梁熙康

（南寧市第三十四中學(xué)，廣西 南寧 530031）

電子記錄是指任何文本、圖表、數(shù)據(jù)、聲音、圖示的或其他的以電子形式表現(xiàn)的信息的組合，它的建立、修改、維護(hù)、歸檔、檢索或分發(fā)是由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)完成的。電子記錄較傳統(tǒng)的記錄具有明顯的優(yōu)越性。特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大量應(yīng)用，使信息的傳輸速度和處理效率遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)于其他任何方式。電子記錄畢竟不同于紙質(zhì)記錄，電子記錄給我們帶來(lái)方便快捷的同時(shí)，也給我們帶來(lái)管理的新課題。要管理好電子記錄，我們有必要了解電子記錄的特點(diǎn)。

1 電子記錄的特點(diǎn)

1）非直觀性。電子記錄是在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理，其信息形態(tài)是數(shù)字化的，電子記錄必須借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能讀取。這一點(diǎn)與傳統(tǒng)紙面文書(shū)形成明顯的區(qū)別。2）對(duì)系統(tǒng)的依賴(lài)性。電子記錄的形成和各種處理均是在計(jì)算機(jī)軟硬件聯(lián)合支持下完成的，離開(kāi)計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)，電子記錄不可用。不兼容的計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件生成的文件在交換使用時(shí)會(huì)遇到困難。電子記錄對(duì)系統(tǒng)的依賴(lài)性主要表現(xiàn)在對(duì)生成和識(shí)別電子記錄的軟硬件、系統(tǒng)更新和升級(jí)、加密和保護(hù)系統(tǒng)。3）可分離性。電子記錄可以從一個(gè)載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體，其內(nèi)容信息卻不發(fā)生任何變化；可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)分享給多人；還可把電子文件分解后分別通過(guò)不同的途徑傳遞，存放在不同地點(diǎn)的不同設(shè)備上，在需要時(shí)再裝配起來(lái)。4）集成性。文字、圖形、聲音、影像等多媒體信息均可集成在電子記錄中，反映更多的試驗(yàn)信息。5）易變性。電子記錄信息與載體的可分離性，使電子記錄的增加、刪除、改動(dòng)或破壞十分簡(jiǎn)便且不留痕跡，由此也造成電子文件操作不當(dāng)而易丟失，或不留痕跡被篡改，增加了對(duì)電子文檔的管理難度。

2 電子記錄定義

國(guó)際檔案理事會(huì)電子記錄管理委員會(huì)編制的《電子記錄管理指南》把作為檔案由檔案部門(mén)接收和保存的電子文件稱(chēng)為“具有檔案性質(zhì)的電子記錄”。我國(guó)國(guó)家檔案局頒發(fā)的《電子記錄歸檔與管理規(guī)范》（GB／T18894—2002）將歸檔電子記錄（archivalelectronicrecords）定義為“具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子記錄”。這兩個(gè)定義的相似之處是既承認(rèn)，又不完全承認(rèn)電子記錄的檔案屬性。

我認(rèn)為，一些電子記錄并非檔案，只是一些信息組合。當(dāng)電子記錄能在我們的日常生活中發(fā)揮上述憑證價(jià)值和參考價(jià)值，就能成為檔案，發(fā)揮自身的價(jià)值，為我們的生活服務(wù)。

3 檔案價(jià)值

檔案的價(jià)值指的就是檔案的利用價(jià)值，是檔案能夠滿(mǎn)足社會(huì)需求的表現(xiàn)。當(dāng)檔案的原始記錄性或知識(shí)信息性能夠滿(mǎn)足某個(gè)方面的社會(huì)需求時(shí)，就形成了檔案的價(jià)值。檔案能夠發(fā)揮其作用，就充分體現(xiàn)出檔案的自身價(jià)值，也就是說(shuō)檔案的作用就是檔案的價(jià)值。檔案的作用一般可以概括為以下幾個(gè)方面。

1）檔案是機(jī)關(guān)行政管理和業(yè)務(wù)工作的查考憑據(jù)。檔案是由機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會(huì)組織在社會(huì)活動(dòng)中形成的文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的，是機(jī)關(guān)公務(wù)活動(dòng)的記錄，反映了機(jī)關(guān)和社會(huì)組織活動(dòng)的完整情況。它是機(jī)關(guān)工作中不可缺少的輔助工具，是處理業(yè)務(wù)和履行職能的手段，要熟悉機(jī)關(guān)工作的情況、規(guī)劃決策、處理事務(wù)就必須查考和利用檔案。否則，將給機(jī)關(guān)工作帶來(lái)困難。2）檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件。一切科學(xué)研究，無(wú)論是計(jì)劃科學(xué)研究或是自然科學(xué)研究，都必須充分占有一定的材料，這是一個(gè)不可缺少的重要條件。在科學(xué)研究中，檔案一方面能提供原始的記錄供直接借鑒，另一方面能提供大量的實(shí)驗(yàn)和觀察中概括的基礎(chǔ)材料供間接參考?？茖W(xué)研究工作的開(kāi)展，主要依靠人類(lèi)的實(shí)踐，通過(guò)不斷地總結(jié)前人研究的成果，吸取有益的經(jīng)驗(yàn)教圳，避免少走彎路或不走彎路。檔案是記錄前人研究成果的最原始的資料，其真實(shí)可靠性是任何材料都不可替代的。因而任何科研成果都是以檔案作為基礎(chǔ)和條件的。3）檔案是宣傳教育的生動(dòng)素材。檔案的內(nèi)容極其豐富，記錄了各個(gè)歷史時(shí)期反動(dòng)勢(shì)力、進(jìn)步勢(shì)力以及各種英雄人物的事跡材料，是著朽立說(shuō)、文藝創(chuàng)作、舉辦各種展覽和對(duì)人民進(jìn)行革命傳統(tǒng)教育、愛(ài)國(guó)主義教育的生動(dòng)素材，具有較強(qiáng)的說(shuō)服力和感染力。近年來(lái)，檔案館已充分認(rèn)識(shí)到檔案的宣傳教育作用，紛紛把檔案館辦成愛(ài)國(guó)主義教育的重要基地。

4 檔案的基本作用

檔案的作用是多方面的，但最終可概括為兩個(gè)基本方面，即檔案的憑證作用和檔案的參考作用。

1）檔案的憑證作用。檔案原始記錄的特性決定了檔案的憑證價(jià)值，它是其他材料所不能取代的，具有法律上的權(quán)威性。檔案的憑證作用是由檔案的形成規(guī)律和自身特點(diǎn)所決定的。這是因?yàn)椋簭臋n案的形成看，它是原始形態(tài)的記錄品，是當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)亍?dāng)事人留下的，未經(jīng)過(guò)任何人改動(dòng)的最為原始形態(tài)的記錄，比較真實(shí)地記錄了當(dāng)時(shí)人們的思想和活動(dòng)，可靠性強(qiáng)，是令人信服的證據(jù)。2）檔案的參考作用。由于人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的多樣性，所以檔案所記錄的信息和知識(shí)也是極其豐富的。檔案中有成功的經(jīng)驗(yàn)，也有失敗的教訓(xùn)；有思想觀點(diǎn)，也有實(shí)驗(yàn)觀察數(shù)據(jù)；有社會(huì)變革，也有生產(chǎn)的發(fā)展。與圖書(shū)情報(bào)資料相比，檔案的參考價(jià)值更具有原始性和可靠性。

5 檔案作用發(fā)揮規(guī)律

社會(huì)對(duì)檔案的需求是多方面的，社會(huì)不僅需要利用檔案的憑證價(jià)值，而且需要利用檔案的參考價(jià)值。不論是機(jī)關(guān)行政管理還是生產(chǎn)建設(shè)，不論是科學(xué)研究還是宣傳教育，都需要廣泛地參考利用檔案，所以，檔案參考價(jià)值也是檔案的基本價(jià)值之一。檔案發(fā)揮作用又具有一定的規(guī)律和特點(diǎn)，主要表現(xiàn)如以下幾點(diǎn)：

1）檔案價(jià)值時(shí)效律。檔案的價(jià)值與時(shí)間的關(guān)系極為密切。檔案價(jià)值的時(shí)效律，是指有些檔案的作用是有時(shí)限性的，有的檔案可能在一段時(shí)期內(nèi)有較高的查考價(jià)值，且利用的價(jià)值較高，但隨著時(shí)間的推移，這種價(jià)值逐漸減小，甚至消失。掌握檔案價(jià)值的時(shí)效律，要求我們正確判斷不同檔案的時(shí)效性，適時(shí)地提供利用，以免因錯(cuò)過(guò)最佳的開(kāi)發(fā)利用時(shí)機(jī)而喪失檔案的部分或全部?jī)r(jià)值。

2）檔案機(jī)密程度遞減規(guī)律。隨者時(shí)間的推移，檔案機(jī)密程度不是一成不變的，檔案的機(jī)密性會(huì)日漸減退，有的甚至失去機(jī)密性，最終可以向全社會(huì)開(kāi)放。機(jī)密程度與檔案的保存時(shí)間成反比。掌握檔案機(jī)密遞減規(guī)律，有助于我們妥善處理好保密與開(kāi)放的關(guān)系，及時(shí)有效地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，發(fā)揮檔案的價(jià)值與作用。

3）檔案發(fā)揮作用條件規(guī)律。檔案發(fā)揮作用受到一定條件的制約。檔案的作用是客觀存在的，而檔案的作用能否發(fā)揮，發(fā)揮大小，取決于三方面因素的影響：一是受社會(huì)發(fā)展水平的限制。二是受人們對(duì)檔案認(rèn)識(shí)水平的限制。三是受檔案管理水平的限制。

認(rèn)識(shí)這一規(guī)律，有助于幫助我們樹(shù)立正確的檔案價(jià)值觀，搞好檔案的宣傳工作，增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)，認(rèn)真分析檔案利用工作中出現(xiàn)的困難和問(wèn)題，從社會(huì)現(xiàn)狀出發(fā)，創(chuàng)造條件，采取最為有效的方法為社會(huì)服務(wù)。

6 結(jié)語(yǔ)

我認(rèn)為部分電子記錄在一定條件下就能成為檔案，當(dāng)電子記錄能在我們的日常生活中發(fā)揮上述憑證價(jià)值和參考價(jià)值，就能成為檔案，也就擁有了上述的價(jià)值和作用，能更好地為我們的生活服務(wù)。