陳姝言

（中國(guó)石化煉油銷售有限公司，上海 200050）

檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。信息化時(shí)代的到來(lái)，派生出了許多新的載體形式。電子科技的應(yīng)用表現(xiàn)在很多方面，電子文獻(xiàn)不僅改變了傳統(tǒng)的信息獲取方式，同時(shí)也給檔案管理機(jī)構(gòu)帶來(lái)了革新。企業(yè)檔案管理者如何讓傳統(tǒng)的檔案管理模式向信息化管理方向發(fā)展，不斷提高檔案管理水平，這是所有企業(yè)必須考慮的問(wèn)題。

1 檔案信息化管理的特點(diǎn)

1.1 檔案管理質(zhì)量提高

傳統(tǒng)的檔案管理，文件、圖紙、照片、錄音、錄像等載體是檔案管理的實(shí)體，主要是通過(guò)手工操作來(lái)完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等，管理者的工作量巨大，操作步驟繁瑣。同時(shí)在檔案?jìng)鬟f過(guò)程中損壞和丟失情況時(shí)有發(fā)生，還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，進(jìn)而影響整理。照片、錄音和錄像等原始的復(fù)雜記錄也會(huì)因保存環(huán)境的變化而受到未知因素的損壞，造成重要檔案數(shù)據(jù)的消失。

檔案信息系統(tǒng)的出現(xiàn)，為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的客觀環(huán)境。他將對(duì)實(shí)體檔案的管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)電子信息資源的管理，電子信息代替實(shí)務(wù)成為管理的對(duì)象。檔案管理者對(duì)形成的各種門(mén)類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用信息技術(shù)手段對(duì)檔案資源進(jìn)行管理。同時(shí)可以通過(guò)多種手段備份、異地備份等技術(shù)，實(shí)行檔案的紙質(zhì)、電子雙套制管理并行。雙保險(xiǎn)確保了檔案的安全性，也方便了后期對(duì)破損原始紙質(zhì)檔案的修補(bǔ)。經(jīng)過(guò)信息化處理的檔案資源具有可重復(fù)利用和多平臺(tái)共享的特點(diǎn)，從而能最大化實(shí)現(xiàn)檔案的參考作用、憑證作用、服務(wù)作用。

1.2 檔案共享效能提高

傳統(tǒng)檔案管理難以真正實(shí)現(xiàn)信息共享，檔案柜中擱置大量檔案信息，大型企業(yè)的同一個(gè)類檔案的目錄至少也有幾十本，翻找起來(lái)困難，找到文件及其檔案信息要花費(fèi)大量的人力，耗時(shí)很長(zhǎng)。

運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案與電子檔案雙套制管理。在對(duì)紙質(zhì)檔案做數(shù)據(jù)化處理時(shí)，檔案著錄是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的第一步，規(guī)范好電子檔案的著錄原則與紙質(zhì)檔案的著錄原則保持一致，通過(guò)著錄將文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來(lái)，形成數(shù)據(jù)條目，再將數(shù)據(jù)條目錄入計(jì)算機(jī)，組成檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。在后期檔案利用時(shí)，只要通過(guò)關(guān)鍵詞，文件號(hào)、合同號(hào)等，都可以快速查找到所需檔案，可以直接下載打印檔案原件，同時(shí)互聯(lián)其他信息管理系統(tǒng)，開(kāi)發(fā)利用檔案信息的質(zhì)量效率得到有效促進(jìn)和檔案共享效能顯著提高。

1.3 檔案信息檢索方便

傳統(tǒng)檔案管理，查詢檔案是非常麻煩的，特別是追溯多年前的檔案時(shí)，耗時(shí)耗力。信息化檔案利用優(yōu)于傳統(tǒng)檔案利用的最大特點(diǎn)就是檢索方便?，F(xiàn)在的人們已經(jīng)習(xí)慣利用方便而快捷的檢索系統(tǒng)，獲得各種信息。利用數(shù)字化的檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)化的傳輸手段，形成開(kāi)放利用的服務(wù)平臺(tái)，極大地?cái)U(kuò)展了檔案利用服務(wù)的空間，使利用者可以更方便地檢索檔案信息。計(jì)算機(jī)技術(shù)突破了傳統(tǒng)檔案利用中的目錄檢索功能，可以使用關(guān)鍵詞、編號(hào)、責(zé)任部門(mén)等多種組織方式和檢索方式，加速了檔案信息檢索的速度。檔案信息只有在易于被檢索到的情況下，才能發(fā)揮其真正的價(jià)值。如上海市檔案館就在檔案館內(nèi)設(shè)計(jì)了檢索電子屏，普通參觀者根據(jù)指示輸入自己的需求，就能快速找到自己需要的檔案資料，增加了普通參觀者的體驗(yàn)感。

2 提升企業(yè)檔案信息化管理水平的重要性

2.1 加強(qiáng)企業(yè)信息化管理是順應(yīng)行業(yè)發(fā)展的必然要求

目前經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，尤其是具有中國(guó)特色的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制，讓國(guó)內(nèi)的企業(yè)蓬勃發(fā)展，各行業(yè)之間的溝通交流越來(lái)越頻繁，但各行業(yè)內(nèi)之間的競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈，同時(shí)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，外部因素會(huì)出現(xiàn)很多不可預(yù)見(jiàn)的因素影響企業(yè)發(fā)展，所以在這種大環(huán)境下，必須要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，大力革新，將信息化手段引入到傳統(tǒng)的檔案管理中，為企業(yè)在快速發(fā)展的洪流中，提高自身競(jìng)爭(zhēng)力，保證企業(yè)在未來(lái)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定的發(fā)展。

2.2 提高檔案管理的科學(xué)化水平是檔案管理的必然要求

隨著人類在各個(gè)領(lǐng)域不斷取得新的成就和科學(xué)研究成果的不斷創(chuàng)新，檔案的類型和種類正在不斷的擴(kuò)大與增多，這就為檔案管理工作帶來(lái)了新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，特別是電子檔案的興起給檔案管理帶來(lái)了深度變革。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，檔案作為重要的信息載體，必須與信息技術(shù)相結(jié)合才能切實(shí)滿足人們對(duì)于檔案利用的實(shí)際需求。從另一方面來(lái)講，檔案管理的水平只有跟得上科學(xué)技術(shù)發(fā)展的步伐才能體現(xiàn)出其最大的價(jià)值。目前人們對(duì)于信息的無(wú)國(guó)界、無(wú)地域以及隨時(shí)隨地的查閱正在成為檔案管理重點(diǎn)發(fā)展的方向之一。由此看來(lái)，提高檔案管理的科學(xué)化水平是檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然要求。

2.3 加速適應(yīng)檔案開(kāi)放服務(wù)轉(zhuǎn)型是檔案管理的必然要求

使檔案從封閉保密狀態(tài)走出來(lái)，實(shí)行開(kāi)放式服務(wù)，是檔案事業(yè)的一大飛躍，是社會(huì)和人民群眾需求的發(fā)展趨勢(shì)。但是，由于大部分單位都是傳統(tǒng)檔案管理模式，檔案的保管具有特殊性，一般人群沒(méi)有檔案保護(hù)的專業(yè)知識(shí)，再加上相關(guān)的檔案執(zhí)法、制度建設(shè)也不完善，使得很多到了解密期的珍貴檔案還是無(wú)法與普通民眾見(jiàn)面。如果實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)信息化管理，這樣就可以加速檔案開(kāi)放服務(wù)，使更多的普通民眾通過(guò)電子檔案了解到真實(shí)的歷史，同時(shí)又不會(huì)損壞原始檔案。

3 提升企業(yè)檔案信息化管理水平的相關(guān)策略

3.1 樹(shù)立先進(jìn)的檔案信息化管理理念

科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，使得我國(guó)社會(huì)逐漸由工業(yè)社會(huì)走向信息社會(huì)。當(dāng)前，信息技術(shù)革命成為科學(xué)技術(shù)革命的核心和主流，21世紀(jì)也終將成為信息社會(huì)，這一點(diǎn)已是世界共識(shí)。信息化趨勢(shì)對(duì)檔案工作提出了更高標(biāo)準(zhǔn)與要求。檔案管理工作者，還應(yīng)該積極、主動(dòng)發(fā)現(xiàn)自身素質(zhì)與新形勢(shì)對(duì)檔案工作需要的差距，加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)管理知識(shí)以及管理方法的學(xué)習(xí)，及時(shí)了解先進(jìn)的檔案管理方法，并不斷尋求適當(dāng)?shù)姆椒ê屯緩綇浹a(bǔ)差距，提升自身的素質(zhì)和各項(xiàng)能力，盡快使自己成為優(yōu)秀的檔案工作者。其次，在實(shí)際工作中，注重檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，既要注重引進(jìn)具有豐富檔案專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，精通業(yè)務(wù)的各類人才，又要注意引進(jìn)相關(guān)學(xué)科的專門(mén)人才，合理調(diào)整檔案工作者隊(duì)伍的專業(yè)結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)，提升其管理水平和能力，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。

3.2 建立有效的檔案管理系統(tǒng)

實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，必須匹配有效的檔案管理信息系統(tǒng)。首先梳理已有的傳統(tǒng)檔案的關(guān)鍵要素，與檔案管理信息系統(tǒng)匹配，利用計(jì)算機(jī)在整理、檢索等方面強(qiáng)大能力，可使紙質(zhì)、電子收集、歸檔、管理一體化。紙質(zhì)、電子雙套制管理，兩套管理系統(tǒng)獨(dú)立操作、獨(dú)立管理、獨(dú)立利用，但是又需要實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)之間的信息共享，從而能夠通過(guò)一種文件找到相同內(nèi)容的另一種形式存儲(chǔ)的文件，從而能夠使兩個(gè)系統(tǒng)在業(yè)務(wù)處理方面保持一致，方便進(jìn)行檔案的利用。其次建立信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，方便信息檢索，這是信息化的基礎(chǔ)工作。數(shù)據(jù)庫(kù)能有效實(shí)現(xiàn)眾多電子信息的儲(chǔ)存、分類、檢索和查詢。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)與企業(yè)OA辦公平臺(tái)對(duì)接，可以實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的有效和快速歸檔，并能在很大程度上提高檔案利用率。員工只需要通過(guò)計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接，就可以快速輕松地實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的檢索、查詢和使用。通過(guò)區(qū)域聯(lián)網(wǎng)，服務(wù)更多企業(yè)。比如石化檔案系統(tǒng)就可以對(duì)各企業(yè)檔案管理部門(mén)開(kāi)放一定的權(quán)限，共享非涉密信息，提高檔案的利用效率。

3.3 提升檔案管理人員的服務(wù)能力

檔案信息化管理工作具有一定的專業(yè)性與復(fù)雜性，這就對(duì)管理人員能力提出了更高的要求。檔案管理人員是檔案管理工作的主要實(shí)施者也是檔案管理工作的主體，其自身的綜合素質(zhì)水平高低對(duì)檔案管理的科學(xué)化水平有著決定性的作用。具體來(lái)講，檔案管理者必須掌握三方面的知識(shí)和技能：一是多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的成果廣泛應(yīng)用于檔案管理工作中，這就迫使檔案管理工作人員必須學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等多方面知識(shí)，尤其是計(jì)算機(jī)學(xué)科的知識(shí)，它對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。二是檔案專業(yè)知識(shí)，如檔案管理、檔案編研工作、檔案保護(hù)技術(shù)、電子檔案管理等有關(guān)方面的檔案專業(yè)知識(shí)和技能。三是掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等方面能力。綜合掌握這三方面知識(shí)就要求檔案管理人員必須不斷地學(xué)習(xí)深造。既可以采取離崗培訓(xùn)的方式，也可以采取請(qǐng)教上門(mén)的方法。

3.4 實(shí)施有效的安全保障

檔案作為一種特殊的文件資料，有的可以完全公開(kāi)，有的則需要保密，特別是檔案數(shù)字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理，也包括軟件安全管理。硬件方面應(yīng)嚴(yán)把信息存儲(chǔ)載體質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長(zhǎng)期保存打下基礎(chǔ)。對(duì)于存儲(chǔ)電子文檔的設(shè)備和磁介質(zhì)要派專人負(fù)責(zé)管理，確保電子檔案不會(huì)因溫度、濕度等一些人為災(zāi)害導(dǎo)致文件丟失。

檔案信息化的使用，檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，再加上電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，使得電子信息檔案面臨著計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊風(fēng)險(xiǎn)。如何防范這些風(fēng)險(xiǎn)，確保電子檔案安全成為一項(xiàng)重要的任務(wù)。軟件方面，多級(jí)權(quán)限和密碼管理、多層結(jié)構(gòu)、加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問(wèn)、修改和破壞。檔案系統(tǒng)可在存儲(chǔ)檔案資源局域網(wǎng)網(wǎng)關(guān)安裝具有防御功能的系統(tǒng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和阻止來(lái)自外部的非法入侵或者內(nèi)部用戶非法授權(quán)行為活動(dòng)，作為對(duì)防火墻的有效補(bǔ)充。

3.5 加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化技術(shù)的合理應(yīng)用

基于我國(guó)現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下，信息技術(shù)在各個(gè)行業(yè)中已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了非常廣泛的應(yīng)用，對(duì)于提升工作效率和質(zhì)量有著重要作用。企業(yè)在開(kāi)展檔案信息化管理工作時(shí)，要想在更大程度上滿足現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，也需要在管理工作中借助相應(yīng)的信息技術(shù)，從而促進(jìn)檔案質(zhì)量管理工作在未來(lái)可以面向數(shù)字化以及智能化的方向不斷發(fā)展。針對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)系統(tǒng)而言，主要是實(shí)現(xiàn)了對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)的充分利用，在此基礎(chǔ)上不但可以實(shí)現(xiàn)大量信息數(shù)據(jù)的有效儲(chǔ)存，并且所占用的空間比較少，與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，可以在很大程度上提升檔案質(zhì)量管理工作效率和質(zhì)量，并且能減少檔案管理工作人員所面臨的工作總量與壓力，從而減少企業(yè)物力、人力方面的投入，使企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益可以實(shí)現(xiàn)明顯提升。

3.6 加強(qiáng)檔案系統(tǒng)信息反饋控制

針對(duì)企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的信息反饋而言，主要是指對(duì)信息化系統(tǒng)中所傳輸?shù)臋n案信息，當(dāng)與外部環(huán)境之間發(fā)生作用之后，輸出效果返回到信息化系統(tǒng)中，從而需要對(duì)各項(xiàng)工作內(nèi)容以及相關(guān)制度等作出相應(yīng)的調(diào)整。加強(qiáng)信息反饋控制工作，一是構(gòu)建網(wǎng)上預(yù)約登記制度。當(dāng)人員通過(guò)平臺(tái)對(duì)檔案資料進(jìn)行查閱時(shí)，可以采取先進(jìn)的技術(shù)方式，對(duì)檔案信息訪問(wèn)情況做好相應(yīng)的記錄工作，這樣檔案管理部門(mén)通過(guò)信息記錄，就能對(duì)檔案資料的借閱情況進(jìn)行全面了解。二是可以采取直接走訪或者是利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的方式，向檔案使用人員發(fā)放相應(yīng)的檔案資料使用調(diào)查表，對(duì)每一種檔案提供方式的滿意程度以及對(duì)檔案部門(mén)規(guī)章制度的意見(jiàn)等進(jìn)行充分了解。通過(guò)加強(qiáng)檔案信息反饋控制，可以保證檔案質(zhì)量管理在整體上能滿足一定的完善性以及科學(xué)性等要求。

4 提升企業(yè)檔案信息化管理水平的建議

企業(yè)在實(shí)施檔案管理工作時(shí)，想要在更大程度上提升檔案信息化管理水平，首先應(yīng)該加強(qiáng)企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部辦公自動(dòng)化環(huán)境聯(lián)通，各種文件處理閉環(huán)完成后，就可以自動(dòng)歸檔，檔案系統(tǒng)自動(dòng)匹配到相應(yīng)的案卷類，檔案管理員審核修正后完成組卷，真正做到隨辦隨歸。其次，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理是信息化開(kāi)展的重要基礎(chǔ)條件。針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理而言，就是嚴(yán)格參照企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與特點(diǎn)，設(shè)置合理的檔案基本要素，配置標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理程序，這是促進(jìn)檔案信息化管理工作開(kāi)展的重要基礎(chǔ)條件。逐步完善檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案利用者方便快捷地在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)所需檔案信息進(jìn)行檢索、對(duì)現(xiàn)有的檔案信息資源進(jìn)行充分挖掘，實(shí)現(xiàn)對(duì)各方面數(shù)據(jù)信息的有效集合，為企業(yè)檔案信息化管理工作開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)條件。第三，在檔案信息化管理工作中，需要對(duì)電子文件管理引起高度重視，可以建立文件管理與系統(tǒng)管理統(tǒng)一模式，充分開(kāi)發(fā)各類檔案信息資源，從而促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作面向信息化以及數(shù)字化的方向不斷發(fā)展。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，如今，在現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的背景下，新的載體出現(xiàn)的同時(shí)并沒(méi)有伴隨著傳統(tǒng)方式的消亡，而是在這種發(fā)展過(guò)程中同時(shí)體現(xiàn)出了兼容性，體現(xiàn)了信息載體發(fā)展的特點(diǎn)和規(guī)律。所謂載體之間的兼容性就是指各種載體形式同時(shí)存在，并且相互依存，互相補(bǔ)充，彼此協(xié)調(diào)一致的發(fā)展，以一個(gè)整體的形象出現(xiàn)在大家面前，一起履行信息儲(chǔ)存、交流的使命。