唐麟娜

（重慶市勘測院檔案數(shù)據(jù)中心，重慶 400020）

區(qū)別于其他類型檔案，測繪檔案具有較強專業(yè)性，需結(jié)合實際測繪活動展開專項管理，分類歸納，有序存儲，確保測繪檔案發(fā)揮出其原有指導(dǎo)作用。在新時代發(fā)展背景下，信息化檔案管理手段逐漸完善，且新《檔案法》中對電子檔案做出指導(dǎo)，因此在測繪檔案管理工作中，可結(jié)合實際情況加快信息化檔案建設(shè)，以測繪檔案管理注意事項為基礎(chǔ)，將具有龐大數(shù)據(jù)的測繪檔案有序科學(xué)管理。

1 測繪檔案管理應(yīng)注意的問題分析

1.1 管理制度及方法

在測繪單位日常管理中，多重視實際測繪活動，導(dǎo)致測繪檔案管理制度存在一定缺陷，對測繪檔案工作重視程度的不夠，存在檔案信息雜亂、滯后等問題，并未發(fā)揮出檔案制度原有作用，無法滿足當(dāng)前測繪工程建設(shè)需求。此外，在當(dāng)前時代背景下，測繪檔案內(nèi)容及載體均發(fā)生轉(zhuǎn)變，測繪檔案管理制度應(yīng)根據(jù)實際測繪工作而更新?lián)Q代，同時隨著測繪檔案信息化的推進(jìn)，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，在測繪檔案管理期間，應(yīng)注意管理制度與方法，為測繪檔案管理工作做出指導(dǎo)。

1.2 檔案類別增多

測繪檔案具有信息龐大、種類繁多、載體豐富的特征，《測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》中指出，測繪檔案包括基礎(chǔ)測繪項目檔案、應(yīng)急測繪保障檔案、工程測量檔案、公開地圖制作檔案等，還可進(jìn)一步分為立項文件、驗收報告等材料，且信息數(shù)據(jù)存儲方式不同，對測繪檔案管理工作造成一定困擾[1]。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與完善，測繪工作技術(shù)逐漸更新，測繪裝備精良，現(xiàn)階段已采用低空無人機遙感系統(tǒng)、像素工廠遙感影像處理系統(tǒng)、全數(shù)字?jǐn)z影測量系統(tǒng)、地面三維激光掃描儀、探地雷達(dá)、航空攝影測量系統(tǒng)等先進(jìn)裝備，導(dǎo)致測繪工作所產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)更為龐大，且信息數(shù)據(jù)更為專業(yè)，檔案類別進(jìn)一步增多，測繪檔案管理難度提升。

1.3 檔案調(diào)用頻繁

測繪工作與各領(lǐng)域項目存在一定關(guān)聯(lián)，項目開展時需調(diào)用以往測繪資料，傳統(tǒng)紙質(zhì)測繪檔案在調(diào)用時需查詢實物，檔案信息調(diào)用效率降低，且給測繪檔案原材料存儲工作造成干擾，且紙質(zhì)測繪檔案頻繁進(jìn)出檔案室，不利于檔案室維護(hù)適宜環(huán)境，導(dǎo)致溫濕度、光照等條件無法滿足紙質(zhì)檔案存儲標(biāo)準(zhǔn)，降低測繪檔案存儲壽命。此外，在城市化建設(shè)期間，測繪工作與其他領(lǐng)域組合形成綜合性項目，測繪檔案價值得以提高，檔案調(diào)用頻率進(jìn)一步提高，為確保測繪檔案工作順利進(jìn)行，需加強對檔案調(diào)用的關(guān)注，并推動信息化檔案建設(shè)及管理進(jìn)程，以此緩解由頻繁調(diào)用測繪檔案帶來的管理問題。

1.4 保密要求嚴(yán)格

測繪檔案專業(yè)性較強，且需遵循測繪規(guī)范，需由專業(yè)人員展開標(biāo)準(zhǔn)化管理，此外部分測繪信息及數(shù)據(jù)關(guān)乎國家機密與主權(quán)，保密程度較高，這就要求涉密檔案嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合涉密周期落實測繪檔案保密工作，避免關(guān)鍵信息數(shù)據(jù)泄露，因此測繪檔案的保密性是開展管理工作所需關(guān)注的重點問題，但由于測繪檔案的管理工作具有長期性特點，其存儲介質(zhì)多樣，對測繪檔案穩(wěn)定性、安全性管理工作造成一定困擾，同時，電子測繪檔案的建設(shè)雖能夠避免實質(zhì)性紙質(zhì)檔案安全問題，但需加強測繪檔案網(wǎng)絡(luò)安全，由此可見，加強測繪檔案安全保障工作是極為迫切的。

2 加強測繪檔案管理質(zhì)量的有效途徑

2.1 完善管理制度

測繪檔案管理時，應(yīng)以《保密法》、《檔案法》為基礎(chǔ)，落實法律法規(guī)要求，正確認(rèn)識測繪檔案在城市化發(fā)展中的積極作用，結(jié)合勘測院實際情況制定測繪檔案管理細(xì)則。以測繪檔案歸檔管理為例，歸檔時應(yīng)明確歸檔范圍，區(qū)分測繪信息數(shù)據(jù)層級，按規(guī)范及流程接收信息及驗收，對于測繪報告、技術(shù)總結(jié)、設(shè)備檢測信息、地理信息數(shù)據(jù)、測繪成圖、查驗評分等必歸內(nèi)容嚴(yán)格管理，歸檔材料需齊全，對于地形草圖、計算資料、原始記錄等輔助性、過程性材料，可按重要程度選擇性歸檔，并將未歸檔材料單獨存儲，以備查驗，歸檔時應(yīng)注意材料信息的關(guān)聯(lián)性，不可破壞測量檔案整體性；再如測繪檔案查詢制度，應(yīng)明確測繪檔案查詢所需材料，要求查閱人員持有本人證件、單位介紹信辦理審閱手續(xù)，得到批準(zhǔn)后方可調(diào)閱測繪檔案。測繪檔案管理制度應(yīng)顧及到各個環(huán)節(jié)，盡可能細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，通過科學(xué)合理的制度細(xì)則提高測繪檔案管理質(zhì)量[2]。

2.2 科學(xué)分類整理

測繪項目產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)相對龐大，存儲介質(zhì)不同，且測繪檔案的涉密程度及周期存在差異，因此在測繪檔案管理工作中，應(yīng)做到科學(xué)分類整理，為高效管理及便捷查詢奠定基礎(chǔ)。對于測繪檔案管理工作而言，分類整理過程越細(xì)致，則測繪檔案查詢特征越豐富，分類越合理，則管理越規(guī)范，同樣檔案調(diào)閱及使用越便捷。面對逐漸增多的測繪檔案數(shù)據(jù)，應(yīng)詳細(xì)記錄測繪檔案類型、數(shù)量、存儲狀態(tài)，將所有相關(guān)資源集中匯總，同時，對于常用檔案、專項檔案等應(yīng)用頻率較高的測繪檔案，可創(chuàng)建專門數(shù)據(jù)庫，以此提升調(diào)閱應(yīng)用效率，此外，測繪檔案的分類整理可將《中國檔案分類法測繪業(yè)檔案分類表》作為參照，圍繞實體測繪檔案有序整理組織機構(gòu)、測繪區(qū)域、測繪時間、載體形態(tài)，按規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)劃分類目，立足實際，簡明扼要，在電子測繪檔案管理中，可采用樹狀分類索引方式，考慮到類目擴(kuò)充需求，需做好類目擴(kuò)展號預(yù)留工作[3]。除此之外，還可按涉密與非涉密、紙質(zhì)與電子進(jìn)行劃分，從測繪項目類型、來源、測區(qū)、測繪成果形成年份等不同角度分類歸納。測繪檔案的分類整理是規(guī)范檔案管理過程的基礎(chǔ)工作，需標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，為提高分類效率，檢驗分類結(jié)果，可運用軟硬件工具整理類目，若為傳統(tǒng)紙質(zhì)測繪檔案，需厘清目錄數(shù)據(jù)，若為電子測繪檔案，則需整理元數(shù)據(jù)及目錄數(shù)據(jù)。在信息化時代，當(dāng)前已逐步將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，為確保電子檔案歸類效果，可優(yōu)先歸納高價值測繪檔案，運用掃描等手段展開信息化整理，于轉(zhuǎn)化整體期間將無用檔案剔除，并做到規(guī)范化命名，適當(dāng)補充檔案屬性信息，以此保障檔案分類整理工作效果，為后續(xù)調(diào)閱查詢夯實基礎(chǔ)。

2.3 推進(jìn)信息化建設(shè)

大部分測繪檔案具有保密性質(zhì)，存儲價值較高，且存儲期限較長，同時隨著測繪工作的開展，測繪檔案逐漸積累，為更好地存儲及調(diào)閱，需逐步完善現(xiàn)代化檔案存儲基礎(chǔ)設(shè)施，為紙質(zhì)測繪檔案營造良好存儲環(huán)境。為滿足測繪檔案調(diào)閱頻率需求，避免紙質(zhì)檔案受到損傷，需進(jìn)一步加快檔案信息化建設(shè)，轉(zhuǎn)變測繪檔案存儲方式，使測繪檔案更易讀取與存儲。對于測繪單位而言，建設(shè)電子測繪檔案是時代發(fā)展的要求，是實現(xiàn)測繪成果規(guī)范存儲的必要手段，可極大提升測繪單位信息化水平，促進(jìn)測繪事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。從讀取調(diào)閱角度來看，傳統(tǒng)紙質(zhì)測繪檔案無法脫離原件資料，在長期翻閱中可對信息數(shù)據(jù)造成傷害，而將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案可良好解決此問題，可在一定程度上降低調(diào)閱查看過程對檔案原件的損壞，延長原始測繪數(shù)據(jù)壽命?，F(xiàn)階段可運用圖像優(yōu)化、紙張掃描、信息重錄、數(shù)字化加工等方式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，將檔案內(nèi)容整合后將構(gòu)成檔案數(shù)據(jù)庫，并可將信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存至光盤或磁帶上，可長期保留檔案內(nèi)容，并可實現(xiàn)異地保存，延長測繪檔案存儲壽命。

由于測繪檔案信息內(nèi)容更加專業(yè)，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)更為復(fù)雜，導(dǎo)致檔案管理難度較高，給測繪檔案管理工作造成一定困難，為實現(xiàn)測繪檔案有效管理，需結(jié)合實際情況開發(fā)管理軟件，功能完善，且可滿足測繪檔案工作標(biāo)準(zhǔn)及科學(xué)館藏需求，因此，測繪檔案信息化管理軟件需具備用戶信息登記、成果資料刻錄、檔案資料分析、查閱記錄及跟蹤、智能歸檔及存儲等功能，主要用以延長檔案存儲時間，并提高測繪檔案應(yīng)用效率，借助信息化檔案管理軟件構(gòu)建一體化管理模式。測繪企業(yè)可結(jié)合自身條件選購專業(yè)平臺開發(fā)的管理軟件，也可自主開發(fā)符合自身情況的軟件系統(tǒng)，以此保障軟件系統(tǒng)應(yīng)用流程便利，但在開發(fā)期間，應(yīng)由專業(yè)測繪人員厘清業(yè)務(wù)流程，在現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范基礎(chǔ)上明確數(shù)據(jù)流，軟件開發(fā)人員需與測繪項目組成員、檔案管理人員充分交流，明確測繪檔案信息化管理需求，以此保障軟件功能實用可靠，此外，完成軟件開發(fā)工作后，需由測繪檔案業(yè)務(wù)人員進(jìn)行測試，及時調(diào)整軟件系統(tǒng)功能，確保其可滿足測繪檔案管理需求。測繪檔案信息化建設(shè)應(yīng)統(tǒng)籌考慮，穩(wěn)妥審慎，確保傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在信息化轉(zhuǎn)化期間平穩(wěn)過渡，平衡測繪檔案原件與電子數(shù)據(jù)間的關(guān)系，以此保障測繪檔案在新時代背景下可持續(xù)發(fā)展[4]。

2.4 完善保障體系

檔案信息化是測繪檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，為保障測繪檔案安全，避免涉密檔案泄露，需完善檔案安全保障體系，結(jié)合測繪單位實際情況構(gòu)建保密防范機制，從制度、信息系統(tǒng)、檔案室等不同角度實行安全責(zé)任制，加強測繪檔案安全保障制度，嚴(yán)格規(guī)范測繪檔案信息收集、分類歸納、歸檔驗收、檢索調(diào)閱等業(yè)務(wù)流程。測繪檔案信息化管理軟件應(yīng)采取多種安全防護(hù)手段，限制IP登錄、登錄信息檢測、調(diào)閱等級限制、瀏覽行為跟蹤記錄、信息修改提醒等手段，確保信息系統(tǒng)安全可靠，此外，采用異地備份存儲手段，將測繪檔案存儲在特定空間距離以外，通過異地保存確保測繪檔案存儲效果，避免因不可控原因造成測繪檔案信息數(shù)據(jù)損壞。測繪檔案信息化并不意味著摒棄傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，完善安全保障時仍需注重檔案室環(huán)境控制工作，加強防火、防水、防斷電措施，全方位保障測繪檔案安全保密，除此之外，應(yīng)定期檢查各類存儲介質(zhì)性能，確保存儲介質(zhì)內(nèi)檔案信息數(shù)據(jù)仍具可讀性，創(chuàng)造適宜可靠的測繪檔案存儲環(huán)境。

為確保安全保障體系可發(fā)揮出其效果，應(yīng)在測繪檔案管理部門為加強安全宣傳工作，提升管理人員安全防范意識，按規(guī)章制度執(zhí)行管理工作，監(jiān)督相關(guān)人員落實安全責(zé)任制及檔案備份機制，避免由誤刪、誤操作造成檔案損壞，通過制度提高管理人員對測繪檔案的重視，對無效、無價值檔案銷毀前應(yīng)按流程進(jìn)行審批，全方位確保測繪檔案安全性。

3 結(jié)束語

綜上所述，在測繪檔案管理工作中，應(yīng)注意管理制度及方法、檔案類別增多、檔案調(diào)用頻繁、保密要求嚴(yán)格等問題，為有序開展測繪檔案管理工作，需有針對性地做出應(yīng)對，結(jié)合勘測院實際情況完善管理制度，將數(shù)量眾多、種類繁多的測繪檔案信息數(shù)據(jù)分類整理，推進(jìn)信息化建設(shè)，解決調(diào)用管理難題，此外需完善保障體系，確保檔案安全性及保密性，以此完善測繪檔案管理體系。