鄭憲媛

（欽州市欽南區(qū)海河堤管理站，廣西 欽州 535000）

1 水利工程檔案收集整理的意義

水利工程的檔案指的不僅僅是水利工程建設(shè)期間產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資料，同時還包括水利工程運營階段產(chǎn)生的檔案資料。所以水利工程的檔案收集整理工作，就是在記錄工程立項到結(jié)束使用全壽命的情況。在不同的階段，產(chǎn)生的資料內(nèi)容和作用也不同。在工程開工前會有項目建議書和基礎(chǔ)的設(shè)計文件，之后還會有招投標文件和建設(shè)過程中發(fā)生的一系列活動資料，直至完成使用任務后，停止對水利工程的資料收集。這個過程中產(chǎn)生的所有資料必須是真實準確的，能夠反映出水利工程建設(shè)到管理的全部過程，為工程質(zhì)量的評定，水利工程管理和后期使用時的維護提供參考[1]。同時，為工程的監(jiān)督和檢測工作提供線索。不僅如此，一套真實完整的水利工程資料，對其他同類水利工程項目具有非常高的借鑒價值和指導作用，是非常寶貴的數(shù)據(jù)財富。

2 水利工程檔案收集和管理存在的問題

1）檔案管理制度不完善。水利工程檔案管理工作與其他工程檔案管理相比，由于起步較晚，所以在檔案收集管理上還存在一些問題。雖然國家和地區(qū)政府出臺了一系列的政策，但是在檔案收集管理制度上的建設(shè)還是無法跟上社會發(fā)展的節(jié)奏。目前水利工程的檔案管理體系與實際工程建設(shè)運維存在一定的問題，迫切需要一套體多方面、高性能、操作性強的檔案收集管理體系。并且建立相應的水利工程檔案管理監(jiān)督機制，對水利工程檔案管理工作進行監(jiān)督，使其能夠落實和貫徹。

2）檔案的歸檔收集不及時。在水利工程建設(shè)階段的檔案收集工作中，由于小型水利工程的建設(shè)周期短，建設(shè)速度快，導致工程從竣工到結(jié)束時間非常短，檔案資料的收集速度卻跟不上工程實際的建設(shè)速度。這類小型水利工程的檔案數(shù)量和收集難度并不高，但是由于管理人員的素質(zhì)和檔案收集管理體系的問題，導致工作拖延，與工程實際不匹配，很多檔案的收集失真。這一問題適當水利工程檔案收集和歸檔中較為明顯的問題，需要通過人員的培訓和制度的升級來達到更好的檔案收集管理效果[2]。

3）檔案管理的信息化不完善。水利工程建設(shè)期間需要多方參與，根據(jù)水利工程建設(shè)的規(guī)模和區(qū)域特點不同，水利工程檔案的情況也出現(xiàn)一定的差異。而且不同單位對于檔案收集管理的體系和方法不同，各方在檔案對接和管理上存在著一定的溝通和交流困難。通常來說，一個水利工程的檔案收集管理應該按照統(tǒng)一的標準進行，并且不同參與者在檔案的收集和管理上應該進行及時的溝通和對接，確保檔案的收集管理工作進展順利。這就需要對檔案收集管理工作進行信息化的管理。但是很多單位依然一紙質(zhì)檔案作為檔案管理的主要方式，檔案遺失和損毀情況時有發(fā)生，這種信息化管理不完善的情況是當前面臨的主要問題之一。

3 如何建立水利工程檔案收集管理體系

在水利工程檔案的收集管理工作中，需要建立一個高效健全的體系。這個體系能夠應對水利工程各個階段的檔案收集和管理工作，規(guī)范整個行業(yè)的檔案工作。這個體系的建立可以根據(jù)水利工程的特點，通過以下方面的努力達成。第一點，在水利工程項目的立項建設(shè)時，組織專業(yè)的人員形成一個專門的檔案管理小組或者部門。并且在小組或者部門中建立完善的組織機構(gòu)。通過組長或部門管理者的領(lǐng)導，形成一個高效的資料檔案收集管理體系。對成員的工作內(nèi)容進行劃定，從檔案的收集工作到提交歸檔和管理，能夠形成有機的聯(lián)動[3]。第二點，檔案的管理工作要以信息化發(fā)展作為趨勢，建立檔案管理網(wǎng)絡?？梢酝ㄟ^使用相關(guān)的管理軟件或者管理系統(tǒng)，完成檔案數(shù)據(jù)的分類存儲，同時在調(diào)用資料檔案的過程中，可以通過檢索關(guān)鍵詞完成高效率的檔案提取，構(gòu)建出完整的電子檔案體系框架。第三點，檔案的管理工作必須有制度規(guī)范，對檔案收集和管理工作的各個環(huán)節(jié)提出要求。按照工作要求規(guī)范地進行檔案的收集和存檔，能夠有效加快檔案的收集效率，并且管理的標準化能夠極大地提高檔案質(zhì)量，防止因為體系錯雜，內(nèi)容混亂造成難以管理。第四點，檔案管理體系的建立要科學合理，檔案收集和管理過程要認真嚴謹，防止在工作過程中因為疏忽造成遺漏和錯誤。保證檔案真實性和完整性是檔案管理工作的重中之重，失真的檔案資料不僅沒有參考意義，還會對決策和計劃造成不利影響，給檔案使用者帶來不確定的影響。

4 水利工程檔案收集的方法

1）追蹤收集。在檔案的收集工作中，收集的方法是決定檔案資料收集效率和準確性的關(guān)鍵。在進行短期水利工程的檔案收集工作時，可以采用追蹤收集的方式。收集檔案資料的人員可以到施工現(xiàn)場進行實地的資料收集工作。了解施工進度留存影像資料等你。這種檔案的收集方法能夠保證檔案的即時高效性，但是由于人員活動造成的檔案收集成本提高，是實際使用中需要考慮的問題。

2）分階段收集。對于長期的水利工程來說，檔案收集工作也是非常漫長的。所以需要將檔案管理工作分階段進行。對于跨年的工程項目，檔案收集可以按照時間進行收集分類，這種方法對于水利工程運行維護中的檔案管理工作同樣適用，是當前檔案收集最常用的方式。除此之外，還可以按照工程項目的不同階段進行檔案的收集歸檔，也是比較適合水利工程檔案收集的方式。

3）強制性收集。對于一些項目管理比較松散，工程分散的項目來說，檔案管理工作開展困難。因為項目地點和時間的確定性，導致水利工程檔案完整收集困難。這個時候就需要采取一些強制性的措施進行檔案的收集，例如收取檔案收集保障金，在完成檔案收集后退還，確保檔案的收集工作順利進行。

5 水利工程檔案的管理策略

1）建立完善的檔案管理法規(guī)。在檔案管理工作中，法律法規(guī)是保證檔案管理工作順利進行重要保障，所以在水利工程的檔案管理工作中，國家和地區(qū)要加強檔案管理工作的立法強度。通過不斷完善法律法規(guī)，為檔案管理工作提供最為可靠的支持保障。通過法律法規(guī)的制定，使水利工程的檔案收集歸檔工作能夠依法進行，最終實現(xiàn)水利工程檔案收集管理體系的健全完善。

2）明確水利工程檔案管理責任。在水利工程檔案收集和管理工作中，檔案工作的主管者往往因為沒有做好組織結(jié)構(gòu)的建設(shè)，導致在實際的工作中責任不明確，檔案工作人員在進行檔案收集和管理工作中，由于責任不清晰，導致工作出現(xiàn)推諉和矛盾。造成水利工程收集和管理出現(xiàn)問題。所以在需要在檔案管理部門中建立科學的組織結(jié)構(gòu)，通過將工作和責任分配的個人，每個人完成自己的本職工作來促進檔案管理工作高效進行。

3）加強檔案管理工作的信息化建設(shè)。隨著時代的發(fā)展，計算技術(shù)的應用給各個行業(yè)帶來了極大的便利。檔案管理工作也不例外。檔案管理的信息化發(fā)展本身就是檔案管理行業(yè)的大趨勢。檔案的信息化轉(zhuǎn)變，紙質(zhì)文檔占用空間大和容易損毀的缺點被改善，同時降低了檔案管理的成本和投入。除此之外，檔案管理信息化之后，不但檔案的歸檔保存變得更加簡單易操作，在檔案調(diào)取和檔案使用時也更加高效便捷。

6 結(jié)束語

總而言之，水利工程管理工作非常的復雜和艱巨。在進行檔案的收集和管理工作時，需要根據(jù)水利工程不同的情況和性質(zhì)，選擇合適的檔案收集方法。并且通過先進科學的檔案管理技術(shù)，完成對水利工程檔案的科學管理工作。