王 磊

（洛陽水文水資源勘測局，河南 洛陽 471000）

1 引言

2018年11月中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》，對干部人事檔案工作的管理體制、具體建設(shè)、管理細(xì)則、利用審核、紀(jì)律監(jiān)管等進(jìn)行了具體規(guī)范，是當(dāng)前干部人事檔案管理工作的需要遵循的規(guī)定。干部人事檔案是記錄了個人學(xué)習(xí)及工作成長經(jīng)歷、獎懲情況、政治面貌、德行表現(xiàn)、工資待遇等的原始記錄，從初中就開始建檔，直至退休。人事檔案就是人生工作軌跡的真實寫照，是一個有著嚴(yán)密邏輯關(guān)系的整體，對于工資審批、干部任免、職稱評審、社保辦理、財產(chǎn)繼承等發(fā)揮著不可替代的作用，更是人事工作中對個人提拔任用、兌現(xiàn)各種福利待遇、享受離退休政策等的重要依據(jù)。近幾年來，人事檔案在干部成長經(jīng)歷中越來越重，干部的選拔任用中“凡提必審”、調(diào)動辦理、工資審批、社保退休等等事項辦理，都需要提交審核檔案，人事檔案的利用率越來越高。

2 人事檔案管理，落實“硬件”配備

人事檔案管理“硬件”設(shè)施配備是做好人事檔案管理工作的前提，提別是在信息化的大背景下，人事檔案工作也在與時俱進(jìn)，將逐步實現(xiàn)數(shù)字化管理。人員配備、庫房硬件配置、所需經(jīng)費等實際問題都需要所在單位給予支持和落實，這都為本單位檔案管理工作提供了強有力的后勤保障?；A(chǔ)的硬件設(shè)備有，要專門設(shè)立了檔案室和閱覽室。要配備專業(yè)檔案密集柜、微機、打印機、復(fù)印機、去濕機、碎紙機、空調(diào)等硬件設(shè)施，安裝防盜門、防盜窗，落實了防火、防蛀、防潮等“六防”措施，完善了、檔案保管條件。為了保證檔案裝訂質(zhì)量，還要配置了裝訂案卷的專用設(shè)備，按照規(guī)定還需購置新式檔案盒、隔頁紙等專用材料。數(shù)字化檔案工作，還需配備專業(yè)的掃描儀、服務(wù)器和專業(yè)的管理操作軟件來實施。

3 抓好檔案質(zhì)量，加強“軟件”建設(shè)

為了保證人事檔案質(zhì)量，在落實硬件的同時，重點是“軟件”建設(shè)，

1）入檔材料做到“全”。全面完整系統(tǒng)地收集入檔材料，是搞好人事檔案整理工作的起點和前提，隨著客觀環(huán)境的變化，反映人員情況變化的有關(guān)經(jīng)歷材料也在動態(tài)變化之中，只有及時全面地充實收集，才能使人事檔案全面客觀準(zhǔn)確地反映人員的德、能、勤、績、廉等綜合表現(xiàn)，所有我們通過各種形式和途徑，及時向相關(guān)部門催索歸檔材料，防止缺漏。檔案資料不完整以及缺失現(xiàn)象普遍存在，有的檔案任職材料缺失，有的經(jīng)歷材料不齊全，有的進(jìn)入單位或調(diào)出單位手續(xù)不齊，材料的不完整及缺少，有的個人在職教育學(xué)籍材料一直在本人手上，未及時交給人事部門。有些是材料甄別不準(zhǔn)確歸入文書檔案中。檔案材料的缺失有主觀原因和客觀原因。一些關(guān)鍵核心材料，一定要及時入檔，例如，調(diào)令，報到證。有些資料文書檔案可以放，人事檔案也要同時放入復(fù)印件。確保檔案的完成性。把握住一點，該入的入，不該入放入附件。有些材料，可能之前一個不重要材料，隨著時間推移，可能就會顯現(xiàn)一些信息，為相關(guān)認(rèn)定作為重要依據(jù)。做到歸檔材料的及時和隨時。

2）材料甄別做到“細(xì)”。檔案中形成的材料，主要有兩種途徑。一個是人事部門形成的，一個是由個人填報。個人填報材料，特別是出生年月，經(jīng)歷等，存在不規(guī)范，隨意性的現(xiàn)象。對個人填報材料，組織人事部門要對其填寫信息進(jìn)行核對，比對、把關(guān)。確保信息與組織部門掌握一致。避免在以后檔案審核中，出現(xiàn)不必要的麻煩。對需要歸檔材料進(jìn)行了嚴(yán)格審核甄別、核實，對材料完整、內(nèi)容不齊備、時間不清晰的材料要及時退回，重新梳理更正；

3）入檔材料分類做到“準(zhǔn)”。嚴(yán)格按照《干部檔案管理工作細(xì)則》的規(guī)定，對各個部門收集來的歸檔材料進(jìn)行有序的分類，按照十大類的要求，第一類為履歷類材料；第二類個人自傳和思想?yún)R報類材料；第三類組織鑒定考核類材料；第四類學(xué)歷學(xué)位學(xué)籍材料、專業(yè)技術(shù)職稱、學(xué)術(shù)和教育培訓(xùn)等材料；第五類政審和審計、以及證明類材料；第六類入黨、入團(tuán)類材料；第七類獎勵表彰類材料；第八類違法違紀(jì)處分類材料；第九類工資、干部任免、出國和會議代表類材料；第十類組織參考的材料。確保材料分類準(zhǔn)確、排列有序、目錄工整清晰。干部本人和所形成的材料部門，對需要入檔的材料高度重視，要客觀公正、實事求是填寫。組織人事部門要按照相關(guān)規(guī)定把關(guān)審核材料，按照規(guī)定期限移交檔案管理部門。

4）案卷裝訂做到“齊”。對案卷存在破損、卷角、折皺、長短不一等要在保護(hù)原始材料的同時，進(jìn)行保護(hù)技術(shù)加工，對有金屬物的材料要進(jìn)行去除，實現(xiàn)案卷的美觀、整潔、實用、方便。通過整理基本做到了鑒別準(zhǔn)確、分類細(xì)致、編排清晰、目錄規(guī)范、裝訂規(guī)整。

5）人事檔案審核做到“實”。大家都知道檔案審核的重點就是“三齡兩歷一身份”，“三齡兩歷一身份“中最普遍、最敏感、最突出的就是年齡的問題。最常見的兩種情況：第一種是最早形成材料記載出生年月與其他材料不一致，且其他材料記載出生年月一致的，要按照最先最早的原則給予認(rèn)定，不能按照其他材料記載一致的時間進(jìn)行認(rèn)定。第二種是對最早形成材料記載出生年月小，后期記載大且本人后期填寫一致，與組織現(xiàn)掌握也一致的，繼續(xù)按組織現(xiàn)掌握的出生日期予以認(rèn)定，不接受個人要求更改的申請。按照組織部掌握的原則就是“認(rèn)先認(rèn)早，認(rèn)大不認(rèn)小”。對審核認(rèn)定過的檔案，經(jīng)組織認(rèn)定，本人確認(rèn)簽字后。對認(rèn)定過的信息，人事部門進(jìn)行及時更新，要與工資系統(tǒng)、社保系統(tǒng)、編制系統(tǒng)，沒有進(jìn)行同步更新，確保信息的一致性。

6）檔案管理制度做到“嚴(yán)”。建立健全了檔案查閱、傳遞、保管等八項規(guī)章制度并上了墻，并制訂了人事檔案管理五年規(guī)劃。每年更新一次檔案管理專用花名冊，完善了檔案轉(zhuǎn)出、接收、復(fù)制等各種簿冊。堅決做到“五不查”即無組織人事部門出具查閱介紹信的不查，非正式中共黨員的不查，涉及本人事項的不查，涉及親屬的不查，未經(jīng)組織批準(zhǔn)的不查；“四不借”即未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的不借，非特殊情況需要的不借，手續(xù)不完備的不借，涉及親屬等特殊關(guān)系的檔案不借；“三不轉(zhuǎn)”即涉及個人帶檔的不轉(zhuǎn)，沒有人事部門出具調(diào)令的不轉(zhuǎn)，材料不全不轉(zhuǎn)。為防止檔案泄密和丟失，還堅持定期、不定期核對，做到人檔相符，從制度上進(jìn)行規(guī)范化，做到了有章可循。另外，在干部任免、工資調(diào)整、職稱評定等日常工作中，充分發(fā)揮了人事檔案的作用，及時、準(zhǔn)確為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，強化了人事檔案日常管理的服務(wù)功能，不斷提高人事檔案服務(wù)質(zhì)量和效率。

4 幾點體會

人事檔案管理工作不但是一門專業(yè)學(xué)科，更是一門管理科學(xué)。人事檔案記錄著一個人的成長經(jīng)歷，是各級黨組織和人事部門選拔任用干部的重要參考，人事檔案工作是組織人事工作的一項重要工作，是做好干部工作及其他人事工作的基礎(chǔ)。

1）檔案達(dá)標(biāo)的前提，首先是人要達(dá)標(biāo)。作為檔案管理人員，要提高政治站位，增強紀(jì)律保密意識，充分認(rèn)識人事檔案工作是人事各項工作的基礎(chǔ)和前提，把人事檔案工作作為一項政治強、機密高的工作來做。提高做好人事檔案工作的責(zé)任感、光榮感和緊迫感，不斷提升服務(wù)質(zhì)量。檔案管理工作是一項默默無聞、平淡平凡、單調(diào)瑣碎、枯燥乏味的工作，必須耐得住寂寞、經(jīng)得起考驗、擔(dān)得起責(zé)任，自覺堅持檔案工作原則和制度，秉公辦事，真正做到了“不能讓一個投機鉆營者得利，也不能讓一個老實人吃虧?！倍ㄆ趨⒓訉I(yè)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力，吃透新政策。其次人事檔案工作是做好各項人事工作的基石，在加強干部隊伍建設(shè)、培養(yǎng)干部、使用干部、選拔干部中，人事檔案工作發(fā)揮著不可替代的作用。除此以外，對工資工齡認(rèn)定、干部待遇的落實和諸多歷史遺留問題的界定等問題，有都需要由人事檔案提供線索依據(jù)和材料支撐。

2）人事檔案是干部的“護(hù)身符”，來不得半點馬虎。一定要做到穿針引線，查漏補缺，更要做到“口勤、手勤、腳勤”，不能有一蹴而就的思想，檔案管理員要以扎扎實實地做好人事檔案的長效管理工作，針對人事檔案管理面臨的新形勢、新特點、新問題，要善于總結(jié)思考，積極開拓創(chuàng)新，不斷探索人事檔案管理工作規(guī)律和方法，樹立“平凡而不平淡，樸實而不普通”的理念。努力開創(chuàng)適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的新思路、新方法。

3）加強信息化建設(shè)，提升管理水平。隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，人事檔案信息數(shù)字化也在逐漸廣泛應(yīng)用。將大大提高人事檔案的管理水平和利用效率。首先檔案信息數(shù)字化以后，在利用方面將更加的方面快捷，查閱個人信息資料時，直接可以從數(shù)據(jù)庫中調(diào)取，減少手工查閱的頻次，以及手工翻閱對紙質(zhì)材料的損傷。如果需要拷貝復(fù)印檔案資料時，直接用圖片打印。其次減少人為對人事檔案的干預(yù)。人事檔案數(shù)字化以后，個人重要信息資料已保存數(shù)據(jù)庫備份，防止人為因素對檔案的涂改，以及對檔案材料的抽取。再次是信息的共享。人事檔案信息化后，在絕度安全的前提下，在與有關(guān)部門對接中，可以設(shè)立保密權(quán)限，在審批有關(guān)程序，可以直接調(diào)取人事信息檔案，不需要提交紙質(zhì)檔案，實現(xiàn)線上人員信息的互聯(lián)互通。人事檔案管理信息化，是把雙刃劍，在利用便捷高效的同時，也暴露出諸多安全問題，比如網(wǎng)絡(luò)安全，信息泄露，病毒的侵?jǐn)_等等。