江響世

（青島市即墨區(qū)人力資源和社會(huì)保障局，山東 青島 266200）

1 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作概述

信息技術(shù)的快速變革對(duì)檔案事業(yè)產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響，改變了檔案管理模式和內(nèi)容。典型表現(xiàn)在各個(gè)單位運(yùn)行中所產(chǎn)生的數(shù)字資源不斷增加，管理難度以及管理壓力不斷提升。在這種大數(shù)據(jù)背景下，越來越多的事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，通過信息技術(shù)對(duì)種類龐雜、數(shù)量眾多的檔案資源進(jìn)行科學(xué)管理，表現(xiàn)出以下特點(diǎn)：一是管理高效化。信息技術(shù)能夠代替許多人力勞動(dòng)，幫助檔案管理人員更為快捷方便地管理好檔案資源。例如，通過信息技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行掃描處理后，檔案可以在計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)終端被識(shí)別和檢索，改變了傳統(tǒng)線下檢索的模式，有效提升了檔案檢索效率[1]。二是要求嚴(yán)格化。信息技術(shù)與檔案管理融合，雖然能夠?yàn)闄n案管理工作帶來便利，但也帶來了一系列挑戰(zhàn)。例如，檔案管理人員需要掌握一定的信息技術(shù)知識(shí)，能夠熟練操作檔案管理系統(tǒng)以及檔案數(shù)據(jù)庫。此外，單位還需要通過安全管控技術(shù)對(duì)檔案資源或者檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行加密，防止受到計(jì)算機(jī)病毒、非法程序、網(wǎng)絡(luò)黑客的侵?jǐn)_。三是管理系統(tǒng)化。依托檔案數(shù)據(jù)庫或者檔案管理平臺(tái)對(duì)檔案資源進(jìn)行管理，編制相應(yīng)的數(shù)字目錄，可以更好地梳理檔案資源種類，隨時(shí)了解各類檔案資源的數(shù)量，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理。

2 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

2.1 數(shù)字檔案管理體制不健全

現(xiàn)階段，部分事業(yè)單位的檔案管理體制不健全，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化、數(shù)字化加工、數(shù)字化著錄過程中存在問題，難以確保檔案管理工作規(guī)范有序。一是照搬其他事業(yè)單位、企業(yè)或者檔案館的管理體制，沒有建立健全與本單位實(shí)際情況相符合的、高效科學(xué)的數(shù)字檔案管理機(jī)制[2]。二是建章立制工作滯后，沒有從制度層面明確紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的范圍、標(biāo)準(zhǔn)以及各式，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)與大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展脫軌。不僅事業(yè)單位檔案管理人員開展工作缺乏參照機(jī)制，而且事業(yè)單位也難以對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的成效進(jìn)行考評(píng)，阻礙了大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。三是數(shù)字檔案管理分工不明，沒有做到專崗專責(zé)，導(dǎo)致各個(gè)工作環(huán)節(jié)的銜接性不強(qiáng)，實(shí)際操作意義不大。

2.2 檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后

一方面，部分事業(yè)單位計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備、硬盤等硬件設(shè)施缺失。典型表現(xiàn)在計(jì)算機(jī)難以兼容檔案管理系統(tǒng)且運(yùn)行較慢；未配備大圖掃描儀、快速掃描儀、平板掃描儀；硬盤容量較低，不利于檔案資源保存。另一方面，部分事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)的功能單一，難以滿足檔案管理人員的使用需求[3]。

2.3 專業(yè)管理人才缺乏

事業(yè)單位最初招收檔案管理人員時(shí)，通常是招收?qǐng)D書情報(bào)學(xué)、檔案學(xué)領(lǐng)域的人才，他們通常對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)較為熟悉，為單位發(fā)展作出了重要貢獻(xiàn)。然而，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代到來，信息技術(shù)更新迭代的速度不斷加快，許多檔案管理人員已經(jīng)難以適應(yīng)新形勢下的檔案管理工作。一是對(duì)信息技術(shù)的理解有偏差，未主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化管理的相關(guān)知識(shí)，存在知識(shí)結(jié)構(gòu)、技能結(jié)構(gòu)單一和老化等問題。二是部分事業(yè)都拿我未從專業(yè)化的角度開展培訓(xùn)工作，難以建設(shè)高水平的復(fù)合型人才隊(duì)伍。三是檔案兼職現(xiàn)象仍然存在。部分事業(yè)單位檔案管理人員數(shù)量與檔案數(shù)量失衡。為了解決這一問題，部分事業(yè)單位或是面向社會(huì)招收了大量臨時(shí)輔助人員，或是由辦公室等其他部門的人員兼職檔案管理工作，難以確保檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。

3 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的對(duì)策

3.1 優(yōu)化數(shù)字檔案管理體制，明確數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

事業(yè)單位要優(yōu)化檔案管理體制，抓住大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展契機(jī)，實(shí)現(xiàn)信息資源高效科學(xué)管理。一是要以《檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《檔案實(shí)施辦法》以及其他規(guī)范性文件為依托，結(jié)合本單位數(shù)字化建設(shè)的需求、內(nèi)容以及目標(biāo)，建立符合實(shí)際情況的檔案管理機(jī)制。二是要加快建章立制，堅(jiān)持用制度管事、管人，切實(shí)推動(dòng)檔案數(shù)字化朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。首先，要明確檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的種類和范圍。除了對(duì)直接產(chǎn)生于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)終端的電子文件進(jìn)行管理外，還需要應(yīng)用掃描儀對(duì)過于存在于單位以及未來增加的紙質(zhì)類檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。其次，要明確檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，即數(shù)字化過程中的流程、管理內(nèi)容、服務(wù)事項(xiàng)以及注意事項(xiàng)等等。最后，要明確檔案數(shù)字化的格式。為了確保內(nèi)容完整以及圖片、聲音和文字清晰，事業(yè)單位可以統(tǒng)一將聲像、圖像、電子文件的格式劃定為avi、jpg、pdf等格式。三是要明確檔案管理分工，安排專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化工作。隨著未來信息技術(shù)進(jìn)一步深入發(fā)展，檔案數(shù)字化勢必會(huì)成為大勢所趨。為了更好地抓住機(jī)遇，事業(yè)單位要做到專崗專責(zé)、分工合理，不斷積累經(jīng)驗(yàn)。

3.2 抓好檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，創(chuàng)造良好的檔案管理環(huán)境

事業(yè)單位要以檔案資源管理結(jié)構(gòu)優(yōu)化、管理質(zhì)量提高、管理數(shù)量增加為目標(biāo)，建立數(shù)字檔案室。一方面，要進(jìn)一步配備高性能計(jì)算機(jī)，并結(jié)合檔案管理人員的需求，購置相應(yīng)的掃描儀，確保紙質(zhì)檔案能夠快速轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。同時(shí)，要購買容量較大的硬盤、光盤，確保檔案資源能夠長時(shí)間保存。另一方面，要選擇性能好、功能多的檔案管理系統(tǒng)，為后期檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)，不斷適應(yīng)辦公自動(dòng)化的趨勢。

3.3 培養(yǎng)綜合類檔案管理人才，確保數(shù)字化建設(shè)工作可持續(xù)化

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的順利推進(jìn)離不開一批專業(yè)性、熟練性的綜合管理人才隊(duì)伍。為此，一是要強(qiáng)化人才培訓(xùn)工作，創(chuàng)新教育培訓(xùn)方法，合理設(shè)計(jì)培訓(xùn)課程的內(nèi)容?？傮w而言，可以圍繞檔案管理系統(tǒng)操作、檔案數(shù)字編目、檔案數(shù)字編研、數(shù)字檔案安全管理、文檔一體化操作、數(shù)字檔案服務(wù)等內(nèi)容開展培訓(xùn)工作。同時(shí)，事業(yè)單位也可以深化與檔案館、高校等單位的合作，做好定向培訓(xùn)、定向交流、繼續(xù)教育工作，不斷優(yōu)化檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和技能結(jié)構(gòu)。二是要進(jìn)一步解決檔案兼職問題。一方面，要對(duì)兼職人員或者臨聘人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，并盡量安排從事輔助性的工作。另一方面，要結(jié)合單位實(shí)際需求，加快引進(jìn)復(fù)合型的人才以及信息技術(shù)類人才，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供強(qiáng)有力的人才支持和技術(shù)支撐。

4 結(jié)束語

總而言之，大數(shù)據(jù)時(shí)代的趨勢不可逆，事業(yè)單位只有緊抓機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，充分重視檔案數(shù)字化建設(shè)工作，才能真正確保檔案管理工作提質(zhì)增效。為此，一是要優(yōu)化數(shù)字檔案管理體制，明確數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)；二是要抓好檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，創(chuàng)造良好的檔案管理環(huán)境；三是要培養(yǎng)綜合類檔案管理人才，確保數(shù)字化建設(shè)工作可持續(xù)化。