孟 秋

（單縣人力資源與社會保障局，山東 菏澤 274300）

將國家總體安全觀貫徹落實到機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作之中，是機關(guān)事業(yè)單位全面做好檔案信息安全的內(nèi)在要求，是順應(yīng)時代發(fā)展變化的新趨勢。因此，機關(guān)事業(yè)單位要全面探索做好檔案信息安全的具體措施，提高檔案信息安全的水平。

1 分析檔案實體安全因素，識別檔案安全風險

檔案實體安全是指檔案的保管安全，是保證檔案完整、維護檔案保密性的最基本條件和保障。分析檔案實體安全的因素，并做好對于檔案風險的識別，是檔案信息安全管理的重要途徑。

1.1 檔案實體安全的因素分析

根據(jù)成因不同，影響檔案實體安全的因素可以劃分為三類。一是自然災(zāi)害因素，地震、水災(zāi)、火災(zāi)和戰(zhàn)爭等，這些不可抗因素對于檔案實體安全的影響較為重大，一旦發(fā)生，對于檔案的破壞是不可逆的。二是人為事故因素，丟失、篡改或工程事故等人為事故的發(fā)生，也嚴重影響了檔案的實體安全，即使是在檔案安全措施完善的當下，人為事故因素仍未全面消除。三是管理不善等因素，如庫房建設(shè)質(zhì)量、檔案維護水平等。

1.2 識別檔案安全風險的重要性及關(guān)鍵點

識別風險是風險防控的前提，機關(guān)事業(yè)單位的檔案風險受其內(nèi)容、性質(zhì)以及管理歷史等因素也呈現(xiàn)出其自身的特點。有的風險存在于表面。例如庫房建設(shè)不合格，溫度濕度不合適。有的具有隱秘性，例如電線老化，網(wǎng)絡(luò)攻擊等。同時，風險也有現(xiàn)實性和潛在性的特點，通過準確識別風險點，能夠更好地進行風險的分析、處理和監(jiān)管，進而保護檔案信息安全[1]。

2 加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高安全防范能力

加強檔案基礎(chǔ)設(shè)置建設(shè)是提高安全防范能力的重要舉措。當前，機關(guān)事業(yè)單位檔案基礎(chǔ)設(shè)施陳舊，建設(shè)能力不足等問題仍然較為突出，以提高安全防范能力為目標的檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，可以從以下四個方面入手：

一是加強檔案庫房建設(shè)管理，保證庫房安全，特別是電路系統(tǒng)安全的設(shè)計、施工與檢查，消毒設(shè)備的安全管理等，消除庫房建設(shè)的不安全因素；二是改善檔案保管條件，增配必要的安全保護設(shè)施，例如溫濕度調(diào)控設(shè)備、檔案保護設(shè)備等，提高安全保護的能力；三是做好檔案安防設(shè)施建設(shè)，針對機關(guān)事業(yè)單位檔案室，要配置自動報警系統(tǒng)、視頻監(jiān)控設(shè)備等安防設(shè)施，提高安全保障等級，有效避免人為事故的發(fā)生；四是檔案消防設(shè)施建設(shè)，檔案室或者檔案館的消防設(shè)施通常有水噴淋滅火設(shè)備、高壓細水霧滅火系統(tǒng)和氣體滅火設(shè)備，因地制宜做好檔案消防設(shè)施建設(shè)能夠有效減少消防事故對檔案的破壞，進一步保護檔案信息的安全[2]。

3 強化檔案信息安全，規(guī)范電子檔案管理

3.1 規(guī)范電子檔案形成

規(guī)范電子檔案的形成是檔案信息安全的基礎(chǔ)。黨政機關(guān)電子公文有明確的標準，要以標準為指導(dǎo)，規(guī)范電子公文的形成，并在此基礎(chǔ)上落實電子公文辦理的具體規(guī)定。2019年7月，《黨政機關(guān)電子公文處理工作辦法》對于電子公文的形成、辦理、歸檔等進行了規(guī)定，進一步規(guī)范了電子檔案的辦理。

3.2 規(guī)范電子檔案管理

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)不可能在全國范圍內(nèi)進行統(tǒng)一，因此，要根據(jù)機關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)特點，建立符合其特點的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，科學的執(zhí)行檔案資源的保存、利用和開發(fā)。要規(guī)范安全的使用電子載體，在電子檔案管理中要參考國家關(guān)于電子檔案長期保存格式的要求，貫徹執(zhí)行科學的備案存儲方案，全面規(guī)范化的進行機關(guān)事業(yè)單位電子檔案管理[3]。

3.3 規(guī)范電子文件的歸檔

《文書類電子檔案檢測一般要求》《黨政機關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》對電子文件的歸檔、移交的操作做出了具體的說明，進一步對電子文件的歸檔予以規(guī)范，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)嚴格落實，遵照執(zhí)行。

4 強化檔案部門內(nèi)部管理，落實安全管理規(guī)范

機關(guān)事業(yè)單位檔案部門要加強領(lǐng)導(dǎo)，明確責任，嚴格落實國家檔案管理的相關(guān)要求，強化風險防控治理，提高檔案安全工作水平[4]。一是檔案部門要進一步落實檔案安全責任制，明確具體人員的責任，對檔案人員崗位具體內(nèi)容、相關(guān)要求以書面形式予以明確，并做好相關(guān)人員的崗前和在崗輔導(dǎo)工作；二是制定有關(guān)檔案安全的專門規(guī)章和具體制度，例如，檔案保管制度，對于檔案的收進、移交等事項做好流程規(guī)范；三是在檔案安全上實行“一票否決制”或設(shè)立“高壓線”，從嚴格方法到嚴格處罰，將安全問題當做檔案管理的頭等大事來進行管理，對于觸碰檔案安全高壓線的行為要給予從重處罰；四是加大對法規(guī)制度執(zhí)行情況的督促檢查，機關(guān)事業(yè)單位要從內(nèi)部管控的角度進行內(nèi)部的檢查監(jiān)控，不能讓檔案管理的具體實施人員既負責實施又負責考核，通過強化監(jiān)督檢查來實現(xiàn)法律法規(guī)的全面落實。

5 結(jié)語

綜上所述，機關(guān)事業(yè)單位檔案信息安全管理是一項系統(tǒng)性、規(guī)范性和長期性的工作。要準確把握檔案信息安全工作的基本要求，堅持安全第一、預(yù)防為主、綜合治理、規(guī)范運行，確保檔案實體安全和信息安全。機關(guān)事業(yè)單位要通過識別檔案風險、加強檔案安全設(shè)施建設(shè)、強化檔案信息安全和加強檔案部門內(nèi)部管理等有效措施的實施，形成“人防、物防、技防”的檔案安全管理新格局，提升檔案信息安全工作水平。