了不同代碼的含義，進而限制檔案信息應(yīng)用價值。因此，檔案管理部門要站在一定高度，從統(tǒng)籌角度出發(fā)成立專門的信息化建設(shè)機構(gòu)，在標準、規(guī)劃和流程都統(tǒng)一的情況下制定具有規(guī)范性的標準體系，不斷完善檔案日常管理制度和監(jiān)督機制，并按照標準嚴格的推行檔案信息資源共享平臺建設(shè)。

3）建立評估體系，發(fā)揮激勵效用。對企事業(yè)單位檔案信息資源共享平臺來說，科學合理的評估體系是確保平臺運行正常不可或缺的保障條件，通過客觀評價和嚴格的質(zhì)量認證來確保檔案信息資源共享平臺建設(shè)的進度、質(zhì)量和水平，另外這也是平衡多個檔案業(yè)務(wù)部門利益的關(guān)鍵指標。所以，如何立足于現(xiàn)實制定一個具有合理性的檔案信息資源共享平臺評估體系有著非常重要的作用。一般情況下，評估體系的評價主體是檔案部門，評價范圍和內(nèi)容包括提供共享信息的程度、協(xié)同應(yīng)用的程度以及信息維護程度，這些將共同作為評價信息共享的標準。除此以外，參考依據(jù)還可以選擇個體使用者對檔案信息資源共享服務(wù)的滿意度。對檔案信息資源共享參與主體來說，合理有效的評估體系具有很好的激勵效用和鞭策作用，是有效維系檔案信息資源共享平臺正常運行的可行性手段。

4）奠定堅實基礎(chǔ)，提供安全保障。評估檔案信息資源共享平臺運行情況的一個重要指標就是穩(wěn)定性和安全性，尤其是在大數(shù)據(jù)背景下無限延伸的網(wǎng)絡(luò)讓平臺焦點放在了安全問題上。平臺運營很容易受到多種因素的威脅，比如業(yè)務(wù)管理規(guī)章不規(guī)范、防火墻對木馬、病毒攻擊的阻擋效果、軟硬件設(shè)施設(shè)備本身風險性以及服務(wù)架構(gòu)不合理等等。因此，有必要以維護檔案信息資源共享平臺穩(wěn)定性和安全性為目的強化工作人員檔案信息安全意識，針對性的構(gòu)建檔案安全管理制度，通過構(gòu)建監(jiān)督審查機制降低人為失誤行為的發(fā)生概率[3]?；诠蚕砥脚_計算機要采取有效的手段與措施，提高對數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性的重視，在深化硬件設(shè)備核心技術(shù)的條件下嚴格檢測軟硬件的安全性，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)防護與監(jiān)控的方式保護數(shù)據(jù)備份功能，構(gòu)建災(zāi)難恢復機制確保平臺安全運行的連續(xù)性。

5）豐富經(jīng)驗累積，建設(shè)人才隊伍。當前檔案工作領(lǐng)域的全新發(fā)展方向就是構(gòu)建檔案信息資源共享平臺，那么有效開展這項工作的基本要求之一就是擁有綜合素質(zhì)與能力較高的工作人員。目前針對這項建設(shè)工作同時兼具信息技術(shù)和業(yè)務(wù)操作能力的復合型人才并不多，可以說檔案信息資源共享平臺建設(shè)的一個瓶頸就是人口缺口。那么制定并落實人才戰(zhàn)略，實現(xiàn)更多具有綜合技能的人才引入成為檔案信息資源共享平臺建設(shè)的重中之重。一方面，要立足于當下以已有員工為對象開展培訓提升活動，全面系統(tǒng)地介紹信息資源共享平臺建設(shè)、運行和管理方面的內(nèi)容；另一方面，要重視外部人才引進，可將重點放在就讀檔案信息專業(yè)的畢業(yè)生群體，相對而言他們具有專業(yè)知識基礎(chǔ)和一定職業(yè)素養(yǎng)。無論哪個板塊的人才隊伍建設(shè)工作都需要立足于實際，從可行性角度制定檔案工作的長期發(fā)展目標和規(guī)劃，合理設(shè)計檔案業(yè)務(wù)內(nèi)容和流程等內(nèi)容，結(jié)合高效率的檔案服務(wù)來最大化地發(fā)揮出檔案信息資源共享平臺的功能。

4 結(jié)語

總而言之，檔案信息資源共享平臺的構(gòu)建需要基于時代發(fā)展新理念、全新的先進技術(shù)與方法來優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)服務(wù)質(zhì)量，在檔案信息資源共享平臺下有序開展檔案管理工作，盡可能的滿足檔案信息使用者的需求。建立檔案信息資源共享平臺，推動新型應(yīng)用發(fā)展，更好地實現(xiàn)新時期檔案資源價值。