畢海燕

（青島華夏職業(yè)學(xué)校，山東 青島 266032）

在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)飛速的今天，信息化建設(shè)已經(jīng)深入到了我國(guó)社會(huì)的方方面面，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和資源的普及，我國(guó)檔案工作也有了長(zhǎng)足的發(fā)展，從中職學(xué)校檔案管理工作出發(fā)，其優(yōu)秀的檔案管理工作可以推動(dòng)學(xué)校管理水平更上次一個(gè)層次。所以要在學(xué)校檔案管理工作中加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，以此為檔案信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)保障，中職學(xué)?？梢詮奈臋n一體化管理中入手，設(shè)計(jì)整體管理體系。

文檔一體化管理的中職學(xué)校檔案信息化是為了中職學(xué)校發(fā)展而進(jìn)行的現(xiàn)代化管理方法，加強(qiáng)中職學(xué)校檔案資源的管理與開(kāi)發(fā)，作為中職學(xué)校持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，其信息化建設(shè)是必然發(fā)展趨勢(shì)。

本文針對(duì)中職學(xué)校整體檔案信息化的需要以及管理與建設(shè)的必要開(kāi)展分析，提出了一些文檔信息化架設(shè)的策略，以供參考。

1 什么是文檔一體化管理和檔案信息化管理？

1.1 文檔一體化管理

文檔一體化管理是伴隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理工作發(fā)展中發(fā)展起來(lái)的，是以文書(shū)檔案和檔案管理為核心的，從檔案生成到檔案歸檔的全部管理過(guò)程，這種一體化的管理保證了文件的完整性和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的相同性，可以讓整體數(shù)據(jù)的傳遞和儲(chǔ)備具有規(guī)劃性。

1.2 檔案信息化管理

檔案信息化管理是各級(jí)學(xué)校提升學(xué)校信息化水平、發(fā)展現(xiàn)代化管理模式的需要，在中職學(xué)校中發(fā)展檔案管理信息化是對(duì)中職學(xué)校檔案管理的實(shí)踐與發(fā)展提出了持續(xù)的挑戰(zhàn)。信息化管理需要配套的信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、整體系統(tǒng)的使用以及傳統(tǒng)文檔的錄入，就整體中職學(xué)校檔案信息化管理的發(fā)展?fàn)顩r而言，其發(fā)展的速度是快慢不一的，但是就建設(shè)工作而言，其工作構(gòu)建是大同小異的：首先構(gòu)建管理系統(tǒng)，其次歸檔電子文檔，再次管理其使用，最后提供檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

在檔案管理中要堅(jiān)持技術(shù)使用和管理并重，除了傳統(tǒng)文件，在新生成文檔建立初期就要考慮到信息化，將學(xué)校新的檔案管理工作直接在信息化系統(tǒng)中生成，堅(jiān)持與學(xué)校的信息化同步這一原則，將信息化管理運(yùn)用到極致，提升學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量。

2 中職學(xué)校文檔一體化管理與檔案信息化建設(shè)的重要性

文檔一體化管理和信息化建設(shè)是中職學(xué)校發(fā)展的要求，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展轉(zhuǎn)型，就業(yè)壓力倍增的情況下，文檔一體化管理和信息化管理可以將學(xué)生學(xué)習(xí)統(tǒng)一快速的對(duì)接到相關(guān)信息平臺(tái)中，讓有意象的學(xué)生和工作招聘單位及時(shí)了解雙方需求，為他們提供更為匹配的就業(yè)機(jī)會(huì)，減少時(shí)間和人員的浪費(fèi)。

文檔一體化管理和信息化建設(shè)是時(shí)代對(duì)中職學(xué)校檔案管理的要求，隨著國(guó)家對(duì)于職業(yè)院校的教育改革推進(jìn)，很多學(xué)生選擇了就讀中職院校，學(xué)校面對(duì)的學(xué)生數(shù)量在快速增加，信息化管理的推進(jìn)是十分必要的。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足大量信息和檔案的管理了，也難以滿(mǎn)足學(xué)校對(duì)于檔案信息的使用效率和使用質(zhì)量，推廣文檔一體化管理模式，可以有效面對(duì)這一問(wèn)題，全面提升檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。

文檔一體化管理和信息化建設(shè)是現(xiàn)代化信息社會(huì)對(duì)于信心資源開(kāi)發(fā)的要求。大部分中職學(xué)校采取傳統(tǒng)封閉式管理模式，這種管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足學(xué)生和國(guó)家對(duì)于中職學(xué)生培養(yǎng)的需要了，合理運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)和管理模式，整合學(xué)校工作資源，實(shí)現(xiàn)信息資源共享利用、實(shí)現(xiàn)資源科學(xué)分配，而且可以為不同需要的受眾提供更為有效的信息服務(wù)。

3 中職學(xué)校文檔一體化管理與檔案信息化建設(shè)的措施研究

3.1 規(guī)范化管理

學(xué)校的檔案管理要采取規(guī)范管理，在文檔一體化建立和管理的情況下，要通過(guò)規(guī)范管理的能強(qiáng)化檔案與文件間的關(guān)聯(lián)，提升管理的水平，所以中職學(xué)校必須促使文檔管理工作規(guī)范化。

3.2 明確管理規(guī)則

規(guī)范化管理的前提是有明確的管理規(guī)則，檔案管理部門(mén)要構(gòu)建符合學(xué)校實(shí)際發(fā)展的管理規(guī)則，完善管理流程，以此確保各項(xiàng)管理工作具有科學(xué)性和有效性，定期向工作人員普及培訓(xùn)管理規(guī)則，提升工作人員認(rèn)識(shí)，讓學(xué)校檔案管理工作向著既定的方向穩(wěn)步前進(jìn)

3.3 統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)

中職學(xué)校必須要認(rèn)識(shí)到文件與檔案的關(guān)系非常緊密，要想實(shí)現(xiàn)真正意義上的文檔一體化管理就必須有統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)，中職學(xué)校一般的檔案管理在檔案室進(jìn)行，在學(xué)校信息化發(fā)展的道路上，檔案管理部門(mén)也要跟上發(fā)展，明確各個(gè)部門(mén)的職能與責(zé)任，引導(dǎo)位員工認(rèn)識(shí)自身工作負(fù)責(zé)，積極承擔(dān)崗位職責(zé)，提升學(xué)校檔案信息化建設(shè)水平。

3.4 兼容的管理系統(tǒng)

很多中職學(xué)校部門(mén)各自使用不同的管理軟件，各部門(mén)之間無(wú)法兼容，很難提升檔案管理工作效率和實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。所以學(xué)校要統(tǒng)籌規(guī)劃管理軟件，構(gòu)建統(tǒng)一的管理體系，整合研究文檔一體化，通過(guò)統(tǒng)一的硬軟件建設(shè)解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

3.5 推動(dòng)辦公自動(dòng)化發(fā)展

中職學(xué)校在國(guó)家的大力支持下，其硬件設(shè)備的建設(shè)可以說(shuō)是非常完善的，所以在中職學(xué)校推動(dòng)辦公自動(dòng)化可以說(shuō)是事半功倍的，對(duì)于工作人員的工作模式也可以進(jìn)行無(wú)紙化改革，只有合理運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，就能及時(shí)獲取文件和檔案信息，實(shí)現(xiàn)快速管理和及時(shí)管理。

4 總結(jié)

在新時(shí)代，文檔一體化管理和信息化管理是發(fā)展趨勢(shì)，中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)水平，是建立在學(xué)校發(fā)展需要的基礎(chǔ)上的，其對(duì)策和策略需要根據(jù)本身的學(xué)校教學(xué)及發(fā)展來(lái)制度，這樣才能在文檔一體化管理模式下提升中職學(xué)校檔案管理水平，并加快電子檔案發(fā)展。