官 念

（山東省濟(jì)南第一中學(xué)，山東 濟(jì)南 250100）

通過分析可以發(fā)現(xiàn)，在過去，事業(yè)單位檔案管理一直保持著手工操作、紙質(zhì)保存等老式的管理方式。在技術(shù)成熟的今天，隨著機構(gòu)的重視和投入，數(shù)字化檔案管理可以直接進(jìn)入一個新的階段。檔案數(shù)字化管理是建立在當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展到一定水平的背景下的。許多單位在日常檔案管理工作中應(yīng)用了數(shù)字技術(shù)。雖然利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案查詢和閱覽的效率有了明顯提高，但由于各種外部因素的影響，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理中仍存在許多亟待解決的問題。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

我國大多數(shù)事業(yè)單位從成立之初到現(xiàn)在的發(fā)展，都經(jīng)歷了變遷和變化。因此，做好各類檔案的保存和管理工作具有深遠(yuǎn)的意義。所謂檔案數(shù)字化，實際上就是通過合理利用不同形式的信息采集設(shè)備對檔案進(jìn)行改造的過程。檔案管理人員利用計算機軟件對檔案進(jìn)行整理，按照要求將檔案整理成所需的電子檔案信息。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，都是以紙質(zhì)檔案的形式存在的。隨著時間的推移，這些紙質(zhì)文件在許多人閱讀后很容易模糊和損壞。事業(yè)單位檔案管理通過信息化建設(shè)的更新，為檔案的保存和查詢提供了極大的便利。電子處理技術(shù)可以對發(fā)黃的紙質(zhì)檔案進(jìn)行修復(fù)，對紙質(zhì)文件進(jìn)行電子處理，從而實現(xiàn)永久保存。數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用可以提高檔案管理工作的效率。對于復(fù)雜的管理工作，數(shù)字化技術(shù)提供了便利，使更多的員工對其工作內(nèi)容有了新的認(rèn)識。同時，檔案管理工作向信息化方向發(fā)展，不僅順應(yīng)了時代發(fā)展的要求，而且大大提高了工作效率。通過計算機或人工智能，可以完全解放手工勞動，用少量的時間和成本高效地完成文件管理的目標(biāo)和任務(wù)。除此之外，針對事業(yè)單位檔案實施數(shù)字化建設(shè)，可以有效提升各類檔案信息查詢檢索的便利，保證事業(yè)單位管理人員在短時間內(nèi)找到需要的檔案信息，在一定程度上提高事業(yè)單位建設(shè)的力度，打破事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案空間的局限性，有效推動事業(yè)單位各部門工作有序地開展[1]。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案數(shù)字化存在的問題

1）資金、設(shè)備、技術(shù)有所欠缺?，F(xiàn)階段，資金、設(shè)備是事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的基本，技術(shù)則是重要的實施手段。如果這幾個基礎(chǔ)要素缺少的過程中，檔案數(shù)字化建設(shè)都不能有效實現(xiàn)。一些事業(yè)單位的管理層人員針對檔案的數(shù)字化建設(shè)管理不予以重視，無法給予該項工作的大力支持，其中體現(xiàn)在建設(shè)資金薄弱，沒有采取科學(xué)的數(shù)字化檔案管理工作設(shè)備，針對具備有關(guān)技術(shù)工作的人員不重視，進(jìn)而造成數(shù)字化檔案建設(shè)的過程中遇到很多困難[2]。

2）檔案管理制度不夠完善。明確管理制度是檔案管理工作人員有序開展工作的基本標(biāo)準(zhǔn)，制定科學(xué)合理的操作流程，可以有效提升工作效率。一些檔案管理方式還停留在以往陳舊的管理模式當(dāng)中，無法做到科學(xué)的專業(yè)管理。伴隨市場化經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的發(fā)展也在不斷變化，信息優(yōu)化較慢，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作中數(shù)據(jù)更新不及時，不助于檔案管理工作的綜合開展。如果想要進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)就應(yīng)該在原有的基礎(chǔ)上完善建設(shè)檔案建設(shè)數(shù)字化的有關(guān)制度，進(jìn)一步明確管理中每個人的需要履行的職責(zé)。根據(jù)既有的制度，無法做到分工明確進(jìn)而導(dǎo)致工作倦怠、工作流程不清，也會出現(xiàn)互相推諉責(zé)任的情況，進(jìn)而造成該項工作基本還是停留在表面上。

3）人員專業(yè)素質(zhì)有待提升。目前，專業(yè)人才是支持?jǐn)?shù)字化檔案管理有序發(fā)展的基礎(chǔ)。因此，事業(yè)單位應(yīng)嚴(yán)格遵循數(shù)字化檔案管理的相關(guān)要求，從根本上提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，建設(shè)一支綜合能力強、效率高的管理隊伍，滿足數(shù)字化檔案管理的需要。但是，事業(yè)單位檔案管理人員普遍年齡較大，工作能力較弱。隨著科技的進(jìn)步和時代的變化，這些員工已經(jīng)不能勝任檔案管理工作。此外，由于外部環(huán)境的影響，事業(yè)單位在數(shù)字化管理過程中效率低下，人員流動緩慢。這些問題對事業(yè)單位數(shù)字檔案的管理起到了一定的阻礙作用。同時事業(yè)單位要重視針對檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，否則會導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)難以有效落實[3]。

3 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的實現(xiàn)路徑

1）完善事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理體系。事業(yè)單位檔案管理模式應(yīng)遵循歷史發(fā)展規(guī)律，以數(shù)字化、無紙化的模式取代過去的紙質(zhì)管理模式。檔案管理者和事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)一定要重視數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，各級部門要積極配合，研究和完善數(shù)字化管理系統(tǒng)。其次，檔案管理工作者要充分認(rèn)識到檔案資源數(shù)字化建設(shè)的重要性，在整個管理工作中積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)和設(shè)備，不斷提高人員的思想認(rèn)識。同時，完善檔案管理的規(guī)章制度，創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理模式，制定符合實際發(fā)展需要的政策，提高檔案管理的信息化水平[4]。

2）積極運用現(xiàn)代化技術(shù)。事業(yè)單位可以科學(xué)運用信息化的發(fā)展成果，幫助事業(yè)單位實行檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。這里需要強調(diào)的是，事業(yè)單位的檔案管理需要跟高的保密性以及信息安全性。首先，要保證基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全。同時，在文件管理信息系統(tǒng)中，還應(yīng)該安裝防火墻。通過對網(wǎng)絡(luò)段間數(shù)據(jù)通信和訪問的監(jiān)控，可以有效地過濾各種病毒，保證文件管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全。其次，對于不同的文件，對應(yīng)的文件安全級別也不同。在實際使用中，還應(yīng)與其管理權(quán)限相匹配，以保護(hù)信息安全不受任何影響。同時，檔案管理人員要有保密性和安全性意識，能夠在需要的時候打開具體的信息。

3）加大人才培養(yǎng)力度。在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的背景下，對檔案工作人員的專業(yè)信息素養(yǎng)提出了更高的要求。作為一名檔案管理員，不僅需要對自己的工作有詳細(xì)的了解，還需要有較高的計算機技術(shù)水平，靈活運用計算機進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)活動。一方面，從內(nèi)部入手，通過建立檔案管理信息培訓(xùn)課程，鼓勵事業(yè)單位檔案管理人員積極參與，通過接受專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)會掌握一些新技術(shù)，熟練使用一些新軟件，提高他們的信息素養(yǎng)。同時也需要具備較高水平的計算機信息處理能力，如計算機輸入、計算機圖形處理、計算機音頻處理等。另一方面，也可以從外部人才招聘入手，加強對檔案管理專業(yè)人才的招聘，并在此過程中，提高招聘門檻，確保人才具備優(yōu)秀的信息技術(shù)能力，有效提高事業(yè)單位檔案管理信息化的質(zhì)量水平。另外，事業(yè)單位還應(yīng)該進(jìn)一步加強對檔案管理人員的職業(yè)道德教育，提升他們的道德水平以及積極的工作態(tài)度，兢兢業(yè)業(yè)的做好檔案管理工作[5]。

4 結(jié)語

總而言之，在檔案的管理過程中，數(shù)字化檔案管理始終被人們關(guān)注，尤其是在現(xiàn)如今科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，加強檔案數(shù)字化建設(shè)迫在眉睫，對提升檔案管理的效率以及質(zhì)量有著十分重要的意義。