宣貴章

（山西省大同市平城區(qū)檔案館，山西 大同 037000）

構(gòu)建數(shù)字化的檔案管理模式可以快速地提升檔案管理的效率，檔案館在日常的檔案管理中，應(yīng)該以信息技術(shù)為基本管理手段，不斷優(yōu)化檔案管理的模式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理中存在的問題，并采取針對性地解決策略，重視技術(shù)更新，積極探索新的檔案數(shù)字化管理方向。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)中的若干問題

1）建設(shè)理念過于傳統(tǒng)化。新時(shí)期，檔案館在建設(shè)數(shù)字化檔案管理模式的過程中，一定要站在行業(yè)的高度上審視檔案管理問題，明確自身職責(zé)，重視檔案數(shù)字化管理，不斷提升檔案數(shù)字化管理的水平，并與行業(yè)發(fā)展保持一致，不斷地完善檔案管理模式，促使檔案數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，更加規(guī)范化，在此過程中，應(yīng)該以信息技術(shù)為基本管理手段[1]。然而很多檔案館受到傳統(tǒng)檔案建設(shè)理念的影響過大，在建設(shè)數(shù)字化檔案管理模式的過程中，存在一定的問題，受到傳統(tǒng)管理理念的影響頗深，造成數(shù)字化檔案模式的建設(shè)存在一定的滯后性，無法及時(shí)的更新新的信息技術(shù)，自動化水平和信息化水平較低，傳統(tǒng)建設(shè)理念影響較大，從而制約了檔案數(shù)字化的建設(shè)效果。

2）缺乏健全的檔案管理機(jī)制。對于檔案館而言，檔案管理工作量大，內(nèi)容多，即使應(yīng)用了信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，也不能放松檔案管理機(jī)制的建設(shè)，需要有健全檔案管理機(jī)制進(jìn)行指導(dǎo)，明確工作方向，才能保證檔案管理的順利，但是很多檔案館在構(gòu)建數(shù)字化的檔案管理模式時(shí)，沒有建立檔案管理機(jī)制，造成檔案工作難以有效地落實(shí)，降低了檔案管理的信息度，造成檔案管理混亂。老舊檔案館還是以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為主，沒有建立健全的數(shù)字化檔案管理機(jī)制，現(xiàn)有的檔案管理機(jī)制流于形式，不能真正的應(yīng)用在數(shù)字化檔案管理中，從而導(dǎo)致檔案管理工作效率不高，同時(shí)，檔案館雖然建設(shè)了檔案管理機(jī)制，但是總體上是針對檔案管理工作操作方面的制度，檔案接收、歸檔、整理等方面的制度并沒有涉及，從而導(dǎo)致檔案管理機(jī)制不嚴(yán)明，沒有發(fā)揮檔案管理機(jī)制應(yīng)有的效果。

3）數(shù)字化檔案管理模式的硬件設(shè)備不足。數(shù)字化檔案管理模式以信息技術(shù)為重要技術(shù)支撐，因此系統(tǒng)硬件和軟件都要跟上，但是一些檔案館沒有及時(shí)的更新系統(tǒng)硬件和軟件，存在明顯的滯后性，軟件系統(tǒng)的管理功能有待完善，且各種軟件系統(tǒng)無法適應(yīng)的現(xiàn)有的信息技術(shù)，無法與現(xiàn)有的信息技術(shù)發(fā)展保持一致。同時(shí)，一些檔案館在建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的過程中，以網(wǎng)絡(luò)為主要技術(shù)支撐，因此存在一定的信息安全隱患，現(xiàn)在信息安全問題比較嚴(yán)重，而檔案館大量的信息如果沒有落實(shí)相應(yīng)的保護(hù)策略，信息會有被盜取、篡改的風(fēng)險(xiǎn)，從而給檔案館信息管理帶來了安全隱患，一旦發(fā)生信息安全事件，沒有采取相應(yīng)的防護(hù)手段，則會給檔案館帶來嚴(yán)重的損失。

2 提升檔案數(shù)字化建設(shè)水平的策略

檔案館要提升自身檔案數(shù)字化建設(shè)水平，就要根據(jù)現(xiàn)有問題落實(shí)相應(yīng)的策略，不斷提升自身的信息化水平和數(shù)字化水平，積極地引進(jìn)新的信息技術(shù)，并依據(jù)現(xiàn)有情況，建立完善的檔案管理機(jī)制，才能滿足現(xiàn)在的檔案管理需求。

1）提升檔案管理者的數(shù)字化意識。檔案管理人員深入一線管理檔案工作中，自身的數(shù)字化水平直接關(guān)系檔案管理的質(zhì)量，因此，檔案館要注重檔案管理人員數(shù)字化意識的提升，通過宣傳檔案數(shù)字化建設(shè)，增強(qiáng)檔案管理人員的數(shù)字化檔案管理水平。同時(shí)，檔案管理人員的自身素養(yǎng)也決定了檔案管理工作的質(zhì)量，檔案管理人員應(yīng)該不斷地提升自身的綜合素養(yǎng)，提升自身的工作技能和專業(yè)素養(yǎng)，也要積極地學(xué)習(xí)信息技術(shù)和數(shù)字化檔案管理技術(shù)，從而更好地適應(yīng)檔案管理工作。另外，檔案館要重視人才招聘環(huán)節(jié)，以招聘綜合型人才為主，不斷地提升工作者的責(zé)任心，館長負(fù)責(zé)起培養(yǎng)工作人員的責(zé)任，不僅要注重工作者的工作技能的提升，同時(shí)也要注重檔案管理人員思想品德的教育，確保檔案管理人員保持積極的工作態(tài)度[2]。此外，由于數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)以信息技術(shù)為根本，檔案館應(yīng)該有序的展開計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，定期對檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)，保證檔案管理人員及時(shí)地了解新的技術(shù)，并指導(dǎo)其將新的技術(shù)應(yīng)用在實(shí)際中，管理者應(yīng)該主動熟悉新的檔案管理系統(tǒng)，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。

2）建立數(shù)字化檔案管理機(jī)制。檔案館要全面的提升數(shù)字化檔案管理水平，就要積極地建立相應(yīng)數(shù)字化檔案管理機(jī)制，以指導(dǎo)檔案管理工作有序的落實(shí)，數(shù)字化檔案管理機(jī)制的建立應(yīng)該站在檔案館自身的發(fā)展的角度上進(jìn)行的建立，明確建立目標(biāo)，做好數(shù)字化檔案制度的建設(shè)計(jì)劃。檔案館在建設(shè)數(shù)字化檔案管理機(jī)制的過程中，應(yīng)該詳細(xì)的了解館內(nèi)數(shù)字化管理的水平，并依據(jù)我國檔案法規(guī)進(jìn)行落實(shí)，不斷地優(yōu)化數(shù)字化檔案管理機(jī)制，保證數(shù)字化檔案管理機(jī)制既可以滿足檔案館的發(fā)展需求，又能符合行業(yè)相關(guān)檔案管理水平。機(jī)制在制定好以后，要確保機(jī)制的有效落實(shí)，檔案機(jī)制的內(nèi)容不僅要涉及基本的工作制度，同時(shí)也要具體細(xì)化到檔案的歸檔、檔案的收納、檔案的整理、檔案的處理，從而保證各項(xiàng)檔案管理工作有序的落實(shí)，在此基礎(chǔ)上，要設(shè)置崗位制度，進(jìn)一步的明確崗位職責(zé)，指導(dǎo)檔案管理者可以認(rèn)真地投身到工作中，從而提升檔案管理者的工作積極性，并不斷地提升自身的工作意識，激發(fā)工作潛能。

3）構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫。在數(shù)字化的背景下，檔案館的檔案管理工作量將會逐漸加大，因此為了提升檔案管理的數(shù)字化水平，應(yīng)該以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，建立構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，為后期檔案管理提供基本數(shù)據(jù)支持。檔案館可以根據(jù)現(xiàn)有檔案目錄建設(shè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，不斷地細(xì)化文件目錄數(shù)據(jù)的建設(shè)，重視此項(xiàng)工作，注重對不同目錄的細(xì)分，在建設(shè)數(shù)據(jù)庫時(shí)，可以邊錄入一邊打印的方式，不僅可以建立數(shù)據(jù)庫，同時(shí)可以完善紙質(zhì)文檔，以確保數(shù)據(jù)庫建設(shè)精準(zhǔn)性[3]。另一方面，為了保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性，可以定期的補(bǔ)錄數(shù)據(jù)，以專項(xiàng)目錄為錄入標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行定期數(shù)據(jù)錄入，并不斷的優(yōu)化數(shù)據(jù)，剔除多余無用數(shù)據(jù)，從而不斷地提升數(shù)據(jù)庫的建設(shè)質(zhì)量。檔案館建設(shè)數(shù)據(jù)庫可以降低后期檔案管理工作的難度，提升檔案管理的工作效率，確保檔案管理者可以隨時(shí)調(diào)取可用數(shù)據(jù)，極大地方便了檔案管理人員，隨著檔案管理難度的不斷增加，數(shù)字庫已然成為檔案管理的基本參考標(biāo)準(zhǔn)，因此極為方面。

4）提升檔案管理數(shù)字化水平。檔案館在建設(shè)數(shù)字化檔案管理模式的過程中，要重視現(xiàn)代化技術(shù)的引入，積極地引進(jìn)新的信息化技術(shù)，技術(shù)更新系統(tǒng)硬件和軟件，不斷地優(yōu)化系統(tǒng)的功能，檔案館可以根據(jù)工作需求，升級檔案館，為工作者提供新的計(jì)算機(jī)設(shè)備，優(yōu)化信息平臺，加強(qiáng)系統(tǒng)升級。另外，要注重安全管理問題，加強(qiáng)系統(tǒng)安全軟件的升級和管理，對館內(nèi)的檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中化管理，加強(qiáng)對系統(tǒng)的安全管理，積極修補(bǔ)網(wǎng)絡(luò)漏洞，防止信息丟失，同時(shí)，也要做好檔案備份，從而不斷地提升檔案管理的效率，檔案管理者要科學(xué)的應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息的防護(hù)和管理，并使用密匙技術(shù)做好檔案加密處理，保證檔案信息的安全穩(wěn)定。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案館在建設(shè)數(shù)字化檔案管理模式的過程中，要積極的采取相應(yīng)措施，提升檔案管理的實(shí)效，不斷地優(yōu)化升級檔案系統(tǒng)，積極地引入信息技術(shù)，做好軟件硬件的升級管理，并有序展開檔案管理者的專業(yè)培訓(xùn)，從而為數(shù)字化檔案建設(shè)工作提供良好的基礎(chǔ)環(huán)境。