柴 青

（中海油石化工程有限公司，山東 青島 266100）

企業(yè)檔案信息資源能為企業(yè)決策提供必要的策略支持，提高企業(yè)管理效率，促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)，增強(qiáng)企業(yè)競爭力。

1 企業(yè)檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)的必要性

企業(yè)檔案信息資源共建共享就是在計算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)等基礎(chǔ)上，有效存儲整合已有企業(yè)檔案信息資源，并進(jìn)行科學(xué)管理，通過網(wǎng)絡(luò)媒介，達(dá)到“眾創(chuàng)－眾智－眾享”的目的。大數(shù)據(jù)是當(dāng)前應(yīng)用比較廣泛的技術(shù)，在此背景下，企業(yè)要加強(qiáng)建設(shè)，使得檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共建共享，并對其機(jī)制進(jìn)行完善，這種舉措具有如下優(yōu)勢：一是能幫助企業(yè)更好地把脈消費(fèi)者的需求?，F(xiàn)代企業(yè)在競爭激勵額的經(jīng)營管理活動過程中，會對許多與企業(yè)發(fā)展相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行多方面的搜集記錄，使之形成檔案資料。通過分析對比這些檔案資料，可以比較準(zhǔn)確地對市場發(fā)展過程中消費(fèi)者的需求和市場動向進(jìn)行掌握，為企業(yè)的生產(chǎn)和決策提高指導(dǎo)，推動企業(yè)優(yōu)化創(chuàng)新發(fā)展。二是能幫助企業(yè)精準(zhǔn)預(yù)測市場需求?，F(xiàn)代企業(yè)在決策過程中，可通過內(nèi)部檔案信息化管理平臺和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，來對市場情況進(jìn)行分析和研判，依據(jù)結(jié)果進(jìn)行管理。三是能幫助企業(yè)在市場競爭中有效保護(hù)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)不受侵害。企業(yè)檔案所記錄的各項(xiàng)信息資源包含了企業(yè)在成立發(fā)展過程中的重大事項(xiàng)，也會記錄商標(biāo)權(quán)、專利權(quán)、版權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)從創(chuàng)意等項(xiàng)目，能為企業(yè)發(fā)展提供現(xiàn)實(shí)依據(jù)。因此，企業(yè)在大數(shù)據(jù)背景下，需要重視和加強(qiáng)開發(fā)與建設(shè)企業(yè)檔案信息資源，不斷提高管理與發(fā)展能力。

2 企業(yè)檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)現(xiàn)狀與問題

2.1 企業(yè)檔案信息資源共享基礎(chǔ)水平不高

盡管我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作已經(jīng)推進(jìn)一段時間，但是由于受到多種因素的影響，因而在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面還存在一些問題。同時，企業(yè)對于生產(chǎn)效益比較重視，相對來說，不是很重視檔案信息資源，各方面的配合度不較低，導(dǎo)致檔案信息資源投入力度有限。大多數(shù)企業(yè)檔案還包含了很多核心要務(wù)和商業(yè)機(jī)密，不能對外公開，那些不夠重要的檔案資源才會被列入資源共建共享中，因而其相對效用也不是很高。

2.2 企業(yè)檔案信息資源共建共享技術(shù)與機(jī)制缺乏有效支撐

很多存在建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，技術(shù)參差不齊，互融性能差等問題，經(jīng)常存在與其他數(shù)據(jù)平臺不能有效兼容的問題，無法切實(shí)地實(shí)現(xiàn)資源共享。部分企業(yè)利用信息技術(shù)設(shè)置了門戶網(wǎng)站，不過在功能定位上主要是用于宣傳、銷售和服務(wù)，未能結(jié)合企業(yè)實(shí)際所需，變成企業(yè)檔案信息搜索、獲取與傳播的平臺。同時，還缺乏相應(yīng)的技術(shù)、規(guī)范，與之相關(guān)的各項(xiàng)制度保障也不夠完善，還存在一定的隨意性，不能為企業(yè)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)新時代要求的共建共享提供保證。

2.3 企業(yè)檔案信息資源共建共享推進(jìn)不均衡

規(guī)范化、系統(tǒng)化地對企業(yè)檔案工作進(jìn)行有序管理，促進(jìn)企業(yè)檔案信息資源在當(dāng)前按照國家要求進(jìn)行共建共享，不過，從實(shí)際狀況看，各企業(yè)在此方面還存在較大的差異，所應(yīng)用的技術(shù)也比較多元，企業(yè)間獲取與傳遞資源缺少必要的途徑，資源共享共建后續(xù)乏力。

3 企業(yè)檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)優(yōu)化思路

3.1 企業(yè)要重視和加強(qiáng)檔案信息資源共建共享

市場經(jīng)濟(jì)背景下，企業(yè)的發(fā)展必須要以市場需求味道像，提高決策的精準(zhǔn)與管理的效能。企業(yè)要積極轉(zhuǎn)變檔案觀，以開放、積極和共贏的理念，從資源方面加大支持力度，使企業(yè)檔案工作能持續(xù)為企業(yè)發(fā)展提供動力。同時，還要充分發(fā)揮企業(yè)網(wǎng)站的作用，構(gòu)建平臺數(shù)據(jù)庫，使其作用在檔案信息資源共建共享中得到充分地發(fā)揮，使之在企業(yè)持續(xù)建設(shè)中，成為企業(yè)所需數(shù)據(jù)來源的通道。不斷地健全和完善相關(guān)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)體系，以政府為主導(dǎo)，建立統(tǒng)一化的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)制定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，將共建共享的重點(diǎn)落腳到檔案的利用與推廣，不再集中在推廣上。

3.2 創(chuàng)新檔案資源收集機(jī)制

企業(yè)要創(chuàng)新檔案資源收集機(jī)制，充分利用數(shù)字檔案資源優(yōu)勢，要建立能夠在實(shí)際應(yīng)用中覆蓋企業(yè)各部門的企業(yè)檔案資源全面收集體系。根據(jù)這一體系，企業(yè)在進(jìn)行檔案信息資源共享中，可以采用電子方式進(jìn)行檔案存儲，減少紙質(zhì)檔案的數(shù)量。企業(yè)要加強(qiáng)基礎(chǔ)應(yīng)用設(shè)計，這是保障企業(yè)檔案共建共享的有力基礎(chǔ)，要確保有足夠數(shù)量的可以存儲電子檔案信息的硬件條件、相對穩(wěn)定的存儲介質(zhì)等。要充分利用數(shù)字檔案在資源收集中范圍和來源將明顯拓寬、收集方式更加靈活的優(yōu)勢，滿足社會對企業(yè)檔案的不同需求，提高企業(yè)檔案服務(wù)企業(yè)和社會的能力。企業(yè)要對處于分散狀況的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合，打造移動數(shù)字服務(wù)平臺，提供多元化的檔案服務(wù)，推進(jìn)企業(yè)檔案的利用，提高滿意度與美譽(yù)度。隨著公眾對檔案需求不斷增加，企業(yè)檔案對外開放日益加大，企業(yè)還可創(chuàng)新檔案事務(wù)性管理服務(wù)外包機(jī)制，以解決企業(yè)自身技術(shù)力量、人員短缺和設(shè)備緊缺等問題。社會力量在此過程中，也要積極參與這一行動中，共同推動企業(yè)檔案管理服務(wù)升級，將能推動社會優(yōu)秀的專業(yè)化資源注入企業(yè)檔案管理工作中，促進(jìn)企業(yè)檔案信息資源共建共享降低成本、提高效率。

3.3 健全檔案信息資源共享的安全體系

為了保證企業(yè)檔案信息資源在共建共享中的安全性，企業(yè)要從多個方面健全人防的問題，同時還要完善物防、技防，通過這種“三位一體”防護(hù)體系與策略，來保證檔案安全，為保護(hù)檔案安全和推動檔案價值實(shí)現(xiàn)構(gòu)建堅固的防火墻。從作用上來看，人防和物防的作用主要保護(hù)實(shí)體檔案資源，技防主要是保護(hù)信息資源的。要先打造人才隊(duì)伍，使其變得更加強(qiáng)有力，以此來保證檔案管理效能。要嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)法律規(guī)范開展工作，共建要保證數(shù)據(jù)真實(shí)，共享要把握合理的尺度。加強(qiáng)安全技術(shù)研究和應(yīng)用，對隱私進(jìn)行保護(hù)，用戶訪問檔案信息的時候，要做好訪問控制工作，使之變得更加規(guī)范。適合外包的檔案進(jìn)行數(shù)字化后，也要保證檔案涉密信息不泄密、個人隱私不漏露等。

4 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案信息資源的共建共享是未來發(fā)展趨勢，企業(yè)要在實(shí)踐中積極創(chuàng)新理念，多措并舉，促進(jìn)檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)有序推進(jìn)，為現(xiàn)代企業(yè)在大數(shù)據(jù)背景下的檔案利用提供可靠保障。