徐 幸

（四川省衛(wèi)生健康宣傳教育中心，四川 成都 610041）

信息技術在全社會領域的普及和應用推動了現(xiàn)代社會電子文檔技術的發(fā)展。自進入信息化時代以來，人們借助信息技術實現(xiàn)了資源共享、信息數(shù)據(jù)化等便利的操作，信息技術正在不斷改變?nèi)藗兊纳罘绞胶凸ぷ髂Ｊ?，傳統(tǒng)時代當中的紙質文件也正在被電子文檔所代替，電子文檔在政府機構、企事業(yè)單位的日常工作當中發(fā)揮著重要作用。電子文檔將會是未來人們辦公的主要形式，因此在滿足人們?nèi)粘９ぷ餍枨蟮那闆r下，不斷保障重要電子文檔信息的真實性和準確性，其對于現(xiàn)代社會發(fā)展具有重要意義。

1 電子文檔的種類和優(yōu)點

1）電子文檔的種類。伴隨著社會的發(fā)展和進步，我國電子文件的種類和樣式呈現(xiàn)多元化特點。將電子文檔按照內(nèi)容如表格、文本、聲源、圖片等類型，將電子文件分門別類的進行存放。按照電子文檔通常存放的位置可以將其分為磁帶文件、軟盤文件、磁盤文件等多種樣式。若是按照電子文檔的功能對其進行劃分，也可以將電子文件大致劃分為草稿性文件以及正式文件等等。從不同的角度和層面出發(fā)，人們可以將電子文檔劃分為不同的樣式和類型。

2）電子文檔的優(yōu)點。提高了工作效率。在傳統(tǒng)政府機構、企事業(yè)單位的日常辦公工作當中。每個人因崗位和工作需求的不同，人們需要處理各種各樣的數(shù)據(jù)信息，尤其是對秘書這類綜合性強的職位而言，電子文檔可以幫助人們減少對紙的依賴，并且能夠通過將重要的資料信息數(shù)據(jù)化而提高資料攜帶的便捷性。不過以往人們所使用的是文書模式的電子文檔，文書模式下文檔的最大弊端則在于人們無法對文件進行快速分類，所有的信息都會以人工的形式進行。當工作人員因工作需要，需要查詢一些重要信息時，由于海量的數(shù)據(jù)信息導致工作人員無法快速定位并且精確查找自身所需要的信息資料。而現(xiàn)代電子文檔可以依據(jù)文件本身的屬性、類型以及功能對所有文件進行規(guī)整和分類，將相關的信息制作成統(tǒng)一的檔案，利用信息技術的特點對其進行立檔和編檔工作。傳統(tǒng)檔案的編寫均需要人工的方式才能完成，并且這種工作模式的效率不高，有時還會因工作人員的失誤出現(xiàn)各種檔案問題。電子檔案的出現(xiàn)解決了人工歸檔過程當中麻煩，同時工作人員也可以通過關鍵詞搜索快速定位文件，極大的節(jié)省了信息查找和業(yè)務辦理的時間。

方便了瀏覽和利用。伴隨著社會的快速發(fā)展，人們需要記載的信息越來越多。傳統(tǒng)的紙質文檔顯然已經(jīng)無法順應時代的變化，也無法滿足人們工作和學習上的需要。現(xiàn)代社會人們的思想觀念發(fā)生了變化，物質生活的極大富足讓人們對于工作和生活都提出了更高的要求。尤其是在工作量上面，為了提高辦公速度人們進行了各種嘗試。電子文檔的出現(xiàn)可以進行快速書寫和記錄，同時也方便工作者隨時查閱和更改之前的數(shù)據(jù)信息，這在保障人們工作效率的基礎上，也保證了資料的準確率。

隱私保密性。電子文檔的出現(xiàn)更方便人們將一些重要的信息數(shù)據(jù)化進行存儲。對于處在信息化社會的人們來講，信息成為個人乃至企業(yè)發(fā)展和成長的根本，介于一些重要的信息時常會發(fā)生失竊，這種潛在的、不穩(wěn)定的因素時刻威脅著人們的生命財產(chǎn)安全。電子文檔所具有的加密功能保障了人們的安全。

2 電子文檔的開發(fā)和利用

1）開發(fā)平臺的選擇。信息化社會當中，人們可以通過網(wǎng)絡平臺建設實現(xiàn)信息資源共享。這個目標需要建立在平臺系統(tǒng)的開發(fā)上面。同時，各個地方的檔案管理單位也需要建立本地數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡鏈接方便用戶們對數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容進行讀取。這種模式可以提高資源的利用率，也便利各個單位進行數(shù)據(jù)資料的獲取。

2）硬件要求。伴隨著軟件資源的升級，作為互聯(lián)網(wǎng)載體的計算機的性能也需要逐漸提升。人們在辦公過程當中除了要進行基礎的數(shù)據(jù)通信之外，同時計算機本身也需要加工、處理以及整合各類數(shù)據(jù)信息，這些工作量會使計算機時刻處在高負荷的運轉狀態(tài)，人們只有升級計算機的硬件，才能保證計算機的正常工作。

3）數(shù)據(jù)庫模擬設計。人們在工作過程當中時刻會遇到發(fā)展和運營的難題，面對這些問題時，企業(yè)的常規(guī)做法是通過數(shù)據(jù)模擬對現(xiàn)狀及未來發(fā)展進行分析，并通過數(shù)據(jù)模擬的反饋結果制定發(fā)展計劃。正因有數(shù)據(jù)庫模擬的存在才能滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求。

4）應用程序設計。為了輔助現(xiàn)代企業(yè)和政府結構的辦公，設計人員需要設計一系列的應用程序如信息錄入、信息查詢、報表處理等功能來滿足人們?nèi)粘９ぷ鞯男枨蟆?/p>

5）數(shù)據(jù)的備份及故障恢復。信息數(shù)據(jù)化經(jīng)常要面臨數(shù)據(jù)丟失或者被破壞的風險。當數(shù)據(jù)庫突發(fā)意外情況如停電、系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)包丟失、黑客攻擊等問題出現(xiàn)時，一些重要的數(shù)據(jù)信息就會丟失，這會嚴重威脅到個人及企業(yè)的利益，同時也會耽誤工作的進度，在面對這個問題時，人們需要對數(shù)據(jù)進行備份，或者通過故障修復的方法修復丟失或者被破壞的數(shù)據(jù)。

3 電子文檔管理存在的問題的

1）長時間保存信息存在困難。受數(shù)字化環(huán)境、計算機硬件以及系統(tǒng)軟件等綜合性因素的影響，電子文檔的保管具有不穩(wěn)定性。一些木馬、病毒、硬盤損壞、外部電壓問題等都會導致系統(tǒng)崩潰，數(shù)據(jù)丟失。

2）缺乏安全性。在全球化信息時代，互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)了人與人之間的互聯(lián)互通，但是互聯(lián)網(wǎng)所具有的開放性和交互性特征也給了不法分子可乘之機，一些重要數(shù)據(jù)信息很容易遭到破壞，導致內(nèi)容泄露。

4 規(guī)范電子文檔的管理措施

1）積極構建和完善電子文檔管理的政策和法律框架。結合現(xiàn)代電子文檔技術的發(fā)展，法律需要保障人們的權益，通過規(guī)范電子文檔的業(yè)務流程和結構，減少文檔管理失誤，實現(xiàn)資源共享，保證個人信息的安全性。

2）加大電子文檔行業(yè)的投資力度。通過向社會各個企業(yè)推廣電子文檔，利用電子文檔整個企業(yè)內(nèi)部資源，為員工提供良好的辦公環(huán)境，購置專業(yè)的辦公設備，解決設備帶來的系統(tǒng)不穩(wěn)定等問題。

5 結語

總的來說，現(xiàn)代社會將朝著信息化的方向發(fā)展。企業(yè)和個人受到信息技術的影響，其工作模式和生活結構都發(fā)生了巨大變化。電子文檔是時代進步和發(fā)展的產(chǎn)物，人們需要大力推動電子檔案發(fā)展，從而減輕人的負擔，節(jié)省工作時間，提高工作效率。